Добавлен: 23.05.2023
Просмотров: 252
Скачиваний: 2
ВВЕДЕНИЕ
Методы управления проектами стали формироваться еще с середины прошлого тысячелетия. За прошедшее с тех пор время управление проектами сложилось в практическую методологию и специфическую область знаний, которая сегодня широко применяется в самых разных областях человеческой деятельности.
В сфере проектной деятельности разработаны международные стандарты управления проектами, в соответствии с которыми, строятся процессы управления самыми различными проектами – от научно-исследовательских до строительных, а также любыми изменениями на предприятиях.
Внедрение проектного управления требует серьезных изменений в деятельности каждой компании. Оно может дать предприятию серьезные преимущества, поскольку позволяет быстро реагировать на меняющиеся условия внешней среды. Но успех проектного управления зависит от того, насколько вовлечены в него сотрудники предприятия, насколько они разделяют философию этого подхода, как выстроены коммуникации между ними. Соответственно необходимо активное внедрение методов управления проектами в подготовку управленческих кадров.
Целью курсовой работы является рассмотрение следующих вопросов:
- роль и задачи корпоративного проектного офиса, пример организации проектного офиса;
- принципы и этапы формирования проектного офиса.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- рассмотреть понятие и сущность управления проектами;
- определить сущность, роль и задачи корпоративного проектного офиса;
- рассмотреть пример организации проектного офиса;
- изучить принципы и этапы формирования проектного офиса.
Теоретико-методологической базой исследования выступили труды отечественных ученых в области управления проектами (Балашова А. И. [4], Жуковой Т. Н. [10], Козодаева М.А. [13], Щербаковой Н.А. [19] и др.).
Курсовая работа состоит из введения, четырех разделов, заключения и списка литературы, включающего 22 источника. Курсовая работа включает 6 рисунков и 2 таблицы.
1. ПОНЯТИЕ И СУЩНОСТЬ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ
Перед тем как рассматривать роль и задачи корпоративного проектного офиса, необходимо определиться с понятиями «проект» и «управление проектами».
Хотя понятия «проект», «управление проектами» давно и прочно вошли в нашу жизнь, не существует общепринятого толкования этого термина. Считается, что слово «проект» (project) происходит от латинского projacere – продвигать что-то вперед (pro – заранее; jacere – продвигать, бросать вперед) [1].
До недавнего времени понятие «проект» использовалось преимущественно в инженерной среде и до сих пор часто ассоциируется с сметной или технической документацией, необходимой производства оборудования, машин, строительства сооружений и зданий.
На современном этапе в российском менеджменте термин «проект» определяется как совокупность, комплекс действий и задач, которые имеют следующие отличительные признаки: четкие конечные цели, взаимосвязи ресурсов и задач, определенные сроки начала и окончания проекта, известная степень новизны условий и целей реализации, неизбежность различных конфликтных ситуаций вокруг и внутри проекта[2].
С точки зрения системного подхода проект представляет собой ограниченное по времени организованное определённым образом целенаправленное изменение отдельной системы, ограниченное бюджетом всех видов ресурсов и содержащее конкретные требования к параметрам конечного результата[3].
Управление проектами – это приложение знаний, опыта, средств и методов к работам проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту, и ожиданий участников проекта[4].
Стоит отметить, что сущности управления проектами и классического менеджмента имеют ряд различий. Как правило, менеджмент понимается как координация действий, ориентированных на достижение определенных целей при одновременно экономном расходовании средств. Это процесс организации, планирования, руководства и контроля работы членов организации и использование всех имеющихся организационных ресурсов для достижения определенных организацией целей.
Менеджмент имеет повторяющийся, то есть циклический характер, что и позволяет совершенствовать управленческие воздействия и добиваться роста эффективности функционирования организации.
Проект же – уникальное предприятие, которое характеризуется динамичным развитием и ограниченностью по времени и ресурсам. Следовательно, управление проектами использует уникальные методы и инструменты для повышения эффективности реализации проектов.
Сегодня инструментарий управления проектами используется во всех сферах целенаправленной деятельности. Во многих развитых странах органы власти используют средства управления проектами в повседневной деятельности не только для реализации крупных государственных проектах, но и для организации эффективного функционирования собственного аппарата. Использование технологий управление проектами становится обязательным при реализации инвестиционных и строительных проектов.
С целью контроля за выполнением проектов, координированием всех проектных ресурсов, а также с целью разработки единой методологии управления проектами на предприятиях создаются проектные офисы.
Все чаще и чаще как в профессиональных, так и популярных журналах появляется аббревиатура «проф» (проектный офис). По-английски это звучит как project office (PO), в достаточно широком спектре вариаций, начиная от project support office и до program management office и strategic project office. Но в каждом случае ключевыми словами остаются «проектный офис».
Термин «проектное управление» становится все более популярным. Он относится как к управлению внутри компании проектами, нацеленными на внедрение новых технологий и систем, так и к проблемам управления бизнесом фирмы посредством проектов. Примерами компаний, управляющих бизнесом посредством проектов, являются телекоммуникационные, строительные и проектные организации, фирмы, занимающиеся разработкой коммерческого программного обеспечения, консалтингом и др.
Нужно отметить, что глобальное ускорение развития коммуникаций, автоматизация бизнес- и технологических процессов очень остро ставят задачу проектного управления и перед традиционными компаниями, занимающимися выпуском массовой продукции, хотя бы в части периодического и ускоряющегося обновления номенклатуры товаров для удержания своей доли на меняющемся рынке.
2. СУЩНОСТЬ, РОЛЬ И ЗАДАЧИ КОРПОРАТИВНОГО ПРОЕКТНОГО ОФИСА
На современном этапе множество российский и зарубежный фирм в своей деятельности проектный используют метод управления. Это обусловлено объективными факторами – влиянием внутренней и внешней среды бизнеса.
Однако даже в крупных проектно-ориентированных компаниях могут появляться трудности, которые связаны с координированием всех проектных ресурсов организации, разработкой и определением единых методов управления проектами, централизованным контролем за всеми процессами и обучением сотрудников.
Необходимость проектного офиса в компании возникает, когда количество проектов и их масштаб начинает создавать проблемы с управляемостью. Исчезает прозрачность.
Разнородная отчетность не позволяет охватить состояние всех проектов. Информация находится в головах менеджеров проектов, и изымать ее оттуда становится все труднее.
Потребность собрать всю информацию, стандартизировать ее, сохранить и снизить негативные последствия смены или ухода менеджера проекта - вот одна из задач проектного офиса. Для ряда компаний уход менеджера проекта означает закрытие проекта, а зачастую и потерю клиента[5].
Для эффективного решения этих важных задач создаются проектные офисы.
Проектный офис представляет собой специфическую инфраструктуру, которая обеспечивает эффективную реализацию проекта (или портфеля проектов) в рамках системы компьютерных, коммуникационных и информационных технологий и отработанных стандартов осуществления деятельности и коммуникаций[6].
Вот как трактует этот термин общепризнанный и почти ставший стандартом «Свод знаний по управлению проектами» (PMBOK – Project Management Body of Knowledge): «Существует ряд применений проектного офиса. Проектный офис может оперировать в широком диапазоне задач, начиная от поддержки менеджеров проектов в форме тренингов, программного обеспечения, шаблонов, и вплоть до несения ответственности за результаты проекта».
Как и все, что связано с понятием проекта («временным усилием, предпринимаемым для создания уникального товара или услуги»), проектный офис – это временное организационное образование, предназначенное для выполнения вполне определенных функций. Он включает обученный штат менеджеров и технического персонала, оснащен необходимыми программными и техническими системами. В зависимости от вида и назначения проектный офис может занимать соответствующее положение в организационной иерархии, как на уровне, близком к руководству компании, так и на уровне руководства отдельных крупных подразделений.
Корпоративный проектный офис представляет собой функциональное подразделение, которое осуществляет координацию и централизацию управления проектами предприятия[7].
Основными элементами инфраструктуры проектного офиса являются рабочие места постоянных сотрудников, помещение для проведения совещаний, средства связи, компьютеры и специальное программное обеспечение, различные виды оргтехники, информационные технологии.
В проектном офисе хранится вся документация по проекту.
Главной целью корпоративного проектного офиса является поддержка, помощь и контроль реализации портфеля проектов предприятия (фирмы). Кроме того, корпоративный проектный офис представляет собой центр компетенции, в котором накапливаются опыт и знания управления проектами на предприятии.
Следует отметить, что формирование и поддержка работы проектного офиса является сложной задачей, которая может успешно решаться только при высоком уровне зрелости компании в области управления проектами[8].
Как правило, корпоративный проектный офис является составляющей общей корпоративной системы управления проектами компании (КСУП).
Таким образом, корпоративный проектный офис играет координирующую и контролирующую роль в корпоративной системе управления проектами предприятия.
Деятельность корпоративного проектного офиса основывается на корпоративном стандарте управления проектами.
Корпоративный стандарт управления проектами является важной частью системы управления проектами.
Корпоративный стандарт управления проектами представляет собой комплекс документов, описывающих порядок управления бизнес-процессами проектной деятельности компании и ее ресурсами и регламентирующих отношения руководства компании, участников и исполнителей проекта и других задействованных в проекте лиц.
Корпоративный стандарт компании может содержать документы, как устанавливающие общие принципы управления проектной деятельностью на предприятии, так и содержащие детальное описание процессов и инструментов управления проектами, а также нормативную и методическую базу.
Корпоративный проектный офис контролирует все проекты компании. Однако, кроме корпоративного офиса выделяют проектные офисы подразделения или отдельные проектные офисы для конкретного проекта (рисунок 1).
Рисунок 1 – Структура проектной деятельности компании
Характеристикой корпоративного проектного офиса является то, что он:
- имеет библиотеку шаблонов документов, необходимых для унификации проектной документации;
- располагает соответствующей нормативно-регламентной базой процессов управления проектами, методологией проектного управления;
- состоит из квалифицированных специалистов, обеспечивающих поддержку процессов управления проектами организации;
- использует необходимые инструменты автоматизации в виде специализированной информационной системы.
Основными задачами корпоративного проектного офиса являются:
- Организация и поддержка процессов управления проектами;
- Организация и поддержка процессов стратегического управления;
- Управление проектами организации.