Файл: Первичные учётные документы (Понятие первичных учётных документов и их значение).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Эта тема курсовой работы была выбрана мною не случайно. Для нормальной деятельности любой организации принципиальное значение имеет грамотное составление первичной документации. Правила заполнения и ведения первичной учётной документации должен знать каждый сотрудник, работающий на предприятии и серьёзно относящийся к выполнению своих обязанностей.

Документы предприятия – это его основа, его история и своего рода «биография». Изучая документацию фирмы, можно восстановить произошедшие в ней события, обнаружить ошибки сотрудников, найти причины каких-либо несовпадений и неточностей в отчётах. Неправильное оформление учётных документов может привести к крайне неблагоприятным последствиям для организации. Следовательно, эти документы должны оформляться согласно определённым нормам и правилам, которые будут рассмотрены в моей курсовой работе.

Основная цель курсовой работы – анализ существующих форм и видов первичных учётных документов, а также действующих стандартов и методик работы с ними.

В своей работе я дам определение понятию первичных учётных документов, рассмотрю основы документооборота, определю классификацию и существующие формы документов, проанализирую нормативные документы, в соответствии с которыми ведётся учёт, а также укажу основные требования и правила составления документации.

1. Основы первичного учёта на предприятии

1.1 Понятие первичных учётных документов и их значение

Первичное наблюдение – первое, начальное звено в цепочке функционирования хозяйственного учёта. От того, как оно будет выполнено, зависят полнота и достоверность учётной информации, которую её пользователям подготовит бухгалтерия. Поэтому содержанию и подготовке первичного наблюдения уделяется большое внимание.

По результатам первичного наблюдения составляется документ.

Документ является основанием и подтверждением учётных записей. Все хозяйственные операции оформляются документами. Они служат первичными учётными документами. На их основании ведётся бухгалтерский учёт. Без документа нет бухгалтерской записи.

Документ (от лат. documentum – поучительный пример, свидетельство, доказательство) – письменное свидетельство с заполнением необходимых реквизитов, придающих ему доказательную юридическую силу.^[1]

Первичный документ (для бухгалтерского учёта) – это письменное свидетельство о совершении определённого хозяйственного факта (операции), имеющего юридическую силу и не требующего дальнейших пояснений и детализации.

В конце 19 - начале 20 в. бухгалтеры любили подчёркивать доказательную силу первичного документа, имея в виду его способность служить доказательством в суде. Эта функция первичного документа полностью сохранилась и в настоящее время.

Первичный документ содержит информацию, сведения, данные, зафиксированные на материальном носителе, которые имеют официальный характер и адресованы конкретному должностному лицу.^[2]

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учётным документом.

Первичный учётный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Первичный учётный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.^[3]

Формы всех первичных учётных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учёта. Это требование части 4 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учёте».

В Законе «О бухгалтерском учёте» нет требования о применении стандартных форм первичных документов. Поэтому их применение, в большинстве случаев, необязательно начиная с 2013 г. Не будучи отменёнными, постановления Госкомстата, которыми были в своё время утверждены многочисленные унифицированные формы первичных документов, фактически утратили статус нормативных правовых актов, так как нынешнее законодательство не требует их применять.^[4]

Под первичными документами в бухгалтерском учёте понимают бумажные бланки, предназначенные для регистрации исходных данных. Считается, что каждая хозяйственная операция должна быть оформлена соответствующим первичным документом, а потому первичный документ является основанием всякой бухгалтерской записи.^[5]

Заполнять документы пастой красного или зелёного цвета не принято. Одной из причин является, например, то, что в бухгалтерской практике часто встречается выражение "записать красным". Это означает, что произведена сторнировочная запись (то есть записанные таким образом числа при подсчёте учитываются со знаком "минус"). Таким образом, если какая-то цифра в документе будет проставлена красными чернилами, то профессиональный бухгалтер из этого может сделать вывод, что данная сумма подлежит вычитанию из общего итога (способ "красное сторно").

Значимость первичных учётных документов в бухгалтерском учёте является неоспоримой. Первичные документы используются для формирования регистров аналитического и синтетического учёта, отчётных форм. Правильность и своевременность их составления в значительной степени определяет качественное состояние бухгалтерского учёта и бухгалтерской (финансовой) отчётности в организации.

Первичный учётный документ является письменным разрешением на совершение хозяйственных операций.

Первичный учётный документ является письменным доказательством факта хозяйственной жизни.

Первичный учётный документ является основанием для последующих записей о возникших хозяйственных операциях.

На основании первичных учётных документов ведётся повседневное наблюдение и контроль движения активов, принадлежащих организации в процессе кругооборота капитала и превращения его из одной формы в другую. Они используются для установления законности и целесообразности хозяйственных операций.^[6]

В первичных учётных документах проставляются подписи должностных лиц, распорядившихся провести хозяйственную операцию, а также подписи лиц её выполнивших. Данный порядок оформления документации позволяет установить персональную ответственность должностных лиц по всем хозяйственным операциям, использовать эти сведения для оценки эффективности их работы, а также в правоприменительной деятельности.

Первичные учётные документы, составленные с соблюдением установленных требований, используются как доказательная база в разрешении споров, возникающим между организациями, между организациями и физическими лицами. Они признаются документами, имеющими юридическую силу в арбитражных, гражданских спорах, уголовных делах, используются при проведении судебно-бухгалтерской экспертизы, назначаемой судом при рассмотрении дел.

Данные первичных учётных документов необходимы в процессе контрольно-ревизионной работы, проведении внутреннего и внешнего аудита, в процессе экономического анализа работы организации. По их данным организуется внешний контроль деятельности, подтверждается достоверность отчётных и учётных данных, выявляются резервы улучшения имущественного и финансового состояния организации, разрабатываются мероприятия по оптимизации её функционирования.^[7]

1.2 Классификация первичных учётных документов

Сущность документов и их место в хозяйственной деятельности организации отражена в их классификации.

Группировка первичных учётных документов ведётся по назначению, способам их составления и месту составления, примерная схема представлена на схеме 1.

Так же существует другая, более широкая классификация (схема 2). По степени приоритетности в ней не стоит выделять тот или иной порядок, так как каждый из этих признаков уникален, независим и несёт свою содержательную нагрузку.^[8]

Схема 1. Классификация первичных учётных документов^[9]

Схема 2. Классификация бухгалтерских документов^[10]

По назначению документы подразделяются на:

• распорядительные;
• оправдательные;
• бухгалтерского оформления;
• комбинированные.

В классификации по назначению М.А. Рябова выделяет также бланки строгой отчётности.

Распорядительные документы дают право на совершение строго определённых распоряжением соответствующего должностного лица хозяйственных операций. Например, чек, подписанный руководителем организации, позволяет кассиру получить определённую сумму в банке с расчётного счёта организации.^[11]

Оправдательные (исполнительные) первичные учётные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и служат для её исполнителей оправданием в расходовании ресурсов, получении ценностей и др. К оправдательным первичным учётным документам относят приходные ордера, на основании которых приходуют материальные ресурсы, расходные кассовые ордера, используемые для оформления выдачи денежных средств из кассы и др.^[12]

Документы бухгалтерского оформления самостоятельного значения не имеют. Они помогают на основе распорядительных и оправдательных документов подготовить в дальнейшем соответствующие учётные записи для обработки с целью дальнейшего использования в учётном процессе. Поэтому они составляются и используются только в бухгалтерии. Так, например, ведомость распределения общепроизводственных расходов служит для распределения расходов на управление структурных подразделений предприятия между отдельными видами выпускаемой ими продукции. Различные справки-расчёты, составленные в бухгалтерии, служат основанием для отражения в учёте сумм, исчисленных в возмещение обязательств перед бюджетом, внебюджетными фондами и т.п.^[13]

Для рационализации учётного труда часто применяются первичные учётные документы, сочетающие в себе признаки распорядительных, оправдательных (исполнительных) и документов бухгалтерского оформления. Такие документы квалифицируются как комбинированные первичные учётные документы. Они служат для оформления хозяйственных операций с целью дальнейшего использования в учётном процессе. К комбинированному документу относят расходный кассовый ордер, который содержит распоряжение на выдачу денежных средств (признак распорядительного первичного документа) и в котором удостоверяется факт совершения хозяйственной операции (признак оправдательного (исполнительного) первичного учётного документа).^[14]

Бланки строгой отчётности – специальные документы, отпечатанные типографским способом, в которых предусмотрены необходимые реквизиты и выходные данные: краткое название типографии, место её размещения, номер заказа и год его выполнения, тираж, с присвоением определённой серии и индивидуального номера. К таким документам относят квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломы, абонементы, талоны, билеты, бланки товарно-сопроводительных документов.^[15]

В зависимости от способа составления (способа отражения хозяйственных операций) первичные учётные документы подразделяются на две группы:

• разовые;
• накопительные.

Разовые – это документы, которые составляются единовременно, в один приём для отражения одной или нескольких хозяйственных операций. После составления документов они становятся основанием для записей в регистры бухгалтерского учёта. Разовыми является большая часть первичных учётных документов: платёжные поручения, приходные кассовые ордера и др.

Накопительные включают документы, составляемые постепенно в течение установленного временного периода (суток, декады, месяца квартала), для накапливания данных по однородным, систематически повторяющимся операциям. К таким документам относят лимитно-заборные карты, наряды на сдельную работу и др. Они оформляются в течение установленного периода, закрываются по его окончании. После сдачи в бухгалтерию, такие документы используются для последующих бухгалтерских записей.^[16]

По месту составления документы первичного учёта подразделяются на:

• внешние;
• внутренние.

Внешние документы - это счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, банковские выписки по расчётному счёту, поступающие от других организаций и физических лиц.