Файл: Автоматизация контроля исполнения документов.pdf

2.3.Характеристика базы данных

После выполнения анализа начальной информации надо выделить перечень используемых объектов:

– Сотрудники;

– Услуги;

– Смены;

– Клиенты;

– Заявления;

– Договоры;

– Акты.

Опишем далее основные атрибуты для указанных объектов (таблица 11):

Таблица 11

Описание атрибутов

Рассмотрим далее некоторые связи между ранее описанными объектами, а также построим информационно-логическую модель.

Между объектом Смены и Сотрудники присутствует связь типа «один-ко-многим», поскольку одна смена может иметь в своем составе несколько работников.

Между объектом Клиенты и Договора присутствует связь типа «один-ко-многим», поскольку 1 клиент может оформить несколько договоров.

В результате получим следующую ER-модель (рисунок 10):

Рисунок 10. ER-модель

2.4.Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

Разработанная конфигурация включает в себя непосредственно модуль конфигурации и платформу (серверную часть).

Платформа является базой для разработанного модуля и осуществления все основных функций программного продукта.

Чтобы облегчить указанный процесс, разработано дерево вызовов созданных объектов (рисунок 11).

Количество уровней вложенности всех вызовов функций и процедур в разработанных конфигурациях на созданных управляемых формах возросло и анализ функционирования отдельных программных инструментов порой превращается в очень сложный механизм. [12]

Стоит отметить, что все объекты распределены по подсистемам, а также для каждой подсистемы описаны:

– справочники;

– документы;

– регистры;

– отчеты.

Рисунок 11. Дерево вызовов

Созданная конфигурация состоит с нескольких модулей:

– основной модуль;

– модуль справочников;

– модуль документов;

– модуль форм;

– модуль отчетов.

2.5.Описание программных модулей

В таблице 12 описаны функции модулей конфигурации.

Таблица 12

Функции модулей

Рассмотрим программные модули, которые представлены в разрабатываемой конфигурации.

В конфигурации присутствуют следующие модули:

– подсистемы:

– Администрация;

– Бухгалтерия;

– Отдел по работе с клиентами.

– справочники:

– Услуги;

– Смены;

– Клиенты;

– Сотрудники.

– документы;

– Заявления;

– Акты;

– Договора.

– отчеты:

– Отчет по актам;

– Отчет по заявлениям;

– Отчет по Договорам.

Изобразим деятельность некоторых модулей в виде блок-схем (рисунки 12 – 13):

Рисунок 12. Блок-схема формирования договора

Рисунок 13. Блок-схема составления акта

Перейдем к рассмотрению контрольного примера разработки проекта автоматизации.

3.Контрольный пример реализации проекта и его описание

Рассмотрим пример использования проекта.

После запуска конфигурации откроется главное окно (рисунок 14):

Рисунок 14. Главное окно конфигурации

В верхней панели находятся кнопки для подсистем.

К примеру, подсистема Администрация располагает следующими объектами (рисунок 15):

Рисунок 15. Объекты подсистемы Администрация

Для ввод данных о новых клиентах нужно открыть соответственный объект (рисунок 16):

Рисунок 16. Данные справочника Клиенты

Для добавления нового клиента нужно нажать кнопку Создать, и ввести данные (рисунок 17):

Рисунок 17. Форма для добавления нового клиента

Аналогично добавляются другие данные в справочники.

Для ввода оперативной информации по контролю исполнения документов применяются 3 документа (рисунки 18 – 20):

Рисунок 18. Пример хранения оперативной информации в документ «Заявления»

Рисунок 19. Пример хранения оперативной информации в документ «Договора»

Рисунок 20. Пример хранения оперативной информации в документ «Акты»

Стоит отметить, что для удобства ввода данных используются выпадающие списки, которые применяют информацию с других справочников или перечислений (рисунок 21):

Рисунок 21. Пример использования выпадающего списка

В результате выполненных действий формируется процесс контроля исполнения документов, который, в отличии от традиционного, применяет для хранения данных реляционные базы данных, а не бумажные носители. При этом, информация вводится не вручную (с помощью заполнения бланков), а в экранные формы.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Внедрение электронного контроля исполнения документов позволяет значительно улучшить контроль над исполнением и движением документов, значительно ускорить и упростить доступ к информации и, в результате, повысить эффективность управления всей организацией.

Это важно как для бизнеса, так и для государства, поскольку намного удобнее не только создавать электронные документы, а и пересылать и обрабатывать их.

В результате написания курсовой работы можно сделать следующие выводы:

– Современная нормативно-правовая база, предназначенная документационного обеспечения управленческой деятельности организаций, находится в плохом состоянии, так как процесс ведения документации и отчетности во многих компаниях выполняется только в традиционном (бумажном) виде.

– Появление различных форм собственности сделало невозможным беспрепятственное распространение на организации единых требований к ведению документации и отчетности, которые традиционно формировались с помощью государственных архивных органов.

– Широко развитая коммерческая и финансовая деятельность по внедрению и проектированию АИС делопроизводства (документационного обеспечения управления, документооборота, отчетности и других) приводит к все большему разобщению систем документации и их несовместимости.

– Все системы автоматизированного делопроизводства в перечне случаев или поддерживают несовершенную (то есть, нерациональную) практику работы с документацией и отчетностью, или устанавливают свой порядок, при этом, не соблюдая требования классического бумажного делопроизводства, а именно, всех их стадий.

Внедрение АИС для контроля исполнения документов дает большой экономический эффект, но количественная его оценка считается сложным процессом, поскольку приходится учитывать разные факторы.

В результате написания курсовой работы все поставленные задачи выполнены в полном объеме. То есть, исследование свой цели достигло.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

• Федеральный закон РФ No149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
• Доктрина информационной безопасности Российской Федерации
• ГОСТ 34.601-90 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания
• 1C:Бухгалтерия предприятия 8.3. Практическое пособие; КноРус - Москва, 2017. - 368 c.
• Абрамов Г. В., Медведкова И. Е., Коробова Л. А. Проектирование информационных систем. М.: ВГУИТ, 2016. 172с.
• Белая Т.Л. Системы электронного документооборота (+ CD-ROM); 1С-Паблишинг - Москва, 2017. - 272 c.
• Балдин К.В. Информационные системы в экономике: Учебное пособие / К.В. Балдин. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2017. - 218 c.
• Баранова Р.А. Самоучитель 1С: Предприятие 8.3. / Р.А. Баранова // Руно – М.: 2016. - 420 c.
• Блиновская, Я.Ю. Введение в системы электронного документооборота: Учебное пособие / Я.Ю. Блиновская, Д.С. Задоя. - М.: Форум, НИЦ ИНФРА-М, 2017. - 112 c.
• Бортников К.А. Информационные технологии / К.А. Бортников // Наука – М.: 2017. - 360 c.
• Бодров, О.А. Предметно-ориентированные экономические информационные системы: Учебник для вузов / О.А. Бодров. - М.: Гор. линия-Телеком, 2013. - 244 c.
• Варфоломеева, А.О. Информационные системы предприятия: Учебное пособие / А.О. Варфоломеева, А.В. Коряковский, В.П. Романов. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 283 c.

1. Захаренко Е. Р., Фролов А. В. Организация документооборота по банковским операциям //Научные открытия 2016. XII Международная научно-практическая. – 2016. – С. 433.
2. Комарова Е. М. Электронный документооборот в менеджменте //М.: Нимфа. – 2017. – 344 с.
3. Лаптев В. А., Соловяненко Н. И. Электронный документооборот как условие модернизации регуляторной среды для бизнеса // Российский судья. – 2017. – №. 2. – С. 16-21.
4. Московая П.А. IT-поддержка документооборота в процессе взаимодействия организаций: проектный подход / Белокрылова О.С., Московая П.А. ФГБОУ ВПО «Южно-Российский государственный политехнический университет (НПИ) им. МИ Платова. – 2016. – 396 с.
5. Морковская К. С. Информационное обеспечение (современные технологии) как средство повышения эффективности исполнения актов // Известия Саратовского университета. Новая серия. Серия Экономика. Управление. Право. – 2017. – Т. 17. – №. 1.
6. Путькина Л. В. Особенности использования электронного документооборота для эффективной работы современного предприятия // Nauka-rastudent. ru. – 2016. – №. 1. – С. 6-9.
7. Рейнгольд Л. Обзор систем электронного документооборота URL: [Электронный ресурс] http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml(дата обращения 05.04.2020 г.)