Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией (Понятие и сущность коммуникаций в организации).pdf

Продолжение таблицы 5

Вес «прямой» связи – 56 / 60 = 0,93; вес «обратной» связи – 57 / 60 = 0,95.

Таблица 6

Карточка-анкета связей «главный инженер– мастер и бригадиры»

Продолжение таблицы 6

Вес «прямой» связи - 17 / 30 = 0,57; вес «обратной» связи - 10 / 10 = 1,00.

Таблица 7

Карточка-анкета связей «Бухгалтерия - отдел

делопроизводства»

Продолжение таблицы 7

Вес «прямой» связи – 10 / 50 = 0,20; вес «обратной» связи – 2,5 / 30 = 0,08.

Таблица 12 - Карточка-анкета связей «Главный бухгалтер – генеральный директор»

Вес «прямой» связи - 27 / 30 = 0,90; вес «обратной» связи - 20 / 20 = 1,00.

Выводы

Коммуникационные связи ООО «АИРСТОК» достаточно налажены: движение потоков документов практически не затруднено. Однако, при передаче данных директору для формирования производственной программы и оперативного учета, у производственных подразделений нет возможности обрабатывать их для предоставления в желаемом виде. Они не обладают дополнительным временем, необходимым для перегруппировки и выборки из всей имеющейся информации той части, необходимой для предоставления генеральному директору. Данные функции также не могут быть возложены на любой другой отдел по причине отсутствия всей необходимой информации и реального времени для выполнения данных функций.

Глава 3. Разработка программы совершенствования коммуникаций в ООО «АИРСТОК»

Выявив проблемы организационных коммуникаций в ООО «АИРСТОК» можно предложить рекомендации, направленные на их устранение.

1. Проведение телеконференций и электронных совещаний.

Такого рода совещания используются, если участники физически не могут принять участие.

Этапы проведения электронных совещаний ничем не отличаются от обычных совещаний. Первым этапом мы определяем цели электронного совещания. Вторым этапом идет подготовка совещания, то есть подготовка повестки, регламента. Третий этап представляет собой извещение участников электронного совещания. Четвертый этап непосредственно проведение самого электронного совещания. С помощью такого средства внутрикорпоративных коммуникаций, мы можем повысить лояльность персонала, повысить уровень мотивации, за счет включения персонала в процесс принятия решений, за счет возможности объяснить те или иные решения.

1. Совершенствование корпоративного сайта.

У ООО «АИРСТОК» есть сайт, где находится общая информация о компании, но раздел коммуникаций в нем отсутствует. В различных компаниях, разделы посвященные коммуникациям более менее выглядят у всех одинаково. Обычно это разделы: «Идеи», «Блоги», «Объявления», «Спасибо». В разделе «Идеи», сотрудники организации могут предложить идеи по улучшению продукта компании, жизни офиса. В данном разделе важно оперативно обеспечивать реакцию на идеи. В разделе «Блоги», можно делиться своим опытом, спросить совета, организовать группы по интересам. Так же в этом разделе можно устроить интерфейс так, что бы сотрудники могли подписываться на темы интересные им связанные как с рабочими процессами, так и с развлекательными.

Очень популярным может стать раздел «Объявления», где можно размещать информацию о покупке, продаже, аренде, сдачи имущества. Сотрудники смогут рассмотреть варианты жилья, непосредственно пообщавшись со своими коллегами.

Не так давно, некоторые компании стали вводить раздел «Спасибо», где каждый сотрудник может послать письмо с благодарностью своему коллеге. Такой неформальный стиль общения может помочь сплотить коллектив.

Так же главным условием функционирования корпоративной сети, является наличие в организации «Отдела внутренней информационной разработки», где сотрудники ответственные за интранет, будут следить за ее функционированием.

1. Оптимизация работы с электронной почтой.

Для того что бы получать максимум результатов от электронной почты необходимо оптимизировать систему работы с ней.

Первое правило это работа с почто один раз в день. Необходимо в течение рабочего дня выделить время для обработки электронных писем. Перед началом работы необходимо расставить приоритеты, какими письмами мы будем заниматься в первую очередь. Например, выделить полтора часа и в течение этого времени заниматься их прочтением подготовки отчетов. Это повысит эффективность работы, поскольку мы будем работать с почтой, не отвлекаясь на другие дела.

Второе правило соответствует правилу Парето 20/80, которое гласит о том, что 20% наших усилий дают 80% результатов. В нашем случае, 20% писем, которые мы обрабатываем сразу, а остальные уже по ходу дела, в любую свободную минуту.

Третьим правилом является создание папки, куда мы будем отправлять письма, которые требуют оперативного ответа в конкретный день, например, во 67 вторник. Это способствует тому, что в день X мы не забудем ответить на эти письма.

Четвертое правило поможет сэкономить время. Для этого необходимо создать шаблоны тех форм писем, которыми пользуемся чаще всего.

Пятое правило - структурировать почту. Например, если мы работаем над несколькими проектами, необходимо создать несколько папок с соответствующими темами. Это может облегчить поиск письма в нужную ситуацию и сократить время.

Шестое правило одной минуты. Не нужно сидеть над письмом часами, если не получается составить ответ лучше его отложить в отдельную папку и начать обрабатывать другие письма. С помощью такого правила у нас появится время на обдумывание ответа и это сократит нам время.

Седьмое правило. Необходимо отписаться от рассылок, которые мы не читаем. Так как они засоряют нашу почту и занимают время на их удаление. Ограничение времени для работы с электронной почтой повысит эффективность. Для проверки, необходимо засечь время от начала и до конца работы. И в итоге оценить какую часть из этого времени мы провели эффективно.

Выводы

В целях развития коммуникационного процесса предлагается проведение телеконференций и электронных совещаний.

Для офисных сотрудников предпочтительней электронная почта, которая уже существует в ООО «АИРСТОК». В этой связи разработаны правила работы с электронной почтой, для повышения эффективности работы с ней.

Кроме того, даны рекомендации по совершенствованию корпоративного сайта предприятия.

В целом предложенные мероприятия по совершенствованию внутриорганизационных коммуникаций, помогут повысить эффективность внутриорганизационных коммуникаций в ООО «АИРСТОК».

Заключение

Коммуникация - это сложный разносторонний процесс, состоящий из взаимосвязанных ступеней, каждая из которых нужна для того, чтобы сделать наши мысли понятными и доступными другому лицу.

Коммуникации в организации подразделяются на две большие группы: между организацией и её средой (внешняя коммуникация) и внутри организации (внутренние коммуникации).

Коммуникационная структура организации – это совокупность ее коммуникационных каналов, то есть средств передачи информации. Эффективность коммуникационной структуры – это мера достижения поставленных целей, то есть обеспечение оптимального функционирования коммуникационных каналов предусматривающего целенаправленную, оперативную передачу точной и актуальной информации, ее получение, правильную интерпретацию и адекватную реакцию на нее.

Коммуникационные связи ООО «АИРСТОК» достаточно налажены: движение потоков документов практически не затруднено. Однако, при передаче данных директору для формирования производственной программы и оперативного учета, у производственных подразделений нет возможности обрабатывать их для предоставления в желаемом виде. Они не обладают дополнительным временем, необходимым для перегруппировки и выборки из всей имеющейся информации той части, необходимой для предоставления генеральному директору. Данные функции также не могут быть возложены на любой другой отдел по причине отсутствия всей необходимой информации и реального времени для выполнения данных функций.

В целях развития коммуникационного процесса предлагается проведение телеконференций и электронных совещаний.

Для офисных сотрудников предпочтительней электронная почта, которая уже существует в ООО «АИРСТОК». В этой связи разработаны правила работы с электронной почтой, для повышения эффективности работы с ней.