Файл: Автоматизация контроля исполнения документов.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы курсовой работы состоит в том, что в настоящее время процесс контроля исполнения документов практически немыслим без использования принципов автоматизации и электронного документооборота. Главной задачей при этом является переход с дискретного типа электронного документооборота к целостному и комплексному, который базируется на методах хранения и обработки информации с помощью автоматизированных информационных систем (АИС).

При выполнении процесса контроля исполнения документов в электронном формате, всегда необходимо помнить, что любой документ должен пройти все свои стадии жизненного цикла: от создания и утверждения – до утилизации или размещения в архиве для длительного хранения.

Другими словами, такие документы создаются, передаются во времени или пространстве, хранятся или уничтожаются только в цифровом или электронном виде.

Несмотря на огромные темпы развития современных информационных технологий, электронные документы, подписи, отчеты применяются в управлении не повсеместно.

Целью курсовой работы является выполнение автоматизации процесса контроля исполнения документов в АО «Мобильные видеорешения».

Для достижения цели нужно решить ряд задач:

– выполнить технико-экономическую характеристику деятельности АО «Мобильные видеорешения»;

– описать организационную структуру компании;

– выполнить анализ комплекса задач автоматизации;

– выполнить построение информационной модели проекта;

– описать программное обеспечение задачи, а также контрольный пример реализации проекта.

Объектом работы является акционерное общество «Мобильные видеорешения».

Предмет исследования – процесс контроля исполнения документов в АО «Мобильные видеорешения».

Представляемая курсовая работа состоит с введения, основной части (3 главы), заключения, списка использованной литературы и приложений.

1.Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия

1.1.Характеристика предприятия и его деятельности

АО «Мобильные Видеорешения» зарегистрировано 22.03.2010 по юридическому адресу 121205, город Москва, территория Сколково инновационного центра, улица Нобеля, дом 5, эт 2 пом 25 р 2.

Статус организации: действующая. Руководителем является генеральный директор Юдников Андрей Павлович (ИНН 390605072630). Размер уставного капитала - 10 000 рублей.

В выписке из ЕГРЮЛ в качестве учредителей указано 5 физических лиц. Основной вид деятельности – разработка компьютерного программного обеспечения, также указано 9 дополнительных видов.

В исторических сведениях доступно 39 записей об изменениях, последнее изменение датировано 12 ноября 2019 г..

Организация состоит на учете в налоговом органе Инспекция Федеральной Налоговой Службы № 31 по г.Москве с 30 апреля 2019 г..

Реквизиты компании:

– ИНН: 7717670869;

– КПП: 773101001;

– ОКПО: 65336627;

– ОГРН: 1107746211418.

Дополнительные виды деятельности:

– Деятельность в области связи на базе проводных технологий;

– Деятельность в области документальной электросвязи;

– Деятельность в области связи на базе проводных технологий прочая;

– Деятельность консультативная и работы в области компьютерных технологий;

– Деятельность, связанная с использованием вычислительной техники и информационных технологий, прочая;

– Деятельность по обработке данных, предоставление услуг по размещению информации и связанная с этим деятельность;

– Деятельность по созданию и использованию баз данных и информационных ресурсов;

– Научные исследования и разработки в области естественных и технических наук прочие;

– Ремонт компьютеров и периферийного компьютерного оборудования.

Основным продуктом, который разработала рассматриваемая компания является Ivideon.

Ivideon – сервис видеонаблюдения через интернет для удаленного контроля семьи, дома и бизнеса. Ivideon позволяет просматривать видео из любой точки мира на мобильных устройствах (смартфон, планшет, ноутбук), подключенных к интернету.

Ivideon позволяет объединить неограниченное количество территориально распределенных камер в единую систему, настроить права доступа к видеоархивам и базе событий камер, интегрироваться с различным программным обеспечением или системами контроля и управления доступом.

В таблице 1 представлены основные показатели экономической деятельности АО «Мобильные видеорешения».

Таблица 1

Показатели экономической деятельности АО «Мобильные видеорешения»

По данным, приведенным в таблице 1 можно сделать вывод, что основные показатели экономической активности компании имеют положительную динамику на протяжении трех последних лет, из чего можно сделать вывод о качественном управлении и развитии организации.

1.2.Организационная структура управления предприятием

Успешная деятельность организации во многом определяется рациональным построением внутренней ее организационной структуры, а также формированием адекватной схемы органов управления.

Организационная структура АО «Мобильные видеорешения» определяется составом главных подразделений и их характером взаимосвязи. Сначала формируется так называемая производственная структура, а потом как производная строится организационная.

Элементами структуры управления рассматриваемого предприятия являются отдельные работники, службы и иные звенья аппарата управления, то есть, звено управления – это самостоятельное структурное подразделение (бюро, отдел, сектор), выполняющее определенную управленческую функцию, ее часть и совокупность нескольких функций. При этом, отношения между ними поддерживаются в основном благодаря связям, что принято подразделять на вертикальные и горизонтальные.

Организационная структура АО «Мобильные видеорешения» находится в непосредственной зависимости:

– от характера выполняемых процессов, а именно, чем они разнообразнее, тем будет сложнее структура предприятия;

– от форм организации деятельности – чем ниже показатели специализации предприятия, тем сложнее его структура;

– от объема и технического уровня выполнения работ – чем выше объем выполненных работ и услуг в АО «Мобильные видеорешения», тем больше или крупнее размеры участков, участки более специализированы, а структура предприятия совершеннее при небольшой номенклатуре предоставляемых услуг и высоком уровне производства.

Структура организации АО «Мобильные видеорешения» представлена на рисунке 1.

Рисунок 1. Организационная структура АО «Мобильные видеорешения»

Часть деятельности АО «Мобильные видеорешения», занимающуюся предложением услуг по видеообеспечению, относят к главному производству. Она в себя включает услуги и работы, предназначенные для обслуживания клиентов в сфере видеофиксации и видеонаблюдения.

Процесс производства в рассматриваемой организации может осуществляться только при условии его постоянного технического обслуживания, что ведется вспомогательными службами или партнерами (поставщиками):

– энергетической;

– инструментальной;

– ремонтной;

– транспортной.

Структура АО «Мобильные видеорешения» с линейной формой управления предполагает, что для каждой группы сотрудников есть один начальник, что несет ответственность непосредственно за работу всей подчиненной группы, а также он принимает все решения, что касаются непосредственно указанных работников.

1.3. Выбор комплекса задач автоматизации, структуры комплекса технических и программных средств и характеристика существующих бизнес процессов

Техническая структура АО «Мобильные видеорешения» представляется вычислительным комплексом с сервером, свитчами и маршрутизаторами.

Основным межсетевым экраном в системе является брандмауэр CheckPoint NGX R65, который выполняет роль фильтрация входящего трафика и анализа имеющегося контента, также он реализует функции поддержки и инициализации VPN-туннелей с так называемыми удаленными регионами, офисами, сторонними организациями, пользователями. [7]

Основные сетевые коммутаторы и маршрутизаторы, которые применяются в АО «Мобильные видеорешения», приобретены в официального производителя CISCO (PIX-515E (FO) и WS-C3560G-24TS). Они являются одними с самых надежных в своем классе.

Сетевое соединение удаленных офисов с центральным реализовано с помощью услуг провайдера сети Интернет посредством VPN соединения типа «точка – точка».

На всех рабочих станциях установлена ОС Microsoft Windows 10, используется пакет Microsoft Office 2016 (базовая версия), защиту от вирусов на компьютерах обеспечивает Symantec, при этом в качестве корпоративной почты применяется система Exchange Server компании MicroSoft.

На рисунке 2 показана аппаратно-техническая архитектура АО «Мобильные видеорешения».

Рисунок 2. Аппаратно-техническая архитектура

Бухгалтерия, а также отдел кадров для обработки информации о сотрудниках и начисления для них заработной платы применяют программу 1С:Бухгалтерия 8.3.

Рассматриваемая версия программы дает возможность использовать размещенную сервере базу данных и её синхронизировать между несколькими отделами с определенной частотой.

Также эта версия поддерживает так называемый тонкий клиент с веб-интерфейсом.

На рисунке 3 рассматривается программная архитектура организации.

Также в данной системе SAP выполняют бухгалтерский учет сразу для юридических и физических лиц.

Заметим, что при этом, все имеющиеся документы могут быть фиксированы одновременно как в валюте выполняемой операции, так во внутренней (или национальной) валюте для определения юридического лица.

В работу локальной сети внедрена ОС Windows Server 2016. Использование именно этой системы очень простое, а также работать с ней на сервере практически не составляет труда.

Рисунок 3. Программная архитектура АО «Мобильные видеорешения»

Пользователю предоставляется удобная и понятная панель управления. Ее смогут применять даже новички, не имеющие навыков настройки и работы с такими ОС.

Рассматриваемая ОС имеет практически все инструменты, которые применяются для качественного администрирования сети, выполнения удаленного доступа, а также обеспечения защиты данных в сети АО «Мобильные видеорешения».

Кроме этого, в перспективе компанией планируется использование виртуализации, а данная ОС имеет возможность использовать динамическую платформу, которая поможет создать качественную и адаптивную серверную инфраструктуру.

Кроме этого, Windows Server 2016 обеспечивает запуск практически любых программных приложений на разных платформах, а также поддержку современного стиля работы.

В результате рассмотренного программного обеспечения, которое применяется в АО «Мобильные видеорешения», можно сделать вывод, что компания использует самые необходимые программы для полноценного администрирования, защиты и обработки данных.