Файл: Теоретико-методологические основы построения организационной структуры на примере местной администрации.pdf

Первым этапом совершенствования организационной структуры может выступить сокращение одного заместителя Главы администрации и перенесение управления жилищно-коммунальным хозяйством в подчинение другого заместителя. При такой реорганизации далее следует разгрузить остальных заместителей и рационально распределить отраслевые подразделения, определяя направления деятельности, для этого необходимо.

В подчинение первого заместителя главы администрации по экономическому направлению и обеспечению деятельности определить следующие подразделения:

• Управление делами.
• Юридический отдел.
• Управление бухгалтерского учета и отчетности.
• Финансовый отдел.
• Управление экономического и социального развития.

В подчинение второго заместителя по вопросам землепользования и градостроительства отнести отделы:

• Отдел землепользования и земельного контроля.
• Отдел капитального строительства и инвестиций.
• Управление архитектуры и градостроительства.

Под руководство третьего заместителя по вопросам ЖКХ и муниципального имущества определить:

• Управление жилищно-коммунальным хозяйством.
• Отдел муниципального имущества и жилищного фонда.

В зависимости от роли и места в организационной структуре, важности и объема решаемых задач структурные подразделения обладают разным статусом и, соответственно, имеют разные наименования.

Таким образом в администрации городского поселения создан отла­женный механизм, посредством которого принимаются оперативные решения по вопросам организации управления.

Данный комплекс мер в целом должен способствовать развитию экономики муниципального образования и в конечном счете позитивно отразиться на благосостоянии населения.

Нечеткость системы функциональных связей между отдельными структурными подразделениями, дублирование функций, неравномерная загруженность работников, отсутствие четких организационных процедур, с помощью которых подразделения взаимодействуют между собой. В результате основной объем работы ложится на плечи главы администрации, которому приходится решать множество координационных вопросов. В положениях структурных подразделений нет четкой взаимосвязи между задачами в поле ответственности подразделений и выполняемыми функциями.

Кроме того, многие из задач и функций сформулированы в терминах, не влекущих за собой со стороны подразделения конкретных действий управления; большинство из задач по своему содержанию являются функциями, имеет место также одинаковая формулировка задач и функций по их решению [10, с. 123-124].

Функциональное совершенствование деятельности администрации городского поселения предполагает внесение комплекса изменений в положения о структурных подразделениях администрации города.

Рекомендуемые изменения затрагивают в основном ту часть положений, которая касается формулировок функций структурных подразделений.

Внесение изменений преследует следующие цели:

• устранение дублирования функций подразделений;
• приведение формулировок задач и функций в соответствие с правовой базой;
• обеспечение регламентации исполнения функций;
• устранение возможных разночтений и неясностей в формулировках функций.

Проанализировав полномочия и функции Администрации необхродимо отметить, что часть полномочий не относиться ни к одной из функций структурных подразделений администрации, к примеру за работу по организации разработки и осуществление генерального плана, проектов планировки и застройки, планов землеустройства на территории муниципального образования.

По нашему мнению это одно из важных полномочий муниципального управления и должно иметь особое значение в деятельности администрации. Поэтому, данный вопрос должен решаться специалистами отдела капитального строительства и инвестиций. Координация деятельности предприятий, организаций, учреждений, общественных объединений и социальных групп тоже не мало важная задача администрации, т.к. в первую очередь это бюджет муниципального образования.

Таким образом, необходимо полномочия по координации деятельности предприятий отнести к функциям управления экономического и социального развития. Так же при аналитической работе выявлено, что полномочия по осуществление контроля над деятельностью предприятий, предоставляющих коммунальные услуги населению необходимо передать управлению жилищно-коммунальным хозяйством.

Оценка результативности деятельности администрации представляет собой алгоритм оценки эффективности в процессе и по итогам совершенствования организационной структуры с учетом мер, направленных на ее реализацию. А также реализовавшихся социально-экономических эффектов, оказывающих влияние на изменение деятельности Администрации города Тюмень.

Принцип результативности и эффективности использования бюджетных средств означает, что при составлении и исполнении бюджетов участники бюджетного процесса, в рамках установленных им бюджетных полномочий, должны исходить из необходимости достижения заданных результатов, с использованием наименьшего объема средств или достижения наилучшего результата с использованием определенного бюджетом объема средств.

На основе Положения о докладах о результатах и основных направлениях деятельности субъектов бюджетного планирования, предлагаю внедрить в деятельность администрации программный комплекс ДРОНД, для автоматизации составления докладов о результатах и основных направлениях деятельности администрации [13, с. 136-139].

Доклад о результатах и основных направлениях деятельности (ДРОНД) - это документ, в котором в систематизированном виде представлены направления деятельности субъекта бюджетного планирования в отчетном и плановом периодах времени в разрезе целей, задач, мероприятий и показателей результативности.

Применение данного совершенствования позволит в области проектирования бюджета обеспечить все необходимые условия для перехода к бюджетированию, ориентированному на результат.

Основные функциональные возможности данного программного комплекса.

Формирование следующих частей ДРОНДа:

• Цели, задачи и показатели бюджетных расходов местной администрации.
• Расходные обязательства и формирование доходов администрации.
• Распределение расходов по целям, задачам и программам администрации.
• Результативность бюджетных расходов органов муниципальной власти.
• Формирование докладов со всеми приложениями и передача их на согласование.
• Внесение изменений в ДРОНД.
• Возможность использования данных об исполнении бюджета и затратах на выполнение государственных (муниципальных) услуг.
• Анализ хода исполнения управленческих программ администрации.
• Расчет затрат на реализацию управленческих программ.
• Многомерный анализ показателей деятельности администрации.
• Обеспечение возможности работы участников процесса составления ДРОНД в единой базе данных с применением общей нормативно-справочной информации.
• Предоставление информации для анализа в одном месте в удобной и понятной структуре.
• Применение интерфейсного элемента «Рабочий стол».
• Публикация реестра муниципальных услуг и другой необходимой информации в сети Интернет, на официальном сайте Администрации города Тюмень с автоматическим обновлением при изменении данных .

Данный программный комплекс ДРОНД позволит планировать и оценивать программы, как со стороны интересов их основных потребителей, так и со стороны администрации. Многие показатели прогнозируются на 3-5 лет, хотя их контролируемые значения устанавливаются лишь на год.

Именно в рамках ДРОНД определяется результативность деятельности органов государственной власти. Для оценки экономической эффективности предложенный мероприятий рассчитаем годовой экономический эффект при сокращении заместителя главы администрации (приложение 5).

Таким образом, рассчитав годовую заработную плату заместителя главы администрации, при сокращении должности, мы получаем прибыль к бюджету 600 000 рублей.

Теперь рассмотрим эффект от рационального сопоставления полномочий администрации. Для этого в рамках совершенствования организационной структуры Администрации города Тюмень предложено объединить отдел бухгалтерского учета и отчетности и финансовый отдел.

Данные структурные подразделения будут создавать общую бухгалтерию. Во главе назначить главного бухгалтера, а в его подчинении определить двух заместителей по направлениям. В свою очередь главный бухгалтер будет находиться в подчинении заместителя экономического направления главы Администрации города Тюмень. При соединении двух отделов количество сотрудников превышает норму, поэтому необходимо сократить главного бухгалтера и бухгалтера.

Для начала определим экономическую выгоду. Рассчитаем годовой экономический эффект от объединения отдела бухгалтерского учета и финансового отдела.

Исходя из данных таблицы 7, видно, что при соединении двух отделов в один и сокращая две должности, администрация сохраняет в бюджете 816 000 руб. (приложение 5)

Взяв за основу вышесказанные совершенствования рассмотрим разработанную организационную структуру Администрации города Тюмень (Рис. 4 приложения 6).

Следует отметить, что единство линейно-функциональной структуры организации достигается весьма непросто. Все проблемы совмещения линейной и функциональной структур связаны с законом действия власти в условиях организации. Каждый линейный руководитель полагает, что только он способен принимать правильные решения и содействовать их реализации. В то же время специалист в узкой области деятельности — функциональный руководитель — считает, что в его вопросах не разбирается никто, кроме него.

Такое отношение к вопросам принятия решений в подразделениях организации сможет породить напряженность и конфликты между линейными и функциональными руководителями, а также проблему двойного руководства по отношению к исполнителям. Кроме того, при этом возникает еще одна проблема — технической и технологической неопределенности в организации, т.к. линейный руководитель не может квалифицированно решать многие сложные проблемы, требующие вмешательства узких специалистов. Вместе с тем, если руководству организации удается решить проблему совмещения линейной и функциональной частей социальной структуры организации, то структурные единицы организации помимо четкого централизованного линейного руководства получают качественное профессиональное обслуживание каждого линейного подразделения.

В силу изложенного реорганизация структур муниципального управления представляет собой сложнейшую комплексную задачу.

Радикально реорганизовать любую структуру изнутри невозможно, поскольку для этого необходимо, образно говоря, подняться над проблемой и посмотреть на нее «сверху».

Исходя из совершенствования структурных подразделений, подведем итоги экономического эффекта. В результате данных изменений экономия бюджета Администрации города Тюмень составит 1 416 000 рублей.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Подводя итоги исследоования необходимо отметить, что структура управления организацией или организационная структура управления - одно из ключевых понятий менеджмента, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий. В рамках этой структуры протекает весь управленческий процесс, в котором участвуют менеджеры всех уровней и категорий. Отсюда то внимание, которое руководители организаций уделяют принципам и методам построения структур управления, выбору их типов и видов, изучению тенденций изменения и оценкам соответствия задачам организаций.

Под структурой управления понимается упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого. Под организационной структурой понимается состав и соподчиненность взаимосвязанных организационных единиц, звеньев и ступеней, наделенных определенными правами и ответственностью для выполнения соответствующих целевых функций управления.

Структура управления организацией или организационная структура управления - одно из ключевых понятий менеджмента, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий. В рамках этой структуры протекает весь управленческий процесс, в котором участвуют менеджеры всех уровней и категорий.

Администрация Тюменского района, является исполнительным органом местного самоуправления района и возглавляется Главой администрации района на принципах единоначалия.

Администрация района осуществляет исполнительно-распорядительные функции на основании и во исполнение Законов и Постановлений Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Липецкой области.

В процессе прохождения практики в соответствии с поставленной целью была собрана и систематизирована информация по теоретическим вопросам создания эффективной создания организационной структуры управления, кроме того мною была изучена организационно-функциональная структура Администрации города Тюмень и количественный состав ее подразделений, проведен анализ эффективности управления.