Файл: Проектирование реализации операций бизнес – процесса «Продажи».pdf

Приобретение коробочного ПО тоже рассматривается как вариант, но обычно готовые решения имеют высокую стоимость, требуют выполнения уже реализованных функций и потребуется перестаивать деятельность компании под функции, которые реализованы в программе. Что приводит к неудобствам и большим затратам.

При настройке шаблонного ПО можно переделать часть функций под специфику компании и внедрение системы пройдет мене болезненно и затратное. Обучение персонала будет выполнять штат сотрудников ИТ отдела, а также выполнять поддержку программы.

1)Автоматизация по участкам включает в себя процесс автоматизации конкретных производственных или управленческих единиц компании, объединенных по функциональному признаку. Такой подход автоматизации используется, когда компания не имеет достаточно средств на автоматизацию в полном объеме, либо же приведенные участки дают большой экономический эффект. Часто данная автоматизация применяется на производстве.

2)Автоматизация по направлениям включает автоматизацию выделенных направлений деятельности компании. Отличительной чертой от автоматизации по участкам выступает то, что работа подразумевает участие в этом процессе всех отделов, деятельность которых связана с автоматизируемым направлением. Итогом автоматизации по направлениям становится часто полная автоматизация компании.

3)Полная автоматизация определяет систему, состоящую из огромного количества элементов разных уровней и назначения. К ним относятся модули, блоки управления, подсистемы, задачи, управленческие процедуры, функции и т. д. Все это помогает применять единый алгоритм для расчета схожих задач. Также пропадает необходимость задвоения различных справочников в отдельных системах, поскольку все уже собрано в одной. Минусы полной автоматизации заключаются в значительных финансовых и временных затрат, а также точном и тщательном планирования.

Задача разработка ИС является глобальной разработкой, поскольку затрагивает деятельность нескольких отделов, и должна автоматизировать различные операции и деятельности, выполняемые в организации. Поскольку работать с ИС будут специалисты с разных отделов, то применяем стратегию автоматизации по направлениям.

Глава 2 Проектная часть.

2.1. Информационная модель и её описание

Информационное обеспечение включает в себя данные, сохраненные в определенной форме для компьютерной обработки. Организационное и методическое обеспечение - это комплекс мероприятий, направленных на поддержание работоспособности компьютера и ПО для получения необходимого результата.

Информационное обеспечение (ИО) представляет собой единую систему классификации и кодирования данных, обобщенных систем документации и информационных массивов.

• • состав ИО входят два комплекса:

• компоненты немашинного ИО, состоящие из классификаторов технико-экономической информации;

• компоненты внутри машинного ИО, включающие в себя макеты и экранные формы для ввода исходных данных в ЭВМ или вывода результатной информации, а также структуру ИБ: входных, выходных файлов, БД.

Чтобы приспособить экономическую информацию для улучшенного поиска, пересылки и отработки по каналам связи, ее нужно перевести в цифровой вид. Для этого ее изначально упорядочивают (классифицируют), а затем формализуют (кодируют) при помощи классификатора.

Классификатор является документом, благодаря которому реализуется формализованное описание экономических данных в ЭИС, содержащих наименования объектов и классификационных группировок, а также их кодовые обозначения.

По сфере влияния можно выделить следующие виды классификаторов:

международные, общесистемные, отраслевые и локальные.

Любой классификатор в создаваемой системе ведется администратором системы.

Главной компонентой немашинного ИО считается система документации, используемая в процессе контроля экономического объекта. Самим же документов является некоторая совокупность сведений, применяемая в процессе решения экономических задач, находящаяся на материальном носителе в соответствии с принятой формой.

Система документации является совокупностью взаимосвязанных форм документов, часто применяемых в процессе управления экономическим объектом. Главной особенностью системы экономической документации становится огромное множество видов документов.

Современные системы документации, используемые в неавтоматизированных ЭИС, характеризуются большим количеством типов форм документов; значительным объемом потоков документов и их запутанностью; дублированием данных в документах, и, как следствие, невысокой достоверностью получаемых результатов. Обработка документов в подобных ИС занимает значительную часть времени сотрудников. Если нужно упростить систему документации, могут применяться следующие подходы:

• Приведение документов к единому, стандартизованному виду;
• Внедрение безбумажных технологий, основанных на ЭДО и новых ИС для их обработки.

Входные документы для исследуемой задачи лучше всего получать через сеть, поэтому они должны быть сделаны в файлах заранее утвержденной структуры. Для упрощения работы с такими файлами, они должны иметь табличную структуру (реализовать это нетрудно, т.к. эти документы включают итоговые значения других задач и генерируются программно).

Исходные данные, требуемые для решения поставленной задачи, находятся в таких документах, как:

• Перечень сотрудников компании;
• Регламент служебного времени;
• Политика ИБ фирмы.

К внутри машинному ИО можно отнести описание экранных форм.

• процессе проектирования структуры экранных форм для ввода данных первичных документов с текущей информацией логично применять комбинированную форму, максимально похожая на ту, которая использовалась для создания самого документа. Расположение полей должно идти в той последовательности, которая полностью удовлетворяет логической структуре документа и файлов с текущей информацией, уменьшающей трудоемкость операции загрузки данных в базу.

При разработке экранных форм для документов с фиксированными данными следует помнить, что эти макеты применяются для ввода и обновления записей ИБ, поэтому в процессе их проектирования лучше всего использовать анкетную форму расположения реквизитов, подходящую для реализации этих операций.

• процессе выбора экранных форм используется принцип минимальной трудоемкости и стоимости ввода данных в ЭВМ, лучшей степени читабельности итоговых данных, выводимых на экран, и повышенной надежности и правильности выполнения этих операций.

Главной частью внутри машинного ИО становится информационная БД.

Информационная база (ИБ) представляет собой структурированную совокупность данных, хранимых в памяти ЭВМ в виде файлов, с помощью которых реализуются информационные запросы управленческих процессов и решаемых задач.

Есть несколько способов организации подобной базы:

• Связанные локальные файлы — реализуется при помощи пакетов прикладных программ;
• Встроенная БД — базируется на применении универсальных программных средств хранения, записи, поиска и поддержания актуальности данных, т.е. СУБД.

Организация локальных файлов так или иначе подразумевает дублирование данных в ИС, что ведет к несогласованности данных в разных приложениях, а также усложненным доступом к данным, поэтому зачастую используется только в специализированных приложениях.

Для нашего проекта информационная база реализована в виде встроенного информационного хранилища. Подобное расположение дает возможность объединять разные источники данных, управлять файлами разных форматов. Также очевидны преимущества применения в процессе размещения информации в таких базах данных:

• Полная совместимость данных;
• Соответствие данных текущему состоянию объекта;
• Увеличение скорости совместной обработки информации;
• Поддержание целостности данных.

База данных (БД)представляет из себя совокупность данных, позволяет отражать совокупность объектов и их отношений в указанной предметной области.

Главным способом реализации БД становится разработка централизованных и распределенных БД. Базовым критерием отбора метода организации ИБ остается стремление к минимальным трудовым и стоимостным затратам на создание структуры ИБ, ПО системы, структуры ведения файлов. Базируясь на этих критериях и необходимости реализации стабильности хранения данных используется централизованный способ создания БД.

По способу реализации связей между данными могут различать:

• Иерархическую модель;
• Сетевую модель;
• Реляционную модель.

Главными компонентами любой из представленных моделей становятся файлы или таблицы.

Иерархические модели – это ни что иное, как графовая модель с вершинами-таблицами. В моделях есть один файл, являющийся входом в структуру. Между файлами имеются отношения соподчиненности. Файл может иметь одну исходную вершину и несколько подчиненных. Самый популярный тип отношений - 1:М.

• сетевых моделях абсолютно любой файл может являться точкой входа в систему, и взаимосвязан с некоторым числом оставшихся файлов отношениями вида 1:1, 1:М и М:М.

Наибольшую популярность получила реляционная модель данных. В случае такого распределения данных вся информация сохраняется в виде таблиц и отношений. Таблицы становятся совокупностью записей (строк, кортежей). Между отношениями (таблицами) имеются связи вида 1:М, М:М. Любое такое отношение имеет ключ, т.н. поле записи (атрибут), позволяющее определить ее. Это свойство реляционной модели данных минимизирует возможность дублирования данных, увеличивает скорость поиска и доступ к отдельным данным.

Установленный в реляционной модели подход к разделению и целостности данных дает возможность практично организовать и упорядочить процесс создания и реализации сложных БД, а реляционные операции имеют мощные средства управления и обработки данных.

2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации.

Информационная модель представляет собой схему движения входных, промежуточных и результативных потоков и функций предметной области. Кроме того, она объясняет, на основе каких входных документов и какой нормативно-справочной информации происходит выполнение функций по обработке данных и формирование конкретных выходных документов.

Рис. 6 Информационная модель системы учета продаж

Информационная модель включает в себя три области – область № 1,

которой происходит заполнение справочников, область № 2, в которой показана, как осуществляется работа с документами, и область № 3, где указано, каким образом осуществляется получение выходных документов.

- области № 1 администратором системы на основании входных документов заполняются справочники.

- области № 2 используются экранная форма импорта отчета о продажах точки. При этом используются данные всех системы справочников, указанных ранее. В результате информация о продажах сохраняется в таблице Продажи.

• области № 3 пользователь системы получает на экран состав справочников, а также отчеты, которые автоматически могут быть отправлены на указанную электронную почту руководителю отдела или компании. При необходимости данные документы можно вывести на печать. Входная информация представляет собой совокупность объектов информации являющихся первичными (исходными) данными для дальнейшей их обработки. Описание входной информации отвечает на вопрос, на основании какой информации может быть получена выходная информация. Входная оперативная информация вводится в базу данных с первичных документов путем заполнения экранных форм.

К первичной информации относится:

• 1. информация о группе товара: наименование группы

Таблица 6 Группы товаров