Файл: Документирование и инвентаризация.pdf

а) вступительные (начинательные) инвентаризации необходи­мы в начале любой хозяйственной деятельности. (Некоторые спе­циалисты считают, что такие инвентаризации обычно не проводят­ся, но ведь это не значит, что они не проводятся вообще. И даже, если бы они не проводились никогда, они заслуживают внимания как логически обоснованные.)

б) последующие, по более распространенной терминологии, те­кущие — те обычные инвентаризации, включая перманентные, которые проводятся ради того, чтобы и собственники, и админист­раторы могли убедиться в репрезентативности (точности) учетных данных.

Последующие — текущие инвентаризации проводятся при сле­дующих обстоятельствах:

1) согласно плановому графику;

2) по сигналам, когда администрации сообщают о неблагопо­лучии в деле хранения и реализации товарно-материальных цен­ностей;

3) при стихийных бедствиях (пожаре, наводнении) — цель инвентаризации зафиксировать факт гибели ценностей. Сюда же относят потери от краж;

4) при переоценке ценностей;

в) при передаче ценностей — обязательные инвентаризации, проводимые при смене материально ответственных лиц и дающие, как правило, очень высокий результат в смысле точности данных. Однако парадоксальность заключается в том, что большинство недостач выявляются не при этой инвентаризации, так как матери­ально ответственные лица, заранее зная о предстоящей проверке, подготавливаются к сдаче имущества;

г) ликвидационные — связаны с закрытием организации и имеют огромное значение в связи с тем, что у ликвидируемой организации, как правило, возникает необходимость оплатить очень большие долги. (Д'Альвизе не упомянул еще одну очень важную разновидность: инвентаризации, проводимые в целях выявления форс-мажорных обстоятельств. Эти инвентаризации выявляют, как правило, больше всего недостач.).

По последовательности — одна из определяющих клас­сификации, вытекающих из учетных процедур. Лучшим считается подход от объекта к регистру, так как предполагается, что матери­ально ответственное лицо, не зная сколько каких ценностей за ним числится, представит объективную картину состояния дел. На практике преобладает подход от регистра к объекту, ибо он легче и для проверяющего, и для проверяемого, так как заранее известен результат, на который следует выйти. Но крупный недостаток данного подхода заключается в том, что он облегчает и фаль­сификацию результатов инвентаризации. Однако при проведении перманентных инвентаризаций этот подход до некоторой степени оправдан, но даже в этом случае следует предпочесть подход от объекта к регистру.

По субъекту выделяют инвентаризации:

а) ординарные, проводимые по инициативе собственников или администраторов;

б) экстраординарные, предпринимаемые по настоянию каких-либо сторонних органов, например, банков или же по решению судебных органов. В последнем случае, если дело дошло до этих органов, то положение, в сущности, вышло из под контроля администрации организации.

По использованию данных выделяют:

а) информативные — необходимы только для подтверждения какой-либо гипотезы, например, насколько обоснованы испраши­ваемые фирмой кредиты. Информативные инвентаризации пресле­дуют прежде всего экономические цели;

б) доказательные — применяются в случае необходимости обо­сновать возможность судебного иска или для опровержения послед­него. Доказательные инвентаризации преследуют прежде всего юридические цели. Эта классификация несколько условна, так как, в сущности, любая доказательная инвентаризация — информатив­на, но, правда, не все информативные инвентаризации доказатель­ны. Кроме этих, возникают другие трудности, например:

а) частичная выборочная инвентаризация безусловно инфор­мативна, но доказательна ли она;

б) перманентная инвентаризация информативна, однако, с точ­ки зрения судебного разбирательства, ее результаты, как правило, довольно трудно доказуемы.

Более правильным было бы деление на инвентаризации, кото­рые могут служить основанием для предъявления иска или недоста­точные для этого. Однако и тут возникает сложность: ведь сразу же после окончания инвентаризации трудно решить степень ее юриди­ческой доказательности, это решает суд. Направлять или не направ­лять иск в суд зависит от администрации, но это, в свою очередь, опять-таки только подчеркивает условность данной классификации.

По степени агрегирования различают инвентаризации:

а) дифференцированные, т.е. доведенные до каждого наименова­ния ценностей;

б) интегральные — инвентаризуются ценности только в той или иной степени агрегированной группы.

С точки зрения бухгалтера, практическое значение имеют диф­ференцированные инвентаризации, так как в этом случае ему необходимо сверить каждое наименование товаров, имеющихся в наличии, с их численностью по данным учета.

По форме описи — деление по видам носителей инфор­мации;

По способу проведения выделяются два вида инвен­таризаций:

а) заранее объявленные (назначенные) — ответственные лица знают о времени проведения инвентаризации и обязаны подгото­виться к ней;

б) внезапные — ответственные лица не знают о времени прове­дения инвентаризации и не могут заранее подготовиться к ней.

Оба вида инвентаризаций имеют преимущества и недостатки.

При практическом подходе к инвентаризации многие современ­ные бухгалтеры, исповедующие старые идеи, считают, что каж­дый баланс должен быть подтвержден инвентарной описью, иначе баланс будет нереальным. Это ошибочное заключение.

1.3. Инвентаризация отдельных видов имущества и финансовых обязательств

Инвентаризация материально-производственных запасов

Данные о материально-производственных запасах (сырье, материалы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

Комиссия в присутствии материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие материально-производственных запасов путем обя­зательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допуска­ется вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия. Материально-производственные запасы, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходу­ются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменно­го разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации материально-производственные запасы могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентариза­ционной комиссии. Эти ценности заносятся в отдельную опись под наи­менованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации».

Описи составляются отдельно на материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций. Инвентаризация указанных ценностей заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответству­ющих счетах бухгалтерского учета.

Инвентаризация незавершенного производства

При инвентаризации незавершенного производства в организациях, занятых промышленным производством, необходимо:

• определить фактическое наличие заделов (деталей, узлов, агрегатов) и незаконченных изготовлением и сборкой изделий, находящихся в произ­водстве;

• определить фактическую комплектность незавершенного производ­ства (заделов);

• выявить остаток незавершенного производства по аннулированным заказам, а также по заказам, выполнение которых приостановлено.

В зависимости от специфики и особенностей производства перед нача­лом инвентаризации необходимо сдать на склады все ненужные цехам материалы, покупные детали и полуфабрикаты, а также все детали, узлы и агрегаты, обработка которых на данном этапе закончена. Проверка заделов незавершенного производства (деталей, узлов, агрегатов) осуществляется путем фактического подсчета, взвешивания, перемеривания.

Описи составляются отдельно по каждому обособленному структурному подразделению (цех, участок, отделение) с указанием наименования заде­лов, стадии или степени их готовности, количества или объема, а по строительно-монтажным работам — с указанием объема работ: по неза­конченным объектам, их очередям, пусковым комплексам, конструктивным элементам и видам работ, расчеты по которым осуществляются после полного их окончания.

Инвентаризация основных средств

При инвентаризации основных средств комиссия проводит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентар­ные номера и основные технические или эксплуатационные показатели. При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации. Проверяется также наличие доку­ментов на земельные участки, находящиеся в собственности организации.

При выявлении объектов, несвоевременно принятых к учету, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам.

Если комиссией установлено, что расходы по оплате работ капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичной ликвидации строений и сооружений (слом отдельных конструк­тивных элементов) своевременно не отражены в бухгалтерском учете, то необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения

или уменьшения балансовой стоимости объекта и занести в описи данные о произведенных изменениях.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись (Приложение 7) с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты в состояние непригодное к эксплуатации (порча, полный износ и т. п.).

Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств про­веряются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду. В этом случае опись составляется в трех экземплярах отдельно по каждому контрагенту, кото­рому передается один экземпляр описи.

Инвентаризация нематериальных активов

При инвентаризации нематериальных активов необходимо проверить:

• наличие надлежаще оформленных документов, подтверждающих существование самого нематериального актива и исключительного права у организации на результаты интеллектуальной деятельности (патенты, сви­детельства, другие охранные документы, договор уступки (приобретения) патента, товарного знака и т. п.);

• правильность и своевременность отражения нематериальных активов в балансе.

Инвентаризация финансовых вложений

Натуральная проверка финансовых вложений возможна, если орга­низация обладает ценными бумагами в документарной форме. При проверке фактического наличия ценных бумаг устанавливается:

• правильность оформления ценных бумаг;

• реальность стоимости учтенных на балансе ценных бумаг;

• сохранность ценных бумаг (путем сопоставления данных о факти­ческом наличии с данными бухгалтерского учета);

• своевременность и полнота отражения в бухгалтерском учете полу­ченных доходов по ценным бумагам.

При хранении в организации ценных бумаг их инвентаризация прово­дится одновременно с инвентаризацией денежных средств в кассе, результаты инвентаризации финансовых вложений отражаются в описях ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности.

Инвентаризация ценных бумаг, сданных на хранение в специальные организации (банк-депозитарий — специализированное хранилище ценных бумаг и др.), заключается в сверке остатков сумм, числящихся на соответ­ствующих счетах бухгалтерского учета организации, с данными выписок этих специальных организаций. Следует иметь в виду, что депозитарии как профессиональные участники рынка ценных бумаг могут переоценивать принадлежащие клиентам ценные бумаги при изменении котировки на фондовой бирже, а непрофессиональные участники должны вести учет по фактическим затратам на приобретение ценных бумаг. Поэтому сто­имостная оценка объектов у организации и депозитария будет различаться.