Файл: Понятия «затраты», «расходы», «издержки» (филиал ЛОКП «Ленобллесхоз»).pdf
Добавлен: 22.05.2023
Просмотров: 208
Скачиваний: 2
Таким образом, предприятие ведет бухгалтерский учет расходов в рамках действующего законодательства РФ.
При организации документооборота в бухгалтерии были выявлены недочеты:
-не своевременное отражение операций в учете, вследствие задержки документов;
-присутствуют ошибки в проводках, отражающих факты финансово-хозяйственной деятельности учреждения.
Ошибки в основном возникают по причине: неверного толкования законодательства, регулирующего бухгалтерский учет в РФ; ошибок в вычислениях; неправильного использования информации, имеющейся на дату подписания; неправильного использования данных, полученных в результате обработки документов.
Также необходимо отметит, что документооборот осуществляется в бумажном виде, документы часто поступают в бухгалтерию с опозданием, а поиск необходимого документа в архиве занимает много времени. Были выявлены случаи, когда документ поступал в бухгалтерию в плохом качестве, из-за чего бухгалтер внес некорректные данные в программу. Так как многие контрагенты находятся далеко, то получение повторного документа затягивает процесс бухгалтерского учета.
С целью оптимизации деятельности Бокситогорского лесхоза необходимо рассмотреть направления сокращения расходов.
Глава 3 Определение направлений сокращения расходов в Бокситогорском лесхозе - филиал ЛОКП «Ленобллесхоз»
Для устранения выявленных ранее проблем можно предложить следующие мероприятия.
Во-первых, с целью улучшения качества работы сотрудников бухгалтерии - повышение квалификации действующих сотрудников бухгалтерии Бокситогорского лесхоза.
Данное мероприятие предполагает подписку на журнал «Главбух», а также «Консультант Плюс».
В комплект «Главбух» входит электронный архив номеров с 2008 года, формы и образцы, доступ к правовой базе, доступ к бухгалтерским сервисам и полный доступ к Высшей Школе Главбуха.
Цена комплекта составляет 9192 руб. за годовую подписку.
Доступ и поддержка системы «Консультант Плюс» в год составит 10000 рублей.
Данное мероприятие позволит бухгалтеру быть в курсе всех изменений в законодательстве и практике бухгалтерского учета.
Совокупные затраты на данное мероприятие составят 19192 рублей.
Во-вторых, с целью оптимизации бухгалтерского учета, а также сокращения расходов необходимо перейти на систему электронного документооборота.
Преимуществами системы электронного документооборота и архива по сравнению с действующей системой документооборота является: повышение производительности Бокситогорского лесхоза; мгновенный доступ к актуальной информации; уменьшение ошибок типа «человеческий фактор»; сокращение материальных издержек; улучшение взаимодействия; коллективная работа с документацией; снижение расходов на хранение документов; нематериальные выгоды.
Был проведен анализ различных систем, в результате которого было решено внедрять систему электронного документооборота и архива DIRECTUM. DIRECTUM – это система управления корпоративным контентом, позволяющая построить полноценную систему электронного документооборота (СЭД) государственного учреждения.
Рассмотрим представленные модули:
Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов; расширенная поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.
Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жестких маршрутов; богатые расширяемые библиотеки блоков для формирования маршрутов (workflow).
Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними.
Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний; формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.
Управление взаимодействием с клиентами.
Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ); ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов; организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями.
Управление показателями эффективности. Оперативный контроль и анализ бизнес-процессов предприятия по ключевым показателям эффективности с поддержкой сбалансированной системы показателей (BSC).
Внедрение системы электронного документооборота позволит выстроить инфраструктуру управления всем корпоративным контентом, обеспечивая ведение электронного архива, согласование документов, взаимодействие сотрудников. Максимальный результат от использования продукта реально получить только по итогам продуманного внедрения: анализа, проектирования, оптимизации процессов, обучения администраторов и пользователей, установки и настройки ПО под определенные условия и требования. Рассмотрим, как осуществляется обмен документами с контрагентом, и протекает работа с архивом электронных версий бумажных документов.
Обмен документами с контрагентами
Во-первых, подготовка и отправка документов. Сначала готовится комплект документов для отправки, которые направляются в DIRECTUM. Готовый комплект документов отправляется на согласование. Возможности решения позволяют без привлечения разработчиков адаптировать маршруты согласования под особенности Бокситогорского лесхоза.
Во-вторых, отправка документов на согласование. После согласования и подписания документы отправляются контрагентам. По итогам рассмотрения документов система сообщает о решении контрагента путем отправки уведомления или задания.
В-третьих, получение и рассмотрение документов. Первичные учетные документы, которые поступили от контрагента, загружаются в DIRECTUM следующими способами: электронные документы – через системы обмена; бумажные документы – через потоковый сканер в помощью Служб ввода и преобразования DIRECTUM. В данном случае предварительно на бумажные оригиналы необходимо нанести штрихкод. Согласованные документы бухгалтер Бокситогорского лесхоза заносит в учетную систему. В 1С документы заносятся автоматически из карточки документа DIRECTUM. Если ранее документы уже были занесены в 1С, бухгалтеру достаточно проверить их и при необходимости откорректировать.
Работа с архивом электронных версий бумажных документов
Для удобной работы в решении предусмотрены возможности по сканированию бумажных документов и занесению их электронных копий в архив. По мере необходимости документы в архиве можно перемещать в Дела финансового архива, извлекать их для предоставления в различные организации, формировать комплекты и отправлять на печать. Работа с архивом включает следующие этапы.
Во-первых, подготовка бумажных документов к перемещению в электронный архив. После подписания документов обеими сторонами документы сканируются и заносятся в электронный архив. При этом в системе DIRECTUM можно связать их образы с соответствующими записями учетной системы. Исходящие первичные учетные документы формируются из учетной системы, при этом на каждый документ автоматически наносится штрих-код. Входящие первичные учетные документы регистрируются в учетной системе. Во-вторых, занесение документов в архив. В-третьих, перемещение документов в дело. По мере необходимости документы перемещаются в дела и короба финансового архива. Это позволяет сгруппировать электронные образы так же, как бумажные оригиналы, что обеспечивает удобное и быстрое извлечение документов из архива. В-четвертых, извлечение оригиналов бумажных документов. Для контроля возврата документов в архив, фиксируется дата выдачи и имя сотрудника, которому были переданы оригиналы. В-пятых, поиск, экспорт и печать первичных учетных документов. Поиск документов в архиве осуществляется по основным реквизитам, например, по дате документа или контрагенту.
Для повышения удобства пользователей, увеличения функциональных возможностей и сокращению администрирующих задач при работе с большими архивами документов в DIRECTUM существует техническое решение «Автоклассификаторы архива документов», которое позволяет:
-структурировать большой архив, чтобы пользователи могли быстро найти необходимый документ;
-автоматически строить иерархию групп, не требующую администрирования и работы с деревом папок – иерархии быстро создаются на основе значений реквизитов документов; работать в окне списка документов с произвольными реквизитами карточек, по которым можно выполнять сортировку или фильтрацию;
-работать с контекстным меню и добавлять в него произвольные действия, в том числе, предназначенные для обработки нескольких документов сразу;
-настроить разные классификаторы для любых документов с необходимой иерархией, для разных групп пользователей;
выводить документы постранично, что позволяет ускорить работу с большим объемом данных;
-настраивать классификаторы по умолчанию для разных папок.
Использование данного технического решения позволит Бокситогорского лесхоза добиться следующих эффектов: сократить время пользователей на поиски необходимых документов; упростить работу по поддержанию архива учреждения в актуальном состоянии; ускорить работу с большим количеством документов; повысить информированность руководителей для принятия управленческого решения.
Таким образом, внедрение системы DIRECTUM оптимизирует внутренние процессы организации и обеспечивает:
-сокращение времени на поиск первичных документов;
-сокращение стоимости подготовки к налоговым проверкам и минимизацию рисков несвоевременного предоставления первичных документов для налоговых органов;
-сокращение с 3 до 1 недели периодов проведения сверок с контрагентами для выявления дебиторской задолженности;
-контроль комплектности документов и исключение потерь при их обработке;
-сокращение затрат на расходные материалы при подготовке бумажных документов к отправке и ускорение процесса обмена первичными документами с контрагентами.
Для реализации предложенного мероприятия предлагается осуществлять самостоятельное внедрение системы.
Со стороны компании DIRECTUM проводится обучение прикладного администратора и ежемесячный мониторинг внедрения, настройки и использования системы с последующей отправкой отчетов по итогам мониторингов. При необходимости компания осуществит консультации ведущих специалистов по телефону, электронной почте.
Совокупные затраты на внедрение электронного документооборота и архива составят 857,96 тыс. руб. К стратегическим преимуществам относятся преимущества, которые связаны с улучшениями в ключевых бизнес-процессах.
Рассмотрим эффективность от реализации представленных мероприятий.
Расчет экономической эффективности от внедрения представленных мероприятий может быть проведен поэтапно путем расчета следующих показателей:
Экономия времени, чел-час:
Эвр = 10 *30* 248 / 60 = 1240 чел.- час.
Экономия численности, чел.
Эч = 1240/248 = 5 чел.
Прирост производительности труда, %
Ппт = 5*100/(167-5) = 3,08 %
4. Экономия по заработной плате, руб.
Э з/пл=5*249288=1246440 руб.
5. Экономия по отчислениям на социальные нужды, руб.
Э соц = 1246440*26/100 =324074,4 руб.
6. Экономия от снижения себестоимости, руб.
Эс/с =1246440+324074,4 =1570514,4 руб.
Годовой экономический эффект, руб.
Эт =1570514,4 -877152*0,15= 1438942 руб.
Определим срок окупаемости затрат, год.
Токуп =877152/1438942 = 0,6 года
Таким образом, за счет внедрения системы электронного документооборота и архива DIRECTUM, а также повышения квалификации бухгалтера, годовой экономический эффект составит 1438942 рублей. Затраты на внедрение мероприятия окупятся за 0,6 года. Реализация представленного мероприятия позволит Бокситогорскому лесхозу получить следующие преимущества:
-сократить затраты;
-увеличить скорость реагирования на поступающий запрос;
-увеличить контроль исполнения планов и быстро реагировать на динамику внешней среды;
-улучшить управляемость и качество бухгалтерского учета;
-увеличить скорость распространения информационных данных;
-обеспечить соответствие документооборота Бокситогорского лесхоза законодательству РФ.
В-третьих, с целью детализации затрат по подразделениям, участвующим в процессе производства продукции необходимо настроить справочник «Подразделения».
Изначально в справочнике содержится одна строка. Необходимо добавить в список наименование групп подразделений: административные и производственные. После этого в справочник записывается элемент Администрация, принадлежащий к группе Административные и Производство, принадлежащее к группе Производственные.
В существующие группы добавляются новые элементы производство (отдел лесопользования и проектирования лесных участков, отдел охраны и защиты леса, отдел лесовосстановления), администрация (диспетчерское управление, отдел бухгалтерского учета, отдел экономики и планировании, отдел организационного обеспечения и кадров). Каждому подразделению присваивается код.