Файл: Аспекты процессов управления проектами.pdf

Управление контрактами – часть управления проектами, включающая в себя процессы, необходимые для получения продуктов и услуг, обеспечивающих исполнение содержания проекта, вне исполняющей организации

Управление контрактами проекта состоит из:

Планирования контрактов – определения предмета и сроков поставок.
Планирования заявок – документирования требований к продукту и определения потенциальных источников.
Получения предложений – получения расценок, заявок, оферт или предложений от потенциальных поставщиков.
Выбора поставщиков – выбора среди потенциальных поставщиков.
Администрирования контрактов – управления взаимоотношениями с поставщиками.
Закрытия контрактов – завершения и проведения взаиморасчетов по контрактам, включая разрешение спорных вопросов.

Управление изменениями - это структурный подход к переводу индивидов, команд и организаций из текущего состояния в желаемое будущее состояние. Целью этого организационного процесса является расширение прав и возможностей сотрудников принять и поддержать изменения в их текущем бизнес-окружение. В управлении проектами, управление изменениями рассматривается как процесс управления проектом, в котором формально представлены и одобрены изменения проекта.

Управление безопасностью - процесс управления доступом к сети и ее ресурсам (предоставление, ограничение, допущение, запрещение). Может предусматривать составление и ведение списков доступа в маршрутизаторах (создание брандмауэров), организацию парольной защиты для критических сетевых ресурсов, выявление и блокировку точек возможного проникновения злоумышленников.

Правовое обеспечение - это правовые и административные акты, издаваемые уполномоченными органами и лицами с целью определения границ дозволенного и недозволенного, разделения труда, осуществления рациональной кооперации и специализации. Такие акты издаются, начиная с уровня федерального и кончая рабочим местом на предприятии.

Управление конфликтами – это целенаправленное, обусловленное объективными законами влияние на динамику конфликта в интересах развития или разрушения той социальной системы, к которой имеет отношение конфликт. Управление конфликтами можно рассматривать в двух аспектах: внутреннем и внешнем. Первый из них заключается в управлении собственным поведением в конфликтном взаимодействии. Этот аспект носит психологический характер. Внешний аспект управления конфликтами отражает организационно-технологические стороны этого сложного процесса, в котором субъектом управления может выступать руководитель, лидер или посредник.

Управление системами - в соответствии с определением национальным стандартом ANSI PMBoK — область деятельности, в ходе которой определяются и достигаются четкие цели проекта при балансировании между объемом работ, ресурсами (такими как деньги, труд, материалы, энергия, пространство и др.), временем, качеством и рисками. Ключевым фактором успеха проектного управления является наличие четкого заранее определенного плана, минимизации рисков и отклонений от плана, эффективного управления изменениями (в отличие от процессного, функционального управления, управления уровнем услуг).

Управление коммуникациями - это теория и практика управления социальными коммуникациями как внутри организации, так и между организацией и ее средой, направленная на формирование партнерских, конструктивных, эффективных коммуникационных процессов, на формирование общественного мнения, достижение согласия, сотрудничества и признания [6].

В данном разделе было произведено ознакомление с характеристикой проекта и его сущностью управления, были перечислены все функции управления проектом, также были составлены таблицы с признаками управления проектами и видами управления проектами, на этом основании можно узнать каков будет проект, рассматриваются также такие процессы управления как: управление замыслом проекта, управление предметной областью, управление проектами повременным параметрам, управление стоимостью и финансирование проекта, управление качеством, управление человеческими ресурсами, управление контрактами, управление изменениями, управление безопасностью, правовое обеспечение, управление конфликтами, управление системами.

1.2. Основные процессы управления проектами

Процесс – это набор или цепочка взаимосвязанных задач и под процессов, отвечающих цели проекта.

Управление проектом выполняется с помощью процессов управления, с использованием специальных знаний, инструментов и методов.

Процессы управления проектами обычно разделяют на две категории: содержательные и управленческие процессы.

1. Содержательные процессы - процессы, ориентированные на продукт, совокупность действий, касающихся производства продукта проекта. Операции содержательных процессов определяются техническими и производственными возможностями, а также профессиональным уровнем персонала. К содержательным процессам относят также и содержательные мероприятия сопровождения, такие, например, как: - оценка предложений по использованию технических решений, содержащихся в патентных материалах, при планировании и проектировании технологических процессов; - организация работ по сбору, систематизации и изучению относящейся к технологическому развитию компании информации, характеризующей показатели производственно-хозяйственной деятельности конкурирующих компаний; - выполнение конъюнктурных маркетинговых и патентных исследований.

2. Управленческие процессы - совокупность действий, касающихся организации содержательных процессов. Указанные категории процессов тесно взаимосвязаны и переплетаются, образуя структуру проекта. Управленческие процедуры нуждаются в информации, поступающей из содержательных мероприятий. На основе этой информации принимается то или иное управленческое решение [8].

В этом смысле содержательные мероприятия подчинены управленческим процедурам, с другой стороны, события, вызванные операциями содержательных процессов, могут привести к необходимости в корректировке управленческих процессов. Обычно выделяют шесть групп процессов управления: инициация, планирование, исполнение, анализ, управление и завершение. Все процессы управления тесно взаимосвязаны между собой. Взаимосвязь можно представить замкнутым циклом, началом которого является процесс инициации проекта, а выход из цикла осуществляется через процессы завершения, основанные на результатах анализа. Поступление определенных информационных данных, в виде документированных показателей, запускает тот или иной процесс. Эти входные данные при помощи различных методов и средств преобразовываются в выходную документацию [3].

Чаще в литературе по управлению проектами выделяют только пять групп процессов [5]:

Инициация проекта – процесс управления проектом, результатом которого является авторизация и санкционирование начала проекта или очередной фазы его жизненного цикла.

Инициация проекта может включать следующие процедуры:

Разработка концепции проекта:

Анализ проблемы и потребности в проекте.
Сбор исходных данных.
Определение целей и задач проекта.
Рассмотрение альтернативных вариантов проекта.
Рассмотрение и утверждение концепции.
Принятие решения о начале проекта.
Определение и назначение менеджера проекта.
Принятие решения об обеспечении ресурсами выполнения первой фазы проекта.

Планирование проекта – непрерывный процесс, направленный на определение и согласование наилучшего способа действий для достижения поставленных целей проекта с учетом всех факторов его реализации.

Основным результатом этого этапа является план проекта. Однако, процесс планирования не завершается разработкой и утверждением первоначального плана проекта. В ходе осуществления проекта могут происходить изменения как внутри проекта, так и во внешнем окружении, которые требуют уточнения планов, а часто значительного перепланирования. Поэтому процессы планирования могут осуществляться на протяжении всего жизненного цикла проекта, начиная с предварительного укрупненного плана в составе концепции проекта, и заканчивая детальным планом работ завершающей фазы проекта.

Планирование – комплексная, многокритериальная функция, предполагающая рассмотрение, анализ и прогнозирование нескольких функциональных областей проекта. Планирование проекта может включать следующие процедуры:

Планирование целей и содержания проекта
Календарное планирование работ проекта
Планирование затрат и финансирования проекта
Планирование качества
Организационное планирование
Планирование коммуникаций
Планирование управления рисками
Планирование контрактов
Разработку сводного плана проекта.

При этом очень важно не забывать, что по ходу реализации проекта, происходит уточнение и более четкая детализация планов, а также возможно перепланирование проекта.

Исполнения проекта – процесс обеспечения реализации плана проекта путем организации выполнения включенных в него работ и координации исполнителей.

Организация исполнения проекта может включать следующие процедуры:

Распределение функциональных обязанностей и ответственности
Постановку системы отчетности
Организацию контроля выполнения расписания проекта
Организацию контроля затрат по проекту
Организацию контроля качества
Оперативное управление мерами по снижению и предотвращению рисков
Управление командой проекта
Распределение информации в проекте
Подготовку и заключение контрактов
Управление изменениями в проекте

В ходе процессов организации исполнения менеджеру проекта сильно потребуются лидерские навыки, умение решать проблемы и разрешать конфликты.

Мониторинг и управление- Процесс сравнения показателей плановых и фактических показателей выполнения проекта, анализ отклонений и их причин, оценка возможных альтернатив и принятие, в случае необходимости, решений о корректирующих действиях для ликвидации нежелательных отклонений.

Контроль проекта может включать следующие процедуры:

Сбор отчетности о ходе работ по проекту
Анализ текущего состояния проекта относительно основных базовых показателей (результаты, стоимость, время)
Прогнозирование достижения целей проекта
Подготовку и анализ последствий корректирующих воздействий
Принятие решений о воздействиях и изменениях

Завершение проекта – процесс формального окончания работ и закрытия всего проекта.

Завершение проекта может включать следующие процедуры:

Сдача результатов проекта Заказчику;
Заключительная оценка финансовой ситуации (постпроектный отчет);
Заключительный отчет по проекту и проектная документация;
Список открытых вопросов и заключительных работ;
Разрешение всех спорных вопросов
Роспуск команды проекта
Документирование и анализ опыта выполнения данного проекта.

однако представление пяти процессов управления сопоставимо с классическим циклом Деминга (PDCA - Plan-Do-Check-Act), только с добавлением в цикл «входа» - инициация и «выхода» — завершение.

На рисунке 1 представлены взаимосвязи между процессами управления [7].

Рисунок 1. Процессы управления проектами [3].

В данном разделе были рассмотрены основные процессы управления, а также основные понятия их многочисленные процедуры и взаимосвязи. К основным процессам инициация, планирование, исполнение, мониторинг и управление, завершение.

В главе 1, были описаны основные понятия дисциплины «Управления проектами». Также были описаны признаки и виды проектов, приведены предпосылки необходимости управления проектами, описаны 2 категории процессов управления проектами.

Глава 2. Анализ процессов управления проекта на примере: открытие ночного клуба «Deer»

1. Краткая характеристика проекта

Название проекта - ночной клуб «Deer».

Цель проекта - открытие тематического ночного клуба, привлечение инвестиционных средств для открытия тематического ночного клуба.

Описание проекта и его актуальность:

Привлекательность реализации данного проекта обосновывается положительными прогнозами экспертов относительно российского рынка ночных клубов в последующие годы. Сутью проекта является создание и организация деятельности ночного клуба. Стратегией является реализация проекта, предусматривающая создание эффективного предприятия - ночного клуба премиум класса, со средним чеком 3 000 руб. Ценовая политика предприятия должна обеспечить стабильный доход для акционеров и сотрудников, обеспечить создание условий для формирования широкого круга лояльных потребителей услуг, комфортные условия для посетителей.

К ограничениям проекта относятся: