Файл: Основные бизнес-процессы предпринимательского дела.pdf

Важно подчеркнуть, что результатами аудита являются не только перечень выявленных недостатков в работе и нарушений требований стандартов по процессу, но и анализ причин отклонений и подробные рекомендации по улучшению процесса, в том числе путем совершенствования соответствующих регламентов. Т.е. аудит следует в первую очередь рассматривать как инструмент развития.

«Жесткая» автоматизация процесса

Если часть работ (или весь процесс) «зашит» в автоматизированную систему при помощи некоторого программного продукта, сотрудник вынужден четко следовать заранее спроектированному сценарию. Этот сценарий может динамически изменяться в соответствии с некоторыми правилами, но эти правила также установлены заранее.

В результате, можно быть уверенным (до некоторой степени), что процесс будет выполнен с соответствии с установленным стандартом. С другой стороны, очевидно, что ни одна автоматизированная система полностью не заменит человека. Сотрудник может ошибиться при вводе данных или ввести заведомо некорректные данные. Он может выполнять работу дольше, чем допустимо стандартом и т.п. Автоматизация не гарантирует полностью стандартное выполнение процессов (если только эту работу не будет выполнять робот).

В настоящее время довольно активно развивается целый класс систем, предназначенных для автоматизации операционных процессов. Это так называем системы Business Process Management – BPMS. Некоторые сторонники таких систем считают, что процессный поход возможен только при внедрении указанных средств автоматизации. На наш взгляд, это слишком узкий, ограниченный подход к использованию процессных принципов организации деятельности. Хотя внедрение BPMS может в определенных случаях быть полезным для компании. Хорошая BPM-система должна позволять сотрудникам самим описывать свою деятельность и быстро перенастраивать процессы. Но BPMS – это техническое средство, инструмент. Эффективность его применения зависит от квалификации соответствующих специалистов. Внедряя BPM-систему, нужно одновременно налаживать коммуникации и разрушать межфункциональные барьеры, обучая менеджеров управлять процессами и вовлекая персонал в деятельность по улучшению процессов. Тогда компания сможет получить значительно больший эффект от автоматизации. 

1.3. Стандартизация в описании и моделировании бизнес-процессов

BPMN – система условных обозначений (нотация) и их описания для моделирования бизнес-процессов. Для исполнения смоделированных бизнес-процессов с помощью BPMN существует инструмент BPMS. Ярким представителем является BizAgi.

Сегодня использования BPMN как одного из методов для описания бизнес-процессов очень распространено. Нотация BPMN понятна как представителям бизнеса, так и программам, работающим с бизнес-моделями, это стандартный язык, позволяющий связать управление бизнесом и создание исполняемых алгоритмов.

BPMN это не единственная нотация, которая сейчас используется, и некоторые из нотаций заметно упрощают понимание, чем BPMN. Но на моменте автоматизации, когда задача стоит не просто нарисовать удобную схему бизнес-модели, а еще и возможность экспортировать ее в исполняемые алгоритмы программных продуктов без BPMN сложно обойтись.

Но важно понимать следующее, BPMN – это не язык, который описывает IT системы. Предназначение BPMN нотации в другом – это возможность понятным языком описать для бизнес-заказчика предметную область.

В BPMN наравне задействованы и программные системы, и люди (клиенты, поставщики, сотрудники организации). Это основное отличие нотации BPMN от графических инструментов для описания программ.

В регламентированном описании бизнес-процессов в нотации BPMN используется примерно 10 значков без привязки к методологии, она не сложнее других нотаций, таких как (IDEF, DFD, Aris, EPC, UML, BPEL), понятна без специализированного обучения (базовый уровень) и идеальна для коммуникаций Аналитик - Бизнес.

Для исполнения процесса в нотации BPMN используется примерно 100 значков и модификаторов, нотация BPMN позволяет точно и однозначно описывать процесс, используется строгая семантика – возможность исполнения, последовательность шагов внутри процесса, межпроцессное взаимодействие, переносимый формат на основе XML (XPDL, BPDM) и идеальна для коммуникаций Аналитик - Программист.

К преимуществам BPMN следует также отнести открытый стандарт Object Management Group (omg.ru) и признания ее всеми ведущими поставщиками ПО.

К недостаткам нотации BPMN можно отнести коллективное авторство в рамках «не привязки» к методологии, не хватает стройности, что ведет к сложности освоения и реализации в BPMS. Решается данный недостаток соглашением о моделировании – своде правил, чем пользуемся в организации, в рамках проекта.

Читать бизнес-процесс, отрисованный с помощью нотации BPMN, проще, чем его рисовать. При этом читать Заказчику проще СВОЙ процесс. К принципам описания следует также отнести итерационный подход – сначала делается эскиз бизнес-процесса, а затем постепенно наращивается сложность. По сути своей BPMN - это блок-схема, и стремится нужно к простоте ее понимания, а не к усложнению. Схема в идеале должна помещаться на формат A4.

В нотации BPMN можно выделить базовые значки, которые используются во всех бизнес-моделях. Этого будет достаточно, чтобы познакомиться с нотацией BPMN и понять основные принципы для работы с ней. Палитру значков при необходимости можно расширить, прочитав более подробно об этом в документации BPMN.

При описании бизнес-процесса в нотации BPMN необходимо получить ответы на следующие вопросы: что сделать; кто должен сделать; последовательность действий; по какой информации, объекту данных.

Ниже описаны базовые объекты для описания бизнес-процессов, которые используются нотацией BPMN.

Рисунок 3

- Event

Событие, которое произошло в описании процесса. События делятся на начальные, промежуточные или конечные.

Старт необязателен при описании бизнес-процесса, не запрещено также использовать несколько стартов. Завершение также необязательно, т.к процесс может, например, заканчиваться ошибкой. Также как стартов, завершений может быть больше одного. Хорошим стилем считается использование одного старта, несколько завершений.

Рисунок 4

- Task

Это задачи, выполняющиеся в бизнес-процессе на определенном этапе. Со стороны модели – это шаг процесса. Глазами пользователя – это выглядит как задание в рамках определенного бизнес-процесса. Для текстового описания задачи используется глагол, а не существительное. Например, «Заполнить заявку», а не «Заполнение заявки». Задачи могут быть не делимыми на более элементарные действия или требующие подробной детализации последовательности более простых действий. Если задачу можно детализировать, но на общей схеме это не требуется, ее можно оформить как подпроцесс.

Рисунок 5

- Gateway

Развилки появляются в случае условного ветвления бизнес-процесса. Например, если заявка на расход проходит согласование, то она включается в реестр платежей на день, если отклоняется, то она корректируется Инициатором или отклоняется совсем и т. д. Развилки могут быть «или/или» – идем только по одному из исходящих потоков; могут быть параллельными, тогда движение продолжается по ВСЕМ потокам, в случае параллельной развилки используют сходящуюся развилку, то есть ожидание выполнения последнего входящего потока.

Рисунок 6

- Flow

Поток обозначается стрелками, показывает последовательность выполнения действий.

• Сontrol – последовательность выполнения задач внутри потока работ,
• Message – передача сигналов и информации между потоками работ,
• Association – используется для визуализации связи между элементами потока и объектами, не являющимися элементами потока.

Рисунок 7

- Date

Объекты данных – показывает либо результат выполненного действия, либо какие данные, объекты требуются для запуска действия.

Рисунок 8

- Pool

Пул описывает один бизнес-процесс на диаграмме. Пул есть всегда, но в явном виде может не изображаться. Допускается несколько пулов на одной диаграмме. Пул бывает белый – изображает поток работ, которым можно управлять и черный – внешняя сущность, например, Заказчик.

Для пула характерно выделение дорожек для определения лиц, кто участвует в бизнес-процессе. Семантика произвольная — подразделение, роль, группа, пользователь.

Вывод

По теоретическим сведениям из первой главы можно сделать следующие выводы.

1. Главные задачи, которые решают бизнес-процессы, направленны на то, чтобы простроить оптимальный путь достижения того или иного результата, не делая лишних действий
2. Управление бизнес-процессами должно быть систематическим и направленным на постоянное улучшение бизнес-процесса
3. BPMN – система условных обозначений, нужна для структуризации, наглядного описания и моделирования бизнес процессов
4. Правильно выстроенная система контроля бизнес-процессов позволяет про активно управлять бизнес-процессами

Глава 2 Контроль в управлении Бизнес-процессом ИП Петров А.В.

2.1 Анализ BP ИП «ПЕТРОВА А.В.»

В рамках бизнес-процессов предлагается рассмотреть процесс продажи новому клиенту.

ИП «Петров А.В.» работает через собственные прямые каналы и предлагает своим клиентами услуги по индивидуальным запросам клиентов. При этом бизнес-модель указанного ИП опирается на персональную работу с клиентом и ключевые собственные и партнерские ресурсы.

В рамках бизнес-модели предлагаются услуги по крупноблочной сборке электронных устройств согласно производственной документации заказчика.

1. Целевой клиент – компания-производитель, которая занимается разработкой, изготовлением и продажей электронных устройств.
2. Продукт – выполнение работ по сборке и тестированию электронного устройства, состоящего из корпуса, исполнительных узлов, платы управления.

Ценность предложения – помощь клиенту в выполнении работы по изготовлению электронного устройства на этапе сборки, тестирования и упаковки. В данной бизнес-модели целевой клиент вынужден держать в своем продуктовом портфеле электронные устройства собственной разработки и производства. При этом данные устройства не продаются в больших объемах. Т.е. у него есть потребность в небольшом производстве, которое требует специального чистого производственного помещения, где бригада специалистов может выполнять работы по сборке и тестированию электронных устройств. В этой ситуации компании-производителю устройства проще обратиться к внешней компании и заказать услуги по сборке и тестированию своего устройства, чем содержать у себя специальное производственное помещение и держать в постоянном штате специалистов по сборке и тестированию.

1. Каналы сбыта – собственные прямые. ИП «Петров А.В.» работает со своими клиентами исключительно напрямую на всех этапах:

• информационный;
• оценочный;
• продажный;
• доставка;
• постпродажный.

1. Взаимоотношения с клиентами строятся по варианту особой персональной поддержки. Такие взаимоотношения характеризуются следующими особенностями:

• долгосрочные;
• коммуникации выходят за рамки производственных вопросов.

1. Потоки поступления доходов идут от продажи услуг.

Механизм ценообразования также свободный. Цена зависит от состава работ в каждом конкретном заказе и от условий на рынке. Цена устанавливается в ходе переговоров сторон, когда каждая из сторон старается добиться наиболее выгодных для себя условий. При этом цена зависит от имеющихся ресурсов и требуемых сроков оказания услуг.

1. Ключевые ресурсы в данной бизнес-модели материальные и персонал. ИП «Петров А.В.» имеет собственное производственное помещение, отвечающее требованиям для организации конвейерной сборки электронных устройств. Персонал – специалисты по сборке электронных устройств.
2. Ключевой вид деятельности – оказание услуг («Разрешение проблем»).
3. Ключевые партнеры – поставщики расходных материалов, упаковки и спецодежды, логистические компании для перевозки комплектующих и собранных устройств. Основной мотив их существования – оптимизация и экономия в сфере производства.
4. Структура издержек – издержки постоянные и переменные. Содержание производственного помещения составляет постоянные издержки. При большой загрузке производства возникает большая потребность в расходных материалах, но при этом возникает эффект экономии на масштабе, минимизация издержек начинается уже при закупке в большем объеме.