Файл: Документирование и инвентаризация.pdf

Тот факт, что на любом предприятии ведется документация, отражающая движение хозяйственных средств, вовсе не означает исключение возможности появления разногласий между фактическими остатками средств предприятия (либо иного хозяйствующего субъекта) с учетными записями, находящимися в бухгалтерии.

Непосредственным руководителем предприятия, организации или учреждения устанавливается количество проводимых инвентаризаций за отчетный год, перечень финансовых обязательств, перечень имущества, подлежащего инвентаризации, дата проведения инвентаризаций. Однако существуют случаи, когда инвентаризация обязательна в силу законодательных актов и не назначается приказами руководителя.

Инвентаризация является неотъемлемой частью учетной политики любого предприятия, учреждения либо организации.

Для чего же необходимо проводить инвентаризацию имущества?

Итак, раскроем основные цели инвентаризации. К ним относятся:

- выявление недостач либо излишков, то есть сверка данных имеющегося имущества в натуре с данными синтетического и аналитического учета;

- определение наличия имущества по факту, числящееся в бухгалтерском учете предприятия, для его сохранности и обнаружения неучтенных объектов;

- выявление материальных и производственных ресурсов, фактически использованных в процессе самого производства;

- установление правильности эксплуатации и содержания основных средств и товарно-материальных ценностей, условий хранения денежных средств и ценных бумаг, а также целевого использования нематериальных активов;

- проверка правильности отражения в бухгалтерском учете объективной оценки обязательств и имущества с учетом его рыночной стоимости;

- выявление задолженности, нереальной к взысканию, с целью принятия мер к взысканию задолженности с должников либо к списанию ее с учета^[11].

Результаты проведенной инвентаризация не предоставляют право руководителю субъекта хозяйствования (организации, предприятия, учреждения) устанавливать оценку учитываемого объекта самовольно, то есть такую, которую руководитель субъективно считает наиболее подходящей для данного объекта или имущества. Результат инвентаризации напротив подчеркивает необходимость правильного и достоверного анализа состояния и наличия имущества и обязательств, либо кредиторской задолженности, с целью дачи им объективной оценки.

Проверяющие в ходе проведения инвентаризации выявят некондиционные материальные ресурсы, подготовят документы для их уценки или списания, если это необходимо. А также определят виновных лиц, в случае будет обнаружена недостача, излишки либо порча материальных ресурсов.

Инвентаризация может быть как добровольной, так и обязательной.

Обязательную инвентаризацию проводят в строго определенных законодательными актами случаях, а именно:

- при смене лиц, материально-ответственных за сохранность имущества;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, но не ранее первого октября отчетного года;

- при пожаре, стихийных бедствиях либо иных других чрезвычайных ситуациях;

- при реорганизации субъекта хозяйствования либо ликвидации юридического лица перед непосредственным составлением раздельного (ликвидационного) баланса;

- при выявлении хищений, порчи или злоупотреблений вверенного на хранение имущества;

- при передаче имущества в аренду, продаже, выкупе, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

- в иных случаях, предусмотренных федеральными законами и нормативными актами Российской Федерации.

Конкретные сроки проведения как добровольной, так и обязательной инвентаризации по различным видам имущества и кредиторской задолженности, действующим законодательством не установлены.

Методическими указаниями по инвентаризации и Положением по ведению бухгалтерского учета сделан лишь акцент на то, что инвентаризация может проводиться один раз в три года в отношении основных средств, а один раз в пять лет в исключительном случае для библиотечных фондов^[12].

На предприятиях, учреждениях, организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним территориях, инвентаризация сырья и материалов, товаров может проводиться в период их наименьших остатков.

Малые предприятия могут устанавливать и другие более поздние, однако, которые будут приближены к концу отчетного года, сроки проведения инвентаризации.

Для остальных видов имущества предприятия, учреждения либо организации и для ее обязательств Основными положениями по инвентаризации определена только периодичность проведения инвентаризации, без установления конкретных сроков:

- не менее одного раза в год по отношению к незавершенному капитальному ремонту и расходам будущих периодов;

- не реже одного раза в год для товаров, хранящихся на складах и базах промышленных товаров, а также это касается и товаров в книжных лавках, магазинах;

- не реже двух раз в год для товаров, фактически имеющихся на складах и базах продовольственных товаров, товаров и тары в магазинах и на других предприятиях розничной торговли;

- денежные документы, денежные средства, ценности и бланки строгой отчетности должны подвергаться инвентаризации не менее одного раза в месяц;

- по мере получения выписок банков должны проходить инвентаризацию расчеты с банками, а по переданным в банк на инкассо расчетным документам — на первое число каждого месяца;

- инвентаризация расчетов по платежам в бюджет должна проводиться не менее одного раза в квартал;

- на первое число каждого месяца должна применяться инвентаризация к расчетам производственных предприятий, объединений и организаций с их производствами и хозяйствами, производственными единицами, выделенными на отдельные балансы, и с вышестоящими организациями;

- не менее двух раз в год должна производиться инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами;

- остальные статьи бухгалтерского баланса должны подвергаться инвентаризации на первое число месяца следующего за отчетным годом.

Базис инвентаризации материально-производственных запасов и имущества составляет полная или выборочная проверка фактического наличия этих ценностей специально созданной комиссией.

До непосредственного начала проведения инвентаризации важно убедиться, что на предприятии четко организовано складское хозяйство и контрольно-пропускная система.

В виду этого условия инвентаризационной комиссии желательно изначально проверить некоторые факты:

1) созданы ли материально - ответственным лицам условия для обеспечения сохранности материальных ценностей, закрываются ли складские помещения под ключ, либо сдаются под сигнализацию, имеются ли в наличии сейфы, шкафы, емкости для хранения ценностей;

2) хранятся ли отдельно товарно-материальные ценности, которые принадлежат на праве собственности третьим лицам;

3) заключены ли в реальности и правильно ли оформлены договоры о полной индивидуальной или бригадной (коллективной) материальной ответственности с работниками, ответственными на данном предприятии за сохранение и использование имущества;

4) подписал ли руководитель приказ о назначении постоянно действующей комиссии для проверки сохранности материальных ценностей;

5) находится ли территория под охраной, оборудованы ли помещения пожарно-охранной сигнализацией;

6) соответствуют ли должности материально - ответственных лиц утвержденному перечню должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности;

7) оснащены ли необходимыми измерительными приборами места хранения материальных ценностей;

8) осуществляется ли контроль над порядком вывоза ценностей за пределы территории предприятия, учреждения либо организации и выдачей доверенностей на их получение^[13].

Руководитель организации должен обеспечить условия для полной и точной проверки фактического наличия имущества в установленные сроки; предоставить работников, мерную тару и инвентарь, измерительные и контрольные приборы для перемеривания, перемещения грузов, их взвешивания.

В настоящее время существует множество различных классификаций инвентаризации, как процесса финансового контроля. Однако наиболее верной и широко используемой является классификация инвентаризации по объемам ее проведения.

При данной классификации выделяют полную, частичную и выборочную инвентаризации.

Однако отграничить инвентаризации по объему ее проведения весьма тяжело, так как совершенно не определено до совершенства понятие полной инвентаризации имущества.

Единственным объективным критерием при полной инвентаризации выступает тотальная, всесторонняя проверка имущества, находящегося в стране, как у всех граждан страны, так и находящихся на балансе предприятий, учреждений и организаций. Отсюда можно сделать несложный вывод, что полная инвентаризация в идеальном значении этого слова невозможна.

Исходя их этого любая инвентаризация имущества, в принципе, носит одновременно как полный, то есть проверяется всесторонне в пределах очерченных задач, так и частичный характер, то есть затрагивает либо только одно предприятие (учреждение, организацию), либо только одно или несколько его структурных подразделений^[14].

Выборочная же инвентаризация назначается в отношении какого-либо конкретного имущества.

Частичная выборочная инвентаризация в своем определении информативна, то есть ее проведение вызвано необходимостью подтверждения какой-либо гипотезы, к примеру, обоснованы ли экономической необходимостью испрашиваемые фирмой кредиты. Информативные инвентаризации прежде всего преследуют экономические цели.

Из вышесказанного непроизвольно вытекают несколько выводов:

- субъектом, назначающим инвентаризацию, определяется степень полноты ее проведения;

- по отношению к ранее заданной полной инвентаризации любая другая инвентаризация может быть признана частичной.

Для оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов в бухгалтерском учете организации на документальном уровне применяются типовые унифицированные формы первичной учетной документации, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 года №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» с изменениями и дополнениями.

При проведении инвенвентаризации товарно-материальных ценностей необходимо соблюдать следующие требования:

- инвентаризации подвергаются не только собственные товарно- материальные ценности, но и в обязательном порядке находящиеся на ответственном хранении, полученные для переработки от других организаций и др. (на такое имущество составляют отдельные описи);

- в состав инвентаризационной комиссии обязательно включаются материально ответственные лица, отвечающие за сохранность проверяемого в ходе проведения инвентаризации имущества;

- если комиссия проводит инвентаризацию в неполном составе, то это является основанием для признания инвентаризации недействительными;

- проверка фактического наличия имущества должна производится только при обязательном участии материально ответственных лиц.

Инвентаризационная комиссия приступает к проведению инвентаризации в строго установленные руководителем организации сроки. Наличие товарно-материальных ценностей должно определятся путем их обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Допускается в виде исключения количество материалов и товаров, хранящихся в неподвижной упаковке поставщика, фиксировать на основании документов при обязательной (выборочной) проверке в натуральной части этих ценностей. Грубейшей ошибкой является заполнение инвентаризационных описей со слов материально ответственных лиц.

При хранении материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей, в первом помещении, вход в него пломбируется, и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Особое внимание необходимо обратить на ситуации, когда в ходе проведения инвентаризации:

1) происходит смена материально ответственных лиц;

2) поступают товарно-материальные ценности;

3) возникает необходимость отпуска товарно-материальных ценностей.