Файл: Первичные учётные документы (Понятие первичных учётных документов и их значение).pdf

На втором этапе, принятые после проверки документы (подробнее о формах контроля см. гл. 2.2), подлежат дальнейшей обработке, которая состоит из следующих этапов: группировка, таксировка, контировка и гашение.

Группировка – включает в себя подготовку сводных данных по движению видов имущества и обязательств за отчётный период. ^[35]

Таксировка документов заключается в умножении натуральных показателей (килограммов, тонн, штук) на цену за одну единицу натурального измерителя. То есть это перевод натуральных показателей в стоимостное выражение.

Контировка – указание номера счета, дебетуемого или кредитуемого, по суммам, подлежащим отражению на счетах бухгалтерского учёта. Этот этап обработки связан с отражением хозяйственных фактов данных в документе на счетах бухгалтерского учёта путём двойной записи.

Гашение – проставление на документах, относящихся к кассовым операциям, штампов или надписи от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты.^[36]

После бухгалтерской обработки первичных документов их данные должны быть зарегистрированы в специальных учётных таблицах и отражены в определённой последовательности.

Окончательным этапом документооборота является хранение первичных документов. Законодательство определяет сроки хранения первичной документации, что позволяет по истечении определённого периода времени контролировать предпринимательскую деятельность организации со стороны учредителей и руководителей, а также со стороны аудиторских фирм и государственных органов. Соотнесение этих сроков со сроками исковой давности по хозяйственным договорам, заключённым с другими организациями, предопределяет степень ответственности за исполнение взаимных обязательств договаривающихся сторон.^[37]

Сроки хранения бухгалтерских документов определяются следующими нормативными актами:

1) Решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Россархиве и Центральной экспертной комиссии Госналогслужбы России «Об изменении сроков хранения документов бухгалтерского учёта» от 27 июня 1996 г.

2) Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утверждённого Росархивом 6 октября 2000 г.

В соответствии с ними для основных бухгалтерских документов установлены определённые сроки хранения.^[38]

На документооборот значительное влияние оказывает внедрение компьютерных технологий. Это совершенно новый уровень организации документооборота в виде системы электронного документооборота, поскольку позволяет:

• подготовить и сохранить в электронном виде первичные документы с уже сформированными реквизитами конкретной организации;
• создать основу для исключения потери документов;
• повысить контроль над выполнением поручений, связанных с подготовкой и обработкой документов и их хранением;
• вывести систему учёта на качественный уровень эффективности; исключить арифметические ошибки в документах;
• обеспечить постоянный контроль над корректностью проводок и автоматическое формирование отчётности;
• определить регламент работы с документами; предупреждать появление ошибок и неточностей;
• сигнализировать о не заполнении обязательных реквизитов;
• не допускать попадания такого документа в базу данных;
• вводить информацию из первичных документов путём их обработки с помощью процедур, автоматизирующих учётные операции;
• формировать экземпляр документа при сохранении данных, введённых в форму шаблона;
• построить схемы документооборота между различными бизнес-единицами организации и внутри них;
• осуществлять непосредственно из шаблона ряд учётных операций по обработке документа, например реализацию проводок для учёта сумм документов на счетах бухгалтерского учёта при обработке документов;
• проводить анализ функций, выполняемых конкретным подразделением или сотрудником.

Таким образом, современные программные средства обеспечивают необходимые процедуры преобразования учётной информации, документирование в электронном виде хозяйственных операций и создание информационной базы, обобщение учётных данных и формирование учётных регистров, подготовку бухгалтерской и другой внешней финансовой отчётности.^[39]

2.2 Формы контроля над составлением первичных учётных документов

В процессе совершения хозяйственных операций, оформляемых первичными учётными документами, бухгалтерия ведёт контроль правильности, достоверности и точности их отражения. Формы контрольных мероприятий бухгалтерского учёта, представлены на схеме 3.

Схема 3. Формы контроля над первичными учётными документами

Предварительный контроль осуществляется непосредственно в процессе совершения хозяйственных операций на стадии оформления как распорядительных, так и оправдательных (исполнительных) первичных учётных документов. Особая значимость предварительного контроля над заполнением первичных учётных документов определяется тем, что большинство документов, не относящихся к документам бухгалтерского оформления, формируется оперативными работниками, материально ответственными лицами. Целью предварительного контроля является обеспечение законности хозяйственных операций, правильности их оформления, недопущения хищений, недостач, приписок и других злоупотреблений со стороны должностных лиц.^[40]

Ответственность за организацию предварительного контроля первичных учётных документов несёт главный бухгалтер. В соответствии с нормами статьи 7 Федерального закона «О бухгалтерском учёте» главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществлённых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль над движением имущества и выполнением обязательств. Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников.^[41]

Предварительный контроль над документальным оформлением хозяйственных операций проводится путём просмотра и визирования главным бухгалтером всех распорядительных документов (договоров, приказов, распоряжений и др.). Документы, которые являются основанием для приёма и выдачи денежных средств в наличной и безналичной формах, подписываются главным бухгалтером. Без его подписи они считаются недействительными. Подпись главного бухгалтера является обязательной также на документах, в соответствии с которыми возникают и погашаются финансовые и кредитные обязательства организации.^[42]

Последующий контроль над первичными учётными документами проводится в процессе бухгалтерской обработки и подготовки документации к последующей группировке и обобщению учётной информации.

Последующий контроль организуется для оправдательных документов как внутреннего, так и внешнего характера. Обычно такой контроль ведётся работниками бухгалтерской службы, функциональные обязанности которых состоят в ведении бухгалтерского учёта по отдельным участкам. Последующий контроль включает проверку первичных учётных документов:

• по существу;
• формальную проверку;
• арифметическую проверку (схема 4).^[43]

Схема 4. Виды последующего контроля над первичными учётными документами

Проверка по существу предполагает установление законности и экономической целесообразности хозяйственной операции и является логическим завершением предварительного контроля документации. На стадии проверки по существу организуется контроль сохранности активов, устанавливается персональная ответственность лиц, подписавших первичные документы.^[44]

Формальная проверка первичных учётных документов исходит из необходимости соблюдения формальных требований к оформлению хозяйственной операции и заполнению соответствующего документа. Она состоит в следующем:

• в установлении факта использования единой формы первичного документа или формы документа, разработанной в организации и утверждённой приказом руководителя об учётной политике;
• в определении полноты и правильности заполнения всех реквизитов первичного документа;
• в выявлении соответствия данных, приведённых в распорядительных документах, данным оправдательных документов;
• в установлении наличия и подлинности подписей лиц, составивших первичный документ;
• в определении правильности записей в документах;
• в выявлении своевременности оформления первичным документом хозяйственной операции;
• в установлении своевременности представления первичных документов в бухгалтерскую службу в соответствии с графиком документооборота.^[45]

Формальная проверка важна для выявления для выявления фактов неправомерных действий (хищений, сокрытия недостач и сверхнормативных потерь ценностей) со стороны материально-ответственных лиц и других работников организации. Такие случаи должны сопровождаться установлением их причин и виновных лиц, принятием мер по повышению ответственности лиц, составляющих документы, и ответственных за хозяйственные операции.

Арифметическая проверка включает проверку правильности приведённых цифровых значений показателей и арифметических расчётов, выполненных в первичных учётных документах. На основании арифметической проверки устанавливают правильность количественной характеристики отражённых в них хозяйственных операций. Проверке подвергаются не только документы, составленные в самой организации, но и поступившие от других организаций и физических лиц (внешние документы).

Первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приёмки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, передаются главному бухгалтеру организации для принятия решений.^[46]

Таким образом, проведение разного вида проверок первичных учётных документов, помогает обеспечить пользователей достоверной учётной информацией.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

По-моему мнению, первичная документация представляет собой своего рода оправдательную документацию, подтверждающую проведение субъектами предпринимательской деятельности каждой хозяйственной операции. Документы должны оформляться в последовательности совершения хозяйственных операций. В случае неверно оформленных документов, предприятие не может правильно рассчитать налогооблагаемую базу, что приводит к применению финансовых санкций по отношению к предприятию.

Подводя итог своей курсовой работы, я хотела бы вернуться к её основным моментам.

Первичная учётная документация является одним из важнейших элементов метода бухгалтерского учёта. Суть этого метода сводится к сплошному и непрерывному отражению хозяйственных операций для получения данных, необходимых для ведения текущего бухгалтерского учёта и контроля над деятельностью предприятия. Свой документооборот существует для каждого первичного документа. Значение учётных документов на предприятии очень велико.

Без первичной документации невозможно ведение первичного учёта. А его неверное ведение, в свою очередь, приводит к появлению искажённой картины финансового состояния предприятия.

Классифицировать первичные учётные документы можно по множеству признаков. Первичные документы принимаются к учёту в том случае, если они составлены по определённой форме, либо содержащейся в альбомах унифицированных форм, либо разработанной организацией самостоятельно. Ведение первичных учётных документов осуществляется в строгом соответствии с определёнными нормативными документами. К ним относят Федеральный закон «О бухгалтерском учёте», а также различные Положения и Постановления Правительства РФ.

Для оптимальной систематизации первичного учёта на предприятиях разрабатываются специальные рекомендации, позволяющие повысить качество системы учёта в целом.

Таким образом, достоверности первичного документа уделяется большое внимание, так как он является основой формирования учётных сведений. От его достоверности, реальности и своевременности составления зависит качество бухгалтерского учёта.