Файл: Процедура разработки и реализации логистической стратегии в компании (Структура аппарата управления компании и производственная структура и оценка степени соответствия данного типа организационной структуры поставленным задачам).pdf

Маркетинг и функции продающих подразделений представлены на предприятии следующим образом:

1.Региональные представительства. Региональные представители компании работают более, чем в 50 городах России и ближайшего Зарубежья и обеспечивают продвижение торговой марки «Тиккурила» в Северо-Западном, Поволожском, Сибирском, Дальневосточном, Центральном, Уральском и Южным регионах, а так же в странах ближайшего зарубежья: Кыргызстане, Казахстане, Украине, Литве. Расширяют сеть региональных дистрибьюторов, обеспечивают иногородних клиентов рекламным оборудованием и информационными материалами, проводят обучающие семинары.

2.Отдел продаж. Осуществляет продажи лакокрасочных материалов собственного производства и продвижение их на региональных рынках. В отделе сформированы группы по работе с Северо-западным, Центральным, Поволжским, Южным, Уральским, Сибирским и Дальневосточным регионам, группы экспортных отгрузок, отправки груза и информационно-аналитическая группа [8].

3.Отдел городских продаж работает с дистрибьюторами, сетевыми операторами, VIР-клиентами города и области - осуществляет продажи всего ассортимента лакокрасочной продукции. В структуре отдела выделено Представительство по Санкт-Петербургу и Ленинградской области, решающие задачу продвижения продукции под торговой маркой «Тиккурила» в масштабах города и области.

В ООО «Тиккурила» в процессе материально-технического обеспечения действует система менеджмента качества «ЗАКУПКИ» по стандарту СТО 0704-7.4-416-2014.

Все закупки товаров, работ, услуг для нужд Предприятия, в том числе на изготовление нестандартного оборудования по заданию Предприятия, на выполнение работ и оказание услуг научно-технического характера (НИОКР), необходимых Предприятию для выполнения своих обязательств перед заказчиками осуществляются в соответствии с нормами данного Стандарта.

При планировании выполнения открытых заказов может возникать конфликт интересов из-за недостаточности ресурсов (оборудование, персонал и т.д.). Для оперативного решения этих проблем в производственном реестре заказов существует позиция «статус заказа» [5].

Статус заказа может иметь три значения:

3 – несрочный заказ или не выполнены условия оплаты по договору (При изменении статуса заказа на «3» необходимо скорректировать плановые сроки готовности продукции)

2 – плановый заказ, выполняемый в нормальном режиме по утвержденному при открытии заказа плану-графику

---

1 – срочный заказ, имеющий наивысший приоритет выполнения.

Статус заказа присваивается начальником отдела продаж, и пересматривается ежемесячно.

Только 20% заказов (в денежном выражении) могут иметь статус «1-срочный».

При прочих равных условиях ресурсами должен быть обеспечены в первую очередь заказы со статусом «1». Это требование должно выполняться на всех этапах планирования и исполнения открытого заказа.

После открытия заказа, оформленная карточка заказа вместе со спецификацией и присвоенным номером направляется в инженерный центр и в ССП (службу сквозного планирования), где на его основание разрабатывается план запуска и потребности в основных материальных ресурсах (подетально-специфицированная ведомость норм расхода материалов). Кроме основных материалов в потребность включаются сведения о покупных узлах и комплектующих [6].

В ведомости должно быть указано:

1. номер заказа и наименование заказчика;
2. номенклатура заказа поузловая;
3. количество на изделие;
4. номер чертежа изделия;
5. полное наименование и марка материала, из которого изготавливается изделие;
6. Чистый вес и норма расхода на единицу изделия;
7. Приведена нормативно-техническая документация (ГОСТ, ОСТ, ТУ);

Готовый план запуска направляется в электронном виде в ОМТС, для расчета бюджета закупок основных материалов и комплектующих на заказ. По предоставленному плану с расчетом потребности в материальных ресурсах служба снабжения производит расчет бюджета закупок на заказ. Совокупность бюджетов закупок на открытые заказы позволяет составить расчет потребности в материальных ресурсах (таблица 1), бюджет расчетов с поставщиками (таблица 2).

Таблица 1

Расчет потребности в материальных ресурсах ООО «Тиккурила»

№ заказа
наименование изделия
заказчик
дата запуска из плана запуска
кол-во изделий
Статья БДДС	Наименование материального ресурса	Сумма всего (в руб без НДС)	сумма (руб. без НДС)	сумма (руб. без НДС)	сумма (руб. без НДС)
1	2	3	4	5	6
511	Основные материалы
551	Услуги сторонних организаций
512	Комплектующие и материалы
	Всего по УМТС:

---

После сдачи заявок они обрабатываются и формируются в сводную ведомость, где указывается общая потребность материальных ресурсов и сумма необходимых финансовых средств для закупки материалов. Сводная ведомость передается для дальнейшей работы в ОМТС в электронном виде.

Таблица 2

Бюджет расчетов с поставщиками

№ п/п	Поставщик	Наименование материала	Статья затрат БДДС	№ заказа	Задолженность на 1 января 2014 г.		Сумма товара, полученного от поставщика в 2014г.	Период		Итого оплата поставщикам в 2014г.
					Дебиторская	Кредиторская		оплата поставщикам ден. ср-ми, векселями	оплата поставщикам взаимозачётами
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
	ИТОГО:				-	-	-	-	-	-

На основании ее специалисты отдела материально-технического обеспечения ищут поставщиков, заключают договора и осуществляют закупку материалов.

Заказы на поставку товаров, работ, услуг размещаются на основании заявок структурных подразделений ООО «Тиккурила», нуждающихся в приобретении продукции.

Органы управления закупками делятся на три группы:

---

• Рабочие органы ООО «Тиккурила» (структурные подразделения ООО «Тиккурила», выполняющие 4 функции закупок);
• Органы, принимающие решения по выбору контрагента (Закупочная комиссия Предприятия, Уполномоченной организации);
• Контролирующие органы (Центральный арбитражный комитет Корпорации, контролирующие органы и ООО «Тиккурила»).

Заказчик

Участник процедуры закупки

ООО «Тиккурила»- Методологический центр

- Контролирующий орган

Уполномоченная организация

Закупочная комиссия

Рисунок 6.Система материально-технического обеспечения ООО «Тиккурила»

В целях обеспечения размещения заказа приказом генерального директора на структурные подразделения ООО «Тиккурила» возлагаются следующие функции:

Планирование размещения заказа:

- составление ежегодного плана проведения процедур закупки (Программа закупок);

- корректировка Программы закупок;

- подготовка отчета о проведении процедур закупки;

- иные функции связанные с планированием размещения заказа.

Размещение заказа:

- проведение маркетинговых исследований;

- подготовка документации, необходимой для проведения процедур закупок;

- проведение процедуры закупки.

Заключение и контроль исполнения договоров:

- разработка и согласование проектов договоров;

- обеспечение заключения договора с поставщиком на условиях, содержащихся в проекте договора, документации процедуры закупки и принятого предложения поставщика;

- осуществление контроля за соблюдением поставщиком условий договора [7].

Контроль размещения заказа:

- осуществление проверки соответствия проводимых процедур размещения заказа ООО «Тиккурила» в области закупок;

- рассмотрение жалоб участников процедуры закупки, поступившие в адрес Заказчика;

- согласование проведения процедуры закупки у единственного поставщика;

- иные функции связанные с контролем размещения заказа (табл.3).

Таблица 3

Этапы и сроки формирования заявок

№	Содержание этапа	Ответственный исполнитель	Результат	Срок
1	Сбор Плановых заявок на закупку товаров, работ и услуг на планируемый период по ООО «Тиккурила»	Заявитель	Плановая заявка по форме согласно настоящего Стандарта в бумажном и электронном виде	В течение 15 рабочих дней с момента выхода распорядительного документа по Предприятию
2	Обработка Плановых заявок	Специалист	- Плановая заявка, отвечающая требованиям формы настоящего Стандарта - Плановая заявка с указанием недостающей информации в бумажном виде	В течение 2 рабочих дней с момента получения Плановой заявки от Заявителя
	Проверка Заявок на предмет наличия необходимой и достаточной информации, предусмотренной в форме заявки
	Возврат Плановой заявки для внесения недостающей информации		Плановая заявка с указанием недостающей информации в бумажном виде
3	Предоставление Откорректированной Плановой заявки	Заявитель	Откорректированная Плановая заявка, отвечающая требованиям формы Приложения настоящего Стандарта в бумажном и электронном виде	В течение 2 рабочих с момента получения Плановой заявки с указанием недостающей информации
4	Формирование заявок, и ввод данных в SAP SRM	Специалист	Заявка в формате Excel в бумажном виде Заявка в формате SAP SRM в электронном виде	В течение 15 рабочих дней с момента предоставления Плановых заявок, отвечающих требованиям формы Приложения № настоящего Стандарта

---

Продолжение таблицы 3

5	Согласование заявки	Подразделения Предприятия, отвечающее за согласование ГПЗ на основании приказа генерального директора Постоянно действующая техническая комиссия	Согласованная заявка в бумажном виде	В течение 5 рабочих дней с момента предоставления заявка на согласование
6	Утвержденная заявка	Генеральный директор	Утвержденная заявка в бумажном виде	В течение 2 рабочих дней
7	Согласование и утверждение заявки	Специалист	заявка в формате SAP SRM в электронном виде	В течение 5 рабочих дней

Общая схема размещения заказа представлена на рис.7.

Заявки

Обработка заявок

Проект договора (типовая форма договора)

Определение НМЦ

Техническое задание

Начальная

(максимальная) цена

НМЦ < 500 т.р.

500 т.р > НМЦ < 3000 т.р.

НМЦ > 3000 т.р.

Согласование закупки с УО

Процедура

закупки

Заключение

договора

Исполнение

договора

где УО – Уполномоченная организация;

НМЦ – начальная (максимальная) цена

Рисунок 7.Общая схема размещения заказа

Закупка продукции осуществляется в основном у поставщиков, включенных в «Перечень одобренных поставщиков». Отделом снабжения актуализирован «Перечень одобренных поставщиков», 97% поставщиков имеют категорию А (высшую).

Объем закупленной в 2014 году продукции, отнесенной к категории «несоответствующей», составил 0,05%. Произошло значительное уменьшение объема несоответствующей закупаемой продукции при значительном увеличении объема закупок (218883 кг – в 2013 г и 887011 кг – в 2014 г).

Анализ данных о своевременности выполнения заявок подразделений по закупке продукции выявил нестабильность поставок, которая объясняется в основном несовершенством планирования и недостатком кадров в структурах снабжения.

В случае если НМЦ закупки превышает три миллиона рублей, специалист готовит Заявку на согласование проведение закупки в УО и приложения к ней по форме утвержденной Уполномоченной организации в области закупок (рис.8).

Процедуры закупки

---