Файл: Инструментарий проектного управления).pdf

Взаимосвязи в управлении проектами и производственными процессами:

1. Общим, в управлении проектами и производственными процессами, будет являться, по мнению Лоуренса Линча, профессора экономики и социологии - «Вариабельность длительности отдельных операций. Речь идет об операциях, преобразующих некие входные параметры в результаты на выходе; из таких операций состоят как взаимозависимые этапы производственного процесса, так и этапы реализации любого проекта.»^[19] [18;11]

2.Процессы управления проектами и процессы, ориентированные на продукт, накладываются друг на друга и взаимодействуют в ходе выполнения проекта. Процессный подход управления проектом, осуществляется его командой и делится на два типа: процессы управления проектом, общие для большинства проектов, как правило, нацелены на выполнение общей задачи. (например: инициация, планирование, исполнение, мониторинг) и процессы, ориентированные, определяющие и создающие продукт проекта. Такие процессы обычно определяются через жизненный цикл проекта и меняются в зависимости от области приложения. ^[20] [1; 85]

Сведение всех возможных инструментов управления в одном едином подходе, было бы затруднительно, поэтому целесообразно, когда фирмы «собирают инструменты, нужные им под конкретный проект, используя специально выстроенную или сконфигурированную методологию»,^[21] [11; 13] высказывают мнение члены руководство международной ассоциации управления бизнес-процессами (BPM, Business Process Management).

На основе анализа существующих теоретических аспектов, можно сделать вывод, различия проектной и процессной деятельности организации не могут не влиять на инструментарий и методики управления в организации. Проектный подход в управлении направлен на создание нового продукта, а процессный, на осуществление текущей операционной деятельности максимально эффективно. Однако, в связи с возрастающим распространением проектного подхода в управлении, различия в процессном менеджменте и проектном, могут быть достаточно условны.

Проектный и процессный подход управления могут применяться комплексно, в зависимости от текущих потребностей организации.

2. Ключевые инструменты проектного управления.

2.1. Направленность применения инструментария проектного управления

На основе, выявленных в первой главе данной работы, теоретических факторов специфики проектной деятельности, во второй главе выделены и проанализированы ключевые инструменты управления проектами и аспекты, связанные с их применением.

Основные задачи управления - максимизировать эффект от имеющихся ресурсов.^[22] [6; 25] Каждый инструмент управления, помощник руководителя в постановке стратегически верных целей, создании эффективных регламентов, правильном формировании кадрового состава, поддержание благоприятной атмосферы в коллективе. Основные задачи управления проектом - достичь цели: получение продукта проекта, соответствующего требованиям; выполнение проекта в установленные сроки; отсутствие превышения ограничений по финансированию. Подлинный успех проекта оценивается на основе комплексного достижения этих целей. Дополнительными критериями оценки успешности управления проектом является: «удовлетворенность членов команды; соблюдение требований законов и правовых актов; удовлетворенность участников уровнем коммуникации в проекте»^[23] [20], сообщает консалтинговая компаний PSM Consulting CIS, продвигающих на российском рынке управления технологии Проектного Менеджмента.

«Структуру, процессы, модели принятия решений и инструменты для управления проектом, одновременно поддерживая и контролируя проект с целью достижения успеха»^[24] [29;34], предоставляет руководителю проекта и команде проекта - система руководства проектом.

Факторы, которые будут способствовать успешному завершению проекта, это - «четко поставленные цели; компетентность руководителя проекта; поддержка со стороны высшего звена; компетентные члены проектной группы; достаточное ресурсное обеспечение; адекватное информационное сопровождение; механизмы управления; обратная связь; ориентация на клиента; механизмы поиска и коррекции отклонений; неизменность состава участников проекта»^[25] [9;33].

В апреле 2018 года, «Всемирный банк» - международная экономическая организация и специализированное учреждение ООН, цель которой заключается в «предоставлении кредитов и оказаниипомощи в экономическом развитии стран – членов ООН»^[26] [2; 72], описывается в Оксфордском словаре по политике, опубликовала данные исследования анализа качества обеспечения основных этапов запуска проектов и их регулирования, обеспечение ключевых этапов запуска и управления проектов государственно-частного партнерства. Исследование охватило 135 государств, была проведена оценка четырех аспектов: предпроектная подготовка; этап отбора частного партнера; управление государственно-частными партнерскими соглашениями; механизма частной инициативы. Каждый из аспектов, был разбит на множество критериев. По оценке Всемирного банка, было выявлено, предпроектная подготовка - направление, которое наиболее часто отмечают, как ключевой фактор обеспечения успешного запуска и реализации проектов.^[27] [15]

На основе, представленного в библиографии работы, изученного учебного материала и данных публикующихся официальными порталами организаций, сгруппированы основные обстоятельства, способные отрицательно влиять на успешное осуществление проекта и выявлен инструментарий проектного управления, направленный на работу с тем или иным фактором сложности. Выявление причин, способных помешать эффективному достижению целей проекта, может способствовать своевременному принятию мер для препятствия их возникновения и минимизации отрицательных последствий. Основные обстоятельства, способные отрицательно влиять на успешное осуществление проекта:

1. Несогласованность действий «физических лиц и организации, которые непосредственно вовлечены в проект или чьи интересы могут быть затронуты при осуществлении проекта»^[28] [17; 38] - участников проекта: управляющий проектом, команда проекта, контрактор, субконтрактор, проектировщики, лицензоры/ лицензирующие организации, органы власти, владелец земельного участка где осуществляется проект, производитель конечной продукции проекта, потребитель конечной продукции проекта, общественные организации, конкурент.

2. Различные интересы и ожидания участников от проекта.

3. Внешние и внутренние обстоятельства –риски «незапланированные события»^[29] [18;292] и инциденты, имеющие воздействие по меньшей мере на одну из целей проекта: сроки, стоимость, содержание или качество.

4. Непродуктивная команда, т.к. малые группы являются не только структурными элементами организации, но и важнейшими субъектами профессиональной деятельности, т.е. «эффективность организации напрямую зависит от эффективности каждого структурного подразделения, занятого выполнением той или иной целевой функции»^[30] [33;5] описывается в учебном пособие одобренным научной и профессиональной организацией психологов РФ.

Инструментарий проектного управления, направленный на решение представленных факторов сложности: устав проекта против рассогласования интересов участников проекта; матрица ответственности против рассогласованности действий участников проекта; реестр рисков и запрос на изменение против внешних и внутренних неблагоприятных обстоятельств; модель «последовательности развития в малых группах» против неэффективности команды. Обусловленность применения проанализирована в последующих параграфах.

2.2. Устав проекта, как инструмент управления, против рассогласования интересов задействованных участников

Ключевое содержание устава проекта – причины и цель проекта, продукт проекта, ограничения, критерии успеха проекта, команда и ответственность. «Устав проекта устанавливает партнерство между исполняющей организацией и организацией-заказчиком, ... должен быть составлен спонсирующей стороной.»^[31] [29; 67]

Устав проекта играет в большей степени позитивную роль и становиться эффективным инструментом управления, когда составлен всеми участниками проекта. Однако, деятельность по проекту для его участников, может иметь разное значение^[32][33;6]. Важно вовлечь все заинтересованные стороны в планирование проекта, чтобы, выровнять интересы и достичь общего, высокого уровня вовлеченности и причастности к его целям. Как правило, цели у инициаторов проекта - стратегическое развитие, долговременные перспективы, прибыль^[33][17;17]; инвесторов - максимизация прибыли; сотрудников – профессиональные перспективы и материальное вознаграждение, организация условий труда и т.п. Во избежание дисбаланса целей участников на этапах планирования и обсуждения эффективно участие всех членов команды, благодаря такому подходу проект получает всесторонний анализ.

Ключевое предназначение устава проекта помимо формальной роли, создать пошаговый перечень последовательных действий, необходимых для успешного результата в работе над проектом, который будет являться одинаковым для общего понимания участников проекта. Для эффективного распределения ресурсов «руководитель проекта определяется или назначается сразу, как только это становить возможным, предпочтительно, во время разработки устава проекта и, обязательно, до начала планирования. Одобренный устав проекта формально инициирует проект, … наделяет руководителя проекта полномочиями в отношении планирования и исполнения проектов.»^[34] [29; 67], официальная основа для начала реализации.

Факторы, которые необходимо описать в уставе проекта любой сложности для того, чтобы он был эффективным инструментом управления:

1. Причины и цель проекта- важно зафиксировать причины инициации проекта и его соответствие стратегическим целям организации.^[35] [17;48] Если проект конфиденциальный, и для компании целесообразно не оглашать свои стратегические интересы, с проектным-менеджером может быть заключен договор о неразглашении конфиденциальной информации. Для специалиста, который разрабатывает и согласовывает с руководителем отдела, кураторами проектов, организацию реализации проектов в соответствии с планом работ, участвует в управлении расходами денежных средств по проектам, ведет документации по проектам^[36] [12], определяет лидер рынка онлайн-рекрутмента Rabota.ru, - имеет стратегически важное значения обладание детальной информации об ожидаемом финальном продукте, т.к. это повлияет на распределение ресурсов по проекту и конечный результат.

2. Ожидаемый продукт и требования проекта. Требования к проекту предполагают больше всего обсуждений и могут стать причиной дискуссий, т.к. участники имеют разные степени заинтересованности и общее ожидания на счет конечного продукта. Если у проекта несколько заказчиков, может возникнуть принципиальная разница в подходах к нему. Задачей менеджера проекта будет прийти к соглашению всех сторон- одинаковому пониманию всех пунктов устава и подписание этого общепринятого документа^[37] [19; 47], по мнению Ньютон Р. профессора экономики и философии, основателя консалтинговой компании «Enixus», специализирующейся на консалтинге и услугах временного управления проектами. Для успешной разработки бизнес плана требуется оценка экономической эффективности и рисков проекта^[38][35;12].

3. Ограничения по срокам, фиксирование требуемых дат для выполнения проекта. Ограничения по стоимости, указание придельных сумм бюджета. Ограничения на ресурсы проекта, указание предельно допустимого их использования.^[39] [6; 103]

4. Критерии достижения целей проекта. Описание поддающихся измерению критериев успешной реализации проекта или его этапов, директивные показатели. Показатели достижения целей проекта количественные и качественные, должны быть достижимыми и измеримыми. Успешность проекта может оцениваться руководящем звеном организации, связанным с деятельностью по проекту, заказчиками, инвесторами.

5. Состав участников проекта: роли, ответственность, распределение обязанностей, полномочия, ролевые инструкции членов команды необходимо описать в уставе проекта. Менеджмент проектного управления «рассматривает в качестве главного субъекта управления не отдельных людей, а команду проекта, представляющую нечто большее, чем простая сумма входящих в нее исполнителей»^[40] [26; 25], описывается в учебнике рекомендованным учебно-методическим объединением вузов РФ, доктора экономических наук, заслуженного деятеля науки РФ Разу М.Л. При возникновении конфликтных или спорных ситуаций, вопросов по направлению работ проекта, устав будет справочным документов для их решения.