Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление персоналом» (Бизнес-процессы в управлении персоналом).pdf

Рисунок 2.7 - Автоматическая проверка соответствия данных СУДК штатному расписанию

Далее автоматизация бизнес-процесса не требуется, так как все документы, на основании которых проводится оценка персонала, должны быть оформлены в бумажном виде. Единственными функциями, которые можно автоматизировать, являются «Ознакомление с приказом руководителей ФН и лидеров ФГ» и «Ознакомление работников с графиком и приказом о проведении аттестации», в процессе выполнения которых работники, руководители ФН и лидеры ФГ подтверждают факт ознакомления с Приказом и графиком проведения аттестации, подписывая листы ознакомления. Автоматизацией будет замена бумажных документов «Листы ознакомления с приказом» на отметку в СУДК об ознакомлении. Но автоматизация этих функция потребует дополнительно организовать ввод в систему сканов документов об аттестации, чтобы сотрудники смогли работать с ними в СУДК, что увеличит время выполнения всего бизнес-процесса и потребует участия в работе человека. Автоматизация будет возможна при внедрении в компании системы электронного внутреннего документооборота.

Модель бизнес-процесса «Проведение подготовительной работы к аттестации персонала» «TO BE» представлена в приложении 2.

2.5 Бизнес-процесс «Проведение оценки персонала».

На сегодняшний день вся оценка персонала проводится вручную. Лидеры ФГ и руководители структурных подразделений используют данные из СУДК (электронный документ «Резюме работника в СУДК») и бумажные бланки для выставления оценок («Калькуляторы оценки компетенций», «Лист оценки компетенций в функциональных областях», «Лист оценки деловых качеств»). Доработка СУДК позволит избавиться от использования бумажных документов и даст возможность автоматически определять уровень компетенции.

В СУДК должны быть организованы электронные формы калькуляторов для выставления оценок работникам. Выбрав функциональную область, лидер ФГ должен получать перечень критериев, по которым необходимо выставить оценки подчиненным. Кроме того, должна автоматически подсчитываться сумма оценок, набранных работником, используя которую, СУДК определит уровень знаний оцениваемого (экспертный, высокий, средний, базовый, начальный). Исключение влияния человеческого фактора на подсчет суммы оценок и определение уровня владения знаниями по компетенции позволит избежать ошибок и сократить время на проведение оценки уровня компетенций (рис. 2.8):

Рисунок 2.8 - Оценка компетенций, модель «TO BE»

Аналогично должна быть организована оценка деловых качеств работников. Электронные формы листов оценки деловых качеств, заполненные руководителями структурных подразделений в СУДК, анализируются системой автоматически (рис. 2.9):

Рисунок 2.9 - Оценка деловых качеств, модель «TO BE»

Далее, используя данные и отчеты, находящиеся в базе данных, СУДК формирует отчет по проведенной оценке (электронный документ на диаграмме «Сводный отчет по результатам оценки») для каждого оцениваемого сотрудника. Сформированные отчеты используются на собеседовании с работниками. Автоматизация собеседования невозможна, так как на этом этапе важно взаимодействие оцениваемого и специалиста, проводящего оценку.

По результатам собеседования специалист ответственный за проведения оценки персонала готовит аттестационный лист с комментариями в СУДК и отправляет его работнику для ознакомления. Работник ставит отметку в СУДК об ознакомлении с аттестационным листом и подает апелляцию в бумажном виде при необходимости.

После проведения собеседования с каждым работником собираются аттестационные листы, и проводится заседание комиссии, где формируются рекомендации работникам, и заносятся в протокол результаты аттестации по всему персоналу компании.

По завершении оценки специалист, ответственный за проведение оценки персонала заносит протокол в СУДК. Все результаты оценки и рекомендации прикрепляются к Резюме сотрудников в системе.

Модель бизнес-процесса «Проведение оценки персонала» «TO BE» представлена в приложении Е.

Бизнес-процесс оценки персонала компании (модель «TO BE») расширяется в части входов, выходов и исполнителей, тогда как владелец и документы, с помощью которых осуществляется управление, остаются теми же, что и в модели процесса «AS IS». В бизнес-процесс входит:

• дополнительная информация о необходимости корректного заполнения базы данных СУДК из вспомогательного бизнес-процесса «Контроль ведения базы данных СУДК»;
• информация по оценке деловых качеств сотрудников руководителями проектов (бизнес-процесс «Производство»);
• данные о кадровом резерве и анализе эффективности обучения (бизнес-процесс «Обучение и развитие персонала» и его подпроцессы «Организация обучения» и «Анализ эффективности обучения»).

Дополнительными выходами бизнес-процесса оценки персонала являются:

• информация о некорректном вводе данных в базу данных СУДК (вход для бизнес-процесса «Контроль ведения базы данных СУДК»);
• данные для анализа динамики развития персонала (вход для бизнес-процесса «Анализ структуры и динамики развития персонала»);
• информация для организации мотивации (вход для бизнес-процесса «Управления системой поощрений»).

Совершенствование бизнес-процесса потребовало участия в проведении оценки персонала дополнительных исполнителей – руководителей проектов, осуществляющих оценку деловых качеств сотрудников.

2.6 Автоматизации процесса оценки персонала в компании

На основе, построенной в предыдущем пункте работы модели бизнес-процесса оценки персонала «TO BE» возможно спроектировать решение по автоматизации процесса. Частичная автоматизация процесса оценивания сотрудников уже присутствует в компании, поэтому дальнейшая автоматизация будет происходить на ее основе.

В компании разработана система учета данных по компетенциям/квалификации (СУДК), представляющая собой базу данных первичной информации о работниках. В СУДК вносятся данные по опыту работы, образованию и компетенциям сотрудников, которые используются при проведении оценки персонала.

Автоматизированная система должна выполнять следующие функции:

• Автоматизированная проверка актуальности данных о штатном расписании.
• Автоматизированная регистрация работника в системе.
• Автоматизированный ввод данных о работнике в базу данных СУДК.
• Автоматизированный контроль заполнения базы данных СУДК работником.
• Автоматизированное проведение оценки персонала по компетенциям, деловым качествам.
• Хранение и учет результатов проведенной оценки персонала.
• Автоматизированное формирование отчетов по результатам оценки персонала.

Автоматизированная проверка данных о штатном расписании подразумевает интеграцию систем СУДК и ИСУ ПЕРСОНАЛ. Системы должны иметь возможность обмениваться данными о текущем состоянии штатного расписания. СУДК, получив данные, должна сверять их с существующими в базе данных и редактировать при необходимости.

Автоматизированная регистрация работника в системе происходит на основе его должности в штатном расписании. СУДК должна создавать Резюме сотрудника по шаблону. Сотруднику необходимо заполнить Резюме в течение двух недель с момента регистрации в системе.

Система должна обеспечивать автоматизированный ввод данных о сотруднике в СУДК. В Резюме необходимо учитывать данные об опыте работы, образовании, компетенциях, а также дополнительные данные об участии работника в проектах и прохождении дополнительного обучения. В системе должны присутствовать справочники для выбора набора компетенций, которыми владеет работник, учебного заведения, которое закончил сотрудник, предыдущих мест работы, а также проектов, выполняемых компанией и курсов обучения, организуемых компанией.

После двух недель с момента регистрации работника в системе, СУДК должна автоматически проверять заполнение Резюме. В случае отсутствия необходимых данных, генерируется сообщение о необходимости заполнить СУДК и отправляется работнику и руководителю его структурного подразделения по электронной почте с помощью Microsoft Outlook.

Корректно заполненное Резюме работника в системе используется для проведения оценки по компетенциям и деловым качествам. Лидеры функциональных групп и руководители структурных подразделений заполняют электронные формы калькуляторов для оценки компетенций и листов оценки деловых качеств, выставляя оценку по каждому пункту. Система предоставляет шкалу оценки и описание каждого балла. Далее система автоматически суммирует полученные оценки и определяет уровень владения компетенцией. Данные по оценке компетенций и деловых качеств учитываются в системе и используются для последующего формирования отчетов и проведения следующей по графику оценки персонала.

Данные по оценке компетенций и деловых качеств, Резюме работника в СУДК и данные предыдущей оценки предоставляются в виде отчетов аттестационной комиссии и специалисту ответственному за проведение оценки персонала для проведения собеседования с работником и определения результата. По результатам собеседования и заседания аттестационной комиссии готовится протокол заседания и рекомендации для работника, которые также вносятся в СУДК.

Автоматизированная система оценки персонала должна иметь возможность формировать отчеты по проведенной оценке, такие как отчет по оценке каждого работника, отчет по оценке всего персонала, отчет по динамике развития персонала, отчет о составе кадрового резерва. Все данные по оценке работника должны быть внесены в его Резюме в СУДК. Отчеты должны быть доступны для просмотра непосредственным руководителям работников и вышестоящим руководителям.

2.7 Требования к формированию отчетности в системе

В системе должна быть организована возможность формирования отчетов.

Система должна формировать отчет для каждого работника (табл. 2.1) по результатам оценки персонала компании, на основе ранее внесенной в СУДК информации по работникам, а также данным по проведенной оценке. В отчет должны быть включены следующие пункты:

• ФИО оцениваемого.
• Первичная информация (опыт работы, образование, компетенции).
• Дополнительное обучение и участие в проектах.
• Анализ эффективности обучения.
• Результаты оценки.
• Рекомендации по дальнейшей работе с работником.
• Рекомендации по развитию сотрудника.

Таблица 2.1 - Шаблон отчета по оценке сотрудника

В системе должен формироваться сводный отчет по результатам оценки персонала, который должен содержать информацию по проведенной оценке (табл. 2.2):

Таблица 2.2 - Шаблон сводного отчета по оценке персонала