Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Складской учет» (Характеристики документооборота, возникающего при решении задач).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность выбранной темы обусловлена необходимостью оперативного и эффективного складского учета.

Торговля является одной из крупнейших отраслей экономики любой страны, как по объему деятельности, так и по численности занятого в ней персонала. Чтобы эффективно работать в области торговли, необходимо не только иметь обширный ассортимент товаров и квалифицированный персонал, но и уметь грамотно управлять бизнесом.

Одной из самых сложных задач для фирмы, занимающейся торговой деятельностью, является точный и упорядоченный учет материальных оборотных средств (производственных запасов, готовой продукции, товара). При очень большом обороте первичных документов становится сложным их упорядочивание.

Деятельность торговых предприятий связана с удовлетворением потребностей каждого человека, подвержена влиянию множества факторов и охватывает широкий спектр вопросов организационно-технологического, экономического и финансового характера, требующих повседневного решения. В настоящее время существует необходимость поднять эффективность бизнеса, для этого требуется автоматизировать некоторые сферы деятельности организации ООО «Модный дом», т.е. автоматизировать часть процессов и сфер посредством определенных видов программных продуктов. Новизна разработки информационной системы автоматизации складских операций заключается в том, что на данный момент такая система не создана и не внедрена в салоне текстильного дизайна ООО «Модный дом». При ручном учете товара, на весь процесс требуется не малое количество времени.

Актуальность задачи, связанной с автоматизацией складских операций по учёту товара, состоит в том, что данная программа позволяет сократить ручные операции, ускорить и упростить обработку информации, повысить точность, достоверность и полноту учета товара на фирме.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

––исследовать предметную область;

––выявить проблемы;

––построить систему операций бизнес-процесса «Складской учет».

Цель данной курсовой работы ⎯ проектирование реализации операций бизнес-процесса «Складской учет».

Объектом исследования данной курсовой работы выступает складской учёт. Предметом исследования данной курсовой работы выступает механизм проектирования реализации операций бизнес-процесса «Складской учет.

При написании курсовой работы предполагается использовать различную литературу: нормативно-справочную, учебно-методическую, информационно-справочную, а так же применять информацию интернет-ресурсов.

Цель и задачи курсовой работы определили ее структуру.

В первой главе будет представлена аналитическая часть, в частности: представлен выбор комплекса задач автоматизации, характеристика существующих бизнес-процессов, характеристики документооборота, возникающего при решении задач, обоснованы проектные решения по информационному обеспечению и по программному обеспечению.

Во второй главе будет представлена проектная часть., в частности: представлена и информационная модель и её описание, характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации, характеристика результатной информации, общие положения (дерево функций и сценарий диалога),характеристика базы данных, структурная схема пакета, описание программных модулей , контрольный пример реализации проекта и его описание .

ГЛАВА 1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

Для ООО «МОДНЫЙ ДОМ» характерны такие бизнес-процессы, как:

• производство продукции, состоящее из: отслеживания изменений в законодательстве; создания нового, уникального товара;
• обеспечение технической поддержки организации, состоящее из: обеспечения ежедневного обновления информационной базы во всех магазинах и своевременного обновления программного обеспечения
• управление развитием;
• планирование и проведение маркетинговых акций;
• хранение производимой продукции, состоящее из: приём закупаемого материала, хранение ТМЦ на складе, отгрузки ТМЦ в магазины и заказчикам и др.

У ООО «МОДНЫЙ ДОМ» существует необходимость в единой базе товара и других материальных ценностей (оборудовании, мебели и пр.), с возможностью деления по магазинам и также автоматизированной проверке пересчета товара, поскольку вручную требуются большие затраты времени.^[1]

Важно отметить, что в целях эффективного складского учета необходимо проведение периодически инвентаризации. Как правило, для проведения инвентаризации в ООО «МОДНЫЙ ДОМ» должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия, персональный состав которой утверждает руководитель организации. Собственно в состав инвентаризационной комиссии включают представителей администрации организации, работников бухгалтерской службы, других специалистов. Важно отметить, что отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными.

В случае выявления в ходе проведения инвентаризации порчи запасов, которые могут быть использованы в организации или проданы (с уценкой), последние одновременно приходуют по рыночным ценам с учетом их физического состояния с уменьшением на эту сумму потерь от порчи.

Таким образом, инвентаризация является важным процессом в области складского учета, именно от нее зависит четкое представление о хранящемся товаре и о фактическом оборудовании. В связи с этим было принято решение автоматизировать данных процесс.

1.2 Характеристика существующих бизнес-процессов

У ООО «МОДНЫЙ ДОМ» имеется склад, который имеет достаточно большую вместимость и площадь. На складе хранят все готовые изделия, а также материалы для их изготовления. В связи с этим возникает необходимость в постоянном отслеживании количества каждой позиции.

Непосредственно автоматизация склада выступает в качестве важной задачи ООО «МОДНЫЙ ДОМ». Автоматизация склада ООО «МОДНЫЙ ДОМ» может:

• сократить различного рода операционные затраты;
• повысить качество данных;
• повысить прозрачность склада.^[2]

Среди основных целей учета материальных ценностей ООО «МОДНЫЙ ДОМ» можно назвать:

• проверку состояния учета и организации движения товарных запасов;
• проверку отражений всех операций в документах и в бухгалтерии;
• выявление залежавшихся, неходовых, устаревших товаров;
• проверка условий хранения товаров.

Необходимость в проведении учете МТЦ обусловлена проведением аудиторских проверок, стихийными бедствиями, авариями и др.

Модель функционирования показывает, что при учете МТЦ проходит по необходимости, а результатом является набор документов с полным отчетом о проведении. ^[3]

Основными участниками инвентаризации ООО «МОДНЫЙ ДОМ» являются члены инвентаризационной комиссии.

Для декомпозиции модели характерны бизнес-процессы, как:

• инвентаризация оборудования;
• инвентаризация готовой продукции;
• оформление документов.

На рисунке 1 можно увидеть контекстную диаграмму модели деятельности «как есть».

Рисунок 1. Контекстная диаграмма модели деятельности «как есть»

На рисунке 2 видно, что все инвентаризации и оформление документов проводит инвентаризационная комиссия.

Рисунок 2. Декомпозиция контекстной диаграммы

На рисунке 3 можно увидеть декомпозицию бизнес-процесса «Учет оборудования».

Рисунок 3. Декомпозиция бизнес-процесса «Учет оборудования»

Как правило, закрывают помещение с оборудованием и делают распечатку инвентаризационной описи, в которой содержится наименование всего оборудования и его количества в данном помещении. Заполняют опись, с указанием фактического оборудования, и формируют соответствующие документы.

Учет готовой продукции проходит, как показано на рисунке 4.

Рисунок 4. Декомпозиция бизнес-процесса «Учет готовой продукции»

Непосредственно закрывают помещение с оборудованием и делают распечатку инвентаризационной описи, в которой содержится наименование всей продукции и его количество в данном помещении. Далее заполняют опись, с указанием наличие и количества, и формируют соответствующие документы.^[4]

По окончании формирования всех необходимых документов, организационной комиссией подписывается вся необходимая документация.

На рисунке 5 можно увидеть декомпозицию бизнес-процесса «Оформление документов».

Рисунок 5. Декомпозиция бизнес-процесса «Оформление документов»

Таким образом, необходима автоматизация существующих бизнес-процессов ООО «МОДНЫЙ ДОМ».

1.3 Характеристики документооборота, возникающего при решении задач

Чтобы оформить все документы вручную сотрудникам ООО «МОДНЫЙ ДОМ» требуется большое количество времени.

Каждый день достаточно большой поток информации и операций проходит на складе. В связи с этим заполнение документов вручную ведет непосредственно к огромному количеству ошибок, а это в, свою очередь, вызывает неправильный учет товара и лишние затраты.^[5]

Среди основных недостатков существующей системы можно назвать:

• большие затраты времени на составлении документации;
• высокую трудоемкость обработки информации;
• неэффективное использование технических средств;
• дублирование информации и др.

В целях устранения перечисленных недостатков следует автоматизировать складской учет и сформировать удобную систему для инвентаризации, что обеспечит ускорение проверки, снижение количества ошибок и уменьшение времени, выделяемого на данную операцию.

На рисунке 6 можно увидеть схему документооборота.

Рисунок 6. Схема документооборота

В целях проведения инвентаризации руководителем ООО «МОДНЫЙ ДОМ» издает приказ.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

1.4 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение - важнейшая обеспечивающая подсистема АИС, предназначенная для снабжения пользователей своевременной и достоверной информацией, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений; представляет собой совокупность средств и методов построения информационной системы экономического объекта.^[6]

Информационное обеспечение рассматриваемой задачи включает: внемашинное обеспечение (входные и выходные документы, классификаторы, справочники), и внутримашинное обеспечение (условно-постоянная, промежуточная и результатная информация в базе данных системы).

1. Входные и выходные документы.

Входными документами системы является приходная накладная и расходная накладная.

Выходными документами являются отчеты о проведении результатов. За основу форм документов берутся бланки, используемые на предприятии. Их необходимо проанализировать, оценить полноту содержащейся в них информации, и использовать при проектировании системы.

2) Экранные формы

Для построения диалога с пользователем возможны следующие способы: диалог типа «Вопрос-ответ»; диалог типа «Меню», диалог на основе экранных форм, диалог на основе командного языка. ^[7]