Файл: Теоретические аспекты разработки регламента бизнес-процессов..pdf

При заключении договора страхования страхователь имеет право назначить выгодоприобретателя (юридическое или физическое лицо, в чью пользу заключается договор страхования, иными словами, тот, кто получает страховое возмещение при наступлении страхового случая). Обязательным условием является интерес выгодоприобретателя в отношении страхуемого транспортного средства, основанный на законе Российской Федерации или ином нормативно-правовом акте или договоре (например, выгодоприобретатель может являться супругом или арендодателем страхователя).

Следует учитывать, что, если транспортное средство находится в собственности физического лица, выгодоприобретателем по каско ТС назначается страхователь или владелец транспортного средства (в случае если страхователем выступает лицо, управляющее транспортным средством согласно доверенности). Если транспортное средство используется по договору аренды, выгодоприобретателем может быть назначен либо арендатор, либо арендодатель. Если страхуемое транспортное средство является предметом лизинга или залога, договор страхования заключается в пользу лизингодателя или лица (учреждения), выдавшего кредит под залог автотранспортного средства.

Заявление на страхование транспортного средства заполняется вручную, в большинстве случаев в одном экземпляре. После заполнения оно проверяется и подписывается страхователем и остается у страховщика. К заявлению на страхование должны прилагаться следующие документы:

• копия свидетельства о регистрации или паспорт транспортного средства (ПТС);
• копия договора аренды (лизинга) или доверенность страхователя на право эксплуатации транспортного средства, если оно предоставлено в пользование по договору аренды (лизинга) или управляется по доверенности;
• доверенности лиц, допущенных страхователем к управлению транспортным средством;
• копии водительских удостоверений страхователя и лиц, допущенных к управлению транспортным средством;
• копия технического талона транспортного средства;
• документы, подтверждающие стоимость транспортного средства (договор купли-продажи, справка-счет, справка о балансовой стоимости), в частности, при страховании нового автотранспортного средства;
• копия договора залога и копия договора кредита, если транспортное средство является предметом залога, под который выдан кредит.

Прежде чем заключить договор страхования автотранспортного средства, представитель страховой организации проводит осмотр транспортного средства, подлежащего страхованию, и составляет акт осмотра транспортного средства. В данном акте указывается комплектация и имеющиеся на момент заключения договора страхования повреждения транспортного средства. Соответственно, за данные повреждения страховщик ответственности не несет.

---

В процессе осмотра транспортного средства, подлежащего страхованию, представитель страховой организации проверяет наличие и исправность противоугонной сигнализации, наличие противоугонной маркировки, технического талона, подтверждающего прохождение транспортным средством технического осмотра, проводит проверку соответствия сведений, указанных в заявлении на страхование, фактическим. При этом особое внимание обращается на совпадение номеров двигателя и кузова (в частности, если транспортное средство страхуется по полному каско), регистрационного знака с указанными в заявлении.

При добровольном и обязательном страховании гражданской ответственности страхователя (без страхования каско ТС) осмотр автотранспортного средства не требуется, а вот заполнение заявления является обязательным. Выгодоприобретатели по договору страхования гражданской ответственности не назначаются, поскольку согласно законодательству, договор страхования риска причинения вреда считается заключенным в пользу лиц, которым может быть причинен ущерб.

Владельцем процесса является директор.

Основным исполнителем процесса является секретарь директора.

Схемы управления процессов, схемы подпроцессов

Основной процесс, который будет рассмотрен – ведение договоров страхования автотранспортных средств (рис.2).

Рис.2. Модель деятельности

Ведение договоров страхования состоит из следующих подпроцессов (рис.3):

• ввод данных (об автомобиле, страхователе);
• заключение договора страхования;
• контроль выполнения договора;
• учет договоров страхования.

Входные данные – сведения об автомобиле (год выпуска, кузов, марка, страна-изготовитель, износ и т.д.), о страхователе (ФИО, паспортные данные, возраст, стаж вождения и т.д.), а также заявление страхователя.

Рис.3. Декомпозиция модели

На выходе – договора страхования, страховой полис.

Предлагаемые мероприятия по улучшению

В настоящее время учет документов и все связанные с ним действия производятся специалистом без использования каких-либо средств автоматизации, то есть журналы, реестры и отчеты заполняются вручную, что влечет за собой частое возникновение ошибок.

Самыми затратными по временным и трудовым ресурсам среди описанных выше составляющих процесса учета движения являются подготовка отчетов и поиск информации по конкретному документу для определения его местоположения. Это вызвано большим количеством поступающих и формирующихся документов, что в итоге значительно затрудняет поиск информации в них. Сравнение основных операций при учете документов без применения средств автоматизации и в предлагаемом варианте по трудовым и стоимостным затратам приведено в таблице 1 и таблице 2 (с учетом средней заработной платы сотрудника 25000 в месяц).

---

Таблица 1

Временные и стоимостные затрат при существующем варианте

Наименование операции	Количество, в рабочий день	Затрачиваемое время на одну, мин	Итого в рабочий день, минут	Стоимостная оценка, рублей
Внесение записи в журнал	8	40	320	793,6
Поиск данных по конкретному документу	4	30	120	297,6
Подготовка отчета по движению документа	4	10	40	99,2
Формирование реестра документов, требующих исполнения	4	15	60	148,8
Итого:			540	1339,2

Рис.4. Схема документооборота

Таблица 2

Временные и стоимостные затраты при планируемом варианте

Наименование операции	Количество, в рабочий день	Затрачиваемое время на одну, мин	Итого в рабочий день, минут	Стоимостная оценка, рублей
Внесение записи в журнал	4	1	4	9,92
Поиск данных по конкретному документу	4	1	4	9,92
Подготовка отчета по движению документа	4	10	40	99,2
Формирование реестра документов, требующих исполнения	4	10	40	99,2
Итого:			88	218,24

Как ожидается, в случае автоматизации затрачиваемое специалистом время на внесение записей, подготовку и поиск информации значительно снизится, снизится также и количество неверных записей.

Как видно из приведенных выше таблиц, после внедрения автоматизированной системы документооборота изменяется само содержание работы специалиста службы делопроизводства, в том числе и выполняемые операции.

При этом временные затраты должны сократиться на 540-88=452 минуты=7, 5 часов и 1339-218=1121 рубль в сутки. Следовательно, внедрение такой системы является однозначно выгодным с точки зрения оптимизации расхода трудовых и стоимостных ресурсов.

---

Разрабатываемая система должна удовлетворять следующим требованиям:

• иметь систему регистрации пользователей;
• предоставлять пользователю полную информацию о документах;
• иметь удобную и быструю систему учета движения документов;
• возможность добавления, удаления и редактирования информации о документах.

Порядок внесения изменений

Автоматизация состоит из следующих этапов:

• формирование требований;
• проектирование;
• реализация;
• тестирование;
• ввод в действие;
• эксплуатация и сопровождение.

На предпроектной стадии необходимо провести системный анализ, включающий анализ функционирования и выявление недостатков существующей технологии. На основе выявленных недостатков формулируется потребность в совершенствовании системы, создается технико-экономическое обоснование проекта (ТЭО), формулируются технические условия и требования к ИС. Результаты должны быть оформлены в виде ТЗ (технического задания). Первый этап выполняется бизнес-аналитиком отдела, с привлечением сотрудников. Входную информацию бизнес-аналитик получает из интервью с сотрудниками, характеризующих существующие бизнес-процессы.

Следующий этап – проектирование ИС – включает в себя разработку в соответствии со сформулированными требованиями состава автоматизируемых функций (функциональная архитектура), состава обеспечивающих подсистем (системная архитектура), оформление технического проекта ИС. Входной информацией для проектирования является ТЗ. На этом этапе определяется состав программных подсистем и компонентов оборудования, составляются спецификации требований к компонентам ПО, определяется состав компонентов ПО (в том числе повторно используемых компонентов), интерфейсы с БД, структуры хранения данных, алгоритмы обработки информации, спецификации интерфейсов с другими системами автоматизации, требования к тестам. Данный этап является очень ответственным с точки зрения качества всей последующей разработки.

На этапе реализации выполняется физическое проектирование, программирование, наполнение баз данных, тестирование, разработка инструкций для персонала.

Тестирование ИС. На этом этапе оценивается система в целом на соответствие требованиям ТЗ.

• Внедрение системы необходимо проводить в три этапа:
• подготовка объекта к внедрению;
• опытное внедрение;
• сдача проекта в промышленную эксплуатацию.

---

На этапе подготовки объекта к внедрению планируется провести следующие работы:

• закупить и установить сервер системы и серверное ПО;
• развернуть на сервере базу данных;
• установить клиентское ПО на все компьютеры АРМ системы;
• сконфигурировать взаимодействие АРМ системы с сервером базы данных;
• ввести учетные записи и настроить им права доступа;
• заполнить справочники системы реальными данными;
• обеспечить пользователей эксплуатационной документацией;
• обучить персонал работе с системой.

В процессе внедрения системы участвуют: разработчики системы (проектировщик, программист), системный администратор и будущие пользователи системы. Системный администратор должен обеспечить место для установки нового сервера; подключение к локальной сети для сервера и АРМ пользователей системы; доступ к компьютерам, необходимым для развертывания системы, с правами администратора. Проектировщик системы проводит обучение пользователей, конфигурирует систему, заполняет справочники, проверяет правильность взаимодействия всех подсистем. Программист оперативно устраняет возникающие при развертывании системы неполадки.

Опытная эксплуатация системы должна проводиться не менее 3 месяцев. В случае обнаружения ошибок на этапе опытной эксплуатации, осуществляется поиск причин и устранение ошибок, внесение коррективов в программу, в технологию обработки данных. После устранения ошибок подписывается «Акт о проведении опытной эксплуатации», который служит началом перехода к третьему этапу – сдаче системы в промышленную эксплуатацию.

На этапе эксплуатации производятся следующие работы:

• периодическая актуализация справочников системы (осуществляется ответственным за справочник лицом);
• периодическое архивирование информационной базы системы на CD-носителях (администратор системы);
• локализация проблем и устранение причин их возникновения (программист);
• модификация ПО (бизнес-аналитик, программист);
• подготовка предложений по совершенствованию системы (пользователи системы);
• развитие и модернизация системы (бизнес-аналитик, программист).

Заключение

Внедрение системы принесет не только заметный экономический эффект, но весьма быстро окупит затраты на ее разработку, создание и внедрение.

Разработанная система обеспечивает качественную регистрацию поступающих документов, мгновенный поиск необходимого документа, автоматизированный учет документов всех категорий и составление статистических справок, что существенно упрощает работу и увеличивает производительность канцелярии.

---