Файл: Автоматизация учета продаж подержанных автомобилей для компании «Рога и копыта».pdf

ВВЕДЕНИЕ

Торговля является одной из крупнейших отраслей экономики любой страны, как по объему деятельности, так и по численности занятого в ней персонала, а предприятия этой отрасли являются наиболее массовыми. Деятельность торговых предприятий связана с удовлетворением потребностей каждого человека, подвержена влиянию множества факторов и охватывает широкий спектр вопросов организационно-технологического, экономического и финансового характера, требующих повседневного решения. Динамическая конкурентная среда, новые условия ведения бизнеса предъявляют повышенные требования к организации управления на торговом предприятии. В современных условиях организационная структура управления является стратегическим фактором конкуренции. Рост физических объемов торговли и расширение ее ассортимента обуславливает необходимость совершенствования управленческой деятельности предприятий торговли. Таким образом, исследование и рационализация информационных процессов в системе управления на предприятиях торговли является актуальной задачей в научном и практическом отношении.

Возможными направлениями повышения эффективности деятельности предприятия является комплексная автоматизация всей деятельности предприятия или автоматизация отдельных процессов, являющихся узкими местами для данной организации.

Целью данной курсовой работы является разработка программы автоматизации учета продаж, обеспечивающей следующие функции и возможности:

- обновление, дополнение, удаление и поддержание целостности информации;

- выбор информации из базы данных по запросам пользователя, такие как:

• запрос по наличию автомобилей
• запрос по клиентам
• запрос по заказам

- результаты работы базы данных отражены в отчетных формах;

- организация ведения учета продаж товаров.

Глава 1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия

• 1. Характеристика предприятия и его деятельности

Фирма по продаже подержанных автомобилей работает с физическими лицами (клиентами фирмы), желающими купить подержанный автомобиль или автомобили. Непосредственной продажей автомобилей занимаются сотрудники фирмы – менеджеры. При продаже автомобиля фирма заключает с клиентом договор, содержащий данные о клиенте, необходимые сведения об автомобиле, а также данные о менеджере, обслуживающем этот договор.

Краткая характеристика предприятия описана в таблице 1.1.

Таблица 1.1.

Характеристика предприятия (значение за 2017 год)

1.2 Организационная структура управления предприятием

Организационная структура управления ООО «Рога и Копыта» представлена на рисунке 1.1, имеет древовидную структуру. Во главе ООО «Рога и копыта» находится Генеральный директор, которому подчиняются руководитель отдела продаж и главный бухгалтер.

Рисунок 1.1 Организационная структура предприятия

Главный бухгалтер и бухгалтерия – осуществляет контроль за соблюдением порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств, расходование фонда заработной платы, проведением инвентаризаций основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, проверок организации бухгалтерского учета и отчетности, а также документальных ревизий в подразделениях предприятия.

Руководитель отдела продаж – руководство отделом продаж, планирование работы отдела (идеология, цели, задачи, мотивация), подбор, адаптация и обучение сотрудников, поиск и привлечение клиентов, составление отчетности, ведение, поддержание и развитие клиентской базы.

Отдел продаж – непосредственный контакт с клиентами, заключение договоров, прием оплаты.

Руководитель отдела кадров – отвечает за кадровое делопроизводство, разработку кадровой политики, организацию подбора и аттестации сотрудников, анализ кадровой работы.

АХО – Хозяйственное обеспечение предприятия, закупка необходимых офисных принадлежностей, мелкий ремонт.

Отдел ИТ - развитие, внедрение, сопровождение и обеспечение работоспособности вычислительной техники и информационных технологий в компании.

1.3 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

Деятельность предприятия можно разделить на запрос наличия оформление договора, формирование счета, оплата счета (рис 1.3)

Рисунок 1.2 Контекстная диаграмма системы

Декомпозиция диаграммы системы

Рисунок 1.3 Процесс продажи автомобиля

А1. Перед оформлением продажи необходимо убедиться в наличии автомобиля.

А2. Для начала формирования счета необходимо оформить договор и подписать его. Тем самым выразить свое согласие с условиями продажи автомобиля.

А3. Для оплаты необходимо сформировать счет.

А4. Непосредственная оплата счета путем передачи денежных знаков кассиру.

Существующая информационная система

• В организации минимально используется персональный компьютер. ПК применяется в основном для создания счетов, которые формируются вручную (MS Excel), и учета закупки и реализации автомобилей (1С Бухгалтерия).
• Нерациональное распределение обязанностей между исполнителями, что приводит к потерям рабочего времени.
• Отсутствие средств для оптимального решения основных операций.
• Нерациональное использование средств информационных технологий.

Необходимость новой информационной системы

Внедрение единой автоматизированной информационной системы (АИС) даст возможность практически повысить эффективность работы, полностью отказаться от «ручной» обработки информации и перейти к автоматизированной ее форме.

Глава 2. Информационное обеспечение задачи

2.1 Информационная модель и ее описание

Рисунок 2.1 Информационная модель

Клиент обращается в компанию с целью совершить покупку автомобиля, магазин в лице менеджера оформляет заказ и при наличии автомобиля формирует договор и счет на оплату. Клиент, ознакомившись с договором и подписав его, забирает счет и направляется в кассу для его оплаты.

2.2 Используемые классификаторы и системы кодирования

Классификатор это механизм (элемент модели), описывающий определенные черты структуры и поведения системы. К классификаторам относятся классы, типы данных, интерфейсы, подсистемы. Наиболее общими классификаторами являются классы. Все прочие классификаторы определяются относительно их сходства с классами, с учетом их ограничений по содержанию или использованию. При этом каждый вид классификатора представлен в метамодели своим собственным классом. Большая часть свойств класса есть и у классификаторов, однако каждый из них имеет свои ограничения.

В процессе проектирования задачи были использованы классификаторы, информация которых однозначно идентифицирует объекты классифицируемого множества и признаки классификации, объективно отражает существующие отношения между объектами и обеспечивает сопоставимость показателей по качественным и количественным признакам.

В проекте используются классификаторы, перечень и описание основных из которых представлены в таблице 1.2.

Таблица 2.1

Методы классификации и кодирования реквизитов

2.3 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

1. Реквизиты входной информации для продажи автомобиля указаны в таблице 2.2

Таблица 2.2

Входная информация

2.4 Характеристика результатной информации

• Номер заказа
• Общая информация по закупке
• Автомобиль (модель) заказа,
• Количество автомобилей,
• Стоимость автомобиля,
• Итоговая сумма автомобилей,
• Ведение справочников клиентов и автомобилей
• Оформление заказов на покупку автомобилей
• Контроль продаж
• Четкое планирование работ менеджеров и кассиров в соответствии с инструкциями и пожеланиями клиентов

2.5 Программные средства

• Для разработки функциональной модели выбрано MS Visio
• Для инфологического проектирования базы данных было выбрано MS Visio
• СУБД – MS Access

Глава 3. Программное обеспечение задачи

3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Рисунок 3.1 дерево функций

Рисунок 3.2 Сценарий диалога

Таблица 3.1

Описание модулей