Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (Предназначение бизнес-процессов, основные определения и классификация ).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Управление современной организацией – сложная многоаспектная деятельность, которая основана на практике и теории в области менеджмента, информационных технологий (ИТ), психологии, финансов и т.п. Эффективность организации в основном зависит от того, насколько правильно указаны цели развития, а также какие были выбраны методы их достижения. Для значительного преуспевания в этом деле, нужно понимать, из чего именно состоит организация или предприятие, какова ее структура, какие бизнес-процессы реализуются, а также какие с них позволяют достигать поставленных целей.

В противном случае надо управлять вслепую, используя принцип «вдруг получится».

Обоснование выбора темы исследования состоит в том, что современная теория управления бизнес-процессами имеет большое количество различных подходов, методов и методологий, позволяющих организовать деятельность организации наиболее эффективным образом.

Процесс моделирования бизнес-процессов (БП) – это одна из важных ступеней для данных работ. Он позволяет намного нагляднее представить процессы, их составные компоненты, существенным образом облегчающие последующие действия, что повязаны с их анализом, выполнением оптимизации и контролем выполнения.

Способы оптимизации деятельности любой управляющей системы довольно разнообразные. Выбор того или иного метода или совокупности механизмов зависит от конкретного типа организации, ее масштаба, специфики системы управления, отраслевой принадлежности, уровня автоматизации процессов и других параметров.

Актуальность исследования содержится в необходимости моделирования разных бизнес-процессов для оптимизации и анализадеятельности организации, использовании процессного подхода для корректировки ее этапов функционирования применяя разные нотации.

Целью работы является изучение методики и принципов моделирования бизнес-процессов с помощью разных подходов и выполнение сравнительного анализа подходов.

Объект исследования теория моделирования бизнес-процессов.

Предмет исследования – подходы к оптимизации бизнес-процессов.

Основными задачами работы являются:

– изучить теоретические понятия процессного подхода;

– рассмотреть инструментальные системы моделирования бизнес-процессов;

– описать методы моделирования бизнес-процессов;

– выполнить сравнительный анализ методологий процессного подхода;

– выполнить анализ средств для моделирования бизнес-процессами.

Стоит отметить, что рассматриваемой тематикой занимались зарубежные и отечественные программисты и ученые: Джестон Д. [7], Кубарева Е. Ю. [12], Новиков С. [21], Теличенко В. И. [31] и многие другие.

1.Понятие процессного подхода

1.1. Предназначение бизнес-процессов, основные определения и классификация

В 70-80-х гг. прошлого века началось повсеместное снижение конкурентоспособности американских компаний. В частности, разные японские компании успешно стали конкурировать с американскими непосредственно на внутреннем рынке в США.

В поисках новых путей для повышения эффективности бизнеса в начале 90-х годов ХХ века в США появилась парадигма организации бизнеса, ориентированная на процессы. В результате этого, в лексикон бизнеса, а также IT-технологий вошли термины:

– бизнес-процесс;

– реинжиниринг бизнеса;

– реинжиниринг бизнес-процессов;

– моделирование бизнес-процессов.

До этого момента непосредственно в бизнесе господствовали идеи функционального разделения труда:

– процесс создания некоторого продукта делился на несколько функций;

– изделие изготовляет несколько человек, а не один мастер, каждый из которых мог выполнять отдельную функцию.

В итоге, общая пропускная способность процесса получается значительно выше, нежели в ремесленном производстве. Несколько человек, которые специализируются на отдельных функциях в разработке изделия, выпускают больше изделий в единицу времени, чем если каждый из них изготовлял бы все изделие целиком[5].

Эту идею еще в конце XVIII столетия впервые сформулировал экономист Адам Смит. На ее базе были созданы мануфактуры, что в XIX веке вытесняли ремесленные цеха, кустарное производство товаров.

А в начале XX века Г. Форд усовершенствовал указанную идею и создал конвейер на своих заводах, что позволило увеличить производительность труда. В настоящее время такие конвейеры существуют для многих отраслях промышленности.

Потом Альфред Стоун, директор компании "Дженерал Моторс", использовал идею разделения труда для управления крупным производством. А в начале 1990-х гг. М. Хаммер и Дж. Чампли предложили другую форму организации бизнеса, ориентированную на процессы (или бизнес-процессы).

Бизнес-процесс – организованный комплекс взаимосвязанных действий, что в совокупности дают для клиента ценный результат. На выходе БП клиент обязательно получает некоторый результат (может быть, даже не окончательный).

Именно указанная нацеленность на результат клиентов и составляет суть данного подхода. Иначе сервисы и заказы оказываются "размазанными" по разным функциональным отделам компании, при чем у них нет заинтересованности для реализации конечного результата. В итоге падает общее качество сервисов, заказы будут обрабатываться не оптимально, с огромными издержками[10].

Понятие «моделирование бизнес-процессов» вошло в активный обиход большинства аналитиков вместе с появлением на рынках сложных программных продуктов, предназначенных для комплексной автоматизации всего управления предприятием.

Внедрение таких систем всегда подразумевает выполнение глубокого предпроектного исследования в деятельности компании. Результатом указанного исследования становится специальное экспертное заключение, где отдельно предоставляются рекомендации по устранению так называемых «узких мест» в управлении деятельностью некоторой организации.

На основании такого экспертного заключения, перед началом проекта непосредственно, проводится так называемая реорганизация БП, часто достаточно болезненная и серьезная для компании.

В настоящее время, в условиях изменяющихся экономических факторов перед разного рода руководителями предприятий все чаще постает задача реорганизации деятельности.

Основной целью реорганизации может быть реорганизация кадровой структуры, внедрение новых технологий, автоматизация (внедрение новой ИС) и др. – все это может резко повысить общую эффективность работы и поможет поднять прибыль в условиях нестабильного окружения. То есть, бессмысленно планировать изменения и улучшения работы компании, если нет понимания и существующего положения дел.

Поэтому, самым первым шагом при реорганизации является описание процесса, как именно в данный момент работает предприятие.

Это не является простой задачей, как может на первый взгляд показаться. Никто из сотрудников, даже включая руководителя, не может достаточно подробно описать БП организации. Рядовые сотрудники хорошо представляют, что именно происходит на конкретно их рабочем месте, но не знают, как работают другие сотрудники и, тем более, вообще не представляют, как функционирует организация в целом.

Руководитель прекраснознает, как работает организация в общем, но он не в состоянии вникнуть во все особенности деятельности каждого рабочего места. Следовательно, для того, чтоб получить адекватное описание всей функциональности организации нужно аккумулировать знания многих людей для использования их в единой моделифункционирования [15].

Анализ подобных проблем позволил создать базу для внесения изменений, произошедших в последние годы. В настоящее время организация рассматривается не как множество отделов, а как группа бизнес-процессов. Аргументы для указанного перехода следующие[20]:

– каждый процесс имеет своего потребителя, и сосредоточение на каждом процессе позволяет выполнить лучшее удовлетворение потребителей продукции;

– создание ценности по отношениям к конечной продукции используется в процессах, изображенных с помощью горизонтальных стрелок на рисунке 1;

Рис. 1. Поставщик – процесс - потребитель

– определение границ процесса, а также и поставщиков с потребителями, позволит обеспечить наилучшее взаимодействие и понимание разных требований, которые надо удовлетворить;

– при управлении всем целостным процессом, который проходит сквозь совокупность отделов, а не только отдельными отделами, снижается совокупный риск субоптимизации;

– для назначения владельцев процессов, ответственных за процесс, удается как-то избежать распределения ответственности для фрагментов, что часто бывает на разных специализированных предприятиях;

– управление процессом позволяет создать основания для контроля за временем выполнения ресурсов и работ.

Большинство с указанных аргументов основано на том факте, что каждый отдельный процесс имеет своего поставщика и потребителя (рисунок 1). Эта модель – центральная для понимания классического процессного подхода.

Такая модель может найти слабые места для организации бизнеса и быть основой для оценки общей стоимости производства продукции и обслуживания клиентов и, потом, может служить базой для построения идеальной модели – конечного состояния БП, к которому надо перейти, чтобы получить необходимый результат.

Понятие БП можно определить по-разному. Основным является следующее определение:

Бизнес-процесс – цепь логически связанных и повторяющихся действий, в результате которых применяются ресурсы предприятия для разработки объекта (виртуально или физически) с целью достижения некоторых измеримых результатов и продукции для удовлетворения внешних или внутренних потребителей.

Поскольку процессы (подпроцессы) по своей сути считаются действиями, то для реализации этих действий необходимо вводить еще одно ограничение.

Названия процессов, подпроцессов (функций) должно выражаться отглагольным или глаголом существительным (глагольным оборотом).

Любой БП имеет своего потребителя внешнего или внутреннего. Опираясь на такое определение, можно действия внутри организации рассматривать как бизнес-процесс или как его часть.

В настоящее время выделяют 3 основных группы процессов:

– сквозные процессы, проходящие через несколько подразделений компании или через всю организацию, а также пересекающие границы разных функциональных подразделений. Такие сквозные процессы часто называются межфункциональными процессами;

– процессы (или подпроцессы) подразделений, деятельность для которых ограничена рамками только одного функционального подразделения организации. Указанные процессы называются внутрифункциональными процессами [3]:

– операции (или функции) нижнего уровня декомпозиции функционирования организации, как правило, выполняются только одним человеком.

Все процессы существуют не сами по себе, а выполняют какие-то функции для организации и являются подконтрольным высшему руководству компании.

Для управления процессом надо назначить должностное лицо, котороебудет ответственным за выполнение процессов и их результат.

Чтоб должностное лицо управляло процессом, в его распоряжение должны быть выделены некоторые ресурсы, необходимые для выполнения процесса, делегированы права или полномочия (хотя полномочия и права для простоты можно тоже отнести к ресурсам определенного должностного лица). Поскольку для некоторых случаев процессом может управлять не один сотрудник, а целый коллегиальный орган управления, то определение владельца БП будет следующим [5].

В отношении к получению добавленной стоимости (ценности) услуги или продукта можно выделить такие классы процессов:

– основные БП (производство, маркетинг, поставки, сервисное обслуживание товаров).

– обеспечивающие БП не добавляют ценность для продукта, но увеличивают стоимость (к примеру, обеспечение кадрами, финансовое обеспечение деятельности, юридическое обеспечение, поставка комплектующих материалов, администрирование, обеспечение безопасности, техническое обслуживание и т.п.).

– бизнес-процессы управления.

1.2. Управление бизнес-процессами

Рассмотрим модели управления БП, поскольку они применяются для реализации стратегии функционирования исследуемого предприятия.

Применение моделей непрерывного улучшения процессов (НУП) – цикла Шухарта-Деминга или же цикла PDC(S)A в разных областях деятельности способствует реализации эффективного управления данной деятельностью на основе системности.