Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия.pdf

В кассовой книге запись ведется в двух экземплярах. Второй экземпляр является отрывным и служит отчетом кассира. В конце рабочего дня предоставляется для проверки главному бухгалтеру отчет со всеми приходными и расходными документами.

Кассовую книгу заполняют каждый рабочий день и под контролем главного бухгалтера.

Сейчас организации ведут кассовую книгу в электронном виде.

Организация хранит наличные деньги только в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков по согласованию.

Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается в обслуживающем банке ежегодно для каждой организации, независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.

Для того чтобы установить лимит остатка наличных денег в кассе организации представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме N 0408020 "Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу".

Если организация, не предоставляет расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная организацией в учреждения банков денежная наличность - сверхлимитной.

Лимит остатка кассы возможно изменять в течение года в установленном порядке с обоснованием например: в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и т.п., а также в соответствии с договором банковского счета. В организации необходимо издать приказ, утверждающий сумму лимита. В приказе не обязательно указывать срок действия лимита, так как законом это не предусматривается, поэтому установленным лимитом можно пользоваться пока не создастся новый приказ. Индивидуальные предприниматели и малые предприятия, у которых численность работников не более 100 человек и выручка не больше 800 млн. рублей могут не устанавливать лимит по кассе. Для этого создается специальный приказ, основанный на Указании Банка России от 11 марта 2014 года №3210-У.

Организации обязаны сдавать в учреждения банков все наличные деньги сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе.

Организации могут хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов не более трех дней только в дни выдачи зарплаты, выплаты социального характера и стипендии (для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней), включая день получения денег в учреждении банка, а так же в выходные и праздничные дни если в этот период проводились кассовые операции. По завершению трехдневного срока не выданные по назначению денежные суммы сдаются в банк и в последующем указанные средства выдаются в очередности, установленной федеральными законами, иными правовыми актами Российской Федерации и разрабатываемыми в соответствии с ними банковскими правилами.

За нарушение порядка работы с наличными денежными средствами и порядка ведения кассовых операций, осуществляющие расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, не оприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а так же в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов предусматривается наложение административного штрафа на ИП и должностных лиц в размере от 4 000 до 5 000 руб., на юридических лиц - от 40000 до 50 000 руб.^[7] Контроль за ведением кассовой дисциплины выполняют работники Налоговой службы. Они могут осуществить выездную проверку.

1.3. Контроль операций по кассе

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. N 40 и сообщенным Письмом Банка России от 04 октября 1993 г. N 18 производится инвентаризация кассы организации.

Основными документами, которые необходимо изучить при инвентаризации кассы, являются: кассовая книга, отчеты кассира, приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера, журнал или книга регистрации приходных кассовых ордеров, журнал или книга регистрации расходных кассовых ордеров, журнал или книга регистрации доверенностей, журнал или книга регистрации депонированных сумм, журнал или книга регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей, прикрепленные документы к кассовым документам.

В ходе инвентаризации необходимо обратить внимание на правильность оформления кассовых документов: ведения кассовой книги, соблюдения лимитов остатка наличных денежных средств, установленных обслуживающим организацию банком ^[8], применения контрольно-кассовой техники ^[9] ККТ. По каждой ККТ должны быть в наличии документы на приобретение, регистрацию, ввод в эксплуатацию, применение. При инвентаризации проверяется фактическое наличие в кассе денежных средств, а так же бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности. Если организация не использует ККТ, то прием наличных денег осуществляется с использованием бланков строгой отчетности. Контроль за ведением ККТ ведут налоговые органы.

Результаты инвентаризации денежных средств в кассах определяют путем сверки фактического наличия денежных средств, указанных в журналах кассира, с данными учета по счету 50 "Касса", субсчет "Операционная касса". Результаты инвентаризации денежных средств, находящихся в основной кассе организации, так же определяются путем сверки фактического наличия денежных средств в кассе с учетными данными по счету 50 "Касса".

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков. Например, по акциям: именные и на предъявителя или привилегированные или обыкновенные, с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, еще по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. При этом определяется как фактическое их количество, так и стоимостная оценка. Для определения излишка или недостачи фактический остаток денежных документов сверяют с данными бухгалтерского учета.

Применяется акт инвентаризации наличных денежных средств (ф. ИНВ-15, утвержденный Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88). При выявлении излишков или недостачи ценностей в кассе материально ответственный работник (кассир) должен дать пояснения о причинах расхождения в акте ф. N ИНВ-15, в строке "Объяснение причин излишков или недостач" для отражения результатов инвентаризации. Выявленные излишки наличных денег приходуются с последующим зачислением их в доход организации следующей бухгалтерской проводкой:

Дебет счета 50 «Касса» Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы»

В случае выявления недостачи суммы подлежат взысканию с кассира и оформляются следующими записями:

1. Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит счета 50 «Касса» - отражена недостача денежных средств в кассе

2. Дебет счета 73/2 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - сумма недостачи отнесена на виновника

3. Дебет чета 50 Кредит счета 73/2 - внесена сумма недостачи в кассу

4. Дебет счета 70 Кредит счета 73/2 – удержана из зарплаты сумма недостачи

В организации могут также проводиться внезапные ревизии кассы.

Следует также проверить, заключен ли договор с кассиром о полной материальной ответственности и оснащено ли помещение кассы необходимыми средствами по обеспечению сохранности денежных средств (техническое укрепление и охранно-пожарная сигнализация), где хранятся дубликаты ключей от сейфов. Перед началом рабочего дня кассир должен проверить сохранность замков, окон и дверей. В случае обнаружения повреждений кассиру необходимо сообщить руководителю организации для дальнейшего обращения в полицию. Проверка денежных средств, хранящихся в кассе оформляется актом в нескольких экземплярах (один для страховой компании, второй для полиции, третий для самой организации).

Глава 2. Учет и контроль за кассовыми операциями ООО «Гарантия»

2.1. Экономические характеристики и учетная политика ООО «Гарантия»

На примере ООО «Гарантия» рассмотрим каким образом на практике осуществляется учет денежных средств и контроль за ведением кассовых операции. ОКВЭД организации:

45.4. Производство отделочных работ

45.41. Производство штукатурных работ

45.42. Производство столярных и плотничных работ

45.43. Устройство покрытий полов и облицовка стен

45.44. Производство малярных и стекольных работ

45.45. Производство прочих отделочных и завершающих работ

Уставный капитал составляет 10 000 (Десять тысяч) рублей.

Бухучет ведется бухгалтерией, во главе с главным бухгалтером.^[10] Бухучет ведется с применением двойной записи.^[11] Бухучет ведется автоматизировано c использованием рабочего Плана счетов.^[12]
В бухгалтерской отчетности последствия изменения учетной политики отражаются перспективно. Основание: пункт 15.1 ПБУ 1/2008. В качестве форм первичных учетных документов используются унифицированные формы, утвержденные федеральными органами исполнительной власти РФ. Перечень форм, утвержденный для применения в организации, приведен в приложении к настоящей учетной политике.^[13] Право подписи первичных учетных документов предоставлено должностным лицам.^[14] Бухучет ведется с применением единого регистра бухгалтерского учета – книги учета фактов хозяйственной деятельности, утвержденной в приложении к настоящей учетной политике.^[15] Период отчетный для составления внутренней промежуточной бухгалтерской отчетности берется календарный месяц.^[16] Критерий для определения уровня существенности устанавливается в размере 5 % от величины объекта учета или статьи бухгалтерской отчетности.^[17] Инвентаризация в организации проводится 1раз в год перед составлением годового баланса, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством, федеральными и отраслевыми стандартами, регулирующими ведение бухучета.^[18] Для обобщения информации о дебиторской, кредиторской задолженности используется счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (вместо счетов 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», 75 «Расчеты с учредителями», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты»).^[19]. Все расходы по займам признаются прочими расходами (пункт 7 ПБУ 15/2008). Для учета денежных средств в банках применяется счет 51 «Расчетные счета» (вместо счетов 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути»)^[20]. Для учета капитала применяется счет 80 «Уставный капитал» (вместо счетов 80 «Уставный капитал», 82 «Резервный капитал», 83 «Добавочный капитал»).^[21]Выручка признается в бухучете по мере поступления денежных средств от покупателей с соблюдением условий, определенных в подпунктах «а», «б», «в» и «д» пункта 12 ПБУ 9/99. Расходы признаются после погашения задолженности (пункт 12 ПБУ 9/99, пункт 18 ПБУ 10/99). Для учета финансовых результатов применяется счет 99 «Прибыли и убытки» (вместо счетов 90 «Продажи», 91 «Прочие доходы и расходы», 99 «Прибыли и убытки»).^[22]
Срок представления авансовых отчетов по суммам, выданным под отчет (за исключением сумм, выданных в связи с командировкой) – 30 календарных дней. По возвращении из командировки сотрудник обязан представить авансовый отчет об израсходованных суммах в течение трех рабочих дней.^[23] График документооборота утверждается приказом руководителя. Соблюдение графика контролирует главный бухгалтер.^[24] Бухгалтерская отчетность представляется в сокращенном объеме. Решение вопроса о включении в бухгалтерскую отчетность отчета об изменениях капитала и отчета о движении денежных средств определяется необходимостью приведения в приложениях к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках наиболее важной информации, без знания которой невозможна оценка финансового положения организации или финансовых результатов ее деятельности.^[25]

2.2. Учет денежных средств в кассе организации

В кассе организации находятся наличные деньги в пределах лимита, установленного обслуживающим данную организацию учреждением банка по согласованию с руководителем ООО «Гарантия».

Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается банком ежегодно. Для установления лимита остатка наличных денег в кассе предприятие предоставило в банк, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме N 0408020 "Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу". В ООО «Гарантия» лимит был установлен 80 000 рублей.

Наличные денежные средства, которые превышают данный лимит кассы, кассир сдает в банк.

На сдавшуюся сумму банк должен выдать кассиру квитанцию, которая служит основанием для составления в расходного кассового ордера, списания денежных средств в кассе организации.

Кассир, оформляя прием или выдачу денежных средств из кассы, использует в работе формы приходных (форма КО-1) и расходных (форма КО-2) кассовых ордеров, утвержденных Постановлением N 88.

Прием наличных денег кассир производит по приходным кассовым ордерам (форма КО-1) (Приложение 1). Приходный кассовый ордер считается правильно оформленным если содержит две подписи – кассира и главного бухгалтера.

При приеме денежных средств кассир организации обязательно руководствуется установленными Центральным банком Российской Федерации Признаками и правилами определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России.^[26] Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре. Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером и кассиром, заверяется печатью кассира и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

У ООО «Гарантия» также возникает и необходимость получения денежных средств из банка. Получить деньги со своего расчетного счета организация может по чеку. Для этого предприятие в банке должно приобрести чековую книжку. С заполненным по правилам чеком обратиться в отделение банка. Получить средства. Снять деньги по чеку может, только если чек подписан руководителем ООО «Гарантия» и если указана цель снятия денег. Или получить деньги по банковской карте организации. Снять деньги с карты предприятия может любой работник, кому выдана такая карта. Такой способ снятия денежных средств намного удобнее, но может облагаться дополнительной комиссией. Преимущества банковской карты в том, что можно вносить выручку через терминал банкомата. Снимать денежные средства можно тоже через терминал банкомата в любое время суток и в любой торговой точке по всему миру. Использование карты простое, вводится пин-код только. Так же карта может быть не единственной, для разных целей своя. Организация ведет учет израсходованных средств. Работник, получивший деньги по карте, сдает в бухгалтерию отчет о расходовании средств в форме авансового отчета. К авансовому отчету должен быть приложен чек на снятие наличных (если снимались наличные) или чек оплаты товаров (услуг). Если не будет подтверждающих документов на выданную сумму, то необходимо удержать с неё НДФЛ и заплатить страховые взносы.