Файл: Теоретико-методологические основы построения организационной структуры на примере местной администрации.pdf

Основополагающий принцип построения структур управления - принцип соответствия субъекта управления управляемому объекту.

Выражаясь иначе, выбор той или иной структуры органов управления муниципальным образованием прямо зависит от его основных параметров (состав и величина территории, количество и социально-демографические особенности населения, состав объектов муниципальной собственности, структура муниципального хозяйства, экономическая структура муниципального образования в целом и т.д.) [8, с. 14].

Кроме того, на организационную структуру местной администрации оказывают значительное факторы, такие как личностные качества руководства и его роль в системе управления, используемые управленческие технологии, уровень сопротивления инновациям, организация труда, материально-техническое оснащение администрации и др [10, с. 122].

Следует выделить внутренние факторы, воздействующие на структуру администрации: кадровый состав, техника, технология управления, организация труда. С одной стороны, они влияют на организационную структуру управления, с другой – сами определяются ею. Так, кадры управления воздействуют на структуру управления с точки зрения перераспределения функций между подразделениями и отдельными работниками. Но в основном именно структура управления определяет состав должностей и требования к личностным качествам работников [12, с. 98].

К структуре управления предъявляется множество требований, отражающих ее ключевое для менеджмента значение. Они учитываются в принципах формирования структуры управления. Главные из этих принципов могут быть сформулированы следующим образом:

• организационная структура управления должна, прежде всего, отражать цели и задачи организации, а, следовательно, быть подчиненной производству и его потребностям[12, с. 102];
• следует предусматривать оптимальное разделение труда между органами управления и отдельными работниками, обеспечивающее творческий характер работы и нормальную нагрузку, а также надлежащую специализацию [5, с. 1125];
• формирование структуры управления надлежит связывать с определением полномочий и ответственности каждого работника и органа управления, с установлением системы вертикальных и горизонтальных связей между ними;
• между функциями и обязанностями, с одной стороны, и полномочиями и ответственностью с другой, необходимо поддерживать соответствие, нарушение которого приводит к дисфункции системы управления в целом;
• организационная структура управления призвана быть адекватной социально-культурной среде организации, оказывающей существенное влияние на решения относительно уровня централизации и детализации, распределения полномочий и ответственности, степени самостоятельности и масштабов контроля руководителей и менеджеров [8, с. 15]. Практически это означает, что попытки слепо копировать структуры управления, успешно функционирующие в других социально-культурных условиях, не гарантируют желаемого результата.

Реализация этих принципов означает необходимость учета при формировании (или перестройке) структуры управления множества различных факторов воздействия на организационную структуру управления.

Подводя итог можно сделать следующие выводы. Эффективность работы организации существенно зависит от организационной формы, выбранной для управления им. Поэтому организационная структура управления должна соответствовать конкретному объекту управления, его целям и условиям. Организационная структура управления – это внутренняя упорядоченность, согласованность и взаимодействие отдельных частей единого целого.

2. Анализ практических аспектов построения организационной структуры администрации на примере ГО Тюмень

2.1. Общая характеристика Администрации городского округа Тюмень

Администрация Тюменьнского муниципального района располагается по адресу 625003, ул. Первомайская, 20.

Администрация района осуществляет исполнительно-распорядительные функции на основании и во исполнение Законов и Постановлений Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации.

Правовая основа муниципальной службы, включающая требования к должностям, статус муниципального служащего, условия и порядок прохождения муниципальной службы, управления службой, определяются законодательством Российской Федерации, Уставом муниципального образования Тюменьнского района и Положением о муниципальной службе в районе, утверждаемым представительным органом местного самоуправления по предоставлению Главы администрации.

Свои полномочия Администрации города Тюмень осуществляет в тесном взаимодействии с Советом депутатов, органами местного самоуправления и подразделениями государственных, правоохранительных и иных органов, общественными и другими организациями.

Структура управления - это взаимоотношения подразделений организации. В основу любой структуры управления положен принцип разделения труда. Структуру Администрации района составляют комитеты, управления и отделы администрации района. Комитеты и управления возглавляют начальники, а отделы - заведующие отделами. Положения о комитете, управлении, об отделе администрации района утверждаются Главой администрации.

Структура управления Администрации городского округа Тюмень представлена в Приложении 1 [15].

Администрацией городского поселения Тюмень управляет Глава городского поселения, который назначает двух заместителей: заместитель главы администрации и первый заместитель главы администрации, а также помощника председателя Совета депутатов и управляющего делами.

Глава городского поселения избирается гражданами сроком на 5 лет.

Глава администрации района является высшим должностным лицом муниципального района. Глава администрации осуществляет общее руководство, непосредственно направляет работу своих заместителей, отдельных структурных подразделений.

Глава администрации в пределах своей компетенции принимает постановления, издает распоряжения, готовит проекты постановлений и распоряжений главы городского поселения, осуществляет общее руководство деятельностью администрации района. Заместители Главы осуществляют часть функций по руководству Администрацией [4].

В Администрации города Тюмень сложился определенный кадровый состав сотрудников. Данный состав представлен в таблице 1 приложения 2. Из данных таблицы следует, что исследуемый период произошло увеличение численности сотрудников Администрации на 18,2%. Однако, данная динамика по увеличению численности в разрезе руководителей и специалистов отразилась неоднозначно. Число руководителей сократилось на 2,04% по сравнению с базовым периодом.

Изменение численности происходило и в течение исследуемого периода. Это связано с тем, что в данный период трижды происходило изменение организационной структуры Администрации. При этом неоднозначна и динамика численности специалистов. За весь период произошло увеличение на 27,6% по сравнению с базовым. В течение периода на численность специалистов оказали влияние такие факторы: изменение организационной структуры, низкий уровень оплаты труда [15].

Структура работников по полу представлена в таблице 2 приложения 2.

Из представленной в приложении 2 динамики следует, что за исследуемый период половая структура сотрудников существенно не изменилась. Колебание составляет 0,55%. В кадровом составе Администрации превалирует персонал женского пола – 86%, а персонал мужского пола составляет 14%. Такая структура обусловлена спецификой работы в Администрации и уровнем оплаты труда. Как известно, женщины более склонны соглашаться на сравнительно низкий уровень доходов, по сравнению с мужчинами.

Рассмотрим структуру кадрового состава по возрастному признаку (рис. 2)

Рисунок 2. - Структура кадрового состава персонала по возрастному признаку, 2015г.

Данные рисунка показывают, что молодые специалисты составляют всего 24%, специалисты среднего возраста – 43%, и специалисты предпенсионного и пенсионного возраста составляют – 33%. Это говорит о том, что возрастной состав сотрудников не достаточной удовлетворительный поскольку молодых специалистов недостаточно, для того чтобы заменить уходящих сотрудников на пенсию. Это создает определенные сложности в управлении, т.к. отсутствует преемственность в кадрах и низка доля открытости к нововведениям и инновациям, а сама система управления тяготеет к консервативному типу управления [15].

Следующая ступень анализа это оценка структуры кадрового состава по стажу работы, которая представлена на рис. 3.

Рисунок 3. - Структура кадрового состава персонала по наличию стажа работы, 2015г.

Из рисунка, очевидно, превалирует персонал, работающий в администрации не более 5 лет – 55%. С одной стороны, это положительный момент - свежие силы и идеи. Однако, большая часть реформ в муниципальном управлении начата более 5-7 лет назад. Поэтому персонал втягивался в процесс обрывками, от одного законодательного акта до другого, не всегда представляя сущность и первопричины реформы и в чем ее насущная необходимость. Персонал, который обладает всей полнотой информации, составляет 45%, из них 29% это кадры предпенсионного и пенсионного возраста.

При этом работоспособный и информированный персонал составляет всего 16%. Такая ситуация достаточно негативно может сказаться на эффективности работы Администрации, поскольку опытным сотрудникам необходимо не только выполнять свою работу и постоянно совершенствоваться, но и обучать и делиться опыт с неопытными сотрудниками, сокращая, либо обеденные перерывы, либо сокращая время на выполнение свои непосредственных обязанностей.

2.2. Анализ полномочий и функций Администрации города Тюмень

В Уставе Администрации города Тюмень в составе полномочий администрации городского поселения фактически выделены основные функции муниципального управления.

Разрабатывает программы и планы социально-экономического развития муниципального образования и организует их выполнение.

Обеспечивает проведение в муниципальном образовании единой финансовой и налоговой политики.

Организует разработку и осуществление генерального плана, проектов планировки и застройки, планов землеустройства на территории муниципального образования.

Координирует деятельность предприятий, организаций, учреждений, общественных объединений и социальных групп.

Выступает заказчиком и выдает разрешения на строительство объектов социальной и производственной инфраструктуры на территории муниципального образования.

Регулирует земельные отношения и осуществляет участие в контроле над состоянием окружающей среды на территории муниципального образования.

В порядке, установленном Советом депутатов, управляет и распоряжается муниципальной собственностью.

Осуществляет контроль над деятельностью предприятий, предоставляющих коммунальные услуги населению независимо от ведомственной принадлежности и формы собственности.

Управляет муниципальными учреждениями образования, здравоохранения, культуры, социального обеспечения, физкультуры и спорта.

Разрабатывает проект местного бюджета в соответствии с действующим законодательством.

Создает муниципальные унитарные предприятия и учреждения для решения вопросов местного значения, определяет цели, условия и порядок их деятельности, утверждает их уставы, заслушивает отчеты руководителей об их деятельности, решает вопросы их реорганизации и ликвидации.

Вправе входить в состав учредителей (участников) иных некоммерческих и коммерческих организаций в случаях, предусмотренных федеральными законами.

Осуществляет иные полномочия и исполнительно-распорядительные функции, не отнесенные к компетенции Совета депутатов, органов местного самоуправления других муниципальных образований и органов государственной власти [15].

Рассмотрим структурные подразделения администрации и их функции.

Функции подразделения Управление делами администрации:

• осуществление в пределах компетенции выполнения решений федеральных органов власти, органов власти Тюменской области, Совета депутатов и главы города Тюмень;
• организационно-техническое, хозяйственное, информационное и документальное обеспечение деятельности Администрации города Тюмень и проводимых Администрацией мероприятий;
• оперативное и качественное рассмотрение обращений граждан, изучение и обобщение вопросов, содержащихся в заявлениях и жалобах граждан, осуществление контроля за их исполнением;
• участие в работе по совершенствованию структуры управления, формированию высококвалифицированного кадрового потенциала;
• обеспечение эффективного управления, распоряжения и использования имущества администрации муниципального района [15].