Файл: Проектные структуры управления. Практика применения проектных структур на примере компании АО «Промэнерго».pdf

ВВЕДЕНИЕ

Для написания курсовой работы я выбрала тему: «Проектные структуры управления». Актуальность данной темы обусловлена тем, что в нынешнее время всё большую значимость в деятельности предприятий получают различные структуры проектного управления, грамотное использование которых является признаком успешного развития предприятия.

Следует отметить, что существует несколько общих концепций построения и совершенствования проектных структур, исследования на эту тему, как правило, показывают лишь некоторые стороны проектирования. Они не имеют достаточно простого методического обеспечения для всего процесса создания или совершенствования проектных структур. Что не позволяет использовать существующие материалы в широком масштабе.

Основной целью данной работы является изучение теоретических основ и основных принципов построения проектных организационных структур и сфер их применения на базе имеющегося материала.

Следуя поставленной цели, необходимо выполнить следующие задачи:

• рассмотреть понятие организационной структуры предприятия;
• изучить характеристики проектных организационных структур и методы их проектирования;
• рассмотреть и проанализировать практику применения проектных структур на примере предприятия АО «Промэнерго»^[1];
• выявить проблемы внедрения и реализации проектного управления.

Объектом исследования в курсовой работе являются предприятие. Предметом исследования данной работы является проектная организационная структура управления.

Глава 1. Характеристика проектных структур

• 1. Понятие организационной структуры проекта

Построение рациональной организационной структуры сравнимо с подбором слаженной команды проекта и разумному распределению ролей между ее участниками. Если все сделать верно, то команда будет слаженно работать и достигнет запланированных результатов.

Организационная структура показывает, за какие участки работы и кто отвечает. Она показывает коммуникацию (взаимодействие) отдельных участков друг с другом, позволяет и требует на всех уровнях управления применять здравый смысл и способность оценивать обстановку.

Организационные структуры имеют большое разнообразие форм. На данный момент наиболее распространенными являются линейно-функциональная, матричная и целевая структуры организационного управления^[2]. При построении организационной структуры управления так же необходимо учитывать специфику, цели и задачи организации. Если рассматривать матричную структуру, то она дает возможность гибко маневрировать человеческими ресурсами за счет перераспределения их между проектами, но при условии сохранения их административной принадлежности соответствующим функциональным отделам. Особенностью матричной структуры управления является отсутствие у руководителя проекта контроля над персоналом, занятым проектом. Руководитель проекта определяет, что и если должно быть выполнен, а функциональный руководитель решает, кто и как будет выполнять работу.

---

За все конечные результаты работы по осуществлению проекта, включая затраты производства, израсходованное время и качество проекта, отвечает руководитель проекта. Используя этот тип структуры важно постоянно следить, чтобы фактические данные отвечали плановым, доброе наладить систему контроля за ходом выполнения работ по проекту, качеством выполнения, затратами и сроками. Руководитель проекта должен владеть детальной информацией относительно всего проекта, а руководители отделов - относительно работ, которые выполняются их отделами. На основе этих данных складываются отчеты, которые обсуждаются руководителями проектов с своими группами. Обсуждения могут проводиться каждую неделю, а при необходимости - ежедневно.

В малой организации с небольшим объемом и разнообразием выпускаемой продукции и задач строить сложные организационные структуры не стоит, это только может затруднить процесс управления организацией, а не повысит эффективность работы.

Для плодотворной работы организации (предприятия) и своевременного реагирования на постоянно изменяющиеся внутренние и внешние факторы ей нужна наиболее подходящая для нее структура управления, которая способна со временем видоизменяться и модернизироваться.

Задача менеджеров, на сегодняшний день, состоит в выборе структуры, которая лучше всего отвечает задачам и целям организации, а также наилучшим образом противостоит воздействую внутренних и внешних факторов. «Наилучшая» структура - это та структура, которая позволяет организации наиболее эффективно взаимодействовать с внешней средой, продуктивно и целесообразно направлять, и распределять усилия своих сотрудников и, тем самым, удовлетворять потребности клиентов и достигать своих целей с высокой эффективностью.

Организационная структура управления проектом это совокупность взаимосвязанных органов управления, которые расположенные на разных степенях системы.

В более простом понятии, это организация людей для успешного выполнения проекта. Создание организационной структуры предусматривает распределение и группирование задач проекта, их исполнителей, установление взаимозаменяемости и координации групп и подразделов, разделение труда в зависимости от специализации персонала.

Проект – комплекс целенаправленных мероприятий, предполагающий координированное выполнение взаимосвязанных действий по созданию уникального продукта, услуги или результата в условиях временных, ресурсных и других ограничений.^[3] Проект имеет временный характер работ, дату завершения и подразумевает уникальность результатов.

---

Одной из важных проблем, от решения которой зависит эффективность проектного управления в целом, есть проблема оценки деятельности функционального исполнителя в системе проектирования организационной структуры управление. Функциональный исполнитель подчинен, по меньшей мере, функциональному руководителю и руководителю проекта. Если функциональному руководителю исполнитель подчинен постоянно, то руководителю проекта - временно, на период выполнения работ, связанных с реализацией данного проекта. В многих случаях исполнитель одновременно принимает участие в нескольких проектах, в связи с чем подчиняется нескольким руководителям. Если система ориентирована на конечную цель - выполнение проекта, то она оказывает содействие сокращению сроков выполнения проекта, повышению оперативности решение текущих проблем, связанных с ходом выполнения проекта, более сбалансированной согласованности программы работ с ресурсными возможностями, экономии ресурсов, а также более объективной оценке деятельности отдельных специалистов.

Программа – группа взаимосвязанных проектов и различных мероприятий, объединенных общей целью и условиями их выполнения.

Заинтересованные стороны в проекте – физические лица и организации, которые непосредственно вовлечены в проект или чьи интересы могут быть затронуты при осуществлении проекта. Такими лицами являются:

• Инициатор;
• Заказчик;
• Инвестор;
• Куратор;
• Руководитель проекта;
• Координатор проекта;
• Команда проекта;
• Субподрядчики;
• Поставщики;
• Органы власти;
• Потребители;
• Бизнес сообщества;
• Общественные организации;
• Жители региона.

Проектные структуры - это структуры управления комплексными видами деятельности, которые из-за их решающего значения для компании требуют обеспечения непрерывного координирующего и интегрирующего воздействия при жестких ограничениях по затратам, срокам и качеству работ. 2

Традиционно руководитель подразделения в любой крупной компании в рамках организационной структуры иерархического типа имеет множество различных обязанностей и несет ответственность за разнообразные аспекты нескольких разных программ, проблем, проектов, видов продукции и услуг. Неизбежно, что в этих условиях даже хороший руководитель будет на какие-то виды деятельности обращать больше внимания, а на другие - меньше. В результате невозможность учесть все особенности, все детали проектов могут привести к самым серьезным последствиям.^[4]

---

Следовательно, чтобы управлять проектами, особенно крупномасштабными, и используются специальные проектные структуры управления. Проектные структуры в компании, как правило, применяются тогда, когда возникает необходимость разработать и осуществить организационные проект комплексного характера, охватывающий, с одной стороны, решение широкого круга специализированных технических, экономических, социальных и иных вопросов, и, с другой стороны, деятельность различных функциональных и линейных подразделений. К организационным проектам можно отнести любые процессы целенаправленных изменений в системе, например, реконструкцию производства, разработку и освоение новых видов продукции и технологических процессов, строительство объектов и т. д.

Под проектной структурой управления понимается временная структура, создаваемая для решения конкретной комплексной задачи (разработки проекта и его реализации).^[5] Смысл проектной структуры управления состоит в том, чтобы собрать в одну команду самых квалифицированных сотрудников разных профессий для осуществления сложного проекта в установленные сроки с заданным уровнем качества и в рамках, выделенных для этой цели материальных, финансовых и трудовых ресурсов.

Проектная структура управления предполагает обеспечение централизованного управления всем ходом работ по каждому крупному проекту.

Управление проектом допускает его разбивку на отдельные блоки, которые являются самостоятельными объектами планирования, учета, организации и координирования, то есть построение структуры проекта

Управление является целенаправленною координацией общественного производства. При этом важнейшее место принадлежит управлению людьми и их отношениями, которые возникают в процессе производства.

Успех проекта зависит от организационной структуры. Поскольку наиболее важной проблемой есть комплектование разработчиков проекта и установление организационной формы работы ее членов (проектировщиков), то необходимо выбрать организационную структуру управления (ОСУ) и разработать систему мотивации работы, во избежание хаоса и достичь желательного результата.

Существует несколько типов проектных структур. В качестве одной из их разновидностей можно привести так называемые чистые или сводные проектные структуры управления, подразумевающие формирование специального подразделения - проектной команды, работающей на временной основе.

---

Временная группа специалистов в сущности представляет собой уменьшенную по масштабам копию постоянной функциональной структуры данной компании. Правда, на практике эти проектные команды редко находят отражение на формальных схемах организационных структур управления. В состав временных групп включают необходимых специалистов: инженеров, бухгалтеров, руководителей производства, исследователей, а также специалистов по управлению.

В состав временных групп включают необходимых специалистов: инженеров, бухгалтеров, руководителей производства, исследователей, а также специалистов по управлению. Руководитель проекта наделяется проектными полномочиями (полной властью и правами контроля в рамках конкретного проекта). Руководитель отвечает за все виды деятельности от начала до полного завершения проекта или какой-либо его части.5 В его функции входит определение концепции и целей проектного управления, формирование проектной структуры, распределение задач между специалистами, планирование и организация выполнения работ, координация действий исполнителей. Ему полностью подчинены все члены команды и все выделенные для этой цели ресурсы.

В число проектных полномочий руководителя проекта входит ответственность за планирование проекта, за составление графика и ход выполнения работ, за расходование выделенных ресурсов, в том числе и за материальное поощрение работающих.

После завершения работ по проекту структура распадается, а персонал переходит в новую проектную структуру или возвращается на свою постоянную должность (при контрактной работе - увольняется).

Чисто проектные структуры, как правило, используются для решения каких-либо особенно крупномасштабных задач. В случае менее крупных проектов затраты на дублирование уже существующих в компании служб в проектной структуре управления становятся нерациональными.^[6] В таких относительно небольших проектах его руководитель может выступать в качестве консультанта высшего руководства фирмы. Или же кто-нибудь из высшего руководящего состава компании координирует реализацию проекта в рамках обычной линейно-функциональной структуры.

В качестве важнейших преимуществ такого вида структур управления можно назвать: интеграцию различных видов деятельности компании в целях получения высококачественных результатов по определенному проекту; комплексный подход к реализации проекта, решению проблемы; концентрацию всех усилий на решении одной задачи, на выполнении одного конкретного проекта; большую гибкость проектных структур; активизацию деятельности руководителей проектов и исполнителей в результате формирования проектных групп; усиление личной ответственности конкретного руководителя как за проект в целом, так и за его элементы.

---