Файл: Автоматизация контроля исполнения документов.pdf

Все существующие бизнес-процессы в деятельности АО «Мобильные видеорешения» выполняются на основании набора разного рода связей, которые обозначены в организационной схеме компании. Особенно, если это относится к выполнению ведения документации и отчетности, то есть, документооборота.

Контроль исполнения документов – это мероприятия, которые указывают на качество трудовой дисциплины сотрудников и свидетельствует о качественном исполнении документации.

Следует заметить, что в указанном определении упор выполняется на словах «исполнение документации», а именно, в пути их с одного подразделения или же от одного из сотрудников к другому.

К примеру, если руководитель отдела или всей компании сразу требует, чтоб все полученные документы выполнялись или докладывались сначала ему и лишь он будет выполнять назначение исполнителей, путь движения документации будет многоступенчатым в направлении «сверху вниз».

Стоит отметить, если же в компании четко проведено разделение всех функций между несколькими сотрудниками и структурными подразделениями, большая часть документов сразу пойдет в отдел к непосредственным исполнителям, то есть определится другой путь, значительно короче.

Аналогично, от принятого в АО «Мобильные видеорешения» порядка распределения обязанностей, а также делегирования полномочий персоналу зависит контроль исполнения документов при подписании и согласовании.

Выполним моделирование бизнес-процесса (БП) «Контроль исполнения документов» в виде «КАК ЕСТЬ».

На рисунке 4 показана контекстная диаграмма, которая описывает выполнение БП «Контроль исполнения документов».

Рисунок 4. Контекстная диаграмма

Рассмотрим составные части контекстной диаграммы.

Входными данными являются:

– прайс-лист АО «Мобильные видеорешения»;

– потребности клиентов в услугах, которые предоставляются АО «Мобильные видеорешения».

Управление указанного БП состоит в таких составных частях:

– устав АО «Мобильные видеорешения»;

– законы РФ.

Механизмы, которые осуществляют указанный БП:

– менеджеры по работе с клиентами;

– руководство.

Выходными данными рассматриваемого БП являются:

– акт исполнения документов;

– отчетность по контролю.

Стоит отметить, что контекстная диаграмма не отображает полностью всей специфики выполнения БП.

В результате чего нужно выполнить ее декомпозицию, то есть, разбиение начального БП на несколько подпроцессов.

Рассмотрим следующую диаграмму, на которой отображено три подпроцесса (рисунок 5):

– прием заявления на выполнение работ;

– рассмотрение заявления и формирование договора;

– проверка исполнения договора.

Рисунок 5. Первый уровень декомпозиции

Стоит отметить, что практически весь контроль исполнения документов выполняется только в бумажном виде. Это и является основным недостатком рассматриваемого процесса в АО «Мобильные видеорешения», который рассматривается на примере деятельности отдела по работе с клиентами.

2.Информационное обеспечение задачи

2.1.Информационная модель и её описание

Информационная система контроля исполнения документов должна выполнять сбор, обработку, распределение и ввод информации о документации, чтобы поддержать процесс деятельности АО «Мобильные видеорешения».

Для качественной реализации автоматизированной системы объект разработки должен быть прежде всего адекватно описан, построены непротиворечивые информационные модели ИС.

Накопленный к настоящему времени опыт проектирования дает возможность рассмотреть, что это сложная, а также длительная и трудоемкая во времени работа, требующая квалификации специалистов.

Но процесс проектирование ИС выполнялся до недавнего времени в основном на интуитивном уровне, а также при использовании неформализованных методов, что базируются на практическом опыте, искусстве, а также дорогостоящих экспериментальных проверках качества функционирования автоматизированной системы контроля исполнения документов.

Также, при непосредственном функционировании и создании ИС информационные потребности для разных пользователей могут быть уточнены и изменены, что еще больше усложнит разработку или же процесс сопровождения таких программных комплексов.

Источниками данных для модели являются:

– заявление о предоставлении услуг;

– смета;

– перечень предоставляемых услуг;

– договор о сотрудничестве;

– акт выполненных работ;

– другая документация.

Системой могут пользоваться такие адресаты выдачи:

– руководство компании;

– менеджеры по работе с клиентами;

– бухгалтеры.

На рисунке 6 показана информационная модель системы контроля исполнения документов в АО «Мобильные видеорешения».

Рисунок 6. Информационная модель автоматизированной системы ведения документации и отчетности

В рассматриваемой системе будут применяться такие формы:

– форма справочников;

– форма документов;

– главная форма;

– форма сообщений;

– форма отчетов.

Метод ввода – вручную

Заметим, что данная модель комплекса задач служит для отображения процесса описание промежуточных, входных, результатных потоков информации.

2.2.2.Характеристика нормативно-справочной, входной и результатной информации

Справочники являются перечнем однородных элементов, что используются при хранении справочной информации. Все указанные элементы справочника могут характеризоваться только наименованием с кодом.

В системе установлена простановка автоматической нумерации, а при ее применении будет создан код в каждом из новых элементов, а тем самым не допуская элементы с идентичными ключами.

При создании ИС для автоматизации документооборота в 1С Конфигуратор созданы такие Справочники (рисунок 7):

– Смены;

– Клиенты;

– Услуги;

– Сотрудники.

Рисунок 7. Справочники ИС

Рассмотрим справочники, которые применяются в разрабатываемой ИС.

Справочник «Смены» описывает смены персонала, которые занимаются предоставлением услуг (таблица 2).

Длина наименования: 25

Длина кода: 9

Таблица 2.

Данные справочника «Смены»

Справочник «Услуги» предназначен для хранения услуг, которые предоставляются АО «Мобильные видеорешения» (таблица 3).

Длина наименования: 25

Длина кода: 9

Таблица 3

Данные «Товары»

Справочник «Клиенты» – предназначен для хранения информации о клиентах АО «Мобильные видеорешения» (таблица 4).

Длина наименования: 25

Длина кода:9

Таблица 4

Данные «Клиенты»

Справочник «Сотрудники» – предназначен для хранения информации о сотрудниках АО «Мобильные видеорешения» (таблица 5).

Длина наименования: 25

Длина кода:9

Таблица 5

Данные для документа «Сотрудники»

Входные данные могут вводится в систему двумя методами:

– вводом вручную;

– импортом/экспортом данных с других типов ПО.

Входная информация заполняется по требованию производственного процесса.

Стоит отметить, что при формировании формы справочника поля Номер и Дата являются обязательными и присутствуют во всех справочниках.

Внешний вид экранной формы справочника Клиенты показан на рисунке 8:

Рисунок 8. Экранная форма справочника Клиенты

Остальные справочники имеют аналогичные формы для ввода информации.

В таблице 6 рассмотрена сводная информация по справочниках:

Таблица 6.

Сводная таблица по справочниках

В конфигурации созданы отчеты на основании оперативных данных, которые вводятся в соответствующие документы.

Документы применяются в 1С:Предприятии для ввода и обработки данных, которые менеджер вводит при осуществлении своей деятельности.

В рассматриваемой задаче автоматизации контроля исполнения документов на примере отдела по работе с клиентами такой информацией являются данные, которые формируются при:

– вводе заявления клиента на предоставление услуг;

– вводе данных о договоре с клиентом;

– вводе данных об акте выполненных работ.

Рассмотрим реквизитный состав документов АИС, на основании которых формируется результатная информация (таблицы 7 – 9):

Таблица 7

Реквизитный состав документа «Заявления»

Таблица 8

Реквизитный состав документа «Договора»

Таблица 9

Реквизитный состав документа «Акты»

Внешний вид формы документа «Заявления» показан на рисунке 9.

Стоит отметить, что аналогичный вид имеют остальные документы.

Рисунок 9. Экранная форма документа Заявление

В таблице 10 рассматривается таблица с характеристиками результатной информации.

Таблица 10

Сводная таблица по результатной информации