Файл: Инструментарий проектного управления).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Причина выбора темы курсовой работы «Инструментарий проектного управления», прикладная значимость корректного применения совокупности методов и средств проектного управления для финансового развития организации. Современные социально экономические условия такие как: сокращение жизненного цикла товаров, по причине высокого уровня конкуренции; возникновение информационных технологий и программных продуктов в управлении, систематизирующих деятельность участников проекта и т.п.- способствуют развитию методов проектного управления.

Инструментарий управления проектами, можно охарактеризовать как помощник руководителя, для максимизации эффекта использования имеющихся ресурсов поэтому знание и грамотное применение средств и методов управления проектами требуется на всех этапах проектной деятельности.

Цель написания данной курсовой работы, изучить инструментарий проектного управления, выявить основные средства и современные методы, способствующие успешной реализации проекта.

Для достижения цели написания данной курсовой работы, поставлены задачи: изучить и выявить специфику и связанные аспекты проектной деятельности и управления, для корректного и эффективного применения инструментария проектного управления; выявить и проанализировать ключевые инструменты проектного управления и области их применения; изучить и провести анализ методов проектного управления и их этапов в организациях.

Источниками для написания курсовой послужили: учебные пособия, одобренные Министерством образования и науки России; монографии, научные статьи, работы ведущих специалистов в области управления проектами, экономики, психологии, выпущенные серьезными издательствами, университетами; данные и отчеты, публикующиеся на государственных и официальных порталах организаций, упомянутых в работе.

1. Сущность понятия инструментарий проектного управления

1.1. Значение терминов, включенных в понятие и определение инструментария проектного управления.

Термины, содержащиеся в понятие инструментарий проектного управления, имеют несколько значений, в представленной работе они будут интерпретироваться как:

Инструментарий, определяет ученый-лексикограф С.И. Ожегов, – «cсовокупность инструментов, употребляется в какой-либо специальной области»^[1] [21;200]для достижения или осуществления чего-либо.

Проект – «временное предприятие, направленное на создание уникального продукта, услуги или результата. … окончание наступает, когда: …цели проекта достигнуты; … цели не будут или не могут быть достигнуты; … в проекте больше нет необходимости.»^[2] [29;3], описывается понятие в своде знаний, являющимся американским национальным стандартом института управления проектами.

Проектное управление – «приложение знаний, навыков, инструментов и методов к работам проекта, для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту.»^[3] [1;23], такое определение представлено в образовательном курсе «Высшей школы экономики», составленном на основе свода требований международных стандартов управления проектами.

Инструментарий проектного управления – совокупность методов и средств, направленных на: успешное осуществлений целей проекта; реализацию процессов управления инициации, планирования, исполнения, мониторинга и закрытия на протяжении всего жизненного цикла проекта; создание и управление эффективной командой проекта; создание высокоэффективной системы коммуникации участников проекта с целью повышения продуктивности хода деятельности работ по проекту. Инструментарий управления проектами, помощник руководителя, для максимизации эффекта использования имеющихся ресурсов, поэтому важно понимание всех связанных аспектов.

1.2. Различия проектной и процессной деятельности в организации

Процесс является связанным аспектом проекта, т.к. в организациях могут возникать ситуации, когда процессная деятельность, как определяет её кандидат технических наук Репин В. В - «…периодически повторяемая, управляемая деятельность, результатом которой является некоторый ресурс, имеющий ценность для конкретного потребителя»^[4] [28;13], становиться процессной, и наоборот. На основе анализа работ научных деятелей, выделены факторы различия и взаимосвязи проектов и процессов, которые оказывают влияние на методы управления процессами и проектной деятельностью.

1. Проект предполагает «…изменение или реформирование существующей системы, при этом изменение, имеет цели, базу ресурсов, временные рамки ожидание конечного результата и требования к нему…новый и неповторимый объем работ…»^[5] [6;10] - определяет кандидат экономических наук, доцент кафедры математических методов, информационных технологий и систем управления в экономике Вылегжанина. А.О.. Бизнес-процесс - «последовательность событий с участием людей, технологий и информационных потоков, позволяющих добиться значимых результатов… формализированы в большей или меньшей степени»^[6] [30;5], описывается понятие в своде знаний составленным экспертами Гарвардского университета. По мнению Громова А.И., заведующего кафедрой моделирования и оптимизации бизнес процессов университета «Высшая школа экономики», процессы, объективно существует в каждой организации, однако, зачастую «…фрагментированы, … разобщены, чаще всего не описаны и не документированы»^[7] [8;24].

2. Окружение бизнес процессов - привычное, рабочая деятельность происходит в стабильных организационных структурах. В проекте, окружение новое, изменяющиеся, работы ведутся во временных структурах, существующих в рамках проектного цикла.

3. В проекте ресурсы и время ограничены (куратором /спонсором проекта, руководителем /менеджером проекта, заказчиком /потребителем проекта), однако это не предполагает, что по факту бюджет проекта и сроки его выполнения не будут превышены. «Проект всегда имеет высокую степень риска успешного выполнения»^[8] [35;21], говориться в учебном пособие одобренным Министерством образования и науки РФ, автора Шкурко В. Е., доктора экономических наук, т.к. проводимые работы в значительной степени характеризуются неповторимостью и новизной. Затраты бизнес процессов на получение готового продукта известны и будут постоянны. Результат и ход бизнес процесса известен заранее.

4. Результат проекта, в связи с особенностями целей и задач, измененной системой взаимодействий – «уникален, будет существовать в единственном экземпляре»^[9] [6;14]. Результат бизнес процессов компании - предсказуем, т.к. работы и взаимосвязи привычны и ограничены утвержденным регламентом. В ходе производства появляется значительное количество схожих единиц продукции. Для выявления отличия проектов от стандартных производственных процессов смотрят на количество получаемой продукции и на относительную длительность операций.

5. Проект не возобновляется после завершения и ограничен по срокам. «Отличие проекта от производственной системы заключается в том, что проект является однократной, не циклической деятельностью. Серийный же выпуск продукции не имеет заранее определенного конца во времени и зависит лишь от наличия и величины спроса.»^[10] [6; 11]. Таким образом, бизнес процесс имеет длительность, однако, практически всегда, цикличен, после завершения начинается заново, его продолжительность определена длительностью составляющих его операции, механизмом реализации.

1.3. Различия и взаимосвязи управления проектом и стандартными процессами компании

Для классической модели проектного управления, характерно: использование, на основе логически сгруппированных процессов управления, пяти групп процессов: инициация, планирование, исполнение, мониторинг и контроль, закрытие^[11][17;47-48] - описывает доктор экономических наук Левушкина С.В. Применение техник и методов управления в рамках установленного бюджета, в соответствии техническим требованиям, спецификациям, на протяжении, независимо от степени сложности, всего жизненного цикла проекта. По структуре, стадии цикла проекта, предполагаются, в последовательности: начало проекта; организация и подготовка; выполнения работ проекта; завершение проекта.^[12] [29; 5]

Управление бизнес-процессами, характеризуется: регулярным, последовательным использование основных положений и правил к процессам - «…планировать попроцессно – действовать в рамках процессов - учитывать попроцессно - анализировать KPI процессов - вырабатывать корректирующие решения в рамках процессов и их взаимодействия»^[13] [8;26].

Основными различиями в управлении проектами и в управлении процессами будет являться:

1. Проектное управление регламентирует устав, план проекта. Процессное управление регулируется регламентом бизнес процесса, должностными, операционными инструкциями.

2. Контроль исполнения проекта это - анализ достигнутых результатов с установленными временными, стоимостными и ресурсными характеристиками. В процессном управлении, контроль бизнес-процесса осуществляется в больше степени, на этапе завершения процесса.

3. В управлении проектом задействованы - куратор проекта, менеджер проекта, заказчик, лица или организации «интересы которых могут быть затронуты выполнением или завершением проекта»^[14] [9; 36], описывает Гущин А.Н. кандидат физико-математических наук, доцент. Процессное управление осуществляет линейный менеджер.

4. Методическая основа управления проектом: управление общей идеей проекта – инициирование и разработка деталей проекта, создание плана проекта, его доработка в ходе работ, осуществление контроля; управление содержанием проекта – определение работ для успешного завершения проекта; управление временем – осуществление планирования последовательности, продолжительности , составления графика и расписания, контроль и анализ выполнения сроков и резервов работ, для своевременного и благоприятного завершения проекта^[15][6;174-175];управление финансами (стоимостью) проекта – разработка бюджета и сметы проекта, контроль стоимости; управление качеством – контроль результатов проектных работ и продуктов проекта,  для определения соответствия установленным стандартам  и выявления способов устранения причин неудовлетворяющего своим качеством исполнения; управление командой – разработка планов управления человеческими ресурсами, формирование и отчетность эффективности команды; управление коммуникациями проекта – процессы, нацеленные на планирование коммуникаций, получение, хранение и распределение информации, требующейся для успешной исполнения проекта; управление рисками – идентификация рисков проекта, максимизация положительных и минимизацию отрицательных последствий осуществления рисковых событий^[16] [35;43] ;«управление обеспечением проекта – процессы приобретения необходимых услуг, результатов, произведенных вне организации необходимых для реализации проекта»^[17][3;21], говориться в учебном пособие автора Боронина Л.Н, одобренным Министерством образования и науки РФ. Методическая основа управления процессами в организации, представляет собой последовательную систему принципов в управлении: деятельность организации рассматривается, как совокупность процессов; «процессы регламентированы»^[18] [30; 12] и требуют формального описания; за результат каждого процесса несет ответственность соответствующий уполномоченный; каждый процесс обладает ключевыми показателями, описывающими ход работ, стратегическую значимость для организации. Использование процессного подхода в управлении делает возможным осуществление высокоэффективной деятельности компании, направленной на конечный результат. Обычно при таком подходе нет требования по выпуску продукции к заданному сроку, снижению простоев, повышению производительности и т.п.