Файл: Реинжиниринг бизнес-процессов (Реинжиниринг и его виды).pdf

Глава 2. Исследование бизнес-процессов в мебельной компании

2.1.Описание деятельности мебельной компании ООО «Эконом мебель»

ООО «Эконом мебель» является коммерческой организацией, созданной для осуществления финансово - хозяйственной деятельности. ООО «Эконом мебель» является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетный счет в банке, круглую печать со своим наименованием, штамп, бланки, фирменное наименование, товарный знак. Предприятие действует на основе хозяйственного расчета и самофинансирования. Компания несет ответственность за результаты своей производственной и финансовой деятельности и выполнение обязательств перед поставщиками, потребителями, банками и другими юридическими и физическими лицами.

ООО «Эконом мебель» возглавляется генеральным директором Мишин Ю.А. руководитель действует от имени предприятия без доверенности, добросовестно и разумно представляет его интересы на территории района. Руководитель действует на принципе единоначалия и несет ответственность за последствия своих действий в соответствии с законом, иными нормативными актами Российской Федерации, Уставом и заключенным с ним трудовым договором.

ООО «Эконом мебель» предоставляет продажу корпусной и мягкой мебели. Выбор мебели осуществляется в торговом зале магазина, или же можно заказать мебель в индивидуальной комплекции, полностью соответствующей вашим желаниям.

Также компания предоставляет гарантийное обслуживание. Специалисты быстро откликнутся на заявку покупателя и качественно устранят любую неисправность. Кроме этого компания предлагает воспользоваться следующими услугами:

• кредитная программа, позволяющая сразу после заключения договора с банком стать владельцем мебели. При этом опытные менеджеры расскажут об условиях кредитования и помогут подобрать подходящую для клиента кредитную программу;
• разгрузка/погрузка и доставка мебели до места проживания клиента.

В наличии мебельной компании имеется мягкая и корпусная мебель, которые представлены в таблице.

Таблица 1 - мягкая и корпусная мебель ООО «Эконом мебель»

Вся имеющаяся в наличии мебель выставлена в торговом зале. Посетители магазина легко могут получить консультацию по интересующей их мебели. В здании магазина находится 2 помещения, в одном непосредственно выставлена мебель, а во втором находится склад с аналогом мебели в разобранном виде той, что выставлена в торговом зале.

2.2.Организационно-управленческая структура компании ООО «Эконом-Мебель»

Организационно-управленческая структура - одно из ключевых понятий менеджмента, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий. В рамках этой структуры протекает весь управленческий процесс (движение потоков информации и принятие управленческих решений), в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации. Под организационной структурой предприятия понимаются состав, соподчиненность, взаимодействие и распределение работ по подразделениям и органам управления, между которыми устанавливаются определенные отношения по поводу реализации властных полномочий, потоков команд и информации. Структуру можно сравнить с каркасом здания управленческой системы, построенным для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно [12].

К организационным структурам предъявляется множество требований, таких как оптимальность, оперативность, надежность, экономичность, гибкость, устойчивость, но основным из них является то, что организационная структура всегда должна соответствовать стратегии предприятия.

В данном разделе описывается организационно-управленческая структура мебельной компании.

На верхнем уровне организационно-управленческой структуры находится генеральный директор, именно он управляет всей деятельностью компании. Он занимается вопросами стратегического планирования и развитием фирмы, управляет крупными сделками, заключает договора со сторонними фирмами.

В подчинении у генерального директора находиться исполнительный, коммерческий директор и бухгалтер. Исполнительному директору подчиняется начальник отдела кадров, у которого в распоряжении специалист по кадрам. Исполнительному директору подчиняется начальник производственного отдела, у которого в свою очередь в подчинении сборщики мебели (столяры).

Также генеральному директору подчиняется коммерческий директор. У коммерческого директора в подчинении начальник торгового отдела, в свою очередь у которого в подчинении продавцы - консультанты. Более подробно рассмотрим на рисунке 1.

Рисунок 1 - Организационно-управленческая структура ООО «Эконом мебель»

На рисунке 1 представлена иерархическая организационно-управленческая структура ООО «Эконом мебель».

Также хотелось бы отметить кредитного специалиста, который не вошел в организационную структуру, так как не является сотрудником компании, а работником банка - партнера, через которого осуществляются кредитные операции.

Главный бухгалтер несет ответственность за формирование учетно-хозяйственной деятельности. Также отвечает за ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности исполнительному директору.

Коммерческий директор один из руководителей предприятия, фирмы, управляющий продажей и сбытом продукции, торговлей, закупкой товаров.

Начальник отдела продаж и обслуживания отвечает за безопасность компании, ведет полную отчетность продаж автосалона, и отчитывается непосредственно перед исполнительным директором.

Исполнительный директор исполняет приказы, распоряжения, указания генерального директора.

Функция управления в компании занимает первоочередное значение. Важно, чтобы не было лишних уровней управления, когда дело касается решения отдельных вопросов. Каждый сотрудник четко знает свои права и обязанности и добросовестно исполняет их. По результатам проведенного анализа можно сделать вывод о том, что явных проблем в системе управления не наблюдается. Существует понятное для всех сотрудников распределение управленческих функций.

2.3.Функциональная модель ООО «Эконом мебель»

Функциональная структура — это моделирования функций, выполняемых рассматриваемой информационной системой/объектом, путем создания описательного структурированного графического изображения, показывающего что, как и кем делается в рамках функционирования объекта и объектов, связывающих эти функции, с учетом имеющейся информации [13].

Функциональная модель сети процессов обработки информации должна создаваться в соответствии со следующим примерным перечнем требований:

• строится с точки зрения руководства предприятия. При таком подходе модель должна включать все процессы и их элементы, влияющие на производство конечной продукции;
• содержать процессы, определенные как обязательные в рамках требований соответствующей нормативно-технической документации;
• охватывать все стадии жизненного цикла продукции, относящиеся к сфере деятельности предприятия.

Функциональная модель мебельной компании создана с учетом функции оказание качественных услуг по продаже и обслуживанию мебели. С помощью функциональной модели, мы, можем, наглядно посмотреть благодаря каким основным функциям реализовывается работа.

На данной схеме отражены основные функции предприятия. В рамках данной работы более подробно рассмотрим функции которые входят в обеспечение основной деятельности фирмы. Рассмотрим основные функции более подробно.

Кадровая служба осуществляет подбор персонала, составление графика отпусков, составление табеля рабочего времени, приказ о приеме/увольнении сотрудников, ведение учетных записей сотрудников. Осуществление работы с поставщиками: заключение договоров с поставщиками материала для производства, контролирование процесса поставок, расчет с поставщиками.

Работу с клиентами реализуют продавцы консультанты, их работа состоит из: консультирования клиентов, заключение договора с клиентами на изготовление мебели.

Обеспечение функционирования склада: прием материалов для производства, обеспечивает должное хранение товара, ведение складского учета, выдачу материалов в производственный цех.

Ведение бухгалтерского учета и финансовой отчетности: начисление и перечисление налогов и сборов, учет хозяйственной деятельности компании, отчет о движении денежных средств в компании, анализ прибыли и убытков, начисление и выдача з/п сотрудникам.

Производственная и хозяйственная деятельность осуществляет охрану производства и торгового - складских помещений, энергообеспечение производства, техническую поддержку производственного оборудования, уборку помещений.

Осуществление производства: производство мебели с поставленных товаров со склада, производство мебели по заявки, осуществление гарантийного обслуживания.

Осуществление продаж: предпродажную подготовку товара, консультирование клиента по способам оплаты товара, проведение кассовых операций.

Осуществления работы с документами: документальное обеспечение компании, документальное обслуживания процесса продаж.

На основе построенной функциональной модели мебельной компании видно, что все функции, которые обеспечивают успешную работу организации, взаимодействуют друг с другом, помогают наглядно увидеть, какие основные задачи существуют в организации и как они решаются. Благодаря функциональной модели можно легко контролировать все функции организации. При увеличении масштаба компании, новые функции можно будет легко интегрировать в существующую схему.

2.4.Характеристика основных бизнес-процессов обслуживания клиентов «как есть»

В ООО «Эконом мебель» достаточно большое количество различных бизнес-процессов. Бизнес-процессы можно разделить на основные и вспомогательные. Основная деятельность мебельной компании направлена на получение максимальной прибыли от продажи мебели, следовательно, обозначим основным бизнес-процессом: «Продажа мебели».

Основной бизнес-процесс «Продажа мебели» включает в себя несколько подпроцессов:

• заказ и организация доставки мебели. По заявке клиента, мебель доставляется ему на дом;
• предпродажная подготовка;
• составление договора продажи мебели.

«Продажа мебели»-это процесс, который генерирует всю прибыль фирмы. В данном бизнес-процессе участвуют сотрудники компании, а именно: администратор магазина, продавец-консультант, кассир и непосредственно клиент, обратившийся для покупки мебели. Начинается процесс с обращения клиента в магазин для покупки мебели, а заканчивается предоставлением услуги клиенту по продаже мебели.

Далее рассмотрим вспомогательные бизнес-процессы, к ним относят:

• гарантийное обслуживание;
• ведение бухгалтерского учета и предоставление налоговой отчетности;
• расчет и выдача заработной платы;
• поставка деталей для производства мебели.

Из всех вспомогательных процессов можно отметить наиболее важные, это: «поставка деталей для производства мебели», «ведение бухгалтерского учета и предоставление налоговой отчетностью». На самом деле эффективность всех вспомогательных процессов сильно влияют на основной процесс: «Продажа мебели», и если эти процессы не будут контролироваться и выполняться по всем стандартам и правилам, то и основной бизнес-процесс компании не будет выполняться качественно и успешно. Специалисты компании качество стараются выполнять все бизнес-процессы компании, но существуют и проблемные моменты выполнения бизнес-процессов, которые мы рассмотрим дальше.