Файл: Особенности коммуникаций в организации (Понятие коммуникации)..pdf

.Декодирование. Декодирование - последний этап происходит декодирование информации получателем. Декодирование - это перевод символов отправителя в мысли получателя. Разные получатели могут раскодировать информацию по-разному, зависит это от их опыта и представлений. Процесс коммуникации будет более эффективным, если информация будет тщательно раскодирована.

Таким образом, коммуникации выступают как определяющее условие для формирования группы и ее жизнедеятельности.

1.1.Виды коммуникаций.

Коммуникации классифицируют по:

По субъекту ᅟи ᅟсредствам ᅟкоммуникации: ᅟ

- Межличностные;

- ᅟОрганизационные;

Организационные ᅟкоммуникации ᅟделятся ᅟна:

ᅟ·Внешние;

По ᅟканалам ᅟобщения:

- ᅟФормальные;

- ᅟНеформальные;

ᅟ

По ᅟорганизационному ᅟпризнаку ᅟ(по ᅟпространственному ᅟрасположению ᅟканалов):

- ᅟВертикальные;

- ᅟГоризонтальные;

По ᅟнаправленности ᅟобщения:

- ᅟНисходящие;

- ᅟВосходящие ᅟкоммуникации. ᅟ

Межличностные ᅟкоммуникации ᅟ- ᅟкоммуникации, ᅟосуществляемые ᅟмежду ᅟлюдьми ᅟв ᅟситуациях ᅟ«лицом ᅟк ᅟлицу» ᅟи ᅟв ᅟгруппах ᅟс ᅟпомощью ᅟслов ᅟи ᅟнесловесных ᅟсредств ᅟобщения. ᅟИменно ᅟони ᅟпредставляют ᅟбольшую ᅟзначимость ᅟдля ᅟизучения ᅟорганизационного ᅟповедения.

Организационные ᅟкоммуникации ᅟ- ᅟэто ᅟсовокупность ᅟкоммуникаций, ᅟстроящихся ᅟна ᅟоснове ᅟобщения, ᅟопосредованного ᅟинформацией ᅟо ᅟсамой ᅟорганизации, ᅟее ᅟцелях ᅟи ᅟзадачах. ᅟЭто ᅟпроцесс, ᅟс ᅟпомощью ᅟкоторого ᅟруководители ᅟразвивают ᅟсистему ᅟпредоставления ᅟинформации ᅟи ᅟпередачи ᅟсведений ᅟбольшому ᅟколичеству ᅟлюдей ᅟвнутри ᅟорганизации ᅟи ᅟотдельным ᅟиндивидуумам ᅟи ᅟинститутам ᅟза ᅟее ᅟпределами.

Организационные ᅟкоммуникации ᅟподразделяются ᅟна ᅟдве ᅟбольшие ᅟгруппы: ᅟ ᅟ ᅟ ᅟ ᅟ ᅟ ᅟ ᅟ ᅟВнешние ᅟкоммуникации ᅟ- ᅟкоммуникации, ᅟпредставляющие ᅟсобой ᅟинформационное ᅟвзаимодействие ᅟс ᅟвнешней ᅟсредой:

Средства ᅟмассовой ᅟинформации, ᅟорганы ᅟгосударственного ᅟрегулирования, ᅟпоставщики ᅟи ᅟпотребители, ᅟближайшие ᅟсоседи ᅟи ᅟт.п. ᅟСредства ᅟкоммуникации ᅟсо ᅟсредой ᅟмногообразны: ᅟдеятельность ᅟруководителя ᅟпо ᅟорганизации ᅟрекламы, ᅟсоздание ᅟи ᅟподдержание ᅟимиджа ᅟкомпании, ᅟпроведение ᅟмаркетинговой ᅟполитики ᅟна ᅟвнешнем ᅟрынке, ᅟподготовка ᅟрегулярных ᅟотчетов ᅟдля ᅟвышестоящих ᅟорганизаций, ᅟи ᅟпр. ᅟОни ᅟотражают ᅟцелостность ᅟуправляемой ᅟсистемы ᅟи ᅟодновременно ᅟее ᅟоткрытость, ᅟприоритетность ᅟдействий ᅟработников ᅟфирмы, ᅟстиль ᅟуправления ᅟменеджера, ᅟситуации ᅟвзаимодействия ᅟфирмы ᅟс ᅟдругими ᅟобъектами. ᅟВнутренние ᅟкоммуникации ᅟ- ᅟкоммуникации ᅟвнутри ᅟорганизации ᅟмежду ᅟразличными ᅟуровнями ᅟи ᅟподразделениями.

Существует ᅟнесколько ᅟвидов ᅟкоммуникаций ᅟвнутри ᅟорганизации:

- ᅟкоммуникации ᅟ«руководитель ᅟ- ᅟподчиненный». ᅟСвязаны ᅟc ᅟпрояснением ᅟзадач, ᅟприоритетов ᅟи ᅟожидаемых ᅟрезультатов; ᅟобеспечением ᅟвовлеченности ᅟотдела ᅟв ᅟрешение ᅟзадач; ᅟобсуждением ᅟпроблем ᅟэффективности ᅟработы; ᅟоповещением ᅟподчиненного ᅟо ᅟгрядущем ᅟизменении; ᅟполучением ᅟсведений ᅟоб ᅟидеях, ᅟусовершенствованиях ᅟи ᅟпредложениях ᅟподчиненных;

- ᅟкоммуникации ᅟмежду ᅟруководителем ᅟи ᅟрабочей ᅟгруппой. ᅟПозволяют ᅟруководителю ᅟповысить ᅟэффективность ᅟдействий ᅟгруппы.

Формальные ᅟкоммуникации ᅟ- ᅟэто ᅟкоммуникации, ᅟкоторые ᅟопределяются ᅟорганизационной ᅟструктурой ᅟпредприятия, ᅟвзаимосвязью ᅟуровней ᅟуправления ᅟи ᅟфункциональных ᅟотделов. ᅟЧем ᅟбольше ᅟуровней ᅟуправления, ᅟтем ᅟвыше ᅟвероятность ᅟискажения ᅟинформации, ᅟтак ᅟкак ᅟкаждый ᅟуровень ᅟуправления ᅟможет ᅟкорректировать ᅟи ᅟотфильтровывать ᅟсообщения.

Неформальные ᅟкоммуникации ᅟ- ᅟэто ᅟте ᅟконтакты, ᅟкоторые ᅟреализуются ᅟвне ᅟи ᅟпомимо ᅟформальных ᅟкоммуникативных ᅟканалов. ᅟКанал ᅟнеформальных ᅟкоммуникаций ᅟ- ᅟэто ᅟканал ᅟраспространения ᅟслухов. ᅟТак ᅟкак ᅟпо ᅟканалам ᅟслухов ᅟинформация ᅟпередается ᅟнамного ᅟбыстрее, ᅟчем ᅟпo ᅟканалам ᅟформального ᅟсообщения, ᅟруководители ᅟпользуются ᅟпервыми ᅟдля ᅟзапланированной ᅟутечки ᅟи ᅟраспространения ᅟопределенной ᅟинформации ᅟтипа ᅟ«между ᅟнами».

Вертикальные ᅟкоммуникации ᅟ- ᅟэто ᅟобмен ᅟинформацией ᅟмежду ᅟиерархическими ᅟуровнями ᅟорганизации. ᅟВертикальная ᅟкоммуникационная ᅟсвязь, ᅟв ᅟсвою ᅟочередь, ᅟпо ᅟнаправленности ᅟобщения ᅟподразделяется ᅟна ᅟнисходящие ᅟ(сообщение ᅟподчиненным ᅟуровням ᅟo ᅟпринятом ᅟуправленческом ᅟрешении) ᅟи ᅟна ᅟвосходящие ᅟ(отчёты, ᅟпредложения, ᅟобъяснительные ᅟзаписки).

Нисходящий ᅟпоток ᅟкоммуникаций ᅟиспользуется ᅟруководителем ᅟдля ᅟпостановки ᅟзадач, ᅟописания ᅟработ, ᅟинформирования ᅟо ᅟпроцедурах ᅟс ᅟтем, ᅟчтобы ᅟвыделить ᅟпроблемы, ᅟтребующие ᅟвнимание, ᅟпредложить ᅟварианты ᅟобратной ᅟсвязи ᅟпо ᅟрезультатам ᅟработы. ᅟПри ᅟэтом, ᅟчем ᅟбольше ᅟуровней ᅟпроходит ᅟинформация, ᅟтем ᅟменьше ᅟвероятность ᅟтого, ᅟчто ᅟона ᅟне ᅟбудет ᅟискажена. ᅟНаиболее ᅟхарактерным ᅟпримером ᅟявляется ᅟобщение ᅟначальника ᅟсо ᅟсвоими ᅟподчиненными.

Восходящие ᅟкоммуникации ᅟпредставляют ᅟсобой ᅟсистему ᅟканалов ᅟдвижения ᅟ«снизу ᅟвверх», ᅟдругими ᅟсловами, ᅟвосходящая ᅟинформация ᅟв ᅟорганизациях ᅟперемещается ᅟот ᅟболее ᅟнизкого ᅟк ᅟболее ᅟвысокому ᅟуровню. ᅟОна ᅟиспользуется ᅟдля ᅟобратной ᅟсвязи ᅟподчиненных ᅟс ᅟруководством ᅟс ᅟцелью ᅟинформирования ᅟо ᅟрезультатах ᅟработы ᅟи ᅟтекущих ᅟпроблемах, ᅟслужит ᅟсредством ᅟдоведения ᅟдо ᅟсведения ᅟруководителя ᅟмнения ᅟработников. ᅟРуководители ᅟполагаются ᅟна ᅟданную ᅟинформацию ᅟпри ᅟанализе ᅟтого, ᅟкак ᅟулучшить ᅟположение ᅟдел ᅟв ᅟорганизации.

Горизонтальные ᅟкоммуникации ᅟ- ᅟэто ᅟкоммуникации ᅟмежду ᅟразличными ᅟотделами. ᅟОрганизация ᅟсостоит ᅟиз ᅟмножества ᅟподразделений, ᅟпоэтому ᅟобмен ᅟинформацией ᅟмежду ᅟними ᅟнужен ᅟдля ᅟкоординации ᅟзадач ᅟи ᅟдействий. ᅟРуководство ᅟдолжно ᅟдобиваться, ᅟчтобы ᅟподразделения ᅟработали ᅟсовместно, ᅟпродвигая ᅟорганизацию ᅟв ᅟнужном ᅟнаправлении. ᅟСпособствует ᅟповышению ᅟэффективности ᅟиспользования ᅟвсех ᅟвидов ᅟресурсов ᅟорганизации. ᅟДанный ᅟпроцесс ᅟнеобходим, ᅟтак ᅟкак ᅟпозволяет ᅟсэкономить ᅟвремя ᅟи ᅟобеспечить ᅟинтегрированность ᅟдействий. ᅟВ ᅟодних ᅟслучаях ᅟтакое ᅟобщение ᅟявляется ᅟформальным ᅟи ᅟобязательным, ᅟв ᅟдругих ᅟ- ᅟпроисходит ᅟспонтанно.

Вертикальные ᅟи ᅟгоризонтальные ᅟкоммуникации ᅟиграют ᅟопределяющую ᅟроль ᅟв ᅟфункционировании ᅟорганизации. ᅟОбычно ᅟпринято ᅟсчитать, ᅟчто ᅟвертикальное ᅟнаправление ᅟкоммуникаций ᅟболее ᅟзначимо, ᅟпоскольку ᅟоно ᅟреализует ᅟосновной ᅟпринцип ᅟпостроения ᅟорганизации ᅟ- ᅟиерархический. ᅟС ᅟдругой ᅟстороны, ᅟон ᅟвсегда ᅟсинтезирован ᅟс ᅟкоординационным ᅟпринципом, ᅟсвязанным ᅟс ᅟгоризонтальной ᅟнаправленностью ᅟкоммуникаций. ᅟЧерез ᅟсочетание ᅟэтих ᅟдвух ᅟпринципов ᅟи ᅟсобственно ᅟтипов ᅟобеспечивается ᅟкоммуникативная ᅟфункция ᅟорганизации ᅟв ᅟцелом. ᅟДанное ᅟсочетание ᅟобразует ᅟсвоего ᅟрода ᅟ«каркас» ᅟвсей ᅟкоммуникативной ᅟсети ᅟорганизации. ᅟ

2.Функционирование ᅟкоммуникаций ᅟв ᅟорганизациях

2.1.Проблемы ᅟструктурных ᅟкоммуникаций. ᅟ

Наличие ᅟчетко ᅟдействующих ᅟкоммуникаций ᅟв ᅟорганизациях ᅟспособствует ᅟрешению ᅟмногих ᅟважнейших ᅟорганизационных ᅟпроблем, ᅟв ᅟчастности ᅟкоординации ᅟдеятельности ᅟотдельных ᅟструктурных ᅟединиц ᅟв ᅟорганизации ᅟдовольно ᅟобщей ᅟцели, ᅟобеспечению ᅟустойчивых ᅟотношений ᅟс ᅟвнешней ᅟсредой, ᅟпредоставлению ᅟподразделениям ᅟорганизации ᅟнеобходимой ᅟрабочей ᅟинформации ᅟи ᅟцелевых ᅟуказаний ᅟи ᅟдругие. ᅟ

Однако ᅟсоздание ᅟкоммуникационных ᅟсетей, ᅟформирование ᅟустойчивых ᅟкоммуникационных ᅟканалов ᅟсопряжены ᅟс ᅟрядом ᅟтрудностей, ᅟвызванных ᅟкак ᅟнедостатками ᅟв ᅟканалах ᅟинформации, ᅟтак ᅟи ᅟдефектным ᅟкодирование ᅟили ᅟдекодированием ᅟполучаемых ᅟсообщений.

Проблемы, ᅟсвязанные ᅟс ᅟсозданием ᅟэффективно ᅟдействующих ᅟкоммуникаций, ᅟможно ᅟразделить ᅟна ᅟдве ᅟосновные ᅟгруппы:

- ᅟПроблемы ᅟструктурных ᅟкоммуникаций

- ᅟПроблемы, ᅟвозникающие ᅟв ᅟходе ᅟмежличностного ᅟобщения.

Важнейшая ᅟпроблема ᅟмежду ᅟэлементами ᅟорганизационной ᅟструктуры ᅟобусловлена ᅟнеопределенностью ᅟво ᅟвзаимоотношениях ᅟмежду ᅟотдельными ᅟструктурными ᅟединицами ᅟорганизации. ᅟПри ᅟэтом ᅟприказы ᅟи ᅟдирективы ᅟруководящего ᅟоргана ᅟорганизации ᅟмогут ᅟне ᅟсоответствовать ᅟситуации, ᅟне ᅟпониматься ᅟподчиненными, ᅟдублироваться, ᅟпоследующее ᅟсообщение ᅟможет ᅟпротиворечить ᅟранее ᅟпосланным. ᅟКроме ᅟтого, ᅟв ᅟслучае ᅟнеопределенности ᅟситуации ᅟгоризонтальные ᅟсвязи ᅟмежду ᅟотдельными ᅟподразделениями ᅟили ᅟчленами ᅟорганизации ᅟстановятся ᅟненадежными, ᅟинформация ᅟк ᅟподразделениям ᅟпоступает ᅟхаотично, ᅟчто ᅟвызывает ᅟинформационный ᅟголод ᅟили, ᅟнаоборот, ᅟизбыток ᅟпротиворечивой ᅟинформации.

Барьеры ᅟкоммуникации ᅟ- ᅟпомехи, ᅟмешающие ᅟосуществлению ᅟконтактов ᅟи ᅟвзаимодействию ᅟмежду ᅟкоммуникатором ᅟи ᅟреципиентом. ᅟОни ᅟпрепятствуют ᅟадекватному ᅟприему, ᅟпониманию ᅟи ᅟусвоению ᅟсообщений ᅟв ᅟпроцессе ᅟосуществления ᅟкоммуникативных ᅟсвязей. ᅟБарьеры ᅟвозникают ᅟкак ᅟв ᅟтехнической ᅟсистеме, ᅟтак ᅟи ᅟв ᅟмеханизме ᅟобщения.

В ᅟусловиях ᅟнеопределенности ᅟмогут ᅟусиливаться ᅟследующие ᅟосновные ᅟвиды ᅟбарьеров ᅟв ᅟкоммуникационных ᅟпроцессах:

.Искажение ᅟсообщений ᅟ- ᅟявление, ᅟпри ᅟкотором ᅟв ᅟструктурные ᅟединицы ᅟорганизации ᅟпоступает ᅟинформация, ᅟне ᅟадекватная ᅟреальной ᅟситуации. ᅟИскажения ᅟв ᅟкоммуникационных ᅟсетях ᅟприводят ᅟк ᅟзначительному ᅟзамедлению ᅟтемпов ᅟработ ᅟв ᅟорганизации. ᅟПринятие ᅟрешения ᅟи ᅟего ᅟреализация ᅟдолжны ᅟначинаться ᅟодновременно: ᅟпонять, ᅟкак ᅟследует ᅟвыполнять ᅟработу, ᅟне ᅟмене ᅟважно, ᅟчем ᅟпринять ᅟрешение ᅟо ᅟтом, ᅟчто ᅟследует ᅟделать. ᅟНо ᅟискажение ᅟинформации ᅟне ᅟпозволяет ᅟприступать ᅟк ᅟнемедленной ᅟреализации ᅟрешения, ᅟпоскольку ᅟоно ᅟосновано ᅟна ᅟневерных ᅟпредпосылках. ᅟВ ᅟсвязи ᅟс ᅟэтим ᅟприходиться ᅟвозвращаться ᅟк ᅟданной ᅟситуации, ᅟповторять ᅟсообщения. ᅟКроме ᅟтого, ᅟискажения ᅟинформации ᅟприводят ᅟк ᅟнеправильной ᅟпостановке ᅟцелей, ᅟчто ᅟнемедленно ᅟсказывается ᅟна ᅟостальных ᅟкомпонентах ᅟорганизации.

Все ᅟискажения ᅟв ᅟорганизационных ᅟкоммуникациях ᅟразделяются ᅟна ᅟтри ᅟгруппы:

• непреднамеренные ᅟискажения, ᅟкоторые ᅟвозникают ᅟв ᅟсилу ᅟнедостатка ᅟинформации, ᅟнеясности ᅟситуации ᅟили ᅟзатруднений ᅟв ᅟмежличностных ᅟконтактах;
• сознательные ᅟискажения, ᅟкоторые ᅟпредставляют ᅟбольшую ᅟопасность ᅟпри ᅟпринятии ᅟрешений ᅟв ᅟорганизации ᅟи ᅟпостановке ᅟцелей: ᅟв ᅟданном ᅟслучае ᅟпромежуточное ᅟзвено ᅟв ᅟкоммуникационной ᅟцепочке ᅟнесогласно ᅟс ᅟсодержанием ᅟсообщения ᅟ(например, ᅟнесогласно ᅟс ᅟраспоряжением ᅟвышестоящего ᅟоргана ᅟуправления) ᅟи ᅟстремится ᅟизменить ᅟхарактер ᅟего ᅟвоздействия;
• фильтрация ᅟинформации ᅟв ᅟсообщении, ᅟкогда ᅟотсекается ᅟненужная ᅟв ᅟданный ᅟмомент ᅟинформация, ᅟостается ᅟтолько ᅟсуть. ᅟЭта ᅟоперация ᅟв ᅟкоммуникационном ᅟпроцессе ᅟможет ᅟпривести ᅟк ᅟпотере ᅟинформации, ᅟвредным ᅟупрощениям, ᅟкоторые ᅟпрепятствуют ᅟпринятию ᅟэффективных ᅟуправленческих ᅟрешений. ᅟОтрицательный ᅟэффект ᅟфильтрации ᅟнаблюдается, ᅟкогда ᅟвысших ᅟруководителей ᅟпытаются ᅟснабжать ᅟтолько ᅟинформацией ᅟположительного ᅟсодержания, ᅟне ᅟдоводя ᅟдо ᅟих ᅟсведения ᅟнаиболее ᅟострые ᅟпроблемы; ᅟкогда ᅟсуществует ᅟстрах ᅟперед ᅟнаказанием, ᅟощущается ᅟбесполезность ᅟинформации ᅟиз-за ᅟее ᅟнеправильной ᅟоценки.

Информационные ᅟперегрузки ᅟвозможны ᅟв ᅟтех ᅟслучаях, ᅟкогда ᅟчлены ᅟорганизации ᅟне ᅟв ᅟсостоянии ᅟэффективно ᅟреагировать ᅟна ᅟвсю ᅟнеобходимую ᅟим ᅟинформацию ᅟи ᅟотсеивают ᅟопределенную ᅟее ᅟчасть, ᅟпо ᅟих ᅟмнению, ᅟнаименее ᅟважную. ᅟОднако ᅟвозможна ᅟситуация, ᅟкогда ᅟименно ᅟэта ᅟчасть ᅟинформации ᅟбудет ᅟособенно ᅟнеобходима ᅟдля ᅟобеспечения ᅟнормального ᅟфункционирования ᅟорганизации ᅟили ᅟее ᅟподразделения. ᅟОсобенно ᅟчасто ᅟинформационная ᅟперегрузка ᅟнаблюдается ᅟу ᅟруководителей, ᅟзамыкающих ᅟна ᅟсебе ᅟрешение ᅟмногих ᅟ(даже ᅟсамых ᅟмелких) ᅟвопросов, ᅟсвязанных ᅟс ᅟуправлением ᅟдеятельностью ᅟподразделений ᅟорганизации. ᅟОтсутствие ᅟчетких ᅟфильтров ᅟи ᅟчленов ᅟорганизации, ᅟвыступающих ᅟв ᅟроли ᅟ«сторожей», ᅟне ᅟпозволяет ᅟруководителю ᅟэффективно ᅟиспользовать ᅟсамую ᅟважную ᅟчасть ᅟпоступающей ᅟк ᅟнему ᅟинформации.

- ᅟНедостатки ᅟв ᅟструктуре ᅟорганизации ᅟоказывают ᅟсущественное ᅟнегативное ᅟвлияние ᅟна ᅟфункционирование ᅟкоммуникационных ᅟсетей. ᅟСамым ᅟраспространенным ᅟиз ᅟтаких ᅟнедостатков ᅟследует ᅟпризнать ᅟнеудачную ᅟконфигурацию ᅟ- ᅟсуществование ᅟбольшого ᅟколичества ᅟуровней ᅟуправления, ᅟкогда ᅟинформация ᅟпри ᅟпрохождении ᅟот ᅟуровня ᅟк ᅟуровню ᅟтеряется ᅟили ᅟискажается. ᅟЭто ᅟособенно ᅟхарактерно ᅟдля ᅟвосходящих ᅟкоммуникационных ᅟпотоков ᅟ(снизу ᅟвверх, ᅟот ᅟподчиненных ᅟк ᅟруководителям).