Файл: Проектирование реализации операций бизнес – процесса «Продажи».pdf

– возможность отслеживания периодичности и последовательности работы пользователей в системе;

–возможность администрирования разработанной системы;

–возможность формирования отчетов.

В формируемые отчеты должны входить следующие:

–общий отчет по продажам;

Содержит основные показатели по продажам компании за выбранный период.

–отчет по работе продавцов консультантов;

Содержит показатели по продажам относительно каждого продавца.

–аналитика продаж по товарным категориям;

Подробный отчет по товарным категориям и анализ объема продаж для возможности корректировки ассортимента и политики ценообразования.

Рис.5 Схема документооборота

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Одними из наиболее распространенных информационных систем

являются системы, относящиеся к классу систем CRM (customer relationship management - управление взаимоотношениями с клиентом).

Системы данной концепции предназначены для автоматизации взаимодействия с клиентами в различных сферах деятельности, например, в системе торговли, страхования, подбора кадров или в управлении взаимодействием персонала организации в каком либо другом виде деятельности. Внедрение CRM в банках – это приведение в порядок работы клиентских служб, в том числе повышение их управляемости и

прозрачности, возможно и оптимизация работы с клиентами. С помощью системы получают статистические данные для дальнейшего использования в планировании. Становится ясной реальная производительность каждого сотрудника. В общем, в системах CRM формализуются и автоматизируются определенные бизнес-процессы для эффективного их исполнения.

Для определения основной функциональности разрабатываемой программы рассмотрим существующие аналоги, а именно:

• • ASoft CRM
  • FreshOffice CRM Professional
  • Monitor CRM

Система «ASoft CRM Professional», содержит модули обеспечивающие: управление продажами, управление маркетингом, управление послепродажным обслуживанием, документооборот и управление складом.

Управление продажами с помощью ASoft CRM Professional позволяет сократить цикл продаж, сделать объемы сбыта прогнозируемыми, свести к минимуму организационные проблемы, не потерять потенциальных и, что не менее важно, удержать существующих клиентов.

CRM программа от ASoft — это бизнес приложение с интуитивно понятным интерфейсом, легкое в настройке, использовании и поддержке.

ASoft CRM Professional дает возможность вести полную историю взаимодействия со всеми контрагентами:

• Реквизиты, контактная информация, координаты контрагентов;
• Сделки, заключенные договора, этапы заключения сделок,

платежная история;

• Взаимодействие в области маркетинга;
• Встречи, телефонные переговоры, обмен электронной корреспонденцией и другие события;
• Активность компаний-конкурентов;
• Документооборот по сделкам с контрагентами;
• История отгрузок и доставок.

CRM программа от компании ASoft помогает наладить эффективное взаимодействие с партнерами по бизнесу:

• Каждое входящее событие, касающееся контрагента, будет зарегистрировано и обработано, ответ на него будет находиться на контроле у соответствующего руководителя;
• Использование встроенных инструментов, которые оптимизируют управление продажами, позволяет планировать и контролировать деятельность персонала и ставит сделки на поток;
• Взаимодействие с партнерами по бизнесу и клиентами будут осуществляться согласно заранее определенным бизнес-процессам.

ASoft CRM Professional обеспечивает управление процессами и контроль деятельности сотрудников Вашей компании и реализует:

• Оптимизацию распределения персонала, мониторинг загруженности работников;
• Настройку и оптимизацию любых бизнес-процессов;
• Индивидуальное и групповое планирование деятельности персонала, получение отчетов о выполнении запланированных мероприятий;
• Контроль выполнения планов в режиме реального времени,

получение достоверной информации о деятельности сотрудников Вашей организации, оценка личного вклада каждого сотрудника;

• Эффективное и прозрачное взаимодействие различных подразделений, входящих в состав Вашей компании;
• Контроль оплат, отгрузок со склада и доставок.
  • системе ASoft CRM Professional реализован складской учет товара с возможностью разграничения функций разных складов (склад для продажи, склад для приходования товара и т.д.), а также учет архивных складов.
  • рамках управления складской деятельностью в ASoft CRM Professional имеется многоуровневая схема хранения товара.
  • модуле «Склад» возможно автоматическое формирование складских документов (приходные накладные, товарные накладные, акты списания и т.д.) по всему товародвижению.

Система Fresh Office CRM Professional изначальна рассчитана на использование пользователями самого FreshOffice CRM PRO является дополнительно настраиваемым решением [10]. Стоимость одной лицензии данного продукта составляет 6500 рублей за одну лицензию, а также 12000 рублей за серверную часть.

Monitor CRM – программный продукт, предназначенный для оптимизации коммерческой и маркетинговой деятельности компаний [14].

Основная задача, которую решает CRM-система Monitor, - автоматизация управления лояльностью клиентов и, как следствие, увеличение количества продаж.

Одной из систем класса CRM является система Monitor CRM, разработаная консалтинговой группой «Бизнес Навигатор». Она адаптирована к реалиям российского бизнеса, но, тем не менее, в ее основе лежат принципы, определенные основателями CRM-технологии.

Решаемые задачи:

• ввод и хранение учетной информации о клиенте, совершенных контактах, об отгрузках, оплате, закупках, остатках на складе, работе менеджеров и др.;
• ведение и планирование контактов, планирование работы;
• подготовка различных отчетов, в том числе и аналитических;
• анализ закупок, продаж, цен, состояния склада, поставщиков,товарных групп, дефицита, затоваривания и др.;
• ассортиментная политика;
• мониторинг влияния качества товаров и услуг на продажи;
• учет и анализ отзывов потребителей и рекламаций.

Сравнение возможностей рассмотренных систем приведено в таблице 5.

Таблица 5 Сравнение возможностей рассмотренных CRM-систем

Для рассматриваемой задачи необходима несколько основных

функций, основная из которых – организация учета продаж с возможностью составлением отчетов. В рассмотренных системах данные возможности присутствуют, но одновременно вместе с необходимыми в пакете программного обеспечения будет приобретаться и многие другие, которыми, возможно, менеджеру отдела продаж воспользоваться и не придется, так как одни функции явно избыточны, другие продублированы уже используемым программным обеспечением.

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Сейчас есть две ключевых стратегии автоматизации: подгонка текущего ПО под бизнес-процессы организации, изначальная реорганизация бизнес-процессов и последующая автоматизации уже более простой структуры. Выбор стратегии автоматизации исходит из цели развития компании-заказчика и ее долгосрочных экономических возможностей.

Выделяют такие типы автоматизации, как:

1) Автоматизация кусочная становится одним из самых неэффективных видов расходования средств для развития компании. Под автоматизацией часто понимается стратегический план разработки и развития. При этом процесс внедрения ИТ выражается в локальных сиюминутных задачах, и не связан с реальными потребностями бизнеса. В этом случае компания получает разрозненные прикладные системы, цена объединения которых зачастую сравнима с комплексным решением.

Приняв эту стратегию реально сэкономить время и средства на внедрение системы. Но при дальнейшей модернизации, затрагивающей полную автоматизацию, работа системой будет не рациональным и э При выборе способов собственной автоматизации у каждой компании существуют следующие альтернативы:

Приобрести готовое решение.

• данной ситуации организация покупает настроенную модель ведения бизнеса. Плюсами такого решения можно считать: низкую стоимость системы, универсальный набор связанных бизнес процессов, высокую надежность.

В качестве минусов следует отметить:

необходимость перестройки собственной деятельности под приобретенную модель, отсутствие специфичной управленческой отчетности.

Приобрести адаптируемое решение и услуги по настройке.

При таком подходе организация получит универсальное программное обеспечение, адаптированное под его специфику. Качество адаптации очень сильно зависит от стоимости дополнительной настройки. Такое решение будет учитывать специфику данной организации, как в плане процессов, так и отчетности. Надежность данного решения будет меньше, так как в ходе настройки неизбежно будет внесено какое-то количество ошибок. Стоимость владения будет существенно выше, чем в первом случае.

Сегодня разработано много готовых систем для автоматизации продаж компании. Эти системы представлены разными архитектурами и технологическими решениями. Для разного масштаба организаций можно найти приемлемое решение. Покупка готового решения позволяет сэкономить средства на ее разработку [9].

Однако приобретение готовой системы не всегда является наилучшим решением. При использовании готовой информационной системы могут возникнуть следующие проблемы:

• Сложность или невозможность внесения изменений в функциональность и дизайн готовой системы;
• Использование шаблонных решений не дает возможности выделиться среди конкурентов;
• Отсутствие необходимого функционала или технологических решений.

Под внедрение готовой системы придется кардинально менять существующую структуру автоматизации других сегментов деятельности организации.

Готовые системы не следует рассматривать как законченные программные продукты, поэтому компания должна быть готова потратить значительные средства на их доработку и развитие.

Следует учесть, что такая доработка может быть невозможна без непосредственного участия компании-разработчика. Поэтому при выборе готового программного обеспечения для автоматизации продаж необходимо убедиться в надежности компании-разработчика. Уход этой компании с рынка может привести к невозможности дальнейшей эксплуатации приобретенной системы.

Подход, при котором компания самостоятельно разрабатывает новую систему под свои требования — самый дешевый. Он предполагает наличие в компании сотрудника, который будет следить за работой информационной системы.

Компания может выбрать такой подход по следующим причинам:

• в компании уже есть специалисты необходимой квалификации;
• компания не желает передавать конфиденциальную информацию сторонним разработчикам;

Логистические информационные системы очень сложный класс, поскольку в нем автоматизируются практически все функции которые выполняет компания. По стоимости данный класс систем имеет очень высокую стоимость и представлен обширным списком. Все системы имеют разную специфику и разные технологии реализации.

При рассмотрении систем точно было решено отказаться от собственной разработки, поскольку данный способ потребует очень большого и квалифицированного персонала, как разработчиков, так и проектировщиков, но в компании их нет. Оптимальным здесь ведется приобретение шаблонного решения с исходным кодом и возможности доработки и настройки под нужды компании. Штат сотрудников и имеющееся обеспечение позволит это сделать.