Файл: Разработка Устава проекта (Теоретические аспекты управления командой проекта).pdf

Введение

Актуальность выборной темы заключается в том, что в настоящее время внедрение нового или модификации существующего программного обеспечения требует больших затрат времени, людских ресурсов и денежных средств. Для того, чтобы такой проект был осуществлён нужно грамотное его планирование. Наверное, самый сложный этап, это создание устава проекта, т.к. в этом момент времени еще не полностью понятны какие ресурсы времени и денежных средств понадобятся. От проработки этого этапа зависит успешное выполнение всего проекта. Устав проекта – это фундамент всего проекта.

Прежде всего, давайте определимся с терминологией, что значит слово – «устав». Словарь Ожегова дает нам следующее определение: установленный государством или каким-нибудь органом свод правил, регулирующих какую-нибудь деятельность.

Применительно к проектной деятельности устав проекта (Project charter) – это документ, официально санкционирующий проект, дающий полномочия проектному менеджеру использовать организационные ресурсы и фиксирующий основные процедуры управления проектом. Также по Уставу проекта происходит оценка успешности проекта.

Устав проекта помогает понять к чему мы идем, чего хотим достичь. Устав дает формальную отправную точку. Инициация зарождение мысли о том, что проект должен быть происходит немного раньше. Устав же формализует эту мысль и не дает нам сбиться с пути по мере движения. В уставе очень кратко следует описать цели проекта, сроки, по возможности риски и бюджет. Хотя свод знаний PMI рекомендует учитывать дополнительные параметры, но для большинства небольших проектов этого бывает достаточно.

В самом простом случае устав проекта можно сравнить с заявлением на отпуск. Любой работник хотя бы раз, да писал такое заявление: «Прошу предоставить мне отпуск с такого-то по такое-то число и выдать отпускные».

В проекте под названием «Отпуск», заявление на отпуск является уставом проекта. Здесь присутствует и цель — «отпуск» и сроки — «от и до» и даже бюджет.

В российской практике данный документ чаще называется Концепция проекта. Концепция (от лат. conceptio — понимание, система), определённый способ понимания, трактовки какого-либо предмета, явления, процесса, основная точка зрения на предмет и др., руководящая идея для их систематического освещения. Задачи Устава проекта — сформировать единое представление о проекте у всех участников и формализовать достигнутые договоренности. Устав проекта может быть, как внутренним документом, так и документом, согласуемым с внешними сторонами проекта, фактически выполняя роль контракта между заказчиком и исполнителем. Последний подход чаще используется зарубежом.

При работе в большой компании, устав, подписанный топ-менеджментом, может в некоторых случаях спасти от «резких скачков в сторону» или разрастания требований.

Для всех ли проектов нужен устав? Ведущей компании по производству грузовых автомобилей требуется несколько месяцев, чтобы издать устав проекта разработки нового автомобиля. Принимая во внимание тот факт, что в проекте задействованы миллионные затраты, компания создает многочисленные варианты содержания, расходов и временной привязки расписания, которые сначала тщательно оценивает и лишь потом запускает проект. Выполнение проекта начинается с издания подробного устава, а куратором обычно является вице-президент высшего ранга. Напротив, реализация не большого проекта в сфере информационных технологий обычно начинается с устава длиной в одно предложение, рассылаемого по электронной почте функциональным руководителям, которые должны предоставить ресурсы. Куратор не назначается, а выпуску устава предшествует лишь небольшое планирование. Правило здесь таково: для любого крупного проекта, потребляющий значительные ресурсы (каждая организация сама принимает крупный или нет для нее проект), должен быть выпущен устав. Для менее затратных проектов, обычно выполняемых в пределах одной функциональной группы, устав не издается, поскольку рассматривается как ненужная бумажная работа. Это хороший пример, показывающий, нужен ли устав для всех проектов. Итак, необходимость выпуска устава обусловлена размерами, сложностью проекта.

Целью работы ‑ является разработка устав проекта.

Задачей проекта:

1. Изучить понятие проекта, его сущность и признаки.
2. Изучить процесс разработки устава проекта.
3. Изучить краткую характеристику проекта.
4. Изучить состав устава проекта.

Объектом работы является проект по модификации системы антифрода.

Предметом работы является процессы разработки устава проекта.

Глава 1. Теоретические аспекты управления командой проекта

1.1. Понятие проекта: сущность и признаки

Проект - это уникальная деятельность, имеющая начало и конец во времени, направленная на создание определённого уникального продукта или услуги, при заданных ограничениях по ресурсам и срокам, а также требованиям к качеству и допустимому уровню риска^[1].

Для успешного осуществления проекта необходимо выделить его полные признаки, которые позволят менеджерам увидеть объекты правления и использовать необходимый инструментарий для его реализации. К основным признакам проекта относятся:

1. Количественная измеримость. Это означает, что все затраты и выгоды от проекта должны быть определены количественно, поскольку аналитик дает оценку проекта, опираясь на цифры.

2. Временной горизонт действия. Каждый проект ограничивается во времени.

3. Целевая направленность. Проект всегда направлен на достижение конкретной цели, удовлетворение определенной потребности. Цели проекта должны быть четко сформулированными, измеряемыми.

4. Жизненный цикл. Проект возникает, функционирует и развивается. Есть четкая взаимосвязь и последовательность между различными видами деятельности по проекту. Каждый проект, независимо от его сложности и объема действий, необходимых для его выполнения, проходит в своем развитии определенные формы состояния - от замысла до реализации.

5. Системное функционирование проекта, элементный состав. Между элементами проекта является взаимосвязь. Однако состав проекта не всегда остается неизменным: некоторые элементы могут возникать или теряться.

6. Существование в определенной внешней среде, элементы которого имеют значительное влияние на проект. Поэтому проект надо анализировать обязательно с учетом условий среды, в которой он будет осуществляться.

Результат проекта - это некоторая продукция или полезная услуга, создаваемые в ходе реализации проекта. В качестве результата, в зависимости от цели проекта, могут выступать: научная разработка, новый технологический процесс, программное средство и т.д. Об успешности проекта судят по тому, насколько его результат соответствует по своим затратным, доходным, инновационным, качественным, временным и другим характеристикам запланированному уровню^[2].

Команда проекта - включает руководителя проекта и группу лиц, которые действуют вместе при исполнении работ проекта для достижения целей проекта. Команда проекта состоит из руководителя проекта, персонала, отвечающего за управление проектом, и остальных членов команды, которые выполняют работу, но не обязательно участвуют в управлении проектом^[3].

Данная команда состоит из представителей различных групп, обладающих знаниями в конкретной предметной области или набором конкретных навыков для выполнения работ по проекту. Структура и характеристики команды проекта могут широко различаться, но одно остается неизменным — это роль руководителя проекта как лидера команды независимо от того, какие полномочия может иметь руководитель проекта по отношению к членам команды.

Состав команд проектов различается в зависимости от таких факторов, как организационная культура, содержание и месторасположение. Взаимоотношения руководителя проекта и команды различаются в зависимости от полномочий руководителя проекта. В некоторых случаях руководитель проекта может быть линейным руководителем и обладать всей полнотой власти над членами команды. В других случаях руководитель проекта может быть наделен незначительной полнотой власти или не иметь непосредственных организационных полномочий по отношению к членам команды, являясь руководителем проекта с неполной занятостью или по контракту.

Жизненный цикл проекта - промежуток времени между моментом появления, зарождения проекта и моментом его ликвидации, завершения^[4].

Жизненный цикл проекта показывает:

• какие работы будут выполнены в установленном промежутке времени;
• в какой этап каждой фазы будут достигнуты результаты;
• кто участник в каждой фазе;
• как проводить контроль и подтверждать каждую фазу;

При помощи жизненного цикла проекта можно выявить;

• начало и окончание проекта, его протяженность;
• создание логического каркаса проекта и установление перечня работ;
• в первом приближении определяется динамика затрат и занятости персонала, участвующих в создании проекта; 
• на основании структуры жизненного цикла проекта определяются важные этапы проекта для создания контроля и управления.

Фазы жизненного цикла проекта - цепь логически объединенных операций проекта, оканчивающихся достижением одного или более поставляемых результатов. Фазы проекта применяются, когда направление выполняемой задачи уникально для части проекта, и связаны с созданием ключевого поставляемого результата. Фаза выделяет процессы из конкретной группы процессов управления проектом, но большая часть или даже все процессы будут исполняться в какой-либо форме. Фазы проекта в основном исполняются по порядку, но бывают такие проектные ситуации, когда и перекрываются. Различные фазы, обычно, имеют разную протяженность. Высокоуровневый характер фаз проекта обозначает их частью цикла проекта^[5].

Фазы жизненного цикла проект:

• фаза 1 - концептуальная фаза – формулирование целей и задач;
• фаза 2 - фаза планирования – заранее намеченный порядок, комплекс заданий;
• фаза 3 - фаза реализации проекта – реализация проекта с контролем хода его выполнения;
• · фаза 4 - фаза завершения проекта – мероприятия, направленные на завершения проекта.

На рис. 1показаны фазы жизненного проекта.

Рисунок 1. Фазы жизненного цикла проекта^[6]

Рассмотрим содержание каждой фазы проекта:

1. Концептуальная фаза. Эта фаза подразумевает функцию инициации проекта. На этом этапе идея проекта находит "текстуальное" воплощение, проводится изучение проблемы (формулирование целей и задач проекта, внутреннего потенциала команды и имеющегося задела) и поиск источников финансирования. Эффективное исследование темы и фондов поможет спланировать выполнение проекта и его бюджет;

2. Планирование. Планирование (planning) - деятельность, направленная на разработку плана (План (plan) - заранее намеченный порядок, комплекс заданий, последовательность осуществления какой-либо программы, работ, мероприятий объединенных общей целью). Планирование как функция управления включает определение стратегий, политики, процедур для реализации проекта. Планирование в проектной среде можно определить, как предварительную проработку и выбор прогнозных решений по реализации проекта в условиях различных альтернатив, базирующихся на знании предметной области и возможных неопределенностей (рисков) реализации проекта. При этом в контексте управление проекта (УП) планирование включает также процессы организации осуществления планов, корректировки планов и контроля за их выполнением. В УП планирование воплощает в себе организующее начало всего процесса реализации проекта. Планирование охватывает все фазы проектного цикла и является непрерывным процессом. Она начинается с участия проект-менеджера в процессе разработки концепции проекта, продолжается при выборе стратегических решений выполнения проекта и разработке его деталей, включая составление конкретных предложений, заключение контрактов, выполнение работ, и заканчивается лишь при завершении проекта. Принятые в процессе планирования решения должны обеспечить реализуемость проекта в заданные сроки и минимальной стоимостью, и затратами ресурсов и при высоком качестве выполнения работ. Одна из основных целей планирования - интеграция участников проекта для выполнения комплекса работ, обеспечивающих достижение конечных результатов проекта. Планирование является основой контроля, учета и оперативного управления;