Файл: Принципы эффективного контроля деятельности предприятия..pdf

1.3 Принципы эффективного контроля

Процесс управления в соответствии с выполняемыми функциями берет свое начало с постановки системы целей и задач деятельности компании на соответствующий промежуток времени.

В процессе планирования определяется система целей функционирования и развития предприятия, а также пути и средства их достижения. С помощью планирования решения принимаются своевременно, что дает возможность избежать поспешности в их реализации, установить четкие связи и способы их реализации, а также производить контроль ситуации.

Целью организации как функции является создание структуры компании, дающей возможность коллективу эффективно работать совместно для достижения ее целей. В процессе осуществления функции организация, происходит решение следующих задач: Разделение компании на подразделения в соответствии с целями и стратегиями. Делегирование полномочий. Важной задачей при обеспечении эффективной организации является организация потоков информации, которая должна быть достаточной, но не излишней. 

Мотивация имеет своей задачей побудить себя и других к деятельности с целью достижения личных результатов или планов предприятия. Координация действий работников может происходить при подготовке документов.

В процессе координации решаются задачи по формулированию и донесению до всех сотрудников целей предприятия, а также до каждого его подразделения в связи с общими целями. При осуществлении контроля происходит обеспечение достижения целей предприятии. Контроль нужен, чтобы обнаружить или разрешить возникающие проблемы своевременно, пока они не станут чрезвычайно серьезными, ее можно использовать в качестве стимулирования успешной деятельности.

В процессе контроля происходит постановка стандартов, изменение фактических и достигнутых результатов и проведение корректировки в тех случаях, если достигнутый результат значительно отличается от установленного стандарта. 

Необходимость контроля обусловлена следующими причинами: изменчивость и неопределенность внутренней и внешней среды. Планы и организационные структуры организации - лишь модели желаемого. Но в реальной жизни множество обстоятельств могут препятствовать тому, чтобы задуманное реализовалось.

Степень ориентации на правила и опора на формальные критерии поведения и деятельности называются формализацией. Высоко формализованные организации имеют детальные описания рабочих процедур, должностные инструкции, четкие правила и ограничения.

От служащих требуется огромное количество отчетов, записок и других формальных форм. Рабочие процедуры определены в каждой детали, и поведение служащих должно строго следовать правилам и ограничениям. Менеджеры обязаны детально отчитываться по расходам финансовых средств и использованию других ресурсов. Они также должны регулярно представлять письменные отчеты о деятельности своих подразделений.

Но как показывает практика, несмотря на общую заинтересованность, создавать такие правила непросто.

Сложность, в частности, заключается в том, что российское законодательство практически совсем не отражает вопросы формирования и выполнения правил корпоративного поведения. На уровне законодательства подобные правила выработаны лишь для некоторых категорий работников, например государственных служащих .

В других организациях такой работой придется заниматься самостоятельно, без четких указаний законодателя. Корпоративная культура – это уникальная совокупность формальных и неформальных правил, норм поведения, установок и ценностей, определяющих отношения персонала с клиентами, руководством, самой компанией и ее конкурентами .

Изменения законов социальных ценностей, технологий, условий конкуренции и других переменных величин окружающей среды могут превратить планы, вполне реальные в момент их формирования, через некоторое время в нечто совершенно недостижимое. Для того чтобы подготовиться к возможным изменениям и отреагировать на них должным образом, организации используют функцию контроля, как способ оценки воздействия на них этих перемен. Необходимость предупреждения возникновения кризисных ситуаций. Ошибки и проблемы, возникающие при анализе ситуации внутри организации могут переплетаться, накладываться на ошибки в оценке внешней среды. Эта совокупность ошибок может стать критичной для выживания организации. Чтобы избежать этого и осуществляется функция контроля.

Сопоставляя реальные результаты с планами, руководство получает возможность определить, где организация потерпела неудачу, а где добилась успехов.

Таким образом, контроль позволяет определить область деятельности, наиболее перспективной для расширения фирмы. Для эффективного выполнения своей роли (как функции обратной связи), контроль должен быть всеобъемлющим. Таким образом, функция контроля — это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы, скорректировать действия руководства и предупредить возникновение кризисных ситуаций.

Глава 2. Особенности системы контроля на примере ООО «ПроМинент»

2.1 Система контроля, применяемая в организации

Взято на примере. Общество с ограниченной ответственностью «Про Минент» (далее ООО «ПроМинент»)

Юридический адрес ООО «ПроМинент» - 115093, город Москва, Люсиновская улица, дом 36 строение 1, эт 3 пом I ч ком 23.

Руководитель организации: генеральный директор Канарский Иван Витальевич.

Основным видом деятельности является Оптовая дозирующая торговля»,

ООО «ПроМинент» присвоены ИНН 7705649189, ОГРН 1057746358592, ОКПО 76572667.

Учетная политика в целом на всех организациях имеет стандартную структуру и текстовку. Но в зависимости от видов деятельности и требований законодательства, организации разрабатываю ее с учетом специфики своего производства.

Политика ООО «ПроМинент» составляется и утверждается ежегодно до 31-го декабря текущего года. В ней отражены следующие данные:

• основная деятельность организации;
• оценка полученных активов;
• методы, с помощью которых начисляются цены при авторизации;
• методы, которыми определяется износ.

В учетной политике ООО «ПроМинент» отражены следующие моменты:

• план синтетических и аналитических счетов, которых требует учетная политика ОСНО;
• все документы организации. Именно те, благодаря которым проводится учет, и оформляются операции без типовых форматов;
• порядок, по которому проводится инвентаризация и способы оценки активов и пассивов;
• на каких правилах проведен учет;
• процедуры контроля за операциями и прочие решения, требуемые для ведения бухгалтерского учета.

Принятая ООО «ПроМинент» учетная политика используется постоянно из года в год. Изменения в нее обычно производятся тогда, когда возникают изменения в законе РФ или компаний, занимающихся регулированием бухгалтерского учета либо при изменении условий, по которым может производиться деятельность самой организации. Именно поэтому сданная до конца года учетная политика вводится в новом финансовом году.

В деятельности ООО «ПроМинент» используются первичные учетные документы, составленные по унифицированным формам, утвержденным органами государственной статистики и отраслевыми министерствами.

Организационно-управленческая схема организации представлена на рисунке

Организационно-управленческая схема ООО «ПроМинент»

• Генеральный директор
• Заместитель генерального директора
• Юредическая служба
• Системный администратор
• Заместитель директора по экономическим и финасовым вопросам
• Главный бухгалтер
• Бухгалтерия

Таблица 1 - Динамика финансово-экономических показателей ООО «ПроМинент»

Рисунок 3. Динамика финансовых показателей ООО «ПроМинент»

Сумма выручки ООО «ПроМинент» в 2017 году составила 130,473 тыс. рублей, рост на 55,56% свидетельствует о способности компании эффективно работать на открытом рынке, добиваться стабильного положения на рынке в условиях постоянной конкуренции.

Увеличение выручки ООО «ПроМинент» обеспечивает приток необходимых средств для покрытия расходов. Отмечается снижение эффективности процесса управления затратами в рамках текущей деятельности, так как себестоимость продукции, товаров и услуг ООО «ПроМинент» за 2017-2019 годы увеличилась на 165,59%, а выручка показывает рост на 155,56%.

По итогам 2019 года сумма валовой прибыли (убытка) ООО «ПроМинент» равна 83,875 тыс. руб. против 58,559 тыс. руб. в 2017 году. Положительное значение показателя на конец периода указывает на возможность создания добавленной стоимости в рамках его повседневной рутинной деятельности. В результате у компании есть средства для обеспечения деловых расходов, обслуживания долга и т.д.

2.2 Предложения по повышению эффективности контроля деятельности

В условиях рыночной экономики создается и ликвидируется множество организаций, каждая из которых выделяет главной своей целью получение максимальной прибыли при минимальных затратах. Любой руководитель стремится найти новые способы повышения доходности.

ООО «ПроМинент» составляет конкретный план, в ходе которого должна увеличиться доходность предприятия. Такие действия представляют собой:

• увеличение количества товаров;
• повышение качества товаров;
• рационализация использования материалов, рабочих площадей, рабочего времени и труда для снижения себестоимости.

В условиях рынка услуги обеспечивают удовлетворение потребителей, следовательно, и основную цель предпринимательства.

Мероприятия по увеличению прибыли ООО «ПроМинент» могут осуществляться в следующих направлениях:

• понижение себестоимости;
• повышение выручки;
• увеличение цен.

Выделяют такие факторы, влияющие на уменьшение затрат организации:

• управление затратами и эффективностью;
• повышение оборачиваемости;
• повышение производительности труда.

Можно выделить ряд действий по увеличению прибыли ООО «ПроМинент», что представлено на рисунке 4.

Существует множество способов и резервов увеличения прибыли, но наиболее долгосрочным и эффективным является увеличение объема продаж.

Управляющий любой организации разрабатывают свою собственную стратегию, рассчитанную на прирост прибыли, а большинство отдают предпочтение уменьшению расходов и наращиванию услуг.

Рисунок 4- Резервы увеличения прибыли ООО «ПроМинент»

Такой способ нельзя назвать достаточно действенным, так как уменьшение себестоимости сложно организовать без ущерба качеству услуг, следовательно, такое уменьшение себестоимости скорее приведет к уменьшению количества продаж, чем к его увеличению.

Кроме этого, поставщики и различные компании не редко повышают свои цены на услуги, что влечет к увеличению цены. Одним из действенных вариантов можно признать временное уменьшение управленческих расходов, которые зачастую являются неоправданными.

Для достижения ООО «ПроМинент» максимально возможной эффективности, требуется реализация комплексного подхода, применения различных мер увеличения прибыли в совокупности.