Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление информационными ресурсами».pdf

Введение

В современных организациях и предприятиях происходит широкий обмен данными и циркулирующей информацией с разными субъектами деятельности:

– с органами государственной власти;

– деловыми партнерами;

– со своими территориальными филиалами.

Большая часть всей информации передается непосредственно в виде документов, как бумажные носители.

Стоит отметить, что в последние годы происходит повсеместное увеличение объема передаваемой информации, которая проходит по электронным каналам – электронных документов.

Актуальность темы курсовой работы является актуальной, так как даже классическое (бумажное) управление информационными ресурсами практически немыслимо без использования электронных документов и автоматизации. Главной задачей при этом сегодня является переход с дискретного типа электронной информации к целостному, комплексному, а также непрерывной информационной технологии (ИТ).

При использовании электронного документа, всегда необходимо помнить, что данный документ все свои стадии жизненного цикла проходит в электронно-цифровой форме. Другими словами, такие документы создаются, передаются во времени или пространстве, хранятся или уничтожаются только в цифровом или электронном виде.

Несмотря на огромные темпы развития современных информационных технологий, разного рода электронные документы мало еще применяются в управлении.

При чем, кроме общих (технологических, технических и других) причин, недостаточное использование электронной документации в Российской Федерации усугубляется рядом факторов, которые создают значительные препятствия для повсеместного внедрения и более эффективного использования электронной документации в организациях.

Целью курсовой работы является разработка регламента выполнения процесса «Управление информационными ресурсами».

В соответствии с целью работы ставятся следующие основные задачи:

– описать предметную область и привести постановку задачи;

– выполнить выбор средств для моделирования бизнес-процессов (БП);

– реализовать моделирование процесса «как есть»;

– предоставить предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов;

– выполнить моделирование БД «как должно быть».

Объект исследования – теория исследования бизнес-процессов.

Предмет исследования – процесс управления информационными ресурсами.

Методами анализа, которые применяются в работе, являются методы системного анализа, проектирования и разработки программного и информационного обеспечения ИС, CASE-технологии.

---

Работа является практически значимой не только для руководства любой организации.

Эти возможности значительно ускоряют и облегчают рабочий процесс по выполнению управления информационными ресурсами.

1. Постановка задачи и моделирование БП «как есть»

1.1. Описание предметной области. Постановка задачи.

Все существующие бизнес-процессы вытекают из набора разного рода деловых связей, которые обозначенных в организационной схеме компании. Особенно, если это относится к выполнению управления информационными ресурсами (ИР).

ИР применяются для движения документов в с момента создания их или получения и до завершения выполнения или отправки в архив.

Следует заметить, что в указанном определении упор выполняется на словах «движение документов», а именно, пути их с одного подразделения или же от одного из сотрудников к другому.

В таком случае порядок движения документов (их путь) предопределен утвержденным управленческим процессом для данной организации.

К примеру, если руководитель организации сразу требует, чтоб все полученные ИР докладывались сначала ему и лишь он будет выполнять назначение исполнителей, путь движения ИР будет многоступенчатым в направлении «сверху вниз».

Стоит отметить, что если же в компании четко проведено разделение всех функций между несколькими сотрудниками и структурными подразделениями, большая часть документов сразу пойдет в отдел к непосредственным исполнителям, то есть определится другой путь, значительно короче.

Аналогично, от принятого порядка распределения обязанностей, а также делегирования полномочий персоналу зависит движение ИР при подписании и согласовании.

В результате, управление ИР зависит только от системы управления, также оно вторично в отношении к ней, хотя в то же время ИР, отражая всю систему управления, дает возможность ее наглядно увидеть.

Стоит отметить, что среди разных компаний одно из самых основных направлений в деятельности, которые требуют автоматизации, является управление информационными ресурсами, так как оно, в основном, выполняется традиционным (бумажным) методом.

---

Организация работы с совокупностью ИР предполагает организацию процесса документооборота учреждении, сбережение документов, а также их применение в текущей деятельности учреждения.

Заметим, что в целях рациональной организации выполнения управления ИР практически все ИР могут быть распределены по специальным документопотокам, к примеру:

– нерегистрируемые и регистрируемые ИР;

– исходящие, входящие и внутренние ИР;

– ИР, направляемые в отделы и поступающая из вышестоящих организаций и учреждений;

– ИР, что направляются в или же поступают с подведомственных организаций.

Самой основной характеристикой управления ИР является объем. Под объемом с точки зрения ИР понимается число документов, которые поступили в организацию, а также созданы ею в течение конкретного периода времени.

Объем ИР – очень важный показатель, который часто используется в качестве критериев при решении многих вопросов выбора формы и организации управления ИР, процессов реализации информационно-поисковой системы для документации учреждения, а также структуры службы делопроизводства, что применяется ее штатным составом и иных вопросов.

Схема движения ИР для некоторой компании показана на рисунке 1.

Рисунок 1 – Пример потоков ИР

Общая схема работы с ИР показана на рисунке 2:

Рисунок 2 – Схема работы с ИР

Самым главным правилом управления ИР является оперативное движение документов для наиболее перспективного пути с минимальными затратами труда и времени.

В базу ИР входят организационные документы, такие, как:

– Устав компании;

– положения о структурных отделах;

– приказы об обязанностях персонала;

– инструкции по выполнению работ с документацией и отчетностью;

– структуры документопотоков и иные факты.

Системой электронного управления ИР (сокращенно СЭУИР) является специальное приложение, которое обеспечивает участникам обмен электронными ИР, имеющими юридическую значимость.

На рисунке 3 показано, насколько именно сокращается время выполнения отдельных этапов работы над документами при замене традиционного бумажного процесса на электронный.

Рисунок 3 – Сравнение типов управления ИР

В условиях применения электронного документооборота всегда требуется намного меньше затрат на выполнение настройки управления ИР при непосредственном изменении внешних условий, к примеру, требований по корректировании формы отчетности.

---

1.2.Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

В настоящее время в РФ для анализа, а также выполнения моделирования БП широко могут применяться средства моделирования:[13]

– Rational Rose;

– АllFusion Modeler;

– Oracle Designer;

– Process Modeler;

– ARIS.

Кроме этого, в заграничном опыте используются помимо уже упомянутых, средства Ithink Analys, System Architect.

АllFusion Data Modeler, а также продукт AllFusion Process Modeler (еще несколько лет тому назад они имели наименование ERWin, BPWin) компании Соmputer Associates давно входят в пятерку качественных производителей ПО, предлагая инструменты для резервного копирования, выполнения моделирования, управления разного рода инфраструктурой предприятия, уровнями информационной безопасности.

Заметим, что пакет BPWin базирован на методологии моделирования IDEF, а также он предназначается для реализации процесса функционального моделирования.

Методология IDEF, что входит в совокупность официальных стандартов США, представляется совокупностью инструментария, правил или процедур, что в свою очередь предназначены для реализации функциональной системы объекта исследуемой предметной области.

Заметим, что функциональная модель IDEF выполняет отображение функциональной структуры объекта, то есть все производимые им действия и манипуляции.

Основными характеристиками такого типа моделирования являются:

– Владелец процесса является должностным лицом или коллегиальным органом управления, что имеет в своем распоряжении разного рода ресурсы, которые необходимы при выполнении процессов, и несущий полностью всю ответственность за результаты реализации некоторого процесса.[11]

– Процессы – это потоки работ, которые располагают границами, другими словами, началом и концом процесса моделирования. Для практически всех отдельно взятых процессов такие границы могут быть установлены начальными, первичными данными, а также входами исследуемого БП.

Указанные входы могут открываться только первичными поставщиками определенного БП. Процессы заканчиваются выполнением выхода, который выдается с помощью результатов преобразования начальных данных клиентам процесса.

– Входы БП – это продукт, что при выполнении процесса может преобразоваться непосредственно в выход.

Каждый вход должен указываться на своего поставщика. К самым типичным входам для БП можно отнести:

---

– сырье для создания продукции;

– документация;

– материалы и оборудование;

– персонал и отделы;

– полуфабрикаты и потребности;

– информация и отчетность;

– услуги и другие компоненты.

– Выходом является продукт, а именно, информационный или материальный (или множество) объектов или услуг, которые являются результатом выполнения четко определенного процесса и потребляемый клиентами из вне.

Выход процесса всегда может иметь своих потребителей. В случае, когда потребителями являются иные процессы, для него указанный ранее выход будет считаться входом.

При этом, стоит отметить, что выход (или продукт) процесса может применяться в качестве некоторого определенного ресурса при выполнении других процессов.

Заметим, что к выходам для БП можно отнести:

– готовую продукция;

– результатную документацию;

– обработанную информацию;

– персонал и подразделения;

– услуги и прочее.

Заметим, что к основным ресурсам БП можно отнести (рисунок 4):

Рисунок 4 – Ресурсы БП

Ресурсом бизнес-процесса является информационный или материальный субъект, что постоянно используется при выполнении исследуемого БП, но он не считается входом.

Владелец БП при непосредственном его планировании, а также управлении производит полное распределение или переопределение ресурсов для достижения результата БП. [7]

Выходы, входы, а также ресурсы можно обозначать существительными, поскольку они считаются разного рода материальными субъектами.

На рисунке 5 показан интерфейс рассматриваемой программы:

Рисунок 5 – Окно программы АllFusion Data Modeler

Рассмотрим основные возможности данного ПО:

– программа поддерживает такие 3 главные стандартные нотации моделирования БП:

– DFD;

– IDEF0;

– IDEF3.

Указанные нотации позволяют описать практически любую предметную область максимально точно;

– позволяет выполнять оптимизацию процедуры в компании;

– поддерживает методы расчета себестоимости хозяйственной деятельности;

– интегрирован с такими продуктами, как ERwin, Paradigm Plus и прочие;

– интегрирован с инструментарием имитационного моделирования Arena.

Набор современных инструментальных средств с названием Oracle Designer использует решение для разработки разного рода систем корпоративного уровня.[1]

Oracle Designer может брать участие практически во всех фазах ЖЦ разработки любого ПО – от моделирования до внедрения программы.

---