Файл: Цель и назначение создания или модернизации модулей или сервисов информационной системы.pdf

- определиться с каналом самого эффективного доступа к клиенту;

Реализация страхового продукта состоит из:

- необходимости контакт с возможным клиентом;

- убеждения клиента в необходимости заключения страхового покрытия;

- изучения страховых рисков;

- оформления полиса страхования, когда клиент дал согласие на покупку страхового покрытия.

Обслуживание после реализации страхового продукта содержит в себе:

- обмен информацией со страхователем по поводу уже приобретенного страхового полиса;

- расследование и соглашение страховых случаев, учитывая при этом оценку нанесенного ущерба объекту страхования;

- обеспечение консультационных, а также юридических услуг клиенту;

- помощь в ликвидации результатов страхового события.

Дальнейшим и логическим сотрудничеством после продажного обслуживания клиента можно считать предложение СК о предоставлении дополнительных страховых услугах данному клиенту. На самом деле продать страховой полис клиенту, который уже имеет договора с компанией «Югория» гораздо эффективнее и проще, чем привлекать в компанию нового клиента.

На данном этапе расходы компании «Югория» при продаже второго полиса составляют в 4 раза меньше, нежели при продаже первого. Кроме всего, с увеличением количества договоров, которыми располагает клиент, во много раз снижается возможность его выхода из компании.

Реализация второго либо третьего страхового полиса содержит в себе такие задачи:

- изучить потребности клиента в сфере страхования на базе дополнительных данных, полученных от него на этапе обмена информацией;

- установить с клиентом контакт по вопросу заключения дополнительного полиса;

- убедить клиента в обязательном приобретении дополнительных страховых услуг;

- изучить страховой риск;

- оформить договор страхования сразу после того, как клиент согласился приобрести страховое покрытие.

Самое слабое звено процесса реализации страховых услуг, требующим наибольших затраченных усилий, — это организация связи с клиентом, демонстрация ему находящихся в его деятельности рисков (опасностей), убеждение пользователя в обязательном приобретения страхового полиса для своих рисков. Этот процесс для страхователей-физических лиц имеет значительное отличие от подобной процедуры для организаций и предприятий.

1.2 Характеристика существующих бизнес –процессов

Проведем расчет возможного эффекта от введения средств автоматизации.

Время, затрачиваемое при базовой (существующей) технологии на данном предприятии было предоставлено работниками отдела документооборота предприятия. Время, затрачиваемое по предлагаемому варианту является предположительным если внедрить новую систему документооборота предприятия. Такая разница исходит от того, что предлагаемый вариант автоматизации документооборота будет онлайновой системой и проверка и хранение документов значительно сократит время на выполнение нижеперечисленных действий.

Таблица 1.1 - Расчет эффекта внедрения

Таким образом, при действующей системе каждый из основных процессов занимает до 60 минут, а в сумме за рабочий день на это тратится приблизительно 3 часа рабочего времени. С внедрением предлагаемой системы это время сократится до 15-20 минут. Кроме того, основными достоинствами автоматизации также будет являться меньший риск допущения ошибок в документах и отчетной документации за счет электронной формы их формирования, а также автоматизированного ввода данных.

В жизнедеятельности СК «Югория» одной из важнейших особенностей является документооборот и организация обработки документов.

Проведение работ с документами - это организация документооборота, сохранения и применения документов в текущий момент деятельности СК «Югория». Документооборот считается принципиально значимым звеном в делопроизводстве, потому что он определяет не только лишь инстанции движения всех документов, но и скорость движения этих документов. Документооборот в делопроизводстве подразумевается как обеспечение информационной деятельности аппарата управления, его документирования, сохранность и использования документов, ранее созданных.

Главные правила при организации документооборота следующие:

- оперативное прохождение любого документа, с минимальными временными затратами;

- максимальное ограничение инстанций прохождения документа (должно быть оправданным любое перемещение документа, обязательное исключение или ограничение возвратных перемещений документов);

- должны быть единообразными порядок прохождения и сам процесс обработки всех важнейших видов документов.

При соблюдении этих правил открывается возможность централизованно выполнять однородные технологические операции.

Документ является основой структуры всякого документооборота. Все документы (на магнитных носителях или традиционные на бумаге) в комплексе согласованы методом соблюдения правил особенностей представления информации на любом из носителей.

Организация документооборота представляет собой правила, по которым обязано выполняться движение документов. В организацию документооборота входят вся очередность перемещений документов в аппарате управления, все действия по составлению и оформлению, приему, передаче, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот считается важной составляющей частью делопроизводства и обеспечения информационного управления. Правильно организованный документооборот значительно ускоряет процесс прохождение и исполнение документов.

Сам документооборот разделяется на документооборот уровня структурного подразделения и на централизованный документооборот. Документооборот уровня структурного подразделения составляют документы, которые учитываются только в структурных подразделениях. Централизованный документооборот составляет вся документация, которая подлежит централизованной регистрации.

Организационно-распорядительной документацией, как правило, представлен централизованный документооборот а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, которая обеспечивает главные направления деятельности СК «Югория». (он может содержать и организационно-распорядительные документы). В компании «Югория» эти функции выполняет отдел документооборота, контроля и работы с обращениями граждан (ОДК).

Различают три важных типа документов, которые составляют централизованный документооборот.

Входящие. Входящий - это документ, который поступил в СК. Из большинства входящих документов должны исходить в установленные сроки соответствующие исходящие документы. Эти сроки могут быть определены нормативными документами, устанавливающие конкретное время для ответа на соответствующий входящий документ либо указываются во входящем документе.

Исходящие. Исходящий документ - это официальный документ, который отправляется из страховой компании. Большое количество исходящих документов представляют собой ответ компании на входящие документы или запросы. Некоторые документы из исходящих подготавливаются на базе внутренних документов СК. Малочисленные исходящие документы могут потребовать поступления входящих документов (запросы в другие предприятия).

Внутренние. Внутренний документ - это официальный документ, который не выходит за пределы страховой компании. Такие документы применяются в организации работы СК. Они обеспечивают решение задач по управлению компанией. К внутренним документам относятся организационно-правовые и организационно-распорядительные документы. К самостоятельным группам внутреннего документооборота относятся плановые и отчетные документы, учет кадров документы по учету денежных и материальных средств, оборудования, протоколы и акты, служебная внутренняя переписка (служебные записки докладные), и др.

Через отдел документооборота проходит далеко не вся внутренняя переписка, а только переписка самых крупных подразделений СК и приказы, распоряжения руководителя. Через отдел документооборота проходят и внутренние документы, которые порождают исходящие документы.

Характеристика процесса деятельности отдела в разрезе IDEF0 изображена на рис. 1.3.

Рисунок 1.3 - Характеристика процесса обработки документа

Проводя декомпозицию этого процесса, получаем схему на рис. 1.4.

Рисунок 1.4 - Декомпозиция процесса обработки документа

На рис. 1.5 изображена схема декомпозиции процесса регистрации и рассмотрения входящего документа.

На рис. 1.6. представлена декомпозиция процесса подготовки исходящих документов.

В итоге рассмотрения входящего документа, как обычно, создаётся внутренний документ, исходящий документ, а входящий документ передается на хранение.

Документы, поступившие в компанию, принимаются секретарем в приемной управляющего СК. К входящей корреспонденции относятся: приказы, циркуляры, информационные письма, указания, переписка с другими организациями, договоры, заявления. Небольшая часть документов приходит по факсу (т.е. фактически в виде бумажного документа) и по электронной почте. Общий объем документов за год составляет в среднем 8000-9000.

Рисунок 1.5 - Декомпозиция процесса регистрации и рассмотрения входящего документа

Рисунок 1.6 - Декомпозиция процесса подготовки исходящих документов

К внутренним документам относится организационно- распорядительная документация. Она включает в себя приказы, распоряжения, протоколы, служебные записки, заявления, наряды, докладные и т.п. Годовой объем зарегистрированных документов в среднем 3000-4000.

Исходящей корреспонденцией являются отчеты, письма, договоры, заявления, распоряжения и т.д. Объем документов за год составляет 8000-9000.

Входящую корреспонденцию проверяют в приемной на правильность доставки и целостность вложения. Конверты с пометкой «лично» передаются адресатам без вскрытия. Все входящие документы подлежат регистрации (если эти документы входят в список подлежащих регистрации) в специально отведенных для них журналах для регистрации входящей корреспонденции. На всех регистрируемых входящих документах в правом нижнем углу лицевой стороны основного документа ставится регистрационный штамп с указанием даты поступления документа и входящего порядкового номера. Любая бумага, не имеющая регистрационного номера - это не документ, а просто бумага. Документом она становиться при наличии регистрационного номера на ней. Каждый документ, поступивший в компанию, регистрируется всего один раз, в момент поступления. После регистрации документы (если это не личные письма) направляются на рассмотрение руководству. Далее они могут быть размножены и направляются на исполнение или ознакомление в соответствующие подразделения через приемную, на документах делаются соответствующие отметки. Срочные документы передаются на рассмотрение руководству страховой компании немедленно. Таким образом, входящий документ регистрируется секретарем в приемной, а также делопроизводителем того подразделения, на исполнение которого он отправлен.

Исходящие документы также регистрируются в делопроизводстве. На каждом отправляемом документе проставляется дата и исходящий номер. Копия исходящего документа подшивается в соответствующей папке секретарем. Исходящие документы не могут отправляться подразделением компании. Этим занимается только секретарь. Таким образом, документ регистрируется дважды: в подразделении-отправителей и в приемной.

Учет и регистрацию внутренних документов (приказов по основной деятельности, по командировкам, а также распоряжений и протоколов) проводит также делопроизводство. Регистрационным номером приказа, распоряжения и протокола является порядковый номер, присваиваемый каждому виду документов в пределах года. Все внутренние документы регистрируются в журналах для регистрации внутренних документов. Они регистрируются при передаче их между подразделениями.