Файл: Первичные учётные документы (Понятие первичных учётных документов и их значение).pdf

Внутренние документы оформляются непосредственно в организации - это платёжные ведомости, инвентаризационные описи, приходные и расходные ордера.^[17]

За правильность оформления внутренних первичных документов несёт ответственность организация, составившая его. Если внешние документы оформлены не верно, организация должна сообщить контрагенту, составившему этот документ^[18]

По объёму содержащихся сведений учётные документы делятся на:

• первичные и
• сводные первичные.

Первичные документы содержат первоначальную исходную информацию о конкретных хозяйственных фактах – накладные, кассовые ордера, акты на списание основных средств и т. д.

Сводные первичные документы обобщают сведения, содержащиеся в первичных документах, – это отчёты о движении материальных ценностей, отчёты кассира, ведомости движения продукции, что позволяет осуществлять контроль над сохранностью материальных ценностей.

По способу обработки классификация осуществляется в зависимости от того ручная или машинная обработка данных происходит.^[19]

1.3 Форма первичных учётных документов

Согласно части 2 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учёте» обязательными реквизитами первичного учётного документа являются:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за её оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события;
• подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.^[20]

С 1 января 2013 г. формы первичных учётных документов, содержащиеся в альбомах стандартизованных форм первичной учётной документации, не являются обязательными к применению. Но обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учётных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).^[21]

Формы первичных учётных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учёта. Формы первичных учётных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации (часть 4 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учёте»).^[22]

Анализ положений Федерального закона «О бухгалтерском учёте» №402-ФЗ показывает, что он не содержит положения, обязывающее экономические субъекты применять унифицированные формы первичных документов. Это приводит к тому, что руководитель экономического субъекта должен принять одно из двух возможных решений:

1. применять все унифицированные формы первичных документов;
2. применять отдельные унифицированные формы первичных документов.^[23]

Применение всех стандартизованных форм первичных документов не повлечёт дополнительных вложений в работу автоматизированного ведения бухгалтерского учёта, дополнительных вопросов от контрагентов и проверяющих органов, так как эти документы содержат все обязательные реквизиты. Отрицательным моментом в этом варианте является наличие дополнительных реквизитов, которые остаются незаполненными. Это требует постоянного прочерчивания показателей, что увеличивает объём работы бухгалтера.^[24]

Если организация будет применять стандартизованные формы первичных документов, то главный бухгалтер или иное лицо, ведущее учёт должен сделать запись в Учётную политику следующего содержания: «Первичные документы принимаются к учёту, составленные по унифицированной форме, приведённой в «Альбомах унифицированных форм первичной учётной документации».

При втором варианте организации первичного учёта лицо, ведущее учёт, должно провести проверку всех первичных документов единой формы на соответствие составу реквизитов (обязательных и дополнительных), которые приняты в организации. Документы, формы которых не отвечают утверждённому составу реквизитов в организации, должны быть заменены или же доработаны в соответствии с утверждённой Учётной политикой организации.

Принятие данного решения потребует внесения изменений в работу бухгалтерской программы. Это потребует дополнительных денежных вложений. Что касается отношений с контрагентами, то их следует заранее уведомить об изменении формы первичного документа. В то же время этот вариант позволит выполнить одно из требований бухгалтерского учёта: целесообразность и разумность его ведения.^[25]

Практика показывает, что немногие предприятия отказались от использования привычных единых форм, под которые рассчитано большинство бухгалтерских программных продуктов, так как этот вариант дешевле ля организации и привычнее для бухгалтера.

Законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учёте не установлены какие-либо ограничения на включение в первичные учётные документы дополнительных к обязательным реквизитов. Включение дополнительных реквизитов в первичный учётный документ осуществляется организацией при необходимости. Например, в связи с характером факта хозяйственной жизни, оформляемым данным документом; требованиями нормативных правовых актов; потребностями управления; технологией обработки учётной информации и др.^[26]

При разработке собственных форм первичной учётной документации следует учитывать, что обязательными к применению остаются формы первичных учётных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании (Информация Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). Примерами таких форм являются:

— кассовые документы, предусмотренные Указанием Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У (приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга и книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств, расчётно-платёжные и платёжные ведомости);

— первичные документы по учёту денежных расчётов при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовой техники, разработанные на основании Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчётов и (или) расчётов с использованием платёжных карт» и утверждённые постановлением Госкомстата РФ от 25.12.98 № 132 (см. письмо ФНС России от 23.06.2014 № ЕД-4-2/11941). То есть в данном случае по-прежнему следует применять унифицированные формы первичной учётной документации по учёту денежных расчётов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин;

— транспортная накладная, утверждённая постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272, которая подтверждает заключение договора перевозки (письма Минфина России от 28.01.2013 № 03-03-06/1/36, от 23.04.2013 № 03-03-06/1/14014).^[27]

Первичные учётные документы, составленные на бумаге и в электронном виде (подписанные электронной подписью) являются равноценными.

2. Организация документооборота в бухгалтерском учёте

2.1 Система документооборота первичных учётных документов

Следует отметить, что тема организации документооборота в современных условиях очень актуальна и имеет огромное значение, потому что от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации. От того, насколько профессионально ведётся документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Правильно организованный документооборот внутри организации – это залог успешной многолетней деятельности. Кроме того, действующим законодательством предусмотрены определённые требования к организации документооборота. Несоблюдение этих требований может привести к неблагоприятным последствиям.^[28]

Движение первичных учётных документов, регистрирующих хозяйственные операции, должно быть упорядоченно и организовано по определённым правилам. Порядок передачи первичных документов для текущего ведения учёта, контроля хозяйственной деятельности, составления хозяйственной отчётности регламентируется в самой организации.^[29]

По определению, взятому из учебного пособия Сигидова Ю.И. и Трубилина А.И., движение документов в процессе их оперативного использования и бухгалтерской обработки от момента составления или получения от других организаций до передачи в архив после записи в регистры бухгалтерского учёта называется документооборотом.^[30] В учебном пособии другого автора, Алексеевой Г.Н., представлено немного иное определение: движение документа от момента составления или получения от других предприятий до передачи в архив называется документооборотом.^[31]

Подобных определений существует достаточно много, но сама суть процесса, изложенная в них, остаётся неизменной.

Основными этапами документооборота являются:

• составление и оформление документов;
• движение документов по бизнес-единицам;
• приём документов в бухгалтерии;
• проверка и обработка в бухгалтерии информации, содержащейся в документах;
• сдача документов в архив.^[32]

В составе Учётной политики организации формируется график документооборота. В нём определяется последовательность движения первичных документов, то есть:

• определяется, кто и в каком порядке составляет документы,
• какие учётные записи выполняются по данным этих документов,
• где и в течение какого срока они должны храниться после использования в соответствии с назначением.

График документооборота, разработанный главным бухгалтером и утверждённый приказом руководителя организации, оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов. Этот график должен выполняться каждым подразделением организации, всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ (табл. 5).^[33]

Таблица 5. График документооборота в организации

Надо иметь в виду, что отсутствие документооборота или нечёткая его организация приводят к разного рода упущениям и злоупотреблениям.

Стадии документооборота представлены на схеме 6.

Создание или получение документа от другой организации

Проверка, исполнение и принятие к учёту

Бухгалтерская обработка и подготовка

Передача документов в архив

Схема 6. Основные этапы документооборота

На первом этапе на каждый факт хозяйственной жизни оформляется первичный учётный документ, определяется перечень лиц, выписывающих и оформляющих эти документы, а также сроки их оформления.^[34]