Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Учет предоставленных услуг салоном красоты».pdf

Необходимость успешного функционирования в условиях жесткой конкурентной среды диктует свои требования к эффективности бизнес-процессов фирмы. Решение задачи повышения эффективности неразрывно связано с обеспечением информационной поддержки процессов, поэтому сегодня практически ни у кого не вызывает сомнения необходимость построения информационной системы компании.

При этом любое предприятие, приступающее к внедрению информационной системы, стремится осуществить этот процесс в минимальные сроки и с высоким качеством, предъявляя в связи с этим повышенные требования к организации процесса внедрения. Современные методы внедрения основаны на так называемом процессном подходе. Разработку и выполнение процесса учета предоставленных услуг салоном красоты я и рассмотрю в этой курсовой.

Объектом исследования для данной работы является салон красоты.

Предмет исследования – автоматизация учета обслуживания клиентов, услуг салона красоты.

Целью курсовой работы является проектирование информационной системы для салона красоты, разработка регламента этого процесса.

Задачи – исследовать предметную область и обеспечить информационную поддержку салона и его услуг, направленных на обслуживание клиентов.
Внедрение информационной системы позволит решить следующие вопросы:

• обеспечить возможность электронной записи клиента в салон красоты и существенно сократить время, расходуемое на запись клиента;

• избавиться от многократного дублирования данных и своевременно обновлять прайс-лист для услуг, предоставляемых салоном красоты;

• автоматизировать мониторинг работы;

• облегчить работу менеджеров по управлению и распределению;

• отслеживать динамику работы салона красоты за определенный период времени и повысить точность получаемых статистических отчетов о его деятельности.

Реализация данной задачи проводится в СУБД, которая располагающая широкими возможностями по созданию баз данных, удобными и развитыми средствами для доступа к информации, расположенной как на локальном диске, так и на удаленном сервере, а также удобным интерфейсом для работы. Будет рассмотрен сам процесс, его порядок, мероприятия по его улучшению.

Глава 1. Теоретические аспекты разработки регламента бизнес-процессов

1.1 Основные понятия процессного подхода

Процессный подход - подход, определяющий рассмотрение деятельности любой компании как сети бизнес-процессов, связанных с целями и миссией этой компании. Процессный подход включает в себя не только описание бизнеса как сети взаимосвязанных процессов, но и постоянный контроль, управление и совершенствование процессов. Таким образом, применение процессного подхода требует описания, оптимизации и автоматизации бизнес-процессов. При процессном подходе работа происходит не с организационной структурой, а с информационными потоками, описывающими деятельность объектов.

Процессный подход основывается на нескольких принципах. Внедрение этих принципов позволяет значительно повысить эффективность работы. При внедрении управления по процессам важно придерживаться следующих принципов:

1.Принцип взаимосвязи процессов. Организация представляет собой сеть процессов. Процессом является любая деятельность, где имеет место выполнение работ. Все процессы организации взаимосвязаны между собой;

2.Принцип востребованности процесса. Каждый процесс должен иметь цель, а его результаты должны быть востребованы. У результатов процесса должен быть свой потребитель.

3.Принцип документирования процессов. Деятельность по процессу необходимо документировать. Это позволяет стандартизовать процесс и получить базу для изменения и дальнейшего совершенствования процесса;

4.Принцип контроля процесса. Каждый процесс имеет начало и конец, которые определяют границы процесса. Для каждого процесса в рамках заданных границ должны быть определены показатели, характеризующие процесс и его результаты;

5.Принцип ответственности за процесс. В выполнении процесса могут быть задействованы различные специалисты и сотрудники, но отвечать за процесс и его результаты должен один человек.

Процессный подход предполагает наличие основных понятий и ключевых элементов, без которых он не может быть внедрен в организации. К таким ключевым элементам относятся:

-Вход процесса;

-Выход процесса;

-Ресурсы;

-Владелец процесса;

-Потребители и поставщики процесса;

-Показатели процесса.

Входами процесса являются элементы, претерпевающие изменения в ходе выполнения действий. В качестве входов процессный подход рассматривает материалы, оборудование, документацию, различную информацию, персонал, финансы и пр.

Выходами процесса являются ожидаемые результаты, ради которых предпринимаются действия. Выходом может быть, как материальный продукт, так и различного рода услуги или информация.

Ресурсами являются элементы, необходимые для процесса. В отличие от входов, ресурсы не изменяются в процессе.

Владелец процесса – процессный подход вводит это понятие как одно из самых главных. У каждого процесса должен быть свой владелец. Владельцем является человек, имеющий в своем распоряжении необходимое количество ресурсов и отвечающий за конечный результат (выход) процесса.

У каждого процесса должны быть поставщики и потребители. Поставщики обеспечивают входные элементы процесса, а потребители заинтересованы в получении выходных элементов. У процесса могут быть как внешние, так и внутренние поставщики, потребители. Если у процесса нет поставщиков, то процесс не будет выполнен. Если у процесса нет потребителей, то процесс не востребован.

Показатели процесса необходимы для получения информации о его работе и принятии соответствующих управленческих решений. Показатели процесса — это набор количественных или качественных параметров, характеризующих сам процесс и его результат (выход).

За счет того, что процессный подход создает горизонтальные связи в работе организации, он позволяет получить ряд преимуществ, в сравнении с функциональным подходом. Основными преимуществами процессного подхода являются:

-Координация действий различных подразделений в рамках процесса;

-Ориентация на результат процесса;

-Повышение результативности и эффективности работы организации;

-Прозрачность действий по достижению результата;

-Повышение предсказуемости результатов;

-Выявление возможностей для целенаправленного улучшения процессов;

-Устранение барьеров между функциональными подразделениями;

-Сокращение лишних вертикальных взаимодействий;

-Исключение невостребованных процессов;

-Сокращение временных и материальных затрат.

1.2. Этапы разработки регламента процесса

Этапы разработки процесса:

1) Формирование стратегии, подготовка. Главным содержанием работ на этой фазе является определение проекта и разработка его концепции. Формирование идеи, постановку целей. Формирование ключевой команды проекта. Сбор исходных данных и т.д.

2) Анализ. На этом этапе происходит разработка детальных концептуальных моделей, которые описывают информационные потребности организации, особенности функционирования. Анализ существующего состояния, сравнительную оценку альтернатив.

3) Проектирование. Это «как должно быть» с точки зрения реализации процессов в информационной системе. Здесь начальные требования к системе преобразуются в детальные спецификации. Главным содержанием этой фазы является разработка технического предложения, выполнение концептуального проектирования, разработка основного содержания и базовой структуры проекта, планирование и декомпозиция базовой структурной модели проекта;

4) Реализация. На этом этапе разрабатываются и тестируются модули, входящие в состав будущей ИС. Выполнение соответствующей настройки системы на основе модели бизнес-процессов «как должно быть»,

5) Внедрение. На этой стадии система устанавливается, подготавливается к началу эксплуатации. Происходит подготовка персонала;

6) Эксплуатация и сопровождение. Поддержка системы, планирование будущих дополнений и изменений. постоянным мониторингом, контроль внедренных бизнес-процессов. Анализируются «узкие» места, осуществляются поддержка пользователей и непрерывное совершенствование процессов.

Глава 2. Разработка регламента процесса учета предоставленных услуг салоном красоты

2.1. Описание предметной области

В данной курсовой работе исследуется предметная область салона красоты. В связи с тем, что документооборот в салоне красоты достаточно обширный, вопрос об автоматизации системы учета является более чем насущным. Внедрение специализированной программы дают следующие возможности: оперативно получить информацию за любой период времени по любому клиенту и по любому мастеру, систематизировать запись клиентов на услуги салона, оперативно отслеживать остатки продукции на складе, ведения необходимой статистики для стратегического планирования бизнеса, разработка конкурентной ценовой и маркетинговой политики. Ведение документации в электронном виде не только отвечает потребностям современной организации, и еще позволяет сделать систему учета более прозрачной, удобной, а также эффективной эту систему.
Требуется разработать информационную систему для автоматизации учета информации об оказываемых услугах и записи посещений салона красоты. Цель – спроектировать базу данных, в которой будет храниться информация роб услугах, оказываемых салоном красоты; о сотрудниках, работающих в данном салоне; о клиентах; и ведется общий журнал посещений. Подразумевается, что информация накапливается постоянно с каждым днем, она может изменяться. Конечными пользователями базы данных являются менеджеры салона красоты, которые относятся к категории пользователей. В состав автоматизированных информационных систем (АИС) входит:

· информационные ресурсы, представленные в виде баз данных, хранящих данные об объектах, связь между которыми задается определенными правилами;

· формально логико-математическая система, реализованная в виде программных модулей, обеспечивающих ввод, обработку, поиск и вывод необходимой информации;

· интерфейс, обеспечивающий общение пользователя с системой в удобной для него форме и позволяющий работать с информацией баз данных;

· персонал, определяющий порядок функционирования системы, планирующей порядок постановки задач и достижения целей;

· комплекс технических средств.

Информационные ресурсы включают машинную и немашинную информацию. Машинная информация представлена в виде баз данных, баз знаний, банков данных. Комплекс технических средств включает совокупность средств вычислительной техники и специальный комплекс. Программное обеспечение состоит из общего ПО (операционные системы, локальные и глобальные сети и комплексы программ технического обслуживания) и специального ПО (организующие программы и программы, реализующие алгоритмы контроля и управления). Персонал и нормативно-правовые документы составляют организационное обеспечение системы. Процедуры и технологии разрабатываются на основе логико-математических моделей и алгоритмов, составляющих основу математического обеспечения системы, и реализуются с помощью программного обеспечения и комплекса технических средств, а также интерфейса, обеспечивающего доступ пользователя к информации. Исходя из определения, что информационная система – взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для сбора, хранения, обработки и выдачи информации в целях решения поставленных задач, ее структуру следует рассматривать как совокупность определенным образом организованных подсистем, обеспечивающих выполнение этих процессов.

АИС состоит, как правило, из функциональной и обеспечивающей частей, каждая из которых имеет свою структуру (рис. 1). Функция - это проявление взаимодействия системы с внешней средой. Проявление функции во времени называется функционированием. Функциональная часть – совокупность подсистем, зависящих от особенностей АСУ. Эти подсистемы разделяются по определенному признаку (функциональному или структурному) и объединяют в себе соответствующие комплексы задач управления. Обеспечивающая часть – совокупность информационного, математического, программного, технического, правового, организационного, методического, эргономического, метрологического обеспечения.