Файл: Цель и назначение создания или модернизации модулей или сервисов информационной системы.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Современные информационные системы документооборота получают весьма интенсивное развитие, и необходимость в их разработке приобретает все более актуальный характер. Кроме того, перед разработчиками ставится задача рационального выбора наилучшей версии информационной системы, которая будет учитывать характерные особенности документооборота и взаимодействия подразделений предприятия.

В предоставленной работе представлено проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление документооборотом» на примере ГСК «Югория».

Это актуальная тема, поскольку решает вопрос увеличения производительности работы данного предприятия и роста его конкурентоспособности, образования нового класса информационных систем для среднего и малого бизнеса с использованием компонентов систем автоматического проектирования, при максимальном применении стандартных программных продуктов, осуществляемых на прогрессивной научной основе.

Проведено изучение имеющихся разновидностей информационных систем документооборота, дана их критическая оценка, разработаны методы отбора параметров ограничений и параметров целевых функций для задач оптимизации перспективных информационных систем документооборота. Созданный программный комплекс, который составляет основу информационной системы, гарантирует многокритериальную оптимизацию потоков документации, а также ее оформление для достижения наилучшего взаимодействия подразделений предприятия.

Перед данным проектом ставится задача разработать такую информационную систему, которая позволит автоматизировать некоторые процессы документооборота данной компании.

Задачами этой работы, в соответствии с целью, считаются:

- оценка деятельности предприятия ГСК «Югория».

- выявление проблемных ситуаций в системе документооборота предприятия;

- аргументация необходимости внедрения автоматизации системы документооборота;

- аргументация проектных решений по информационному, программному и техническому обеспечению;

- формирование баз данных компании «Югория», и приложения для работы с этой базой.

Суть разрабатываемой системы документооборота предприятия по сравнению с существующей будет заключатся в сокращении времени на обработку и хранение документов путем созданий онлайновой и более защищенной версии по сравнению с существующей.

Проведено изучение имеющихся разновидностей информационных систем документооборота, дана их критическая оценка, разработаны методы отбора параметров ограничений и параметров целевых функций для задач оптимизации перспективных информационных систем документооборота. Созданный программный комплекс, который составляет основу информационной системы, гарантирует многокритериальную оптимизацию потоков документации, а также ее оформление для достижения наилучшего взаимодействия подразделений предприятия.

1 АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

В 1997 г. была основана Государственная страховая компания «Югория». Югра - Ханты-Мансийский автономный округ, который представлен Департаментом по управлению государственным имуществом ХМАО — Югры является единственным акционером компании.

На данный момент уставной капитал ГСК «Югория» составляет 8,155 млрд рублей, а 15 млрд рублей - активы

Группа, под руководством АО «ГСК «Югория», включает в себя зависимые общества ОАО «Курорты Югры», ЗАО «МАНОЙЛ», а также дочерние предприятия АО «Ипотечное агентство Югры» и АО «ГСК «Югория-Жизнь».

Клиентами компании являются свыше 1 миллиона человек, а также 64 тысячи юридических компаний.

На сегодняшний день ГСК «Югория» - многофункциональная страховая компания, которая представляет широкий перечень страховых услуг. «Югория» имеет права осуществлять 20 видов страхования и перестрахование с применением 60 разнообразных правил страхования.

ГСК «Югория» располагает соответствующими лицензиями на такие виды страхования:

1. Несчастные случаи и болезни;
2. Медицинское страхование;
3. Средства наземного транспорта;
4. Средства железнодорожного транспорта;
5. Средства воздушного транспорта;
6. Средства водного транспорта;
7. Страхование грузов;
8. Страхование сельскохозяйственной сферы;
9. Имущество юридических лиц;
10. Имущество граждан;
11. Гражданская ответственность владельцев средств воздушного транспорта,
12. Гражданская ответственность владельцев автотранспортных средств;
13. Гражданская ответственность владельцев средств водного транспорта;
14. Гражданская ответственность организаций, обеспечивающих эксплуатацию опасных объектов;
15. Гражданская ответственность за причинение вреда при предоставлении товаров, работ, услуг;
16. Гражданская ответственность за причинение вреда лицам;
17. Гражданская ответственность за невыполнение либо ненадлежащее выполнение обязательств по договору;
18. Финансовые риски;
19. Предпринимательские риски;
20. Обязательный вид страхования гражданской ответственности для владельцев транспортных средств;
21. Обязательный вид страхования гражданской ответственности для владельцев опасного объекта в итоге аварии на опасном объекте;
22. Обязательный вид страхования гражданской ответственности для перевозчиков за причинение вреда здоровью, жизни, имуществу пассажиров при перевозках.

Регионами обслуживания ГСК «Югория» являются все области Российской Федерации.

ГСК «Югория» является юридическим лицом. Организация имеет счета, которые открываются в соответствии с установленным законодательством, печать с Государственным гербом Российской Федерации и своим наименованием, и прочие печати и штампы, необходимые для ведения документооборота внутри организации и за ее пределами.

Организационная структура ГСК «Югория» изображена на рисунке 1.1.

Директор

Заместитель директора

Отдел экономики и финансов

Юридический отдел

Кадровая служба

Отдел по работе с клиентами

Информационный отдел

Отдел документооборота

Клиенты

Рисунок 1.1 - Организационная структура предприятия

Структура организации и штатное расписание ГСК «Югория» утверждаются директором в пределах установленной численности работников.

На руководителя ГСК «Югория» возлагаются следующие должностные обязанности:

1. Руководство организацией в соответствии с действующим законодательством финансово-экономической и хозяйственной деятельностью.
2. Определение целей и задач предприятия, связанных с осуществлением деятельности.
3. Организация работы и эффективного взаимодействия структурных подразделений предприятия, направленность их деятельности на обеспечение значительных темпов развития и совершенствование.
4. Обеспечение выполнения заданий ГСК «Югория», согласно принятым качественным и количественным показателям, всех обязательств перед банками, заказчиками и поставщиками.
5. Координация деятельности подразделений ГСК «Югория», направленной на предоставление определенного набора услуг.
6. Организация производственно-хозяйственной деятельности предприятия на базе использования методов научно обоснованного планирования материальных, финансовых и трудовых затрат.
7. Выдача, учет и хранение материальных средств.
8. Осуществление контроля рационального использования материальных средств.
9. Выявление и анализ проблем в работе предприятия.
10. Принятие мер по обеспечению квалифицированными кадрами.
11. Реализация новых форм организации обслуживания клиентов.
12. Обеспечение своевременного составления установленной отчетной документации.
13. Выполнение правил по охране труда и пожарной безопасности.

На время отсутствия генерального директора его обязанности выполняет заместитель директора.

Заместитель руководит работой, анализом и планированием производственно-хозяйственной деятельности компании наиболее полным и целесообразным использованием денежных, трудовых и материальных ресурсов: планирует, учитывает и анализирует финансы предприятия, определяет его расходы и доходы, осуществляет финансовую и оперативную работу по обеспечению компании денежными средствами. Кроме этого разрабатывает перспективные и текущие планы, согласовывает всю плановую работу в компании, обеспечивает контроль учет и выполнения плановых задач, организует расчет внутри производства, проводит технико-экономическую оценку работе предприятия для обнаружения резервов с целью наиболее лучшего их использования, вносит предложения по улучшению работы компании.

Главный бухгалтер отвечает за ведение бухгалтерского учета на предприятии, за своевременные и полные расчеты с бюджетом по всем видам налогов и сборов, учитывает денежные затраты предприятия, заработную плату, оборотные и основные средства, составляет бухгалтерский баланс и отчет. А также проводит работу по планированию заработной платы и затрат труда и анализирует использование трудовых ресурсов, определяет формы оплаты труда.

Информационный отдел решает вопросы покупки, наладки оборудования. Обеспечивает бесперебойную работу компьютеров, сети, и периферийного оборудования.

Отдел по работе с клиентами решает производственные и технические вопросы. Выявляет нарушения в рамках налогообложения, обеспечивает своевременный учет и контроль налогов граждан, подготавливает квитанции к оплате и ведет базу физических налогоплательщиков.

Кадровая служба существует для подбора, обучения и аттестации персонала. Главная цель службы персонала - увеличение эффективности работы сотрудников, разработка и реализация программы развития персонала. Служба по работе с персоналом преследует следующие цели: обеспечение организации хорошо подготовленными и заинтересованными в труде служащими; эффективное использование работоспособности, квалификации, практического опыта и мастерства всех служащих в организации; достижение максимальной отзывчивости служащих на цели и нужды организации, сближение интересов работников и ожиданий фирмы, связанные с профессиональной деятельностью; систематическое доведение до служащих политики организации и собственной политики служб управления персоналом [1].

Контроль над поступлением денежных средств, учет расчетов и выполнение других не менее значимых функций обеспечивает финансовая служба предприятия.

Юридический отдел выполняет задачи по обеспечению соблюдения установленного законодательства на предприятии, решает задачи по ведению договорной работы, претензионной работы, исковой работы и другие исковые задачи.

Отдел документооборота отвечает за проверку и хранение проходящих в компании документы: страховые договора и юридические документы.

Для обеспечения качественного выполнения управленческих функций обязательным является умение эффективно принимать решения. Эффективность принятых решений часто зависит от таких факторов как своевременность, оперативность, достоверность, точность и полнота получаемой информации.

Характеристика основной деятельности СК «Югория» изображена на рис. 1.2.

Рисунок 1.2 - Характеристика основной деятельности компании «Югория»

Компания «Югория» в своей работе использует принцип коммерческого предприятия, который сохраняет имущественные интересы людей, связанные с вероятными рисками потери либо повреждения их имущества, а также интересы связанные с рисками утраты жизни или нанесением вреда здоровью застрахованных граждан. Иными словами, страховая компания принимает на себя вероятные риски и гарантированно компенсирует финансовые убытки при наступлении неблагоприятных событий, которые влекут за собой урон имущества, здоровья и т.п.

«Югория» компенсирует убытки своим клиентам потому, что страховые взносы оплачивает большая численность человек, а убытки выплачивают лишь незначительному числу вкладчиков либо застрахованным клиентов, но выплаты по страховым случаях практически всегда гораздо больше превышают размер страховых взносов. Значительная часть полученных от клиентов средств расходуется на страховые выплаты компенсации ущерба (возмещение потерь), а меньшая доля перекрывает затраты по ведению дела и создает доход СК.

Реализация страховой продукции компании «Югория» представляет собой очередность действий, которые необходимо выполнять, чтобы достичь поставленную цель компании - получение дохода от осуществления страховых услуг. Она состоит из таких основных этапов:

- подготовительная деятельность;

- реализация страхового продукта;

- обслуживание после реализации и предложение возможного дополнительного страхового покрытия.

На этапе подготовительной деятельности необходимо:

- выявить возможных страхователей;

- определить имеющиеся и потенциальные страховые потребности у вероятных страхователей;