Файл: Основы проектирования программ И Этапы создания программного обеспечения.pdf

Однако, если такие документы как «Счет фактура», «Счет на оплату» формировать в выбранной информационной системе не обязательно, поскольку эти документы составляются на основе данных Договор заявки и в последующем экспортируются в конфигурацию Бухгалтерии, то остальные документы необходимо реализовать в системе в полной мере. Так, договор подряда является основанием для следующих документов: «Спецификация», «Акт передачи ТС подрядчику», «Акт возврата ТС заказчику». Эти документы должны формироваться из формы самого документа «Договор подряда». Более подробно формирование печатных форм документов и создание документов в конфигурации рассматривается в Техническом Задании.

Автоматизация документооборота компании предоставит массу преимуществ, во-первых, значительно уменьшатся временные затраты на формирование и заполнение вручную перечисленных выше документов, во-вторых, это поможет избежать ошибок в заполнении документов, связанных с человеческим фактором, более того, документы компании приобретут более унифицированный вид.

Помимо добавленных данных (полей, реквизитов) в конфигурацию при создании документов и печатных форм, необходимо добавить ключевые данные для компании: характеристик груза, условия расчета с заказчиком и поле ставки НДС при работе по схеме субподряда.

Компании необходимо обладать информацией, какой груз, в каком количестве, какой ценности она везет. Также необходимо обладать информацией был ли застрахован груз. Страховка груза зависит от определенной ценности груза. Если ценность груза не превышает 1 200 000 рублей, то груз страховать не обязательно, в противном случае, согласно внутреннему уставу компании, страховка груза обязательна. Помимо этих данных заполняются также данные о погрузке (верхней/ боковой) в кузов транспортного средства. Все эти данные необходимы как для основания каких-либо действий менеджера, так и для контроля за работой менеджера.

Помимо этого, одними из наиболее значимых данных являются данные об условиях оплаты. В зависимости от юридического статуса заказчика варьируется ставка НДС, наценка за груз, из всех пунктов собирается информация и согласно этим данным рассчитывается вознаграждение менеджеру. Помимо этого, компания работает по системе пост оплаты, рассрочки, частичной предоплаты. Для отслеживания оплаты груза, также необходимо знать эту информацию.

Обмен данными между двумя конфигурациями УАТ и Бухгалтерией достаточно сложный и трудоемкий процесс. Необходимо учитывать огромное количество фактов при выгрузке определенных данных из одной конфигурации и загрузки их в другую. Выгрузка данных из УАТ в Бухгалтерию необходима, поскольку конфигурация УАТ не предназначена для бухгалтерского учета, но имеет для него необходимые документы и данные. Эти документы являются основанием для правомерного списания средств, а также контроля за денежным потоком компании. Необходимо выгружать большое количество разновидностей документов в конфигурацию Бухгалтерии:

1. Счет на оплату.
2. Счет фактура.
3. Списание горюче смазочных материалов.
4. Списание топлива.
5. Ремонтные листы.
6. Списание запчастей.

Помимо выгрузки данных в бухгалтерию необходима выгрузка данных в конфигурацию Управленческого учета (УПП). В УПП должна попадать информация об оплате услуг водителей и, возможно, в перспективе, об оплате услуг менеджеров. Однако, забегая вперед, на момент написания работы, не представляется возможным автоматизированное начисление заработной платы водителям. В компании достаточно часто меняются тарифы оплаты услуг водителей. Заработная плата водителя зависит от огромного количества факторов, например, оплата за километр негабаритного груза отличается от оплаты за километр габаритного груза и отличается от оплаты за километр при порожнем ходе; помимо этого, на эти факторы влияет ещё и дальность маршрута, время в дороге, географическая локация маршрута и так далее. Компания ещё не нашла золотую середину оплаты услуг водителей, из-за этого, настраивать и дорабатывать автоматизированный расчет заработных плат водителям на текущий момент представляется нецелесообразным. Помимо этого, существуют второстепенные задачи, облегчающие работу менеджеров и повышающие их производительность. Эти и другие задачи более подробно описаны в Техническом задании.

2.3 Выбор подхода внедрения

Помимо адаптации выбранной информационной системы к специфике компании, необходимо определиться каким образом дорабатываемая информационная система будет внедряться в деятельность компании в будущем.

Существует три основных подхода внедрения информационных систем в компанию [6]:

1. Теория большого взрыва. При этом подходе внедрения все пользователи компании переходят на выбранную ИС одновременно, при этом установлена конкретная дата внедрения. Основными недостатками является то, что в большинстве случаев доработка и адаптация продукта к компании происходит в сжатые сроки и мелкие детали игнорируются. Наиболее рискованный метод внедрения и в большинстве случаев наиболее тяжелый для компании. Преимуществом данного способа является быстрое внедрение и переход на выбранную ИС.
2. Поэтапное внедрение. Данный подход внедрения подразумевает постепенную доработку ИС, постепенную настройку, полное тестирование ИС. К недостаткам можно отнести то, что изменения, вносимые в информационную систему, могут устареть на момент внедрения, по сравнению с теорией большого взрыва занимает длительный промежуток времени.
3. Параллельное внедрение. Данных подход подразумевает параллельное внедрение новой ИС в уже действующую ИС. Является наименее рискованным подходом внедрения.

В нашем конкретном случае будет производиться поэтапное внедрение ИС в компанию, поскольку этот подход является наиболее оптимальным как для специалиста, который занимается внедрением, так и для персонала, поскольку при таком подходе, персонал постепенно обучается работе на новой информационной системе.

Помимо этого, необходимо дать определение и рассмотреть основные виды аутсорсинга, определить, пользуется ли компания в конкретном случае услугами аутсорсинга.

2.4 Аутсорсинг

Существует мнение, что быть узконаправленным специалистом крайне невыгодно, однако, на практике это мнение бывает часто неверным. Чем узконаправленнее специалист и компания в целом, тем выше опыт и профессионализм в конкретной области. Если какие-либо виды деятельности компании оказываются обременительными или компания не способна решить ту или иную задачу своими силами, как правило, такая компания прибегает к аутсорсингу.

Аутсорсинг – процесс передачи компанией части производственных или бизнес – процессов другой компании или лицу, способному качественно выполнить поставленную задачу [22].

Делегируя процессы, которые не относятся к основному виду деятельности компании, но являющиеся важными для неё, компания совершает выгодный обмен.

Стоит также различать понятия разовой поддержки и аутсорсинга. Разовая поддержка имеет краткосрочные взаимоотношения между заказчиком и исполнителем, аутсорсинг имеет долгосрочные отношения, на определенный период времени.

Несомненное преимущество аутсорсинга заключается в делегировании определенных задач специалистам и сосредоточение компании на решении основных стратегических задач.

Различают следующие виды аутсорсинга:

1. ИТ аутсорсинг. Информационные системы передаются на обслуживание организациям, занимающимся технической поддержкой, программным обеспечением, доработкой и разработкой информационных систем.
2. Производственный аутсорсинг. Часть ключевых функций передается сторонней организации.
3. Аутсорсинг бизнес-процессов. Компания передает бизнес-процессы, которые не являются для неё ключевыми сторонней организации.
4. Аутсорсинг управления знаниями [23]. Рассматриваемый вид подразумевает управление теми видами процессов, которые требуют более детального изучения или серьёзной аналитической обработки больших массивов данных, создания и управления базами знаний. Рассматриваемый вид аутсорсинга в настоящее время только набирает популярность в США.

Далее, рассмотрим более детально вид аутсорсинга, применяемый в транспортной компании ООО «Логистика-авто».

ИТ аутсорсинг подразумевает передачу на обслуживание сторонней организации информационных систем. В реалиях сегодняшнего бизнеса, совсем необязательно компании выполнять весь перечень работ только с помощью своего штата персонала.

Обычно комплекс ИТ аутсорсинга включает в себя следующие виды услуг [24]:

• Настройка и доработка аппаратной части оборудования.
• Настройка и обновление ПО.
• Защита сети от несанкционированного доступа извне.
• Антивирусная защита.
• Ремонт и замена оборудования.
• Обучение персонала.
• Управление базами данных компании.
• Резервное копирование информации.
• Доработка и адаптация информационных систем компании.
• Внедрение информационных систем в компанию.

Помимо этих видов услуг, зачастую к ИТ аутсорсингу относят и услуги по аналитической деятельности, такие как описание бизнес-процессов компании с целью автоматизации или оптимизации деятельности и так далее.

Различают различные формы аутсорсинга [25]:

1. Полный аутсорсинг. Организация передает сторонней фирме выполнение каких – либо процессов.
2. Частичный аутсорсинг. Организация передает только часть определенных задач одной области сторонней компании.
3. Усовершенствованный аутсорсинг. Организация передает аутсорсерам определённые функции, оставляя за собой роль распределителя.

Полный аутсорсинг появился в середине 90х годов. Подразумевает под собой передачу полного процесса аутсорсеру. Организация обеспечивает компанию – партнера необходимой документацией для проведения оговоренных работ. Компания-аутсорсер качественно выполняет всю поставленную работу.

Частичный аутсорсинг подразумевает делегирование частей одного процесса компании – аутсорсеру. Эта форма аутсорсинга наиболее распространена и имеет большое применение в российском бизнесе.

Усовершенствованный аутсорсинг представляет собой совершенно новое направление аутсорсинга. В этом случае компания – аутсорсер решает наиболее ключевые моменты под попечительством вышестоящего начальства компании заказчика.

Рассмотрев виды и формы аутсорсинга, можно сделать вывод, что компания пользуется услугами частичного ИТ аутсорсинга, поскольку, покупая авторскую конфигурацию, поддерживаемую разработчиком на неопределенный срок и привлекая специалиста в области внедрения и доработки информационной системы, компания выходит за рамки своего штата и пользуется услугами сторонних лиц, на определенный период времени.

Следующим этапом работы является разработка Технического Задания для последующей реализации изменений в конфигурации. Техническое задание представлено в приложении З. Отдельно описывать техническое задание представляется нецелесообразным, поскольку техническое задание выполнено в соответствии с ГОСТ 34.602-89 и представляет собой независимый документ.

Выводы по главе

Подводя итоги главы, была построена модель «AS-IS» использования выбранной информационной системы при работе с заявкой заказчика. Построена модель «TO-BE» использования выбранной информационной системы при работе с заявкой заказчика, описывающая, как должна работать выбранная информационная система. Определены задачи по адаптации информационной системы к специфике компании. Рассмотрены виды внедрения информационных систем в компании и выбран наиболее подходящий – поэтапное внедрение. Также были рассмотрены виды и формы аутсорсинга и сделан вывод, компания ООО «Логистика-авто» прибегает к частичному ИТ аутсорсингу при выборе, адаптации и внедрении информационной системы.

ГЛАВА 3. АДАПТАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ К СПЕЦИФИКЕ КОМПАНИИ

3.1. План проводимых изменений в информационной системе

Первоочередной задачей при внедрении является приведение информационной системы к тому состоянию, при котором менеджеры транспортной компании ООО «Логистика-авто» могли бы её использовать как основной информационный продукт. Для этого, необходимо в первую очередь реализовать печатные формы тех документов, которые описаны в техническом задании, а именно:

• Заявка заказчика.
• Заявка перевозчика.
• Договор подряда.
• Спецификация.
• Акт передачи ТС подрядчику.
• Акт приема ТС заказчиком.
• Счет на оплату.
• Счет фактура.
• Акт выполненных работ.

Создание печатных форм этих документов является первоочередной задачей при адаптации выбранной информационной системы к специфике транспортной компании ООО «Логистика-авто». В процессе создания печатных форм документов требуется добавить необходимые данные (реквизиты) в конфигурацию, таким образом, при создании печатных форм документов, параллельно будут добавлены все необходимые реквизиты, справочники, для полноценной работы менеджеров.