Файл: Проектирование реализации бизнес-процесса по учету складских операций, занимающегося производством и реализацией мебельных комплектующих..pdf

1.5 Обоснование проектных решений по программному обеспечению

MS Access в настоящее время - одна из самых популярных настольных программных систем управления базами данных. Есть несколько причин такой популярности:

- высокая степень универсальности и продуманности интерфейса, который подходит для работу пользователей самой разной квалификации. В частности, реализована система управления объектами базы данных, которая позволяет удобно и оперативно переходить из режима конструирования в режим эксплуатации;

- развитые возможности реализации интеграции с программными продуктами, входящими в состав Microsoft Office;

- богатый набор в том числе визуальных средств обработки.

Конечно, в том числе существенной причиной настолько широкого распространения MS Access является и мощная реклама, проводимая фирмой Microsoft.

К данному прикладному программному обеспечению можно выдвинуть требования надежности, эффективности, понятности пользователю, защиты информации, модифицируемости, мобильности, масштабируемости, минимизации затрат на сопровождение и поддержку.

Глава 2. Проектная часть

2.1 Информационная модель и её описание

В базе данных отражается информация об определенной предметной области. Предметная область – это часть реального мира.

Инфологическая модель (ИМ) предметной области – это её описание, выполненное без понимания какие программные и технические средства в дальнейшем будут использоваться. ИМ содежит первоначальную информацию о предметной области. Этап создания ИМ - это инфологическое проектирование.

К инфологической модели предъявляются следующие требования:

- Адекватное отображение (ИМ должна быть достаточно выразительна и легко читаема)

- Гибкий язык (он должен быть универсален, употребим как при автоматизированном, так и в ручном проектировании)

- Непротиворечивость (модель должна трактоваться одним единственным допустимым образом)

- Легко расширяемость (ввод новых данных не должен изменять заранее определённые)

- Понятность каждому пользователю

Цель инфологического моделирования — отобразить процессы реального мира таким образом, чтобы в дальнейшем ее можно было использовать для постарения базы данных.

Данная схема должна отображать основные сущности, а также входящие в них ключевые поля и атрибуты. Также должны быть показаны потоки информации и связи, которые помогут решить поставленную задачу автоматизации учета складских операций.

---

Учет складских операций

Бухгалтерия Склад Отчеты

Информационные потоки: Информационные

Расчет с поставщиками потоки:

материалов. Поступление

материалов;

списание в

производство;

отгрузка готовой

продукции.

Рис. 8 Схема связи с другими задачами.

В данной схеме есть три блока.

Информация первого блока – постоянна и реализована в виде справочника. Всего выявлено пять справочников – два основных и три вспомогательных. Справочники Материалы и Поставщики –основные, главные источники информации при учете поступления материалов, и при формировании отчета Остатки. Вспомогательные справочники - Единицы измерения, Расчетные Счета, Аббревиатуры, - источники информации для основных, главных справочников. Разбивка Справочников на основные и вспомогательные создано для того, чтобы их было удобнее заполнять.

Информация второго блока – это информация о движении материалов. Этот блок состовляют из следующие сущности: Приход, Расход, ПриходМЦ, Требование-Накладная, РасходГП. Задачи данного блока решаются с помощью промежуточной информации, которая так же используется для дальнейших расчетов. Данная информация используется для формирования итоговых документов, ведомостей, таблиц, необходимых для итоговых отчетов. Это ключевая информация, без которой невозможно будет контролировать процесс и анализировать его результаты.

Информация третьего блока отчетная. Она формируется с учетом изменения входных данных. Это Журнал и Остатки, они фиксируют каждое изменение данных и незаменимы при формировании отчетов, т.е. информация, содержащаяся в них актуальна в любой момент времени.

Рис. 9 Информационная модель

2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

К нормативно – справочной информации, которую используют в автоматизированной информационной системе складского учета, относятся:

- Справочник Материалы;

- Справочник Поставщики;

- Справочник Расчетные Счета;

- Справочник Аббревиатуры;

- Справочник Товары;

- Справочник Единицы измерения;

- Справочник Клиенты.

Основные функции Справочников это:

• проверка кодированных значений признаков, когда пользователь вводит данные;

• декодирование значений признаков, когда данные выводятся на экран дисплея;

• хранение информации, которая каким-либо обзором связана с конкретными значениями признаков;

---

• оформление таблиц, которые получаются в результате решения комплекса задач.

2.3 Характеристика результатной информации

В результате разработке АИС складского учета показателями результата являются:

• • Система печатает приходную накладную;
  • Система печатает товарную накладную;
  • Система печатает счет-фактуру;
  • Система печатает журнал по приходу;
  • Система печатает журнал по расходу;
  • Формируется Ведомость по остаткам на складе;
  • Осуществляется поиск документа по дате;
  • Осуществляется поиск документа по поставщику;
  • Осуществляется поиск документа по клиенту;
  • Осуществляется поиск документа по номеру;

То есть при поступлении материальных ценностей на склад входными документами являются: счет-фактура и приходная накладная. Для создания этих документов необходима информация из таблиц Приход, ПриходМЦ, Справочников Поставщики и Материалы. Все перечисленные документы необходимы компании для ведения отчетности.

Но не только эти документы нужны для ведения отчетов по материальным ценностям: также необходим Журнал по приходу. В нем записываются все операции, указывается дата операции, номер и сумма документа и поставщик. В нашей автоматизированной системе такой Журнал будет формироваться с помощью таблиц Приход, ПриходМЦ, Журнал запросом Журнал по приходу. Это единый реестр всех документов по приходу.

Документы Расходная накладная и счет-фактура получаются при реализации товара посреднику. Для их создания необходимо обработать информацию из таблиц Расход, РасходГП, Справочник Клиенты, Справочник Продукция. Мы не сможем учитывать реализацию готовой продукции без этих документов. Оба документа создаются в двух экземплярах: один для компании, второй для компании-посредника.

Журнал документов по расходу необходим для регистрации расходных документов за определённый период (месяц, квартал, год и т.п.). В него вносится следующая информация: дата реализации, номер и сумма, и клиент. Этот Журнал необходим для ведения учета расходных документов.

Для его формирования необходимо обработать таблицы Расход, РасходГП и Журнал запросом Журнал документов по расходу.

При проектировании и разработке решения задачи учета движения ТМЦ на складах получаем документ Ведомость по остаткам на складе. Информация для создания этой Ведомости получается из таблицы Остатки. Данная таблица обновляется постоянно: и при поступлении и при расходах, именно поэтому это наиболее актуальная таблица в каждый момент времени.

---

Так же наша АИС способна сформировать отчеты Поиск документа по дате, Поиск документа по клиенту, Поиск документа по поставщику, Поиск документа по номеру используются данные таблицы Журнал. Эти отчеты формируются на основе данных Журнала, отображая данные по дате, клиенту или номеру.

2.4 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Схема использования комплекса программ представлена на рис. 10

2 4

3

1

6

5

Рис. 10 Схема использования комплекса программ

Назначение Использует данные

1 Проверка правильно ли заполнены ----

поля формы и запись новой

информации о поступившем

материале в базу данных

2 Корректировка данных о материале 1

3 Передача материалов в производство 1

4 Изготовление готовой продукции 1, 2, 3

1. Передача готовой продукции из

производства на склад 4

6 Отгрузка готовой продукции 4, 5

Табл. 12 Пояснения к рис. 11

2.5 Характеристика базы данных

Информационное обеспечение – совокупность унифицированных систем документации, единой системы классификации и кодирования информации, методология построения баз данных, схем информационных потоков, циркулирующих в организации. Эта подсистема необходима для быстрого представления информации, онираясь на нее принимаются важные управленческие решения.

Информационное обеспечение отдела Выписка – это информационная модель данного объекта.

Информационное обеспечение АИС можно разделить на внемашинное (информация, которую человек способен воспринять без любых технических средств) – это классификаторы и документы; и внутримашинное (все данные, записанные на машинных носителях, сгруппированные по определенным признакам) – это макеты, формы для ввода информации в ЭВМ или ввода результатной информации.

При организации Базы Данных учета материальных ценностей и готовой продукции целесообразно использовать следующие типы баз данных.

Основная база – это база данных, информация каждой записи которой не связанна с другими значениями этой же базы данных. Основные базы данных никак не связанны друг с другом на основе своих полей. Они соотносятся только с помощью дополнительной базы данных, базы связи. Записи основных баз данных можно удалять, изменять, сортировать. Это базы данных, которые содержат информацию из приходных документов, и база, которая содержит информацию первичных расходных.

---

Подчиненная база – это база данных, которая хранит информацию, связанную с записями основных баз данных. Их можно изменять или удалять. База данных платежных документов - подчиненная.

Справочник – это база данных, в которой хранятся общие данные. Изменение информации в справочнике автоматически меняет ее во всех других местах, где она используется, так как информация из других мест ссылается на справочник. Поэтому удалять или изменять данные в справочнике не допускается. Справочники в системе - справочник номенклатуры, справочник поставщиков.

Существуют определенные правила обращения с записями:

• Если удаляются данные из какой-либо базы данных, необходимо удалить так же и все связанные с этой записью данные из подчиненных баз данных.

• Запись из справочника может быть удалена только после удаления всех ссылок на этот справочник из других баз данных.

• Новые подчиненные базы данных необходимо вводить тогда, когда не известно сколько однотипной информации будет храниться в базе данных.

Справочники используются для быстрого ввода структурно связанной информации. Помимо этого, с помощью справочника объекты классифицируются. Поэтому если необходимо группировать данные по какому-либо признаку, использование справочника резонно.

2.6 Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

Рассмотрим систему меню автоматизируемой системы рис. 13

Главная кнопочная форма

О программе Выход из

программы

Документы Документы Справочники Отчеты

по приходу по расходу

Приходные Перемещение Поставщики Журнал по

накладные на производ - приходу

ство Клиенты

Поиск Товарные Журнал по

документов накладные Материалы расходу

Назад Поиск Продукция Остатки на

документов складе

Назад

Назад Назад

Рис. 13 Система меню АС

2.7 Описание программных модулей

Пользователь взаимодействует с системой в режиме диалога. Связующим элементом автоматизированной информационной системы является система меню, которая состоит из главного меню и подменю.

Если выбрать Документы по приходу (Раздел 2.8 Форма 10) пользователь попадет в подменю, в котором определены:

• • Приходные накладные (Раздел 2.8, форма 6);
  • Поиск документов
  • Назад.

Пункт меню Приходные накладные необходим для занесения прихода и просмотра приходных накладных. Здесь происходит выбор поставщика из списка, позиции номенклатуры из списка и единицу измерения. Сумма считается автоматически. Отсюда регистрируется факт прихода и печатаются счет-фактура и накладная. Выход из меню возможен с помощью кнопки «Закрыть».

---