Файл: Основы проектирования программ И Этапы создания программного обеспечения.pdf

ВВЕДЕНИЕ

В современной рыночной конъюнктуре не найдется ни одной успешной компании, которая бы не стремилась автоматизировать свою деятельность. Высококачественная автоматизация технологических процессов и процессов управления предприятием позволяет добиться более высокой производительности труда и значительно облегчает работу компании в целом. Автоматизация бизнес-процессов компании направлена на повышение эффективности управления предприятием и достигается путем внедрения многофункциональной информационной системы.

Первые информационные системы (ИС) начали разрабатывать в 1950 г, в то время они были предназначены исключительно для расчёта заработной платы и обработки счетов [1]. Постепенно функционал информационных систем расширялся и совершенствовался. Следствием стало то, что на сегодняшний день ИС настолько многофункциональны, что внедрение таких систем корректней оценивать с точки зрения преимуществ для компании, нежели с точки зрения решения определенных проблем. Наиболее значимыми преимуществами ИС принято считать: снижение затрат, сокращение времени цикла, повышение производительности, улучшение качества обслуживания клиентов, расширение возможностей компании [2].

Современные ИС охватывают целый спектр задач, в зависимости от которых их можно разделить на отдельные классы. Каждый класс ИС направлен на решение определенных задач в специфичных сферах, таким образом, при внедрении ИС необходимо провести подробный анализ функций, которыми должна обладать система и лишь затем внедрять её в компанию. Несмотря на это, многие компании игнорируют этап анализа и внедряют ИС, неподходящие под их род деятельности и решаемые задачи. В результате, через небольшой промежуток времени, функционала выбранной системы для компании становится недостаточно и возникает необходимость выбора такой системы, которая была бы способна решить существующие задачи и обладала необходимым потенциалом для дальнейшего развития.

В настоящее время в транспортной компании «ООО Логистика-авто» сложилась ситуация, описанная выше. Действующая ИС не способна решать необходимые для данного бизнеса задачи. В компании используется информационная система 1С: Бухгалтерия. Действующая в компании конфигурация используется не только для автоматизации бухгалтерского учета, но и для фрагментарной автоматизации бизнес-процессов транспортной компании. В действующей конфигурации частично автоматизирован процесс обработки заявки на перевозку грузов. Заявка представляет собой единый документ, в который заносится вся необходимая информация о заказе. Несмотря на это, большое количество документов заполняются вручную по шаблону. Отсутствует контроль обслуживания транспортных средств, расхода топлива, износа деталей. Также не автоматизированы процессы начисления заработной платы водителям, формирования одного из наиболее важных документов в отрасли грузоперевозок – маршрутных листов. Параллельно с этими проблемами увеличивалось количество заказов, происходили покупки новых транспортных средств, наем новых водителей. Всё это привело к тому, что контроль над деятельностью компании ослаб, начисления заработных плат водителям стало весьма трудоемкой работой, занимающей огромное количество времени, практически отсутствуют цифровые данные для анализа деятельности компании (для построения отчетности). К тому же, из-за формирования документов вручную все чаще стали появляться ошибки, которые могут привести к большим затратам и в конечном итоге привести компанию к банкротству. В связи с вышеперечисленными проблемами возникла необходимость выбора и внедрения новой ИС, которая позволит поднять уровень автоматизации компании с лоскутного на более высокий уровень, а также обладающей потенциалом для дальнейшего развития наряду с развитием компании.

Объектом исследования являются бизнес-процессы транспортной компании ООО «Логистика-авто». Предмет исследования – средства автоматизации бизнес-процессов транспортной компании ООО «Логистика-авто».

Цель работы – автоматизация бизнес-процессов транспортной компании ООО «Логистика-авто».

Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:

1. Выбрать наиболее релевантную информационную систему для конкретной транспортной компании.
2. Определить требования к выбранной информационной системе, составить список необходимых доработок для полноценного функционирования ИС в транспортной компании, разработать Техническое задание.
3. Адаптировать выбранную информационную систему к специфике конкретной транспортной компании согласно техническому заданию.

На этапе анализа используются такие методы исследования, как абстракция и декомпозиция для представления объекта в виде системы. Для описания взаимодействия всех элементов системы используются объектно-ориентированный анализ и проектирование.

ГЛАВА 1. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

Описание бизнес-процессов транспортной компании

Транспортная компания ООО «Логистика-авто» входит в инвестиционную группу компаний «Активные акции», образованную на рынке Пермского края в 2005 г. За все время существования, организация зарекомендовала себя как надежная и устойчивая к рыночным колебаниям, а собственный капитал группы компаний превышает 50 млн. рублей. Компания «Логистика-авто» сформирована в 2007 г. как микропредприятие субъекта малого бизнеса. Численность сотрудников, согласно штатному расписанию, составляет 15 человек, 6 из которых административный персонал, 2 управляющих, 7 – водители-экспедиторы, механики. Видом экономической деятельности компании по ОКВЭД является 52.29 «деятельность вспомогательная прочая, связанная с перевозками», однако, помимо основного, также присутствует деятельность автомобильного грузового транспорта и услуги по перевозкам, техническое обслуживание и ремонт автотранспортных средств и другие. Главный офис компании находится в с. Лобаново, там же находятся диспетчерская, гараж для собственного автотранспорта и ремонтное помещение. ООО "Логистика-авто" успешно сотрудничает с многими крупными компаниями, такими как ООО «Энтерпрайз», ООО "Облик", сеть розничной торговли «Магнит».

Описанием бизнес-процесса, как правило, называют фиксацию сведений о нем в какой-либо форме. Форма может быть любой, как произвольной, так и выполненная по специальным правилам, нотациям. Компания ООО "Логистика-авто" неоднократно пыталась своими силами выполнить описание основных бизнес-процессов. Однако, на момент выполнения задачи, модели или описания в компании по-прежнему отсутствовали. Описание бизнес-процессов компании выполняются для различных целей, однако основными принято считать:

• формализация и стандартизация выполняемых сотрудниками функций;
• автоматизация учета в компании [3].

Помимо рассмотренных выше целей, модели бизнес-процессов используются и для обучения новых сотрудников, их адаптации в компании. Такие модели дают представление о полной картине деятельности компании, благодаря этому, каждый сотрудник осознает свою ценность и значимость в достижении поставленной организацией цели.

Описанием бизнес-процессов занимаются и в тех случаях, когда необходимо четко понимать последовательность действий и сами действия сотрудников при определённых задачах, с целью их изменения, адаптации. Как раз этот случай и является наиболее подходящим в рассматриваемой работе.

Исходя из всего вышеперечисленного, необходимо выполнить описание основных бизнес-процессов транспортной компании: получения, обработки, выполнения заявки от заказчика, обработки выполненного заказа с целью автоматизации этой деятельности.

Прежде чем приступать к выполнению любого рода задач в компании, необходимо знать, как устроена компания, какие бизнес–процессы в ней протекают, какие документы используются в компании и так далее. Для этого подходит любое графическое описание бизнес-процессов компании, однако, у компании «Логистика-авто» на момент начала проекта не имелось никаких графических описаний бизнес-процессов. Таким образом, первостепенно необходимо построить модель бизнес-процессов компании.

Существует огромное количество различных языков моделирования, видов диаграмм, схем бизнес-процессов, каждый из которых имеет свою специфику и подходит для описания конкретных задач. Однако наиболее понятными для конечного пользователя являются блок-схемы. Именно поэтому, дальнейшие схемы будут построены в виде блок-схем.

Сбор информации, в основном, проходил в виде интервьюирования с сотрудниками компании и генеральным директором организации.

В результате были выделены следующие процессы компании:

• Получение заказа, сбор информации по заказу, принятие решения о выполнении заказа.
• Поиск перевозчика.
• Оформление документов с заказчиком.
• Оформление документов с перевозчиком.
• Выполнение заказа (перевозка).
• Обработка выполненного заказа.

Блок-схема, иллюстрирующую общую модель бизнес-процессов компании представлена в приложении А на рисунке А1.

Каждая из описанных выше групп была декомпозирована на более детальные задачи. Результат работы можно видеть в приложении А на рисунках А2 – А10.

Проанализировав полученную модель, можно видеть, что большое количество документов формируется вручную по шаблонам сотрудниками компании, более того отсутствует контроль обслуживания ТС. Также стоить отметить, что все данные, документы создаются и вводятся в 1 форму, что в последствии препятствует формированию различного рода отчетов. Эти действия можно автоматизировать внедрением и доработкой, подходящей под задачи и требования компании, информационной системы.

Следующим шагом является построение модели работы действующей информационной системы, с целью определения логики работы и последовательности действий сотрудников при работе с заявкой, а также те элементы, которые необходимо будет «перенести» в новую информационную систему. Рассматриваемая модель очень важна для текущей работы, поскольку требуется сохранить логику работы действующей информационной системы в будущей информационной системе.

Процесс построения модели работы действующей ИС весьма трудоемок. При построении следует учесть все нюансы работы в информационной системе, при этом не следует конкретизировать определенные ситуации. Необходимо выбрать такую грань, при которой была бы описана конкретика логики работы транспортной системы, но при этом, чтобы она была обобщённой. Это позволит в дальнейшем простроить логику работы новой информационной системы.

В процессе построения модели велись постоянные консультации как с сотрудниками компании, так и с гендиректором транспортной компании. Результат работы представлен в приложении Б на рисунках Б1 – Б2.

Построенная блок-схема является моделью «AS-IS» использования информационной системы при работе с заявкой заказчика, то есть моделью, которая показывает процесс использования ИС «как есть» на данный момент. Эта модель является одной из наиболее важных в данной работе, поскольку именно эта модель будет использоваться в дальнейшем для получения модели «TO-BE». Модель «TO-BE» в конкретном случае отображает использование выбранной информационной системы при работе с заявками заказчиков в том виде, в котором должно быть.

Следующим шагом является определение требований к будущей информационной системе, выбор класса и продукта ИС.

Определение основных требований к информационной системе

Компания ООО «Логистика-авто» занимается перевозкой грузов по России. У компании есть собственный автопарк тралов и прицепов, которые необходимо своевременно обслуживать и ремонтировать, следить за их техническим состоянием. На момент выбора релевантной информационной системы автоматизированный контроль за обслуживанием транспортных средств отсутствовал. В связи с чем возникали ситуации, при которых водитель ТС мог использовать намного больше технических ресурсов (тех. жидкостей и других расходных материалов), чем это необходимо. Из-за этого возникала проблема повышенного расхода технических жидкостей, проблемы своевременного и качественного обслуживания транспортных средств. Всё это привело к большим затратам со стороны компании и непрозрачности потока материальных средств на конкретные ТС (т.е. на что конкретно тратятся эти средства).

Одним из основных документов первичного учета транспортных компаний являются путевые листы. При перевозке товарных грузов совместно с товарно-транспортной накладной они определяют показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов [4].

Путевые листы предназначены, в первую очередь, для бухгалтерии юридических лиц, а также для сотрудников налоговой инспекции. Именно этот первичный документ является правовой основой для учета расходов на бензин и вычета этих расходов из налогооблагаемой базы. Также этот документ используется для начисления заработной платы водителю. Более того путевой лист определяет причастность и правомерность использования данным водителем конкретного автомобиля, что является необходимым при проверке документов инспекторами ГИБДД.

Формирование путевых листов в действующей информационной базе компании не автоматизировано, маршрутные листы заполняются вручную по шаблону к каждому рейсу и в большинстве случаев переоформляются после выполнения заказа ввиду большого количества изменений. Всё это может привести к ошибкам, которые в свою очередь могут понести за собой большие затраты и вызвать неразбериху в документах.