Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Учет предоставленных услуг салоном красоты».pdf

Рисунок 1 – Состав АИС

Информационное обеспечение АИС – это совокупность баз данных и файлов операционной системы, форматной и лексической баз, а также языковых средств, предназначенных для ввода, обработки, поиска и представления информации в форме, необходимой потребителю.

ИО включает массивы документов, классификаторы, кодификаторы, словари, нормативную базу для решений по объемам, размещению и формам существования информации естественного языка, используемых при общении пользователей и персонала АС с комплексом средства автоматизации. В настоящее время ИО рассматривают как совокупность собственно ИО и лингвистического обеспечения. При этом собственно ИО включает файлы операционной системы и базы данных, а лингвистическо-форматную базу, лексическую базу и языковые средства. Программное обеспечение-совокупность общесистемных и прикладных программ, а также инструктивно-методической документации по их применению. Техническое обеспечение - комплекс технических средств, обеспечивающих работу системы. Это технические средства сбора, регистрации, передачи, обработки, отображения, размножения информации. Правовое обеспечение-совокупность нормативно-правовых документов, определяющих права и обязанности персонала в условия функционирования системы, а также комплекс документов, регламентирующих порядок хранения и защиты информации, правил ревизии данных. Подсистема сбора информации осуществляет сбор информации по каналам связи разными способами: ручным, автоматизированным, иногда автоматическим. Операторы выполняют первичный сбор и систематизацию информации. Собранная информация анализируется с точки зрения выявление сущностей, которые будут являться прообразами создаваемых таблиц баз данных. Далее информация направляется в подсистему представления, хранения и обработки информации.

Подсистема представления, хранений и обработки информации выполняет предмашинную подготовку данных и ввод их в базу данных, рассматриваемую как информационную модель предметной области. Операторы при участии администратора базы данных по определенным правилам на основе инструкций заполняют базу данных подготовленной информацией. В этой подсистеме осуществляется проверка данных на достоверность и непротиворечивость, редактирование, обработка и анализ данных, осуществляется сохранность накапливаемых данных, восстановление утерянных. Основой этой подсистемы является информационный фонд – база данных, управляемая системой управления базами данных. Подсистема выдачи и распространения информации осуществляет поиск необходимых данных по запросам, создание готовых документов и отчетов, передает готовые документы по каналам связи и предоставляет требуемую информацию потребителям.

Определены основные предметно-значимые сущности: клиенты, услуги. Основными предметно-значимыми атрибуты сущностей будут:

· клиенты-ФИО, адрес, телефон, дата рождения;

· услуги - наименование, ФИО персонала, цена.

Основные требования к функциям системы:

· предоставлять полный перечень услуг;

· выбрать клиентов которые использовали ту или иную услугу с указанием даты предоставления процедур;

· выбрать услуги, пользующиеся большим спросом.

Итак, требуется разработать регламент информационной системы для автоматизации учета предоставления услуг в салоне красоты. Система должна предусматривать режимы ведения системного каталога, отражающего перечень процедур, которые предоставляются в салоне. Внутри салона красоты области знаний в систематическом каталоге могут иметь уникальный внутренний номер и полное наименование. Каждая услуга может присутствовать в одном экземпляре.

Каждая услуга, осуществляющаяся в салоне, характеризуется следующими параметрами:

· уникальный шифр;

· название;

· фамилии мастеров;

· номер кабинета;

· стоимость услуги;

Клиенты могут иметь схожие данные, но они различаются по своему уникальному шифру. В салоне красоты ведется картотека посетителей. На каждого клиента в картотеку заносятся следующие сведения:

· фамилия, имя, отчество;

· домашний адрес;

· телефон

· дата рождения.

Каждому клиенту присваивается уникальный номер. Каждый клиент может посетить любую процедуру. В случае, если клиент пользуется услугами, ведется учет, в котором должны быть записаны следующие сведения:

· уникальный номер клиента;

· дата и время предоставления услуги;

Необходимо предусмотреть следующие ограничения на информацию в системе:

1. Услуга не может не иметь ни одного мастера.

2. Каждый клиент может посетить любую процедуру.

3. Каждый клиент при записи в салон красоты должен дать телефон для связи: он может быть рабочим или домашним.

С данной информационной системой должны работать следующие группы пользователей:

· персонал;

· клиенты;

· администрация салона красоты.

При работе с системой персонал должен иметь возможность решать следующие задачи:

1. Принимать новых клиентов и регистрировать их.

2. Проводить каталогизацию услуг, то есть назначение новых инвентарных номеров новым услугам.

3. Проводить дополнительную каталогизацию, если поступили материалы, при этом информация о материалах в вносится предметный каталог, а каждому новому экземпляру присваивается новый инвентарный номер и для него определяется место на полке в салоне красоты.

4. Проводить списание старых и не пользующихся спросом материалов. Списывать можно только материалы, которые не используются в предоставленных услугах. Списание проводится по специальному акту списания, который утверждается администрацией салона красоты.

5. Проводить списание сломанного оборудования по специальному акту списания или замены, подписанному администрацией салона красоты.

6. Проводить отмену записи, то есть уничтожение данных о клиенте, если он хочет отменить запись, предварительно сообщив об этом

Клиент должен иметь возможность решать следующие задачи:

1. Просматривать системный каталог, то есть перечень всех услуг, которые есть в салоне красоты.

2. Для выбранной услуги получить данные о свободном времени для записи. Для выбранного мастера получить список услуг, которые числятся в салоне красоты.

Администрация салона красоты должна иметь возможность получать сведения о любом виде данных, включая данные клиентов.

Деятельность салона красоты представлена на рисунке 2:

Рисунок 2 – Организационная структура

2.2.   Владелец процесса, выходы и входы процесса

В данной работе субъектом будет выступать салон красоты, а именно процессы, происходящие внутри него; цель моделирования - воспроизвести бизнес-процессы, происходящие в салоне; точка зрения - с позиции директора как лица, знающего структуру салона красоты в целом. Данный тип диаграммы позволяет показать, что подается на вход работы и что является результатом работы, без детализации ее составляющих. Данная диаграмма содержит только одну работу, которая будет представлять всю деятельность салона красоты в целом.

Любая IDEF0 диаграмма состоит из прямоугольников, называемых работами (activity), и стрелок (arrow). По требованиям стандарта название каждой работы должно быть выражено отглагольным существительным (деятельность салона красоты). Каждая из четырех сторон прямоугольника имеет свое определенное значение.

• вход – это потребляемая или изменяемая работой информация или материал;

• выход – информация или материал, которые производятся работой;

• управление – процедуры, правила, стратегии или стандарты, которыми руководствуется работа;

• механизмы – ресурсы, которые выполняют работу (материалы, персонал);

Для рассматриваемого предприятия входными стрелками будут:

- обращения клиентов - список услуг, которые клиент желает приобрести;

- материалы и оборудование - комплектующие, полученные от поставщиков, используемые в осуществляемых услугах;

- оплата услуг - оплата за предоставленные услуги.

Выходные стрелки:

• оказанные услуги- услуги, которые предоставили клиентам;
• заказы материалов и оборудования - список материалов, которые салон красоты закупает у поставщиков;
• полученная прибыль- деньги поставщикам за материалы и выдача зарплаты;

Стрелки управления:

• нормативно-правовые документы - различные законодательные документы, которыми руководствуется салон красоты в процессе своей деятельности;
• законы о защите прав потребителей - устанавливает права потребителей на получение качественных товаров и услуг, безопасных для здоровья, жизни и окружающей среды.

Контекстная диаграмма, выполненная в нотации IDEF00 представлена на рисунке 3 (ниже). На основе контекстной диаграммы построим диаграмму декомпозиции (рисунок 4). Декомпозиция - это разделение сложного объекта, системы, задачи на составные части, элементы. С помощью диаграммы декомпозиции первого уровня выделим более мелкие работы, из которых состоит работа «Деятельность салона красоты». В данной работе дочерними являются следующие работы:

Рисунок 3 - Контекстная диаграмма

  Соединим их граничными стрелками с работами. Стрелку "Выдача информации" соединим с работой "Услуги салона красоты", стрелку "Услуги салона красоты" - с "Осуществление услуг", “Осуществление услуг” с “Конец обслуживания”

Стрелка "Персонал" будет являться входом механизма у работ «Услуги салона красоты», «Осуществленные услуги» и «Конец обслуживания». "Материалы" - работ "Услуги салона красоты" и "Осуществленные услуги". Стрелка "Законы о защите прав потребителя" будет входом управления всех работ. После соединения граничных стрелок с работами следующим шагом соединим работы между собой. Поскольку работа "Выдача информации" включает в себя общее управление предприятием, то одним из ее результатов будет являться "Конец обслуживания".

Работа "Услуги салона красоты" получает на входе обращения клиентов (т.е выбранную услугу), информацию о которых она передает работе "Осуществление услуг" в качестве управляющей информации.

Работе "Осуществление услуг" для своего функционирования необходимы данные, которые она получает от работы "Услуги салона красоты" (входная стрелка "Данные о заказе"). Данные об осуществленных услугах она передает работе "Оплата счетов" (выходная стрелка "счет"). Информация о результатах выполненных услуг "Конец обслуживания" (выходная стрелка "Данные о выполненном заказе").

Рисунок 4 - Диаграмма декомпозиции первого уровня

Главная цель – реализовать все эти функции в информационной системе, сделать ее максимально понятной, удобной и функциональной.

Построение модели данных начинается с выделения сущностей данной предметной области. В моем случае были выделены следующие сущности:

• клиенты - люди, которые пользуются услугами;

• услуги – список услуг, которые использует клиент;

• мастера-сотрудники, предоставляющие услуги;

•запись – закрепление за клиентом свободного времени на конкретно выбранную услугу.

Далее рассмотрим связи между сущностями:

• номер карты клиента –номер карты клиента. Один клиент может пользоваться несколькими услугами. При этом если данные о клиенте имеются в базе данных, то использовал минимум одну услугу. Поэтому мощность связи - Р. Связь идентифицирующая, т.к. заказ без клиента существовать не может;

• услуга-услуга. Одну услугу может использовать несколько человек, но как минимум услуга должна выполняться хотя бы одним мастером. Поэтому мощность связи - Р. Связь идентифицирующая;

• личный код - личный код. Каждая услуга выполняется каким-то одним сотрудником. Какие-то сотрудники могут выполнять множество услуг. Мощность связи - N. Тип связи - не идентифицирующая, поскольку экземпляр сущности Услуга уже может существовать, но за ним еще может быть не закреплен ни один сотрудник. Именно из этих же соображений в свойствах этой связи мы выбрали переключатель "Nulls Allowed" (на диаграмме это отображается в виде не закрашенного ромбика со стороны сущности-родителя). Итоговая диаграмма (схема данных) показана на рис. 5 ниже. Автоматизация позволила нам упростить ряд сложных задач, которые ранее реализовались сотрудниками салона красоты вручную: поиск клиента по фамилии, отображение свободных дней, оформление записи клиента, просмотр истории посещения салона.