Файл: Теоретические аспекты коммуникаций в организации.pdf

В условиях современной быстро меняющейся среды, построение оптимальной коммуникационной структуры организации стало особенно актуальной проблемой. От того, насколько эффективно налажены процессы обмена информацией с внешней средой, внутри организации во многом определяется ее успех. В коммуникационный обмен включены все сферы деятельности организации, все ее сотрудники. Все задачи, решаемые в процессе управления организацией, в конечном счете, направлены на решение коммуникационных проблем и оптимизацию информационных потоков.

Актуальность темы работы обусловлена тем, что построение рациональной коммуникационной структуры организации – сложный процесс. Коммуникационная структура может быть зафиксирована в распорядительных документах организации, однако не работать фактически. Однако попытки директивно внедрить тот или иной способ, канал, вид коммуникации, как правило, не дают результата. Эффективный коммуникационный обмен может быть построен только с учетом потребностей и мотивов всех работников, включенных в коммуникационный процесс.

Цель работы – разработать рекомендации, направленные на повышение эффективности коммуникационной структуры предприятия.

Задачи работы:

исследовать теоретические аспекты коммуникаций в организации; выявить коммуникационные барьеры;
провести предварительный анализ ситуации в исследуемой компании;
провести планирование корпоративной коммуникации в организации;
определить порядок осуществления коммуникационной политики;
определить эффективность предлагаемых мероприятий.

Предмет исследования работы – коммуникационная структура организации.

Объект исследования – стоматологическая клиника «Ренессанс Дент».

Научно-методическая основа работы – литературные источники по коммуникационному менеджменту, теории организации.

Курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы и приложения.

Глава 1. Теоретические аспекты коммуникаций в организации

1.1. Понятие и виды коммуникаций в организации

Коммуникация в организациях – довольно сложный, требующий профессиональной подготовки процесс. Причем, мы считаем, что она может рассматриваться и как процесс, и как деятельность, как контакт, и как непосредственно процедуру.

Коммуникация как процесс проявляется как взаимодействие между различными субъектами коммуникации, при которых осуществляется обмен информацией между двумя или более людьми.

Особенности коммуникации как деятельности можно выявить в ходе совместного общения, взаимодействия, когда среди участников коммуникации вырабатывается понимание смысла обращения, вырабатывается некий общий взгляд на вещи, события, поступки.

Коммуникация как общение прежде всего есть форма межличностных отношений, которая состоит из обмена информацией, регулирования восприятия субъектов коммуникации друг другом и организации взаимодействия между субъектами^[1].

Сущностью коммуникации как процедуры является то, что личность одновременно и отправитель, и адресат, принимающий данные.

Коммуникации могут быть, в зависимости от результатов, эффективными и неэффективными. Выделяется внутренняя и внешняя эффективная коммуникация. Внутренняя эффективная коммуникация – высокоструктурированная коммуникация в границах учреждения, напрямую нацеленная на результат, на выполнение задач организации. Она предполагает, что коммуникация представляется важной частью деятельности компании.

Внешняя эффективная коммуникация сопряжена с достижением фирмой собственных задач либо другой организационной работой. Она происходит между фирмой, ее поставщиками, потребителями ее услуг, покупателями, конкурентами, посредниками. Кроме того, это отношения с государственными и муниципальными органами и с населением. Так как результат любого учреждения находится в зависимости с ее внешней сферой, данный вид коммуникации значим для успешности работы фирмы.

Процесс коммуникации содержит следующие основные элементы:

1. Адресант – человек, создающий сведения (данные) с целью передачи.

2. Извещение – непосредственно сведения, закодированные в знаки.

3. Путь – способ передачи данных.

4. Адресат – человек, какому специализированы сведения.

Говоря об элементах процесса коммуникации, некоторые авторы особо подчеркивают особую роль эффектов коммуникации – последствий коммуникации, выраженных в изменении внутреннего состояния субъектов коммуникационного процесса, в налаживании взаимоотношений или иных действий^[2].

В процессе коммуникации адресант и адресат осуществляют ряд взаимозависимых шагов. Их цель – сформировать сообщение и пользоваться связью с целью его передачи таким образом, чтобы эти две адресата равноценно осознали начальную мысль. Данная цель не проста, потому как на любом этапе значение сообщения может быть по той или иной причине изменено и даже целиком потеряно.

Важно обратить внимание на особенности восприятия, так как от них часто зависит эффективность общения. Управленец обязан понимать что данные, которые не входят в сферу знаний адресата, будут восприниматься медленнее. В условиях непонимания или недостаточного понимания смысла сообщения подчиненный интуитивно склоняется к области своих ранних знаний, опыт которых похож на данный случай. Несмотря на кажущуюся понятность данных, понимание их субъективно. Кодирование и декодирование данных могут не привести к нужному эффекту, обмен информацией может оказаться неэффективным, так как на каждом этапе процессу коммуникации есть риски вмешательства шумов, искажающих смысл послания или блокирующих коммуникационный процесс.

Коммуникации в организациях предполагают собою многоуровневую систему взаимосвязей, в которую входят как сама фирма, внутренние коммуникации среди подразделений, так и ее внешняя среда – внешние коммуникации (с другими организациями, населением).

Особенности работы каждого учреждения, его внутренние и внешние связи предполагают наличие особой системы коммуникации и механизма осуществления коммуникаций. Организации используют различные инструменты с целью коммуникаций с образованиями собственной внешней среды. Так, с клиентами они общаются с помощью рекламы, PR и иных возможностей продвижения продукции и услуг в рынок.

К формальным коммуникациям можно отнести связи, предусмотренные структурой организации, связи с внешней средой – с потребителями продукта или услуг, предоставляемых организацией (при помощи PR и рекламы). Также к формальным коммуникациям относятся связи организаций с органами государственного регулирования, куда все организации периодически представляют отчетность (налоговые органы, органы статистики). В собственных регулярных отчетах каждое предприятие информирует о финансовых, статистических данных, а кроме того приводит данные о собственном размещении, численности сотрудников.

Любая организация не может эффективно развиваться, не выстраивая эффективные формальные связи^[3].

Несомненно, большую роль в жизни любой организации имеют также и неформальные коммуникации. Канал неофициальных коммуникаций можно охарактеризовать каналом распространения слухов. Так как согласно по неформальным каналам, с помощью слухов информация распространяются значительно скорее, нежели по формальным каналам. Некоторые руководители используют этот факт намеренно, при необходимости быстрого распространения некоторой информации, запуская информацию «только среди своих».

Процессы коммуникации, в которых принимают участие сотрудники организации, это коммуникации, связывающие управленцев и работников, коммуникации между управленцами одного уровня, коммуникации организации с внешней средой. Информация поступает из разных источников – информация от вышестоящего руководства, подчиненных, коллег, клиентов, поставщиков.

Работа управленца – это, прежде всего, деятельность, связанная с принятием управленческих решений. Успешность этого вида деятельности взаимосвязана и находится в зависимости от информации, собранной, переработанной, проанализированной информации. Таким образом, коммуникации, потоки информации дают возможность управленцам продуктивно работать, выполнять задачи, стоящие перед ними, принимать верные управленческие решения для подбора подходящей стратегии с целью решения задачи целей организации или ее подразделения^[4].

Коммуникационная деятельность занимает большую часть времени любого управленца.

Любой менеджер заинтересованы в совершенствовании эффективных коммуникаций, так как коммуникации повышают качество управления, хорошо отлаженные коммуникации способствуют обеспечению координацию в процессе управления, его непрерывность и бесперебойность.

Коммуникационный процесс – важное средство в координации работы подразделений компании, так как он дает возможность получать и предоставлять нужные данные на всех ступенях управления в разных направлениях^[5].

Являясь, по сути, связью, обменом информацией, коммуникационный процесс выступает средством получения менеджерами знаний о потребностях работников, их планах, их видении ситуации^[6].

В ходе коммуникационного процесса управленцы получают информацию о знаниях, способностях, творческом потенциале своих подчиненных^[7]. Одновременно, коммуникационный процесс выступает средством доведения до сотрудников организации целей, задач, планов организации, принятых управленческих решений, информации о выполнении этих решений, задач, планов, новостей о проблемах, трудностях и достижениях.

Управление коммуникациями в современных организациях – это процесс целенаправленных управленческих влияний на взаимодействия информационного и неинформационного характера, оказывающих влияние как на удовлетворение коммуникационных потребностей, так и на реализацию целей, задач и планов организации.

Вместе с тем, управление коммуникациями в организациях, это непрерывная, целенаправленная деятельность, которая направлена на выявление, преодоление и снятие коммуникативных барьеров. Решение этих задач предполагает специальные знания, профессиональные умения и навыки менеджеров, проектирование организации таким образом, чтобы обеспечить и поддерживать эффективные коммуникации, как на уровне подразделений, отделов, так и на уровне каждого отдельного работника^[8].

1.2. Коммуникационные барьеры

Основными коммуникационными барьерами в организациях могут выступать несоответствие задач, стоящих перед организацией или ее подразделением, существующим коммуникативным сетям, различие в понимании целей и потребностей подразделений, которое приводит к проблемам с координацией деятельности подразделений, возникновению противоречий между ними.

Налаживание формальных каналов коммуникации, грамотное выстраивание восходящих, нисходящих и горизонтальных коммуникаций и обратной связи также служат улучшению эффективности коммуникаций.

Современный подход к управлению коммуникациями в организациях ориентирован на интегрированное использование всех составляющих коммуникационного комплекса. Сегодня большим препятствием в интеграции коммуникаций являются односторонние, узкопрофессиональные навыки управления.

Интегрированный подход к коммуникациям – это не альтернатива, а требование, предъявляемое рынком.

Выводы