Файл: Проектирование реализации операций бизнес – процесса «Продажи».pdf

 Введение

Технология как строго научное понятие означает определенный комплекс научных и инженерных знаний, воплощенный в способах, приемах труда, наборах производственно-вещественных факторов производства. Современные информационные технологии – совокупность методов и средств получения и использования информации на базе вычислительной и информационной техники, с широким применением информационных методов.

В современных информационных технологиях выделяют 3 составляющие:

• аппаратное обеспечение (средства вычислительной техники и оргтехники);
• программное обеспечение (прикладное и системное программное обеспечение, методическое и информационное обеспечение);
• организационное обеспечение (включая человека в системы информационных технологий, взаимодействие человека с этими системами, системное использование технических и программных средств).

Информационные технологии применяются практически повсюду.

Цель курсовой работы: при выполнении практических заданий проводится анализ и оформление результатов исследования информационных систем предприятия ООО «Строй-инвест», и на его основе разрабатываются документы, необходимые для настройки типовой ИС.

По итогам проведения обследования обычно формируются следующие документы:

•Предварительная информация.

•Ведение выполнения проекта и границы проекта.

•Отчет об обследовании.

Глава 1 Аналитическая часть.

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

Техническая архитектура ООО «Строй-инвест» представляет собой совокупность следующих технических средств: 2 сервера, 10 персональных компьютеров, канал связи, 5 многофункциональных устройств (принтер-сканер-копир), периферийные устройства (два принтера, две точки доступа WiFi, один беспроводной модем Yota, один факс).

В таблице 1 Представлены характеристики оборудования.

Таблица 1 Характеристики оборудования

• программную архитектуру ИС входят ОС и всё ПО, которое установлено на компьютерах, входящих в техническую архитектуру.

Сервера работают под управлением Windows Server 2008, а рабочие станции под управлением Windows Vista.

Существующая техническая архитектура предприятия охватывает все отделы компании, схема представлена на рис.1

Рисунок 1 Техническая архитектура ООО «Строй-инвест»

В качестве аппаратной основы серверов используется сервера ETegro HyperionRS120G3.

Таблица 2 Технические характеристики ETegro Hyperion RS120 G3.

Оборудование, представленное в технической архитектуре ООО «Строй-инвест», с возложенными на него задачами справляется вполне успешно. Объем передаваемых, принимаемых и обрабатываемых данных относительно разнообразен и имеет тенденцию к росту в связи с расширением деятельности компании.

• настоящее время в ООО «Строй-инвест» используются следующие программные продукты:
• «1С: Бухгалтерия;
• «Налогоплательщик» – программный продукт, позволяющий формировать отчётность для налоговых органов;
• «ПФР» – программный продукт, позволяющий формировать отчётность для пенсионного фонда;
• «Клиент-Банк» – программный продукт, позволяющий осуществлять платежи за отгруженные товары и предоставляемые услуги,возможность управлять банковскими счетами, и получать оперативную информацию об их состоянии.

Программная архитектура информационной системы ООО «Строй-инвест» наглядно представлена на рисунке 1

На всех компьютерах установлен стандартный пакет программного обеспечения:

• Операционная система Windows Vista;
• Пакет MS Office 2003;
• Антивирус DrWeb 6;
• Mozilla Firefox;
• Adobe Acrobat 6.0 Professional;
• Punto Switcher;
• Справочная система Консультант Плюс;
• Skype.

1.2. Характеристика существующих бизнес - процессов

Для формулирования общего списка бизнес-процессов, нужно иметь представления о тех действиях, которые исполняет компания. Она планирует закупки сырья и хим. материала, закупает, производит из них готовые кожевенные изделия и продает покупателям. Исходя из этого, таблица бизнес-процессов представлена в таком виде:

Таблица 3

Примечание. «Закупки» и «Планирование закупок» будут объединены в один бизнес-процесс: «Планирование закупок и размещение заказов поставщикам», номер которого будет План Закуп 1

Продажа

1. Маркетолог изучает рынок выпускаемых кож конкурентными предприятиями по цене и качеству, анализирует статистику прейскурантов кож конкурентов предприятий и выводит отчет по ценам и выпускаемой продукции конкурентных предприятий ежемесячно.
2. Маркетолог анализирует потребности кож на рынке и выводит отчет по потребителям и сортименту ежемесячно.
3. Маркетолог передает начальнику отдела сбыта отчет по ценам и выпускаемой продукции конкурентных предприятий, отчет по потребителям и сортименту.
4. На основании обоих отчетов, начальник отдела сбыта обзванивает список покупателей, предлагая свою продукцию, и на основании полученных договоренностей, составляет план выпуска готовой продукции на следующий месяц, утверждает его у коммерческого директора.
5. Начальник отдела сбыта составляет план по поставке кож. товара с клиентами, утверждает с ген. Директором, передает утвержденные планы заместителю директора по производству.

Рис.2. Диаграмма действий бизнес-процесса «Продажа»

Закупка

1. Экономист рассчитывает потребность сырья на основании план производства и норм расхода сырья, составляя план потребностей, и передает план потребностей начальнику отдел снабжения.
2. Начальник отдела снабжения рассчитывает по плану потребностей план закупок подает запрос начальнику склада на отчет по остаткам на складе.
3. Начальник склада передает отчет по остаткам на складе начальнику отдела снабжения, на основании отчета по остаткам на складе, и если химического материала недостаточно, то он передает обновленный план потребности и отчет по остаткам на складе начальнику технического отдела
4. Начальник технического отдела составляет расчет химического материала с учетом отчета по остаткам на плановый выпуск готовой продукции, передает этот документ начальнику отдела снабжения.
5. Начальник отдела снабжения анализирует расчет химического материала, ведет переговоры и закуп химического материала.

Рис.3. Диаграмма действий бизнес-процесса «Планирование закупок и размещение заказов поставщикам»

Производство.

1. Начальник отдела сбыта получает от клиента заказ на конкретный ассортимент ежедневно, проверяет наличие необходимое кол-во товара, если недостаточно, то составляет заказ на нужное кол-во товара в определенные сроки, передает заместителю директора по производству и начальнику технологического отдела
2. Ежедневно начальник отдела сбыта отслеживает в производстве выполнение заказа, при его выполнении, начальник отдела сбыта выставляет клиенту счет на оплату.
3. При оплате денежных средств, начальник отдела сбыта обеспечивает доставку через деловые линии или с помощью средств кампании, в противном случае отменяется заказ, и начальник отдела сбыта ищет новых клиентов.

Рис.4. Диаграмма действий бизнес-процесса «Производство и доставка товара покупателям»

1.3 Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Деятельность продавца консультанта заключается в консультировании клиента, оказании ему помощи в выборе аксессуаров, услуг или товаров. При этом для подбора нужной услуги клиент должен обязательно сообщить данные своего автомобиля, если же такой возможности нет, то продавец консультант использует справочники для определения совместимости услуги или товара с автомобилем клиента.

Если клиент решил сделать покупку, то продавец консультант выписывает ему квитанцию для оплаты, с которой клиент может оплатить заказ и получить его у продавца либо сразу, либо после готовности (если для выполнения услуги требуется какое-то время).

Далее продавец консультант учитывает продажу в книге продаж путем записи даты, времени продажи, товаров, общей суммы.

На основании оплаченных квитанций и записей в книге продаж ежедневно продавец консультант формирует отчеты по продажам за день (или другой период), по категориям товаров, а также общий отчет по продажам.

Существующий порядок работы продавца консультанта имеет недостатки, которые заключаются в использовании бумажных форм документов, что влечет за собой повышенную вероятность допущения ошибок и значительную трудоемкость.

Ошибки при анализе продаж влекут за собой неверное толкование направления развития компании, что, в свою очередь, влечет за собой снижение прибыли.

Таким образом, уменьшается эффективность деятельности всего предприятия. Поэтому анализ продаж должен производиться с максимальной скоростью и достоверностью для обеспечения наиболее верных результатов анализа, так как результаты анализа в конечном итоге влияют на принятие стратегических решений всей компании.

Анализ продажи продукции позволяет более глубоко понять наметившиеся тенденции спада или роста продаж.

Кроме того, анализ продаж позволяет выявить перспективные и бесперспективные виды товаров, а также такие товары, для продвижения которых на рынок следует приложить определенные усилия.

Консультант продавец перегружен рутинной работой, которая состоит в необходимости ручного заполнения бумажных документов и последующем построении отчетов на основании этих записей.

Поэтому необходимо:

–автоматизировать процесс учет продаж;

– создать информационно-справочную систему, позволяющую быстро находить нужную информацию по учету оказания услуг и работ;

–обеспечить достоверность данных;

–обеспечить актуальность данных по состоянию на предыдущий к моменту подготовки отчета день;

–реализовать наборы сводок и аналитических отчетов, необходимых руководству компании.

Разрабатываемая ИС должна выполнять следующие функции:

–учет продаж по категориям, товарным позициям;

–хранение данных по продажам в единой базе данных;

–анализ продаж за период по товарным позициям, категориям, продавцам консультантам, маркам и производителям товаров;