Файл: Проектный офис, принципы и этапы формирования.pdf

• высшие квалификационные стандарты для профессионалов по управлению проектами;
• сильную поддержку проектного подхода со стороны высшего исполнительного руководства;
• достаточный уровень полномочий менеджеров при реализации проектов от начала до их завершения;
• высокую престижность работ, а также степень влияния проектной группы, соответствующую функциям управления проектами.

Основные сложности, встающие на пути движения к проектно-ориентированной организации и внедрения корпоративного проектного управления, безусловно, связаны с ключевыми игроками, заинтересованными в результатах и оказывающими влияние на этот проект. К ним относятся: высшее руководство, менеджеры проектов и члены проектных команд, функциональные менеджеры, внешние и внутренние консультанты.

Если инициатива внедрения идет сверху, от высшего руководства, то именно оно прилагает усилия по вовлечению необходимых сил и ресурсов из остающейся части организации. И наоборот, если идея пробивается снизу вверх, то для решения иногда грандиозной задачи по привлечению поддержки высшего руководства требуется искусная артикуляция и огромная настойчивость.

Ошибки, как правило, инициируются комбинациями следующих факторов:

• отсутствие или слабая поддержка высшего руководства;
• недооценка размеров проекта по изменениям;
• отсутствие методологии управления проектами;
• недостаточная квалификация менеджеров по управлению проектами;
• переоценка возможностей одной из моделей проектного офиса в условиях конкретной организации;
• недостаточная корпоративная культура организации.

Из двух концепций организационного преобразования – целе-ориентированного подхода и процессно-ориентированного, как показывает практика, второй – наиболее жизнеспособный. Сообща формируется миссия и цель внедрения, разрабатываются ближайшие шаги внедрения, устанавливается система критериев для оценки продвижения. Внедрение проектного офиса не должно навязываться, оно скорее прорастает в организации. Большая часть работы по внедрению проектного офиса выглядит как миссионерская деятельность – в попытках убеждения, а не завоевания людей, – нечто похожее на то, как в свое время квакеры обустраивались в Америке.

4. ПРИМЕР ОРГАНИЗАЦИИ ПРОЕКТНОГО ОФИСА

---

В организации проектного офиса не существует универсальных решений. Структура проектного офиса зависит от специфики самой компании, её организационной структуры, стиля и методов корпоративного управления, содержания и масштаба проектов и т. д. Поэтому следует начинать процесс с диагностики значимых факторов и определения необходимого объема и последовательности работы^[10].

Этапы организации проектного офиса представлены на рисунке 2.

Рисунок 2 – Основные этапы организации проектного офиса

Рассмотрим сущность этапов организации проектного офиса подробнее.

Этап 1. Проектная диагностика.

Диагностика необходима для определения того, нужен ли предприятию полноценный проектный офис, каким образом он позволит компании достичь лучших результатов. По результатам диагностики готовится отчет с описанием основных компонентов бизнес-модели компании.

Этап 2. Разработка концепции и структуры проектного офиса.

На основе полученных результатов диагностики разрабатывается концепция и структура проектного офиса, соответствующая стратегиям, целям и задачам компании.

Этап 3. Определение стандартов и методологии проектного офиса.

В зависимости от долгосрочных целей и стратегий предприятия определяются необходимые инструменты и методы проектной деятельности. Существуют различные стандарты в области управления проектами. Основная задача – это определение применимых стандартов и методологий по принципу достаточности и необходимости.

Этап 4. Планирование организации проектного офиса.

Организация проектного офиса – это тоже проект и при планировании проектного офиса определяется объем работ, рассчитываются ресурсы, определяются этапы и контрольные точки, осуществляется учет и анализ рисков.

Этап 5. Подбор проектного персонала.

Проектная команда может состоять из специалистов компании, персонала, привлеченного на аутсорсинг, удаленных экспертов. Следует отметить, что состав проектной команды не является строго фиксированным и может изменяться по мере реализации проектов. Поэтому, для оптимального распределения нагрузки важно подобрать разумное соотношение «своего» и привлеченного проектного персонала, и при этом сохранить целостность и динамику проекта.

Этап 6. Обучение проектного персонала.

Проводится обучение проектному управлению руководящего состава и участников проектной команды. Целесообразно проводить обучение общей методологии проектного управления всех сотрудников компании, чтобы выровнять понимание системы управления проектами, выработать единую терминологию и подходы к реализации проектов.

---

Так как самым длительным этапом является подбор и обучение проектного персонала, а состав проектного офиса может очень сильно отличаться, сроки организации проектного офиса в каждом конкретном случае различны. Как правило, длительность работ составляет не менее одного месяца и не превышает полугода^[11].

Типичными подразделениями проектного офиса являются:

1. Методологический отдел (в нем осуществляется разработка стандартов управления проектами в компании).
2. Аналитический отдел (в нем осуществляется компьютерное моделирование проектов).
3. Архив (в нем осуществляется хранение и учет всей проектной документации).
4. Группа координаторов.

Организационная структура проектного офиса представлена на рисунке 3.

Руководство
проектного офиса

Проектный офис

Архив

Группа
координаторов

Аналитический отдел

Методологический отдел

Рисунок 3 – Организационная структура проектного офиса

Пример организации проектного офиса в нефтегазовой компании представлен на рисунке 4.

Рисунок 4 – Пример организации проектного офиса
в нефтегазовой компании

Создание проектного офиса помогает упорядочить проектную деятельность, повышает эффективность работы всех участников проектов, может служить катализатором развития корпоративной системы управления проектами и способствовать развитию бизнеса.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Проект представляет собой совокупность, комплекс действий и задач, которые имеют следующие отличительные признаки: четкие конечные цели, взаимосвязи ресурсов и задач, определенные сроки начала и окончания проекта, известная степень новизны условий и целей реализации, неизбежность различных конфликтных ситуаций вокруг и внутри проекта.

Управление проектами – это приложение знаний, опыта, средств и методов к работам проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту, и ожиданий участников проекта.

На современном этапе множество российский и зарубежный фирм в своей деятельности проектный используют метод управления. Это обусловлено объективными факторами – влиянием внутренней и внешней среды бизнеса.

Необходимость проектного офиса в компании возникает, когда количество проектов и их масштаб начинает создавать проблемы с управляемостью. Исчезает прозрачность.

---

Разнородная отчетность не позволяет охватить состояние всех проектов. Информация находится в головах менеджеров проектов, и изымать ее оттуда становится все труднее.

Корпоративный проектный офис представляет собой функциональное подразделение, которое осуществляет координацию и централизацию управления проектами предприятия.

Главной целью корпоративного проектного офиса является поддержка, помощь и контроль реализации портфеля проектов предприятия (фирмы). Кроме того, корпоративный проектный офис представляет собой центр компетенции, в котором накапливаются опыт и знания управления проектами на предприятии.

Основными задачами корпоративного проектного офиса являются:

1. Организация и поддержка процессов управления проектами;
2. Организация и поддержка процессов стратегического управления;
3. Управление проектами организации.

Организация корпоративного офиса проектов состоит из шести этапов:

1. Проектная диагностика;
2. Разработка концепции и структуры проектного офиса;
3. Определение стандартов и методологии проектного офиса;
4. Планирование организации проектного офиса;
5. Подбор проектного персонала;
6. Обучение проектного персонала;

Типичными подразделениями проектного офиса являются: методологический отдел, аналитический отдел, архив и группа координаторов.

Создание проектного офиса помогает упорядочить проектную деятельность, повышает эффективность работы всех участников проектов, может служить катализатором развития корпоративной системы управления проектами и способствовать развитию бизнеса.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Федеральный закон №39-ФЗ «Об инвестиционной деятельности в РФ, осуществляемой в форме капитальных вложений» [Электронный ресурс] // Режим доступа: http://docs.cntd.ru/document/901727484
2. Антикризисное управление: Учебно-методическое пособие. Составитель: Марчева И.А. – Нижний Новгород: Нижегородский госуниверситет, 2012. – 134 с.
3. Балашов, А. И. Управление проектами: учебник для бакалавров / А. И. Балашов, Е. М. Рогова, М. В. Тихонова, Е. А. Ткаченко; под ред. Е. М. Роговой. –М.: Издательство Юрай, 2013. – 383 с.
4. Богданов, В. В. Управление проектами. Корпоративная система – шаг за шагом. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2012. – 248 c.
5. Войку, И. П. Управление проектами: Конспект лекций. – Псков: Псковский государственный университет, 2012. – 204 с.
6. Воробьева И. М. Оценка эффективности инвестиционных проектов [Текст] / И. М. Воробьева, А. М. Пономарев // Молодой ученый. – 2015. – №10. – С. 563-567.
7. Гнедых В. А. Особенности организации проектного офиса в компании [Текст] / В. А. Гнедых // Молодой ученый. – 2015. – №9. – С. 576-581.
8. Жукова Т. Н. Организация проектной деятельности и формирование команды проекта : учебное пособие / Т. Н. Жукова, Е. К. Чугунова. – СПб. : Изд-во СПбГЭУ, 2014. – 158 с.
9. Калмыкова Т.С. Инвестиционный анализ: учеб. пособие. – М.: ИНФРА-М, 2009. – 204 с.
10. Ковалев, В.В. Финансовый менеджмент в вопросах и ответах: Учебное пособие / В.В. Ковалев, В.В. Ковалев. - М.: Проспект, 2013. – 304 c.
11. Козодаев М.А. Аутсорсинг управления проектами: что должен знать заказчик и уметь поставщик // Инициативы XXI века. – 2010. – №2. – C. 27–30.
12. Полковников А.В., Дубовик М.Ф. Управление проектами (полный курс MBA). – М.: Эксмо, 2011. – 528 с.
13. Тихомирова Ю.А. Управление рисками: учебное пособие. Барнаул: Алтайский государственный университет, 2014. – 143 с.
14. Управление проектами в машиностроении: Учеб. пособие / Ю. С. Перевощиков и др. М.: ИНФРА-М, 2010. – 233 с.
15. Фадеева Е. А. Анализ экономической эффективности инвестиционного проекта предприятия [Текст] / Е. А. Фадеева, Д. В. Черкезян // Молодой ученый. – 2014. – №20. – С. 422-426.
16. Черников Б.В. Принципы организации проектного офиса в процессах внедрения инноваций / Материалы Девятой международной конференции: в 2-х томах. Под общей редакцией С.Н. Васильева, А.Д. Цвиркуна. – М., 2016
17. Щербакова, Н.А. Экономическая оценка инвестиций: учеб. пособие / Н.А. Щербакова, И.И. Александрова. – Новосибирск: СГГА, 2012. – 202 с.
18. Габов В. Проектный офис в структуре компании [Электронный ресурс] // Режим доступа:

---