Файл: Особенности коммуникаций в организации (Понятие коммуникации)..pdf

Введение

Общение-важная часть жизни каждого человека. Общение-это общение, без которого человек не может выучить речь, правила поведения, человек не может стать человеком. В жизни почти каждого человека общение занимает около 70% времени. Так как умение говорить, слушать, писать, читать-важнейшая способность, обеспечивающая совместную деятельность людей и позволяющая накапливать, передавать огромный запас знаний. Информация играет важную роль в управлении и принятии решений менеджеров. Он передается и принимается посредством процесса, называемого общения. Невозможно переоценить важность коммуникации в функционировании системы управления. Что делают менеджеры для достижения целей организации? Они требуют эффективного обмена информацией. Если люди не могут делиться информацией, они не могут работать вместе. Общение-это сложный процесс, состоящий из взаимосвязанных этапов. Каждый шаг необходим для того, чтобы сделать мысли человека понятны другому человеку. Шаги-это точка, где, если человек беспечен и не думает о том, что он делает, смысл может быть утрачен. Оказывается, эффективная коммуникация необходима для успеха людей и организаций. Неэффективная коммуникация-одна из главных проблем. Эффективные менеджеры-это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией. Общение происходит путем передачи идей, фактов, мнений, ощущений или восприятий, чувств и отношений от одного лица другому в устной или какой-либо другой форме с целью получения желаемой реакции. Эффективное общение требует определенных навыков и умений с каждой стороны. Информация как основная составляющая процесса коммуникации сегодня стали важным ресурсом социально - экономического, технического, технологического развития любого предприятия. Эффективность управленческих решений и, соответственно, эффективность всего предприятия напрямую зависит от современности и качества информации. В психологической науке тема коммуникации анализируется в работах Г. М. Андреевой, А. А. Бодалевой, В. В. знака, Н.Н. Обозовой, т. Шибутани и многих других ученых. Поэтому изучение специфики коммуникации сегодня является актуальной темой.

Целью нашей курсовой работы является полное раскрытие термина "коммуникация".

Задачи:

- раскрытие сущности послания;

-изучение функций и видов общения;

- рассмотрение методов коммуникации, элементов процесса коммуникации;

- изучение важности коммуникации в организации.

1.Сущность и способы коммуникации.

Термин коммуникации широко применяется в обыденной жизни и среди специалистов. Например, транспортные коммуникации обеспечивают грузовые и пассажирские потоки всеми видами транспорта от одного пункта до другого. Инженерные коммуникации образуют подземную инфраструктуру города и микрорайонов, подводя к домам и предприятиям воду, тепло, электроэнергию, канализацию и другое. Информационные коммуникации обеспечивают телефонную, радиотелевизионную и космическую связь пользователей.

Согласно Никласу Луману, под коммуникацией следует понимать «некое исторически-конкретное протекающее, зависимое от контекста событие», специфическую операцию, характеризующую исключительно социальные системы, в ходе которой происходит перераспределение знания и незнания, а не связь или передача информации или перенос «семантических» содержаний от одной обладающей ими психической системы к другой.

Так Согласно С.В. Борисневу, коммуникация - социально обусловленный процесс передачи и восприятия информации в условиях межличностного и массового общения по различным каналам с помощью разных коммуникативных средств.

Коммуникации имеют высокое значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем менеджмента. В теории управления, коммуникация рассматривается как предпосылка принятия решений или как способ существования и функционирования социальных систем, накопление и передачу социального опыта, его обогащение, разделение труда и обмен его продуктами, организацию совместной деятельности, трансляцию культуры. В настоящее время в России в условиях становления рыночной экономики и большей прозрачности процесса принятия управленческих решений коммуникация приобретает все большое значение для развития организации. Объединения начинают принимать меры по улучшению практики коммуникации, произведению условий для делового общения. Общение людей реализовывается с помощью вербальных и невербальных коммуникаций.

Вербальная коммуникация — это взаимодействие людей с помощью речи. Устная передача информации осуществляется в процессе речевого диалога, совещания, переговоров, презентаций, телефонного разговора, когда наибольший объем информации передается посредством голосовой связи. Несмотря на развитость вербальных коммуникаций, их удельный вес в процессе человеческого общения, по мнению ученых, не превышает 10%.

Письменная коммуникация сегодня считается единицей, как вербальной, так и не вербальной сферы. Она осуществляется через документы в форме писем, приказов, распоряжений, инструкций, положений, когда начальник передает подчиненному письменные указания. В процессе чтения литературы мы изучаем историю, экономику, политику, культуру и тем самым черпаем знания из книгохранилища мировой культуры.

Невербальные коммуникации осуществляются с помощью языка телодвижений и параметров речи. Язык телодвижений является главным компонентом невербальных коммуникаций, выражающих воздействие на другого человека . К нему относятся одежда, осанка, жесты, мимика, собственно телодвижения, фигура человека, поза, выражение лица, контакт глазами, размер зрачков, расстояние между говорящими. Параметры речи - второй по значимости компонент невербальных коммуникаций. К параметрам речи относится интонация, тембр голоса и другое.

Невербальные коммуникации подсобляют в установлении хороших межличностных взаимоотношений.

Естественно, в коммуникации, осуществляемой вербальными средствами, передается громаднейший объем информации. Иначе говоря, больше всего люди общаются на своем естественном языке. Однако современному менеджеру необходимо владеть базовыми знаниями и о невербальных средствах коммуникациями. Коммуникации в организации это сложная, многоуровневая система, охватывающая как саму организацию и ее элементы, так и ее внешнее окружение.

Коммуникации в организации выполняют ряд важных функций:

- Информационная. Она осуществляет процесс движения информации, играет роль посредника. Она представляет собой обмен сообщениями, мнениями, замыслами, решениями, который совершается между коммуникантами. Информационный обмен может совершаться как ради достижения какой-то практической цели, решения какой-либо проблемы, так и ради самого процесса коммуникации, поддержания отношений между людьми.

- Контрольная. Отслеживание поведения сотрудников различными способами на основе иерархии и формальной соподчиненности.

- Мотивационная. Она побуждает сотрудников к лучшему исполнению задач, используя убеждение и другое.

- Экспрессивная. Она содействует эмоциональному выражению чувств, переживаний, отношения к происходящему и позволяет удовлетворять социальные потребности.

- Коммуникативная. В организации она специфична и включает ряд основополагающих установок, таких как:

* раскрытие сущности и определение особенностей коммуникативной функции;

* рассмотрение и анализ типов и видов коммуникаций в организационных системах;

* характеристика разнообразных форм реализации коммуникативной функции в организации;

* установление структурных элементов и ключевых этапов коммуникативного процесса;

* выявление и разрешение типичных проблем и ошибок которые могут быть характерны для любой коммуникативной функции;

* выражение принципов оптимальной коммуникации и отображение общих требований, направленных на совершенствование коммуникативной функции.

В деятельности руководителя коммуникация играет важную и, при этом, специфическую роль. Эта особенность заключается в том, что, имеясь существенной сама по себе, коммуникативная функция входит в совокупность прочих управленческих функций, является средством их реализации и взаимной координации.

Коммуникационный процесс - это процесс обмена информацией между двумя и более людьми. Его целью является, обеспечить передачу и понимание информации, являющейся предметом обмена. Если взаимного понимания не достигается, то коммуникация не состоялась, из чего следует, что обе стороны играют в ней активную роль.

Коммуникационный процесс - это взаимодействие совокупности элементов. Существует пять базовых элемента коммуникационного процесса

1. Отправитель - лицо, генерирующее идею или собирающее информацию и передающее ее.
2. Сообщение - непосредственно информация, закодированная с помощью символов. Смыслом и значением сообщения являются принадлежащие отправителю идеи, факты, ценности, отношения и чувства. Сообщение посылают с использованием передатчика в передающий канал, доводя его до получателя. В качестве передатчика может выступать непосредственно человек, и возможно использование технических средств.

Канал - средство передачи информации (устная передача, совещания, телефонные переговоры, письменная передача, служебные записки, отчеты). Каналом передачи может выступать сама среда, а также технические устройства и приспособления. Выбор канала должен быть совместим с типом символов, используемых при кодировании.

Получатель - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

Обратная связь - реакция получателя на сообщение. Она делает коммуникацию динамическим двусторонним процессом. Чем активнее используется в коммуникационном процессе обратная связь, тем она эффективней.

Помехи, барьеры и информационный шум нарушают качество сигнала. Помехами могут служить: отвлечения, неправильная интерпретация, семантические проблемы, статусное различие отправителя и получателя (получатель не увязывает информацию с источником, то есть с тем, от кого поступила информация), получатель слышит то, что хочет слышать.

Барьерами в коммуникации могут стать: сложная иерархическая структура в организации - чем больше и сложнее организация, тем с большими изменениями через нее проходит информация (идея, распоряжение, инструкция и пр.); исходная информация, если она плохо организована, закодирована. При кодировании и расшифровке барьерами могут стать язык и культура (слова имеют различный смысл, используется специальная терминология), обычаи и традиции. Отправитель и получатель имеют разные индивидуальные особенности, разное восприятие.

Итак, поддерживать порядок в организации, получать информацию, перерабатывать ее и принимать решения, то есть управлять, можно только с помощью коммуникаций.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен.

Взаимосвязанные этапы:

Зарождение идеи - очень важный, так как часты случаи, когда процесс обмена информацией прерывается именно на этом этапе (в основном это из-за того что, отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи). Начало обмена информацией - выбор информации и формулирование идеи. Отправитель выбирает нужную информацию, он должен сделать свою идею интересной и притягательной для получателя.

Важно помнить, что идея еще не трансформирована в слова или не приобрела другой такой формы, в которой она послужит обмену информацией. Чтобы осуществить обмен эффективно, отправитель должен принять в расчет множество факторов.

Кодирование и выбор канала. При кодировании и выборе канала идея превращается в обращение, которое готово к передаче. Прежде чем закодировать обращение, необходимо выбрать систему кодирования. Не стоит забывать о том, что она должна быть известна получателю. Кодовыми знаками могут служить системы письма, видеосистемы, речевые системы (в основе с устной речью), знаки телодвижений, язык жестов и прочие. Результат кодирования - сообщение, которое является идеей, принадлежащей отправителю. Сообщение должно восприниматься получателем адекватно заложенному в него смыслу.

.Передача. На третьем этапе - отправитель посылает информацию с помощью канала передачи сообщения. Зачастую многие путают этап передачи информации с самим процессом коммуникации. Но ведь передача является лишь одним из этапов коммуникации. А чтобы процесс коммуникации был эффективен, необходимо пройти все этапы коммуникации.