Файл: Лекція 5.doc

ЛЕКЦІЯ 5. ОРГАНІЗАЦІЙНА ДІЯЛЬНІСТЬ ЯК ЗАГАЛЬНА ФУКНЦІЯ МЕНЕДЖМЕНТУ ТУРИЗМУ

1. Сутність та зміст організаційної діяльності в менеджменті туризму

2. Проектування організаційних структур управління туризмом

3. Основні організаційні структури туристичних підприємств

4. Схеми організації діяльності туристичної фірми

1. Сутність та зміст організаційної діяльності в менеджменті туризму

У будь-якому плані, складеному в туристській фірмі|фірма-виготовлювачі|, завжди присутній| організаційний етап (організування|), тобто етап створення| реальних умов для досягнення запланованих ці­лей|. Мова|промова| йде про створення|створінні| (формування) структури фірми|фірма-виготовлювача| і забезпеченні її всім необхідним для вирішення завдань|задач|, визначених| на етапі планування|планерування|. Організаційна функція управління| забезпечує впорядкування технічною, економічною, со­ціально-психологічной| і правовий сторін діяльності будь-якого туристського підприємства (організації). Вона націлена на впорядкування діяльності менеджера і виконавців|виконувачів|. Оскільки всю роботу виконують люди, то за допомогою цієї функції визначається| той, хто|КТО| саме повинен виконувати кожне конкретне завдання| з|із| великої кількості таких завдань|задавань| і які для цього буде потрібно засоби|кошти|.

Організування — це засіб|кошт| досягнення цілей підприємства. З економічної точки зору організаційна діяльність веде до підвищення ефективності роботи підприємства, з погляду управління персоналом вона передає зміст|зміст| роботи і розподіляє її між виконавцями|.

Туристська фірма|фірма-виготовлювач|, що має багато різних планів і не має| цілісної|цільної| схеми (структури) запровадження|втілювання| їх в життя, приречена на неуспіх. Планування|планерування| готує сцену для того, щоб реализувати| цілі організації (організовує структуру, створює апарат, який| «гратиме» на сцені), а організація як функція управ­ління| створює робочу систему, головним компонентом якої виступають|вирушають| люди.

Існує ряд|лава| принципів, якими| слід керуватися в процесі виконання організаційної функції:

• визначення і деталізація цілей фірми|фірма-виготовлювачі|, які були виявлені в ході планування|планерування|;

• визначення видів діяльності, необхідних для досягнення цих цілей;

• доручення різних завдань|задач| індивідуумам (розподіл праці) і об'єднання їх в керовані робочі групи або подрозділи|;

• координація різних видів діяльності.

Нелегко визначити ідеальне число співробітників, якими повинен керувати один менеджер. У зв'язку з цим можна виділити два важливі чинники, що визначають норми керованості (кількість співробітників, якими може ефективно управляти один менеджер), — час і частоту, тобто скільки часу менеджерові потрібно проводити з кожним співробітником і як часто це робити. Природно, що цей критерій багато в чому залежить від уміння менеджера спілкуватися з підлеглими, складності вирішуваних завдань, інтересу і залученості в трудовий процес.

---

Таким чином, організування — це процес, за допомогою якого створюється і зберігається структура підприємства.

2. Проектування організаційних структур управління туризмом

Проектування організаційних структур управління туристичним підприємством ґрунтується на тому, що ця структура в сучасних умовах повинна забезпечувати:

• надійну, достовірну інформацію про стан ринку, структуру і динаміку туристичного попиту, смаки і побажання клієнтів;

• вибір і виробництво такого турпродукту, який відповідає вимогам ринку;

• раціональний підбір і розподіл кадрів;

• збут продукції і фінансовий добробут.

Проектування організаційної структури управління має забезпечити дотримання вимог:

• оптимальності — структура управління визнається оптимальною, якщо між ланками і щаблями управління на всіх рівнях встановлюються раціональні зв'язки за найменшої кількості щаблів;

• оперативності — сутність цієї вимоги полягає в тому, щоб за період від прийняття рішення до його виконання в системі не встигли відбутися незворотні негативні зміни, за яких реалізація прийнятого рішення стає непотрібною;

• надійності — структура апарату управління повинна гарантувати достовірність передачі інформації, не допускати викривлення керівних команд та інших даних, забезпечувати безперебійність зв'язку в системі управління;

• економічності — завдання полягає в тому, щоб необхідний ефект управління досягався за мінімальних витрат на управлінський апарат. Критерієм у такому випадку може бути співвідношення між затратами ресурсів і корисним результатом;

• гнучкості — здатності змінюватися відповідно до змін у зовнішньому середовищі;

• стійкості структури управління — незмінності її основних властивостей за різних зовнішніх впливів і цілісності функціонування системи управління та її елементів.

У процесі проектування структури управління підприємством вирішуються такі завдання:

• визначення типу структури;

• уточнення складу і кількості підрозділів за рівнями управління;

• встановлення кількості адміністративно-управлінського персоналу;

• визначення характеру взаємного підпорядкування ланок підприємства; проведення розрахунків щодо витрат на утримання апарату управління.

При виборі структури управління туризмом враховуються фактори, які впливають на підходи до її проектування або перебудови. Найважливішим з них є зовнішнє навколишнє середовище організації, яке визначається характеристиками:

• ринок збуту, аналіз якого включає середні показники зростання туристичної галузі;

• ринок зайнятості, вивчення якого враховує рівень безробіття спеціалістів у сфері туризму і готельного бізнесу;

• потреба у спеціалістах особливої кваліфікації: маркетологах туризму, агентах туроператорської мережі тощо.

---

Об'єктом аналізу стає і сама туристична організація, адже деякі організаційні фактори можуть впливати на формування організаційної структури управління: обсяги робіт, асортимент послуг, виробничо-обслуговуючі технології і нові засоби обробки інформації, правова основа, форма власності, географічне положення філій тощо.

Запровадження в управлінські структури досягнень науково- технічного прогресу, наприклад інформаційних технологій, сприяє підвищенню їхньої ефективності. Це вимагає координації роботи підлеглих ланок, передачі інформації, узагальнення результатів діяльності окремих працівників. Прямим результатом використання локальних мереж може бути розширення сфери контролю керівників при скороченні кількості рівнів управління в організації.

Аналіз підприємства передбачає і врахування характеристик системи управління персоналом організації — рівня освіти, структури мотивації, кількості працівників, які пройшли підвищення кваліфікації тощо.

Проектування організаційної структури управління туристичних організацій здійснюється не тільки на етапі створення підприємства, але й тоді, коли діюча структура вже неефективна.

Етапи проектування організаційної структури

Початковий етап — постановка завдання створення такої структури управління, яка буде найбільш повно відображати цілі і завдання організації та дасть їй змогу якнайкраще взаємодіяти із зовнішнім середовищем, раціонально розподіляти ресурси і спрямовувати зусилля персоналу в потрібному напрямі.

Аналіз організаційних структур спрямований на встановлення відповідності наявної структури сучасним вимогам, які висуваються до організації. Завдання цього етапу полягає у визначенні раціональності структури з позицій встановлених оцінних критеріїв, які характеризують її якість.

До оцінних критеріїв належать:

— принципи управління — співвідношення між централізацією і децентралізацією;

— апарат управління — перегрупування підрозділів, зміни у взаємозв'язках між ними, розподіл повноважень і відповідальності, виокремлення у самостійні структури певних лапок, зміна характеру міжфірмових зв'язків, створення необхідних проміжних ланок тощо;

— функції управління — посилення стратегічного планування (корегування бізнес-плану), посилення контролю за якістю продукції, залучення працівників до управління шляхом реалізації різноманітних акцій, зміна підходів до мотивації праці тощо;

— господарська діяльність — зміни технологічного процесу, поглиблення міжфірмової співпраці, технічне переоснащення організації та ін.

У результаті аналізу раціональності та ефективності наявної структури виявляють слабкі місця у діяльності організації. Це може бути паралелізм у роботі, занадто велика кількість ланок, невідповідність змін в організаційній структурі змінам зовнішнього середовища.

---

Принципи проектування організаційних структур

• адекватність дій поставленій меті;

• доцільна кількість ланок управління і максимальне скорочення часу проходження інформації від вищого керівництва до безпосереднього виконавця;

• чітке відокремлення складників організаційної структури (склад підрозділів, потоки інформації тощо);

• забезпечення здатності до швидкої реакції на зміни в управлінській системі;

• падання повноважень на вирішення питань тому підрозділу, який найбільше поінформований щодо цього завдання;

• пристосування окремих підрозділів апарату управління до системи управління організацією в цілому і до зовнішнього середовища.

Методи реалізації принципів проектування організаційних структур:

• метод аналогій (використання досвіду проектованих структур управління в аналогічних організаціях);

• експертний метод (вивчення пропозицій експертів-спеціалістів);

• метод структурування цілей (розробка системи цілей і її суміщення зі структурою, яка розробляється);

• організаційне моделювання (розробка формалізованих математичних, графічних або комп'ютерних моделей розподілу повноважень і відповідальності в організації.

У процесі проектування організаційних структур розрізняють три стадії: аналітичну (вивчення вимог до їх побудови); проектну (проектування (моделювання) таких структур); організаційну (організація впровадження вже спроектованих структур).

Основні інструменти проектування і формування структури організації:

• аналіз і розподіл управлінських та інноваційних процесів на окремі складові функції, завдання (опис процесів усіма структурними підрозділами туристичної організації, функцій управління: планування, організація, координація, контроль, аналіз, мотивація);

• синтез і групування досить стійких протягом періоду діяльності організації завдань в однорідні групи;

• створення спеціалізованих підрозділів і служб шляхом закріплення за ними однорідних груп завдань, об'єктів, функцій управління, складу працівників і обладнання. Наприклад, погіршення роботи відділу продажу у "високий" сезон доцільно подолати, створивши додаткову структуру — координаційний центр, завданням якого буде допомога в обслуговуванні туристів, оформленні необхідної документації тощо;

• розробка посадових інструкцій і положень про відділи, служби, підрозділи для документального фіксування прийнятої організаційної структури управління.

2. Основні організаційні структури туристичних підприємств

Залежно від способу здійснення і виду зв'язків теорія і практика менеджменту визначає два типи організаційних структур управління: ієрархічний (механістична модель) і органічний (органічна модель)

Ієрархічна структура передбачає: ієрархічність управління, при якій нижчий рівень підпорядковується і контролюється вищим; наявність формальних правил та норм при виконанні менеджерами своїх завдань та обов'язків; дух формальної безособовості, з яким офіційні особи виконують свої обов'язки; прийом на роботу згідно з кваліфікаційними вимогами до цієї посади.

---

Органічна структура управління характеризується індивідуальною відповідальністю кожного працівника за загальний результат. Такі структури мають здатність легко змінювати форму для вирішення складних проектів і пристосовуватися до нових умов. У більшості випадків органічні структури створюються тимчасово для реалізації конкретних проектів, програм або вирішення проблем.

Порівняння типів організаційних структур

Ієрархічний тип управлінської структури	Органічний тип управлінської структури
В основу побудови структури покладено
Чітко визначена ієрархія	Відсутність ієрархії
Тип керівництва
Моноцентричний, постійний	Поліцентричний, зміна керівництва відповідно до ситуації
Переважаючий тип зв'язків
Вертикальні	Горизонтальні
Формалізація відношень
Чітко визначені права та обов'язки	Змінна система норм та цінностей
Організація праці
Суворий розподіл функцій	Тимчасове закріплення функцій за групами
Отримання бажаного результату ґрунтується
На раціонально спроектованій структурі управління	На ініціативі персоналу та самоорганізації

Різновиди ієрархічного типу структури

Лінійна структура

Лінійна структура управління формується в результаті побудови апарату управління на основі лінійних зв'язків у вигляді ієрархічних щаблів. Лінійна структура передбачає поділ організації на взаємопов'язані відділи за чисельністю, часом, територією, природним фактором тощо. У такій структурі кожен працівник підпорядковується тільки одному керівнику і пов'язаний з вищим рівнем керівництва тільки через безпосереднього керівника. Підґрунтям для цього є принцип єдності розподілу доручень. Такий тип структури ще називають однолінійним.

Основні переваги: проста будова; однозначний розподіл завдань, компетенції, відповідальності; реалізація принципу єдиноначальності і персональної відповідальності за результати роботи; один канал комунікації; чіткість, точність і оперативність управлінських рішень.

Основні недоліки: брак гнучкості; складне пристосування до нових цілей і завдань; високі вимоги до керівника; неефективність при управлінні складним виробництвом; ускладненість зв'язків між інстанціями; концентрація влади на вищому рівні управління; перевантаження середніх рівнів управління; відсутність ланок з планування і підготовки рішень; перевантаження персоналу інформацією.

Лінійна структура управління переважно характерна для малих туристичних організацій за відсутності широких коопераційних зв'язків між ними.

Функціональна структура

Функціональна структура управління забезпечує управління через підрозділи, які орієнтовані на виконання окремих функцій. Функціональним ланкам організації надають повноваження і відповідальність за результати своєї функціональної діяльності (відділ маркетингу, планування, роботи з клієнтами тощо). Загальні завдання управління поділяються за функціональним критерієм, починаючи з середнього рівня. Функціональним керівникам підпорядковується кожна нижча лапка.

---