Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть».pdf

ВВЕДЕНИЕ

Уровень развития информационных технологий позволяет информационным системам не только хранить и обрабатывать большие объемы данных, но и прогнозировать объем продаж товаров, вести учет реализации товаров, рассчитывать оптимальные планы закупки и т.д.

Компании, осуществляющие деятельность, направленную на реализацию какой-либо продукции или предоставление услуг должны вести учет продаж. Ведение учета продаж помогает контролировать объемы поступления товара, объемы расхода товара и количество остатков продукции на складе организации.

На основании вышеперечисленных факторов можно заключить, что ведение учета реализации товаров является трудоемким процессом без применения информационных технологий. Трудно представить себе формирование и организацию сбыта без интенсивного, постоянного оперативного обмена информацией, без быстрого реагирования на потребности рынка.

Обеспечение процесса сбыта продукции необходимыми ресурсами будет являться весьма трудоемким процессом без применения информационных систем и программных комплексов для анализа, планирования и поддержки принятия коммерческих решений в процессе реализации продукции.

Поскольку использование традиционных способов извлечения необходимой информации из потока данных не является достаточно оперативным, определяющим фактором в управлении организацией становится скорость обработки данных и получение нужных сведений.

Актуальность работы заключается в применении информационных технологий для повышения эффективности процесса реализации продукции.

Объектом исследования является бизнес-процесс реализации продукции.

Предметом исследования является автоматизация процесса реализации продукции.

Целью работы является проектирование реализации операций бизнес-процесса реализации товаров через аптечную сеть.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

1. Выбрать комплекс задач автоматизации.
2. Охарактеризовать существующие бизнес-процессы.
3. Описать документооборот, возникающий при решении задачи.
4. Обосновать проектные решения по информационному обеспечению.
5. Дать обоснование проектным решениям по программному обеспечению.
6. Создать и описать информационную модель.
7. Дать характеристику нормативно-справочной, входной и оперативной информации.
8. Охарактеризовать результативную информацию.
9. Разработать общие положения.
10. Дать характеристику базе данных.
11. Разработать структурную схему пакета.
12. Описать программные модули.
13. Разработать контрольный пример реализации.
14. Аналитическая часть
15. Выбор комплекса задач автоматизации

Рассмотрим процесс учета реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть. Входными информационными потоками процесса являются следующие документы:

1. Требование-накладная – документ ведомственной формы № А-2.20.
2. Приходный ордер – документ, отражающий приход товаров в магазин аптечной сети.

Выходным информационным потоком является:

1. Реестр требований-накладных.
2. Оборотная ведомость.
3. Кассовая книга.
4. Товарный отчет.

В границы рассматриваемой задачи входят процессы:

1. Составление реестра требований-накладных.
2. Оформление кассовой книги.
3. Составление товарного отчета.

Процесс учета реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть связан со складским учетом, потому что складской учет является поставщиком информации о наличии товаров на складе. А также процесс учета реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть связан с бухгалтерским учетом, он является поставщиком данных о реализации товаров.

Важность процесса в целом для организации заключается в том, что в рамках процесса учета реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть осуществляется регистрация о сбыте товаров и объеме выручки.

В процессе решения задачи задействованы фармацевты, которые осуществляют учет реализации товаров.

Основными понятиями, свойственными предметной области являются:

• Приход – поступление товаров в магазин аптечной сети.
• Расход – продажа товаров из магазина аптечной сети.

Результатными показателями процесса являются:

1. Объем выручки от продажи товаров аптечной сети.
2. Остаток товара в магазине аптечной сети.

Остаток товаров рассчитывается по формуле:

Остаток = Количество товаров на начало дня + Приход – Расход (1)

Остаток ТМЦ измеряется в штуках (шт.).

Исполнителями задачи учета реализации товаров аптечной сети являются фармацевты, которые осуществляют продажу товаров и консультацию покупателей. В конце рабочего фармацевт формирует отчетность по кассе.

1. Характеристика существующих бизнес-процессов

Характеристика существующих бизнес-процессов будет дана с помощью моделирования бизнес-процессов в методологии IDEF0. На рисунке 1 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса.

Входами процесса являются документы: требование-накладная и приходный кассовый ордер. Выходами процесса являются документы: реестр требований-накладных, кассовая книга, оборотная ведомость и товарный отчет материально-ответственного лица. Управление процессом осуществляется согласно регламенту и должностной инструкции. Механизмом процесса является фармацевт.

На рисунке 2 представлена декомпозиция бизнес-процесса учета реализации лекарственных препаратов в аптечной сети. На основании требований-накладных фармацевт заполняет форму реестра требований-накладных. На основании этих данных формируется отчет – оборотно-сальдовая ведомость.

Рисунок 1. Контекстная диаграмма бизнес-процесса

Рисунок 2. Декомпозиция контекстной диаграммы

Затем фармацевт осуществляет учет выручки от реализации лекарственных препаратов. На основании составленного приходного ордера заполняется кассовая книга, которая подлежит ежедневному заполнению в конце смены. Затем на основании требований-накладных составляется товарный отчет материально-ответственного лица, в котором указывается сколько было реализовано препаратов по каждой товарной позиции и количество лекарственных препаратов на конец дня.

На рисунке 3 представлена модель процесса формирования реестра требований-накладных. Фармацевт осуществляет отбор накладных на заданную дату. После этого он вносит данные о накладных в форму реестра. На основании накладных составляются оборотно-сальдовые ведомости для каждого клиента, в которых указана стоимость лекарственных препаратов и сумма оплаты по накладной.

На рисунке 4 представлена модель процесса заполнения кассовой книги. Фармацевт проверяет заполнение приходного ордера, сравнивает количество денежных средств в кассе с указанным в документе и оформляет кассовую книгу.

На рисунке 5 представлена модель процесса. При смене материально-ответственного лица осуществляется подсчет фактического наличия товара в аптеке, подсчет наличия товара по документам и оформление товарного отчета, в котором отражается фактическое наличие товара.

2. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Рассмотрим документооборот задачи. В процессе решения задачи применяются следующие документы:

1. Требование-накладная.
2. Оборотная ведомость.
3. Товарный отчет.
4. Кассовая книга.

Рисунок 3. Модель процесса составления реестра требований-накладных

Рисунок 4. Модель процесса заполнения кассовой книги

Рисунок 5. Модель процесса составления отчета

1. Приходный ордер.
2. Реестр требований-накладных.

Создадим схему документооборота задачи, основанную на перечисленных документах. Схема документооборота представлена на рисунке 6.

Рисунок 6. Схема документооборота

Для того, чтобы оценить трудозатраты на оформление документооборота, необходимо выявить количественные показатели формирования документооборота. Характеристика документооборота представлена в таблице 1.

Таблица 1

Характеристика формирования документооборота

В ходе анализа документооборота бизнес-процесса учета реализации товаров аптечной сети были выявлены следующие недостатки:

1. Высокие временные затраты на формирование документооборота.
2. Сложность ведения учета прихода и расхода товаров на бумажных носителях.
3. Низкий уровень оперативности данных об остатках товаров.
4. Несовершенство организации сбора и регистрации исходной информации.

Исходя из описанных недостатков, осуществим расчет планируемого эффекта, который будет достигаться при устранении выявленных недостатков. Характеристика документооборота при автоматизации процесса представлена в таблице 2.

Таблица 2

Характеристика формирования документооборота после автоматизации

Трудозатраты на формирование документооборота до автоматизации составляют 1 200 000 человеко-часов. Трудозатраты на формирование документооборота после автоматизации составят 910 000 человеко-часов. Т.о. снижение трудозатрат составить 27%.

3. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Рассмотрим состав и содержание входных документов. Входными документами задачи являются:

1. Приходный ордер, имеющий унифицированную форму М – 4.
2. Требование-накладная.

Выходными документами являются:

1. Реестр требований-накладных.
2. Оборотная ведомость.
3. Кассовая книга.
4. Товарный отчет.

Все перечисленные документы имеют унифицированную форму, поэтому при разработке системы необходимо обеспечить вывод документов в соответствии с их унифицированной формой.

В рассматриваемых документах будет использован один классификатор: единицы измерения.

В проектируемой системе должен присутствовать справочник «Товар», который будет содержать перечень наименований товарных позиций.

Информационная база должна быть организована в виде интегрированной базы данных с распределенной организацией для обеспечения совместной работы нескольких специалистов. Для организации базы данных будет использоваться реляционный подход, который минимизирует избыточность данных и обеспечивает простоту манипулирования ими.

4. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Информационные системы позволяют пользователям осуществлять сбор и обработку данных. Для хранения данных используются базы данных. Различают следующие виды баз данных:

1. Иерархические.
2. Сетевые.
3. Реляционные.

В настоящее время широко применяются реляционные базы данных в связи со следующими факторами:

• Они обладают простотой, поскольку в реляционной модели данных существует всего одна информационная конструкция, формализующая табличное представление данных.
• Наличие теоретически обоснованных методов нормализации отношений позволяет получать базу данных с заданными характеристиками.
• Независимость данных заключается в том, что при необходимости внесения изменений в структуру реляционной базы данных, требуется внесение минимальных изменений.