Файл: Цель и назначение создания или модернизации модулей или сервисов информационной системы.pdf

Осуществляет контроль за исполнение документов начальник того подразделения, которому был передан документ. Передача контрольных документов на исполнение из одного структурного подразделения в другое производится только через приемную с соответствующей пометкой на документе, а секретарь отвечает за прохождение документов. Документы, не учтенные в делопроизводстве, довольно часто теряются.

Вся корреспонденция, адресованная подразделениям, складывается в отдельные ячейки. Каждый день ответственный за делопроизводство в подразделении просматривают свою ячейку. Если документ, переданный в подразделение, требует срочного рассмотрения, то секретарь извещает подразделение по телефону о том, что его нужно срочно забрать.

В приемной хранятся все регистрируемые входящие, внутренние и исходящие документы. Для этого там организован маленький архив, который разделен на папки: внутренняя переписка, входящая документация, исходящая документация, распоряжения по компании, приказы по командировкам, приказы и распоряжения. Документы хранятся в них в течение года, а затем передаются в архив компании. В каждом подразделении также имеется свой архив, в котором хранятся документы в течение года, а после передаются в архив СК.

В итоге появляются такие трудности, как доставка искаженной информации, ее несвоевременная доставка, утрата информации, что приводит к задержкам при составлении отчетности, медленной работе страховой компании, а также ошибках в ней.

Данные, большого объема, которые обрабатываются в компании, позволяют затрачивать соразмерное количество трудовых ресурсов и времени на исполнение, обработку и контроль документов. Соответственно, применения систему электронного документооборота, необходимо снизить затрачиваемые ресурсы с целью оптимизации деятельности всей компании.

Кроме того, внедрив систему электронного документооборота появиться возможность более оперативно, и с наибольшей точностью отслеживать оборот каждого документа в компании.

1.3 Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

На данный момент в компании «Югория» автоматизация процессов, которые связанные работой секретаря и документооборота применяется бессистемно. Такая постановка деятельности не дает возможность принимать оперативные решения на изменения внешних факторов, для заинтересованных лиц не предоставляет информацию в наглядном виде. Внедрение автоматизации процессов для решения разнообразных задач в СК «Югория» позволит уменьшить административные накладные расходы, увеличить производительность труда, добиться повышения эффективности управления, рационально вести дела.

В данный момент в страховой компании, ПО, которое автоматизирует основные процессы учета, отсутствует, поэтому весь учет ведётся в специализированном электронном журнале, реализованном в Excel, вручную.

Чтобы производить учет документов и клиентов, консультантов требуется посмотреть весь журнал Excel. Эта процедура требует особого внимания и занимает довольно длительный период. Схема документооборота представлена на рисунке 1.7.

Рисунок 1.7 - Схема документооборота

При таком подходе могут возникать погрешности, связанных, в первую очередь, с человеческим фактором, потому, что секретарь может попросту не заметить какою-либо важную информацию, что повлечет за собой формирование неправильной отчетности.

Существующий процесс имеет следующие недостатки:

- Сложность мониторинга деятельности конторы;

- Сложность в составлении отчетной документации;

- Возможность утраты информации из-за возможных ошибок консультанта;

- Ручная обработка информации:

- Снижение эффективности в работе операторов;

- Трудоемкость в оформлении документов и отчетности при необходимости работать с большими размерами данных;

- Отсутствие единого упорядоченного архива истории взаимоотношения с клиентами;

- Трудоёмкость проведения взаиморасчётов с клиентами.

Применение вычислительной техники для оптимизации процесса обработки информации будет эффективным потому, что большая часть информации, участвующей в нем, поддается формализации. Внедрение ЭВМ позволит гораздо быстрее проводить процессы составления разных отчётов, и повысить эффективность работы секретаря и страховой компании в целом.

1.4 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационным обеспечением (ИО) — является совокупность целостной системы классификации, унифицированных систем документации, кодирования информации и информационных массивов. [12] Состоит ИО из двух комплексов: внемашинного ИО (документы и классификаторы технико-экономической информации) и компоненты внутримашинного информационного обеспечения(макеты и экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ или вывода итоговой информации, структура информационной базы: выходных, входных файлов, базы данных). Чтобы экономическую информацию приспособить для продуктивной обработки, поиска и передачи по каналам связи, ее надо предоставить в цифровом виде. Для этого ее необходимо сначала классифицировать (упорядочить), а потом закодировать (формализовать) применяя классификатор.

Классификатор — это документ, при помощи которого можно осуществлять формализованное описание экономической информации в ЭИС, которая содержит названия объектов, наименования классификационных группировок и их кодовые обозначения. [13]

По своим действиям классификаторы делятся на такие виды: отраслевые и локальные, общегосударственные или общесистемные и международные классификаторы.

В предоставленной работе будут спроектированы такие классификаторы: сотрудников, клиентов, документов. Решение задачи автоматизации деятельности компании должно реализовываться на базе принятой единой системе классификации и кодирования. По этой причине применяются общесистемные классификаторы единиц измерения.

Главной компонентой внемашинного ИО считается система документации, которая применяется в ходе управления экономическим объектом. Документ-это конкретная совокупность сведений, которая используется при решении экономических задач и располагается на материальном носителе согласно установленной форме.

Система документации — представляет из себя совокупность взаимосвязанных форм документов, которые регулярно используются в ходе управления экономическим объектом. Большое и разнообразное количество видов документов является отличительной и главной особенностью этой системы экономической документации. [13]

Имеющиеся системы документации больше характерны для неавтоматизированных ЭИС. Отличаются они огромным количеством различных типов форм документов; внушительными потоками документов, их запутанностью; дублирующийся информацией в документах при проведении действий по их обработке и, как результат: низкая достоверность получаемых результатов. Почти половину рабочего времени затрачивают сотрудники компании на обработку документов в таких системах. Чтобы систему документации упростить, необходимо выполнить такие действия:

- провести унификацию и стандартизацию документов;

- ввести безбумажную технологию, которая основана на применении электронных документов, и внедрить новые информационные технологии при их обработке.

Любые входные документы для решаемой задачи целесообразно получать посредством сети, поэтому они должны представляться в файлах заблаговременно согласованной структуры. Чтобы упростить использование таких файлов, они должны быть в виде таблиц.

Описание экранных форм относится к внутримашинному ИО.

При создании структуры экранных форм для ввода данных первичных документов с оперативной информацией оправдано применять комбинированную форму, наиболее приближенную к той, которая использовалась для построения самого документа. Поля должны быть расположены в последовательности, которая соответствует логической структуре документа и файлов с оперативной информацией, а также приводящей к снижению трудоемкости операции загрузки информации в данную информационную базу.

В процессе создания экранных форм для документов с постоянной информацией необходимо принимать во внимание, что эти макеты применяются для ввода и актуализации записей информационной базы, следовательно при их проектировании целесообразно использовать анкетную форму расстановки реквизитов, удобную при выполнении таких операций.

Основу при выборе экранных форм составляют принципы минимальной трудоемкости, а также себестоимости ввода информации в ЭВМ, высокой надежности и достоверности выполнения данных операций, хорошего уровня читабельности результатной информации, которая выводится на экран.

Большей частью внутримашинного ИО составляет информационная база.

Информационная база (ИБ) — конкретным образом сформированная совокупность данных, сохраняемых в памяти вычислительной системы в виде файлов, при помощи которых удовлетворяются информационные запросы управленческих процессов и решаемых задач. [3]

Имеются такие способы построения ИБ:

-·совокупность локальных файлов — поддерживается при помощи функциональных пакетов прикладных программ;

-·интегрированная база данных — базируется на применении универсальных программных средств поиска, хранения, загрузки и ведения данных, то есть СУБД.

Связана организация локальных файлов с достаточно значительным дублированием данных в ИС, следовательно, с несогласованностью данных в различных приложениях, а также отсутствием гибкости доступа к информации, вследствие этого доступна к применению исключительно в специализированных приложениях.

В данном проекте информационная база представляется как интегрированное информационное хранилище. Такая организация дает возможность объединять разные источники информации, осуществлять управление файлами разных форматов. Кроме того, очевидны достоинства применения для хранения информации базы данных:

-· удобство и повышение скорости совместной обработки данных;

-· поддержка целостности данных,

-·совместимость данных; соответствие данных действительному состоянию объекта.

База данных (БД) — поименованная совокупность данных, которая отражает совокупность объектов и их связей в разбираемой предметной области. [3]

Главными методами организации БД считаются построение распределенных и централизованных БД. Главным параметром при выборе способа организации ИБ считается достижение наименьших трудовых и финансовых затрат на ПО системы, проектирование структуры ИБ, системы ведения файлов. Учитывая эти критерии и, что есть необходимость в обеспечении надежности сохранности данных, избран централизованный метод организации БД.

По методу установления связей между данными выделяют:

-· иерархическую;

-· реляционную модель,

-· сетевую.

Главными элементами каждой из этих моделей считаются таблицы или файлы.

Иерархическими моделями данных является графовая модель с вершинами-таблицами. В таких моделях имеется один файл являющимся входом в структуру. Меж этими файлами возникают отношения соподчиненности. У файла может быть несколько подчиненных и одна исходная вершина. Основной тип отношений - 1:М.

Любой файл в сетевых моделях может служить точкой входа в систему, и быть связанным с произвольным числом остальных файлов отношениями типа, 1:М и М:М, 1:1.

Более популярное распространение обрела реляционная модель данных. При этой организации любая информация изображена как таблицы или файлы БД и отношения. Такие таблицы представляют собой совокупность записей (строк или кортежей). Меж отношениями (таблицами) имеются связи типа 1:М, М:М. Любое из отношений имеет свой ключ - поле записи (атрибут), которое идентифицирует ее. Такое свойство, присуще реляционной модели данных не производит дублирование информации, и ускоряет процесс поиска и доступа к конкретным данным.

Данный подход в реляционной модели к структурированию и целостности данных дает возможность просто и легко упорядочить и организовать процесс проектирования и реализации сложных баз данных, а реляционные операции располагают значительными возможностями по управлению данными и их обработки.

Учитывая все достоинства реляционных моделей данных для представления информации, которая обрабатывается при решении задачи, есть целесообразность применения реляционной модели БД.

Выбор ОС считается одним из основных критериев при выборе набора технических средств для создания системы. ОС осуществляет управление техническими средствами ПК, обеспечивает запуск и выполнение всевозможных приложений и программ, выполняет разнообразные сервисные функции, гарантирует защиту данных. Любая программа использует средства, которые предоставляет ОС. Из чего следует, что очень важен выбор ОС, потому, что он определяет формат исполняемых файлов и комплекс программ, и их взаимодействие с ОС.

Самыми популярными на сегодняшний день считаются такие ОС:

• Windows 7,
• Windows Vista,
• Linux Ubuntu
• Apple Mac OS X.

Сравнение ОС наиболее логично проводить по следующим критериям:

• интерфейс;
• безопасность;
• программное обеспечение;
• цена и производительность.