Файл: Основные бизнес-процессы предпринимательского дела.pdf

Выше описанная бизнес-модель представлена в таблице 1

Таблица 1

Бизнес-модель

Основные бзнес процессы у ИП Петрова А.В.

Основные процессы:

1)Процес продажи

2)Доставка това

3)Производство товара

Обеспечивающие процессы:

1)Бухгалтерский учет

2)ИТ Обслуживание

3)Юридическое обеспечение

Процессы развития:

1)Новые направления бизнеса

Процессы управления:

1)Мониторинг

2)Анализ

В этой работе я рассмотрел процесс продажи на рисунке 9

Рисунок 9

2.2 Оптимизация бизнес процессов

Бизнес-процесс характеризуется рядом параметров – скорость, стоимость, качество и пр. Оптимизация бизнес-процессов подразумевает, что нам что-то не нравится. Т.е. определенные параметры процесса не соответствуют целевым. Например:

Скорость:

• Долго делают конкретную заявку.
• Большая очередь для того, чтобы заявку вообще взяли в работу.

Стоимость:

• Дорого запустит процесс в работу первый раз.
• Большие затраты на зарплаты внутри.
• Нет заявок. Оборудование, люди и процесс простаивают.

Отсутствие контроля — когда непонятно, кто что делает и где конкретные заявки.

Оптимизация бизнес-процессов требует, чтобы вы поняли, что вам не нравится. Вам нужна цель, выраженная в числах (именно тут будет полезна историческая информация). Иногда целью может быть один пункт, но часто они связаны. Например:  менеджер долго перебивает заявку из почты в 1с, а мы ему еще и платим за это зарплату.

На примере бизнес-процесса продажи в ИП Петров А.В. не устраивала скорость формирования КП для клиента. Согласование финансовых условий занимало до 1 дня. Было принято решение убрать звено действий, связанных с бухгалтерией – сформировать набор типовых договоров с финансовыми условиями, которые встречаются в практике ИП чаще всего. И только в случае невозможности подобрать клиента один из типовых договоров вознеикает звено действий по согласованию финансовых условий с бухгалтерией. Это уменьшает количество затрачиваемого времени на подготовку КП для клиентов,а также сокращает временные затраты бухгалтерского отдела на согласование договоров, что может позволить назначать отделу другие задачи что можно наглядно увидеть на Рисунке 10

Рисунок 10

2.3 Контроль бизнес процессами

Дашборд (дэшборд, информационная панель) – это визуальное представление данных, сгруппированных по смыслу на одном экране для более легкого визуального восприятия информации

Визуализация данных играет немаловажную роль в любом бизнесе. Используются различные способы их отображения – таблицы, графики, отчеты и многие другие.

Проблема заключается в том, что информации вокруг очень много. Информационное поле – это уже давно не поле, а целый океан. Зачастую разобраться в нем невероятно трудно. Чтобы помочь бизнесам разобраться в данных, собрать их на одном экране и постоянно обновлять их и существуют дашборды – пользовательские интерфейсы визуализации.

Использование дашбордов значительно упрощает процесс контроля – вы выбираете только ключевые метрики, которые действительно вам нужны, собираете все эти метрики в одном дашборде и отслеживаете их в реальном времени. 

Для организации контроля процесса определяются контрольные точки и параметры, по которым будет оцениваться процесс. Для процесса продажи контрольными точками могут быть количество сделанных или поступивших звонков, отправленных КП или сумма и количество выставленных и оплаченных счетов, для контроля рабочего времени сотрудников используются показатели время прихода и ухода с работы. Эти данные отображаются на дашборде в удобном графическом формате и позволяют видеть актуальные статусы по процессам, оценивать эффективность работы и принимать управленческие решения - своевременно вносить поправки, если результаты будут расходиться с планами.

Также дашборд дает возможность не находиться в компании и отслеживать все контрольные точки «в живую», освобождает от обязательного присутствия в офисе, что позволяет дистанционно наблюдать за происходящим в компании и дает свободу перемещения для развития или нужд контролирующего процесс.

На примере бизнес-процесса продажи в ИП Петров А.В наглядно были определены следующие контрольные точки:

• Сумма отправленных КП
• Сумма выставленных счетов
• Сумма реализации
• Сумма поступивших оплат
• Количеством сданных заказов в срок

Для вышеперечисленных контрольных точек были определены параметры – см. Табл.2

Таблица 2

Если эти показатели конвертировать для дашборда, получиться как на диаграмме1 и 2

Диаграмма 1

Данная столбиковая диаграмма отображает ежемесячный отчет по суммам сделанных КП, выставленных счетов, выполненных реализаций и полученных оплат. Диаграмма может сразу обратить внимание на конверсию (сумма сделанных КП сильно расходится с суммой выставленных счетов) или на риск кассового разрыва (сумма реализаций сильно расходится с суммами полученных оплат).

Диаграмма 2

На данной круговой диаграмме можно отслеживать общую картину по отгрузкам – что отгрузили в срок, а что нет. Существенная доля красного сектора стразу обращает внимание на то, что по каким-то причинам отгрузки не выполняются в назначенный срок, что приведет к недовольству клиентов. При этом необходимо разобраться с причинами задержек – может на производстве упала эффективность работы, может начались перебои с поставками комплектующих, может не хватает производственных мощностей и ресурсов, а может продавцы начали предлагать сроки, несогласованные с производством.

Сформированная система контроля процесса продаж по контрольным точкам с определенными параметрами и формы для дашборда были переданы в ИП Петров А.В. для дальнейшего внедрения с учетом возможностей систем внутренней автоматизации.

Заключение

Контроль в управлении бизнес-процессами - одна из приоритетных и значимых задач у компаний, так как от нее напрямую зависит эффективность работы и успешность компании.

Управление бизнес-процессами очень обширная область знаний, которая сейчас оперирует большим количеством инструментов и методологий. Широко применяется методология описания процессов BPMN, которая позволяет наглядно описывать бизнес-процессы, как по отдельности, так и в общей структуре процессной модели компании. Формат описания процессов BPMN дает основу для анализа и оптимизации бизнес-процессов.

Контроль бизнес процессов может быть систематизирован и автоматизирован. Это реализуется с помощью контрольных точек, которые выбираются для определенных этапов бизнес-процесса. Для выбранных контрольных точек определяются параметры, по которым будет выполняться контроль. Данные параметры могут собираться как в ручном, так и в цифровом формате, которые собираются на контрольных панелях (дашбордах) .

Автоматизация сбора данных для контрольных показателей позволяет получать качественный данные (нет человеческого фактора) в режиме онлайн, отображать контрольные данные в графическом формате, сводить несколько показателей на дашборде, выполнять контроль бизнес-процессов удаленно.

Выстраивание системы контрольных показателей является отдельной серьезной задачей. Хорошо выстроенная система контрольных показателей может стать эффективным инструментом руководителя для контроля и принятия управленческих решений.

Библиографический список

Нормативно-правовые акты:

1. Гражданский кодекс Российской Федерации, утвержденный Федеральным законом от 26.01.1996 г. № 14-ФЗ (в ред. от 31.12.2014 г.);
2. Налоговый кодекс РФ: ч. 1 и 2;
3. Трудовой кодекс РФ;
4. Федеральный закон от 8 августа 2001 г.№ 129 ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»;
5. Федеральный закон от 24 июля 2007 г.№ 209 ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации»;
6. Федеральный закон от 28.12.2009 г. № 381-ФЗ «Об основах государственного регулирования торговой деятельности в Российской Федерации»;

Основная литература:

1. Рубин Ю.Б. Управление собственным бизнесом: учебник для высшей школы. – М.: МФПУ «Университет», 2016.
2. Коммерческая деятельность. Основы коммерции: учебное пособие / Г.Г. Левкин, О.А. Никифоров. — Москва: КноРус, 2017. — 258 с. https://www.book.ru/book/920826