Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией (Понятие и сущность коммуникаций в организации).pdf

2.1. Характеристика и особенности ООО «АИРСТОК»

Компания с полным наименованием «Общество с Ограниченной Ответственностью «АИРСТОК»» зарегистрирована 13.02.2014 во Владимирской области, г.Владимир, по юридическому адресу: 600016, ул. Большая Нижегородская, 77, Офис 7.

ООО «АИРСТОК» - компания, которая занимается отоплением, водоснабжением, канализацией, кондиционированием, вентиляцией.

Целью деятельности ООО «АИРСТОК» является максимизация прибыли.

Структура организации – логическое взаимоотношение уровней управления и функциональных областей, построенных в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. Рассмотрим организационную структуру ООО «АИРСТОК» (рисунок 2).

Рисунок 2 - Организационная структура ООО «АИРСТОК»

Организационная структура ООО «АИРСТОК» является линейно- функциональной, разновидностью иерархических (бюрократических) организационных структур.

Генеральный директор утверждает приказы, отдает распоряжения, которые исполняются руководителями среднего и низового уровней. Также имеет место личный аппарат руководителя – секретарь-референт. Он доводит до сведения руководителей среднего и низового уровней приказы и распоряжения генерального директора, исполняет поручения генерального директора (печатные работы, ведение входящей и исходящей корреспонденции, отвечает на телефонные звонки).

Руководителями среднего уровня в данной организации являются главный бухгалтер, главный инженер, начальник производственно- технического отдела (далее ПТО) и мастер. Работу главного бухгалтера и главного инженера контролирует генеральный директор. Главный бухгалтер осуществляет контроль за исполнением текущей и промежуточной отчетности. Работу начальника ПТО и мастера координирует и контролирует главный инженер. Начальник ПТО координирует работу инженеров своего отдела. Мастер отдает распоряжения для исполнения их работниками.

К руководителям низового уровня относятся бригадиры. Они осуществляют контроль за работой рабочих.

Структура управления является централизованной, поскольку руководители высшего звена оставляют за собой большую часть полномочий, необходимых для принятия управленческих решений. За информационный процесс на предприятии отвечает отдел делопроизводства. Данный отдел состоит из двух работников: работника сектора делопроизводства; работника организационного сектора.

2.2. Анализ коммуникационного процесса в ООО «АИРСТОК»

В результате просмотра журнала регистрации в приемной организации и анализа полученной информации составлена таблица 1, в которой представлена сводная информация по каждому виду документа в динамике за 2015-2016 гг.

Таблица 2

Анализ структуры документооборота ООО «АИРСТОК» по

признаку документационного обеспечения

Проведенный анализ свидетельствует о том, что наибольшая доля документов как в 2015 г., так и в 2016 г. приходилась на внутренние документы. Кроме того, их количество сократилось в течение года на 439 штук или 12,7 %. Данное снижение вызвано расширяющимся доступом в получении необходимой информации за счет локальной сети. Рост количества приказов в 2016 г. (6,3 %) вызван повышением доли рутинных вопросов, что указывает на то, что основная задача руководства предприятия - это поддержание уже существующего организационного порядка.

Возросла деловая активность предприятия, о чем свидетельствует рост потоков входящих (55,3 %) и исходящих (28,6 %) документов: возросло количество поступаемых заявок на деятельность предприятия в связи с привлечением новых потенциальных покупателей; возросшие требования к отчетности предприятия перед учредителями требуют более частой переписки и предоставления необходимого материала.

В таблице 2 представлена группировка видов документов по основным подразделениям, а также анализируется их динамика.

Таблица 2

Группировка видов документов ООО «АИРСТОК» по подразделениям

Как видно из таблицы 2 наибольшая доля документов приходится на бухгалтерию, производственно-сбытовой отдел, отдел материально- технического снабжения и комплектации, а также отдел делопроизводства. Очевидна высокая доля документов в бухгалтерии, так как практически каждый внутренний документ, а финансовый – обязательно, должен быть заверен в бухгалтерии для отслеживания движения финансово-материальных потоков предприятия. Сокращение документооборота бухгалтерии в основном вызвано большой долей автоматизации ее работы. На производственно-сбытовой отдел в 2016 г. пришлось 3723 документов или 48,9 %. Увеличение как количества обращающихся документов данного отдела, так доли в общем объеме документооборота вызвано, прежде всего, расширением штата сотрудников. Количество документов растет также по причине того, что рост объемов заказов требует работы с большим количеством покупателей. Что касается отдела материально-технического снабжения и комплектации, то доля документооборота в течение года выроста с 720 до 41 759, что вызвано: во-первых, необходимостью дополнительной закупки материалов и комплектующих в связи с ростом производства; во-вторых, с полным отсутствием в отделе вычислительной техники по причине отсутствия работников, умеющих владеть персональным компьютером и нежеланием работающих обучаться.

Произведем анализ объема документооборота в течение одного года на примере 2016 г.

Таблица 3

Объем документооборота ООО «АИРСТОК»

Наибольший поток входящих документов пришелся на январь, февраль
апрель и июль.

Составим карточки-анкеты связей всех подразделений, включенных в
спроектированную организационную структуру при выполнении функций
планирования и оперативного учета (таблицы 4-8).

Таблица 4

Карточка-анкета связей «Начальник НТО - главный бухгалтер»

Продолжение таблицы 4

Вес «прямой» связи - 38 / 50 = 0,76; вес «обратной» связи - 38 / 40 = 0,95.

Таблица 5

Карточка-анкета связей «Главный бухгалтер - главный инженер»