Файл: Администрирование информационной системы учёта арендованных транспортных средств в ОАО Каршеринг.pdf

Введение

На сегодняшний день любая организация нуждается в своевременном доступе к информации. Ценность информации в современном мире очень высока. Базы данных обеспечивают надежное хранение информации, и своевременный доступ к ней. Практически любая современная организация нуждается в базе данных, удовлетворяющей те или иные потребности по хранению, управлению и администрированию данных. Использование баз данных и информационных систем становится неотъемлемой составляющей деловой деятельности современного человека и функционирования организаций. В нашем случае сотруднику проката автомобилей нужно быстро ознакомить клиента с тем, какие автомобили имеются в наличии и тарифами на них. Именно в этом и помогает сотруднику проката автомобилей база данных, быстро подобрать для клиента подходящий автомобиль с учетом его пожеланий, и ознакомить его с тарифами на автомобили.

Наверно каждая перспективная компания постоянно стремится в своей деятельности улучшить и упростить процессы, проходящие в компании. Для достижения этих целей компании пользуются различным программными продуктами, которые значительно упрощают деятельность компании. Среди российских компаний особой популярностью пользуется программа «1С: Предприятие» предназначенная для автоматизации деятельности организации, так же она может быть внедрена почти в каждой компании так как настройки конфигурации разрабатываются индивидуально для нужд конкретной компании.

Актуальность данной курсовой работы состоит в существенном упрощение хранения и поиска информации, а также в значительной степени сократит время, затраченное на обработку запросов от клиентов и вероятность возникновения ошибок, которые могут встречаться в самых разных операциях.

Объектом исследования является прокат автомобилей «Каршеринг».

Предметом исследования является деятельность менеджера по прокату автомобилей.

Целью данной курсовой работы является закрепление профессиональных навыков по работе в режиме «Конфигуратор», и разработка информационной системы «Деятельность проката автомобилей» в программе 1с, которая решает следующие задачи:

1. Изучение организационной структуры проката автомобилей
2. Создание и ведение локальной базы данных, в том числе просмотр, корректировку, удаление, дополнение базы данных
3. Создание и ведение справочников сотрудников, клиентов, туров
4. Создание необходимых запросов и отчетов

---

Автоматизация рабочего места будет осуществлена с помощью программы 1С:Предприятие 8.3.

При автоматизии рабочего места сотруднику больше не придется делать в ручную большинство задач, которые до этого отнимали у него много времени. Всю основную работу будет выполнять информационная система. Сотруднику необходимо будет только ввести информацию о клиентах, выполнить выбор автомобиля для определенного клиента и выбрать нужный ему документ для вывода на печать.

Автоматизация процессов значительно увеличит скорость обработки информации, и такой системой гораздо легче пользоваться, нежели делать все вручную. Так же будут исключены ошибки, которые мог бы допустить сотрудник, действуя вручную.

Глава 1. Анализ предметной области

1.1 Описание фирмы

Прокат автомобилей – это компания, которая занимаются сдачей автомобилей в прокат, основными клиентами являются туристы, бизнесмены которые ездят в другие города на деловые встречи или же люди которые не могут представить свою повседневную жизнь без автомобиля или же их собственный автомобиль находиться в ремонте.

Прокат автомобилей должен решать для клиента следующие задачи:

• • Ознакомить клиента с тем, какие автомобили имеются в наличии и подобрать подходящий для клиента;
  • Ознакомить со стоимостью и тарифами, которые предоставляются на автомобили;
  • Провезти бронирование автомобиля выбранного клиентом;
  • Оформить документы для клиента.

Цели:

• • Обеспечить необходимый уровень мобильности своим потенциальным клиентам;
  • Помочь клиентам в организации различных мероприятий;
  • Основная цель это заработать и достигнуть успеха, удовлетворяя запросы населения в транспортных средствах.

Основные задачи компании это:

• • Предоставление недорогой аренды комфортного автомобиля на все случаи жизни;
  • Расширение парка автомобилей путем их закупки;
  • Повышение своей конкурентно способности на рынке услуг;
  • Привлечение новых клиентов.

Форма организации

Прокат автомобилей «Авто круиз» зарегистрировано в форме ООО. Общество с ограниченной ответственностью (ООО) — это учрежденное одним или несколькими лицами хозяйственное общество, учредительный капитал которого разделен на доли определенных учредительными документами размеров и число участников которого ограничено по Закону об обществах с ограниченной ответственностью.

---

Следует выделить недостатки и преимущества общества с ограниченной ответственностью.

Преимущества:

• • Быстрая регистрация в целом;
  • Большие возможности для участников при объединении их капиталов по сравнению с индивидуальными предпринимателями;
  • Достаточно низкий уровень ответственности учредителей по долгам общества, ограниченный размером доли каждого из них;
  • Отсутствие, каких – либо ограничений в отношении количества наемных работников и территории деятельности Общества;
  • Обширные возможности регламентирования деятельности

ООО;

• Возможность выбора любого названия Общества, в т.ч.

иностранного;

• • Наличие широкого выбора в лицензировании и различных разрешениях;
  • При желании Общество можно продать, как готовый бизнес;
  • Более лояльное отношение со стороны банков и коммерческих структур, а также получение любых кредитов и овердрафтов;
  • Простота в управлении Обществом и возможность контроля за управлением;
  • ООО можно преобразовать в другую форму организации, не прекращая его деятельность.

Недостатки:

• • Обязанность уведомить налоговый орган при продаже Общества;
  • Более высокий, по сравнению с ИП, уровень штрафных санкций, налагаемых на ООО и размер пошлин;
  • Имеется ограничение в отношении количества учредителей Общества – не более 50;
  • Определенные сложности могут возникнуть при ликвидации и реорганизации ООО;
  • Более жесткий контроль со стороны государственных органов;
  • Наличие установленной законом обязанности выплачивать стоимость доли при выходе участника из ООО.

Описание ИТ-инфраструктуры

IT-инфраструктура предприятия – это комплекс аппаратных и программных средств, предназначенных для автоматизированного сбора, хранения, обработки, передачи и получения информации.

Компания проката автомобилей ООО «Авто круиз» использует следующий список программного обеспечения:

1. Операционная система Windows 7

Сама операционная система Windows 7 появилась из переделанного интерфейса не менее знаменитой Windows Vista. Конечно, измененным интерфейсом работа над системой не кончилось, поэтому давайте более подробно рассмотрим возможности данной системы. Новая система упростила работу с окнами, то есть теперь чтобы закрепить окно в какой-то части экрана, достаточно переместить его туда. Но теперь это можно сделать и с помощью клавиш. Windows 7 разработали специально список горячих клавиш, облегчающих работу в системе. Также еще одним достоинством системы является возможность перестановки иконок на панели задач (это панель, которая находиться внизу) а также запускать приложения комбинациями клавиш. Windows 7 способна устанавливаться как с диска, так и с флешки. Это сделано специально для владельцев нетбуков, теперь не

---

нужно создавать специальные образы, чтобы записать файлы на флешку, а просто скопировать и все.

На сегодняшний день все больше людей переходят на Windows 7 и причины на это есть. Первое что отметили многие пользователи это удобный рабочий стол, позволяющий настроиться и подготовиться к работе намного быстрее. Следующей причиной выбора стал достаточно быстрый поиск. Теперь не нужно специально заходить в раздел поиска, выбирать типы файлов и прочее. Достаточно лишь открыть Пуск и внизу увидеть строчку найти, туда ввести имя файла и увидеть результат. И самой главной из причин стала быстрота работы. Windows затрачивает меньше оперативной памяти компьютера, выполняя стандартные операции. Уменьшение затрачиваемой памяти получилось за счет того, что система выполняет действия не всегда, как было в прошлых вариантах, а лишь когда вам что-то необходимо. Так же отмечали, что Windows 7 отлично взаимодействует с устройствами.

1. Microsoft Office 2010

Microsoft Office пакет приложений, созданный специально для операционной системы Windows и устройств, что работают на ее платформе. Данный пакет приложений предназначен для работы с документами различных расширений и в настоящее время используется как дома, так и в офисах.

1. Opera

Opera считается одним из популярнейших в России интернет браузером. Она поддерживает большинство существующих плагинов и имеет удобный интерфейс. Так же многие пользователи считают ее самым быстрым из всех браузеров, что было подкреплено независимыми тестами, которые показали, что Opera в большинстве случаев была быстрей остальных браузеров.

1. Daum Potplayer

Достаточно удобный медиа проигрыватель и поддерживает все форматы в отличие от проигрывателя Windows Media.

Организационная структура предприятия

Организационная структура – совокупность подразделений организации и их взаимосвязей, в рамках которой между подразделениями распределяются управленческие задачи, определяются полномочия и ответственность руководителей и должностных лиц.

Организационная структура ООО «Авто круиз», представлена на Рисунке 1.

Директор

Отдел

технического обслуживания

Отдел по работе с клиентами

Парк автомобилей

Бухгалтерия

Главный менеджер по работе с клиентами

Рисунок 1. «Организационная структура ООО «Авто круиз»

---

Из рисунка видно, что организационная структура проката автомобилей представляет собой линейный тип.

Линейная структура управления предполагает, что каждый работник подчиняется вышестоящему должностному лицу (руководителю), а тот в свою очередь несет полную ответственность за работу своего отдела перед начальством.

Разработка информационной системы направлена на облегчение работы менеджеров по работе с клиентами. Для создания такой системы необходимо знать перечень работ, выполняемых сотрудниками. Ниже представлены должностные обязанности менеджера по работе с клиентами.

Менеджер по работе с клиентами выполняет следующие должностные обязанности:

• • Анализ требований клиентов пользующихся услугами проката автомобилей;
  • Ознакомление клиентов с предоставляемыми услугами и их стоимостью;
  • Помощь в подборе наиболее выгодного для клиента предложения;
  • Формирование банка данных о клиентах (клиентской базы);
  • Оформление документов на арендованный автомобиль и составление отчетов.

Глава 2. Среда реализации

2.1 Описание системы «1С: Предприятие»

«1С: Предприятие» — это программный продукт, предназначенный для автоматизации деятельности предприятия. Первоначально 1С: Предприятие было предназначено для автоматизации бухгалтерского и управленческого учетов (включая начисление зарплаты и управление кадрами), но в настоящее время данный продукт применяется далеко не только в бухгалтерских задачах, но и в других далеких от бухгалтерии. Такая широкая область применения объясняется тем, что в основе лежит очень гибкая технологическая платформа, которая делает данный продукт универсальным.

Благодаря своей универсальности данный продукт может быть внедрен практически в любой компании, так как программа может настраиваться индивидуально под нужды конкретной компании и выполнять широкий спектр решаемых задач.

В финальной версии «1С: Предприятие 8.3» было достаточно много изменено и введено по сравнение с предшествующей ей платформой версии

• 1. . Существенно изменилась сама платформа, поддерживается специальный режим совместимости с версиями 8.0, 8.1 и 8.2 что позволяет использовать устарелые конфигурации, продолжается развитие облачных технологий (работа через интернет) что позволяет пользователю подключиться к рабочей базе через любой браузер и сотрудник перестает быть привязанным к рабочему месту. Разработан новый интерфейс "Такси" его главная особенность оптимизированное рабочее пространство (были скрыты редко используемые элементы, а так же пользователь может сам конструировать свой рабочий стол), редактирование настроек сложных аналитических отчетов сделано более удобным и понятным.

---