Файл: Разработка проекта информационной системы для книжного магазина.pdf

При этом, в самих торговых точках работают продавцы-консультанты и кассиры.

Отдел закупок книжного магазина осуществляет заказ товара у поставщика и доставляет товар на склад [18]. Причём в качестве товара могут выступать не только книги, но и полиграфия и канцелярские принадлежности, и даже детские товары, однако в рамках данной курсовой работы будет рассмотрен простой случай, где в качестве продукции рассматривается только книжная продукция.

Существуют варианты, когда компания самостоятельно забирает у поставщиков, что предполагает также дополнительные расходы на содержание автопарка, и дополнительный штат водителей-экспедиторов. В рамках же данной курсовой работы будет рассмотрена более наглядная и простая для описания схема, когда доставку до склада берёт на себя поставщик [19].

Наличие же у книжного магазина сайта в виде интернет-магазина позволяет пользователям сформировать заказ на покупку онлайн в своём браузере или через мобильное приложение, выбрав способ оплаты и доставки заказа, и оплатить заказ. При этом продажа товаров осуществляется дистанционным способом, и она накладывает ограничения на продаваемые товары.

Однако в отличие от торговли по каталогам в виртуальном книжном магазине можно сначала посмотреть книгу, познакомиться с ее содержанием, рекомендациями и отзывами других читателей, и только потом сделать заказ. Здесь имеются более широкие возможности для поиска нужной книги.

Интернет-магазины предлагают более широкий ассортимент книг. Кроме того, они способны охватить гораздо более широкую аудиторию, чем каталоги, не требуя при этом затрат на издание красочных журналов. Эта форма торговли в нашей стране появилась совсем недавно, но уже приобрела большую популярность, и является одной из наиболее перспективных в плане дальнейшего развития [20].

Теперь рассмотрим функции отделов и ключевых ролей в рамках организационной структуры несетевого книжного магазина (Рис. 1).

Функции генерального директора:

1. Руководство организацией, в соответствии с действующим законодательством хозяйственной и финансово-экономической деятельностью предприятия [21] [22][23];
2. Обеспечение выполнения предприятием всех обязательств перед федеральным, региональным и местным бюджетами, поставщиками и заказчиками;
3. Решение вопросов, касающихся финансово-экономической и производственно-хозяйственной деятельности предприятия, поручение ведения отдельных направлений деятельности другим должностным лицам;
4. Обеспечение соблюдения законности в деятельности предприятия и осуществлении его хозяйственно экономических связей, использование правовых средств для финансового управления и функционирования в рыночных условиях, укрепления договорной и финансовой дисциплины, регулирования социально-трудовых отношений;
5. Соблюдение требований охраны труда, установленных законами и иными нормативными правовыми актами, а также правилами и инструкциями по охране труда и защищает имущественные интересы в арбитражном суде.

Функции бухгалтерии книжного магазина:

1. Выполнение работы на порученном участке работы по бухгалтерскому учету;
2. Отражение в первичных документах бухгалтерского учета движение денежных средств;
3. Контроль движения денежных средств на банковских счетах предприятия;
4. Оформление платежных поручений и своевременное предоставление их в банк;
5. Осуществление контроля за своевременностью и корректностью освоения и списания денежных средств, за составлением кассовых и иных денежных отчетов;
6. Осуществление платежей в федеральный и местный бюджеты;
7. Расчёт платежей по договорам аренды, контроль корректности и своевременности платежей;
8. Обеспечение сохранности документов бухгалтерского учета;
9. Контроль правильности и своевременности освоения поступления книгопечатной продукции на склад;
10. Отражение в документах бухгалтерского учета операций по поступлению и выбытию товаров, по учету расчетов с поставщиками, составление реестра дебиторской и кредиторской задолженности, если сотрудничество с поставщиками предполагает возможность отсрочки платежей;
11. Сверка расчётов с поставщиками [21] [22][23].

Важно заметить, что условия отсрочки платежей предполагают, что при добавлении нового заказа запросом на обновление увеличивается кредиторская задолженность магазина перед поставщиком. На основании данных о заказах за текущий месяц и данных о кредиторской задолженности формируется отчет об денежном обороте и задолженности магазина в разрезе поставщиков. В данной курсовой работе, в целях наглядности, будет рассмотрен упрощённый вариант с предоплатой по счёту.

Функции отдела кадров:

1. Работа по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности, формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении;
2. Организация табельного учета, составление и выполнение графиков отпусков, контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, анализ причин текучести, разработка мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контроль их выполнения.

Функции отдела маркетинга:

1. Изучение книготоргового рынка, оценка его конъюнктуры, общих и специфических тенденций и возможностей; мониторинг конкурентной среды и позиций фирмы на рынке; изучение факторов, определяющих интерес либо отсутствие заинтересованности потребителей к книгопечатной продукции;
2. Организация и проведение мероприятий по изучению и анализу общего состояния рынка и его участников, состояния спроса и предложений;
3. Сегментирование рынка, определение потребительских потребностей, оценка емкости и потенциала целевого рынка, а также прогнозирование тенденций его развития;
4. Изучение, анализ и прогнозирование деловой активности конкурентов, их долей и позиций на рынке.
5. Рекламная деятельность, позиционирование на рынке услуг, продвижение в социальных сетях и СМИ [21] [22][23].

Функции технического отдела:

1. Качественное и своевременное решение технических вопросов и заданий руководства предприятия;
2. Администрирование ИС и поддержание парка технического оборудования предприятия в рабочем состоянии;
3. Планирование и проведение ремонтно-профилактических работ;
4. Согласование технической документации с технологическими службами предприятия; организация консультаций по решению отдельных технических вопросов;

Функции отдела логистики:

1. Анализ рынка поставщиков (в части транспортировки, упаковки, сроков, графиков поставок), участие в выборе поставщиков, участие в осуществлении закупок, контроль поставок, подготовка бюджета закупок;
2. Определение параметров заказа, расчет норм запасов: текущего, страхового, сезонного; работа с неликвидами, выбор системы контроля состояния запасов, стандартизация систем управления запасами, оценка показателей, характеризующих работу с запасами в торговом предприятии;
3. Принятие решений по развитию и размещению складов торговой компании; проектирование и стандартизация технологического процесса на складе; принятие решений по способу выполнения отдельных операций технологического процесса на складе; организация труда на складе; расчет потребности в площади, технических и трудовых ресурсах склада; рационализация планировки склада; оценка показателей работы склада; контроль логистических процессов в торговле.
4. Прием, хранение и отпуск продукции, её размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчение и ускорение поиска необходимых материалов, инвентаря и т. д.; контроль оформления и сдачи приходно-расходных документов;
5. Организация проведения погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением норм, правил и инструкций по охране труда; контроль ведения учета складских операций в рамках установленной отчетности;
6. Организация приемки-сдачи книг на склад, контроль своевременной подачи товаров на витрины, проверка качества, наличия маркировок;

На основании данных о заказах при помощи запроса на выборку формируется отчет представляющий собой рейтинг продажи книг, в котором указывается наименование книги и количество реализованных книг. Данный отчет позволяет определить книги, запас которых необходимо иметь для более быстрого выполнения заказов.

На основании данных о заказах также формируется отчет по продажам в разрезе представленных разделов. В отчет, при помощи запроса, выбираются данных о реализованных книгах с указанием принадлежности к конкретному разделу, а в отчете отражается перечень разделов с указанием количества проданных книг и суммы реализации. Данный отчет позволяет определить наиболее востребованный раздел, чтобы в будущем уделить ему больше внимания [21] [22][23].

Функции отдела продаж:

1. Полная предпродажная подготовка товаров (проверка наименования, количества, цены, распаковку, осмотр внешнего вида, прочее); размещение и выкладка книг по группам, видам с учетом жанра, частоты спроса, удобства работы;
2. Оформление заказов потребителей, контроль за их выполнением, консультируют покупателей по вопросам, связанным с ассортиментом и качеством товаров, систематическое наблюдение за состоянием товарных запасов на складе.
3. Осуществление обслуживания покупателей в рамках стандартов компании и плана продаж; консультирование потенциальных клиентов в рамках онлайн-консультанта интернет-магазина или через иные формы обратной связи;
4. Проведение мероприятий по расширению рынков сбыта и увеличению объёмов продаж;
5. Осуществление операций кассиром по отражению в ККМ всех полученных от покупателей денежных сумм в соответствии с руководством по эксплуатации для соответствующего типа контрольно-кассовых машин; определение для каждого покупателя общей суммы покупки по показанию индикатора контрольно-кассовой машины или с помощью счетного устройства и сообщает ее покупателю; получение от покупателя денежных средств за приобретаемые товары согласно сумме, называемой покупателем или указанной в ценниках [21] [22][23];

Схема современного книжного интернет-магазина.

С точки зрения продавца, интернет-магазин — это совокупность web-витрины (фронт-системы) и торговой системы (бэк-офиса). Web-витрина предоставляет интерфейс к базе данных продаваемых товаров (в виде каталога, прайс-листа). Это то, что мы видим на экране компьютера, когда заходим на сайт. Она дает доступ к интернет-каталогу магазина, работает с виртуальной торговой тележкой, регистрирует покупателей и оформляет заказы, предоставляет помощь клиентам в режиме онлайн, передает информацию в торговую систему и обеспечивает безопасность личной информации покупателя [20]. Далее наступает очередь торговая системы, или бэк-офиса, которая осуществляет автоматическую обработку поступающих заказов, то есть резервирует товар на складе, контролирует оплату и доставку товара и прочее.

На сайте всегда присутствует каталог товаров. От полноты размещенной в нем информации, удобства его структуры и быстроты поиска нужных товаров часто зависит успех магазина.

Практически во всех интернет-магазинах реализована возможность поиска товара по ключевым словам или каким-либо параметрам, контексту (по названию, по теме, по издательству). Обычно покупатель сначала видит первичную информацию о товаре, а затем, при необходимости, может перейти к более подробному описанию.

Важную роль играет информационная поддержка покупателя. Потенциальный клиент должен иметь возможность в любой момент получить ответ на любой вопрос, сопутствующий покупке. Поэтому на сайте всегда есть справочный раздел, где подробно описаны условия пост-продажного сервиса, консультации по особенностям схем оплаты, доставки заказа и другая дополнительная информация [20].

В процессе выбора товара формируется список отобранных предметов с указанием их цены и количества - «торговая тележка» или «корзина покупателя». Как и в случае с реальной тележкой, любое наименование товара может быть изъято в любой момент по желанию покупателя с последующим перерасчетом общей стоимости покупки [24].

Большинство магазинов после первого заказа создают личный профиль данного покупателя, куда поступает вся информация о его сотрудничестве с магазином, что становится доступной только после введения пароля.

Работа раздела обработки заказа начинается с проверки наличия товара и резервирования его на складе. При отсутствии части заказа система информирует покупателя о возможной задержке. Если заказ оплачивается не сразу, то покупателя обычно просят подтвердить его по электронной почте или телефону. При оплате в режиме онлайн инициируется запрос к выбранной платежной системе и дожидается подтверждение оплаты заказа. Затем товар отправляется через одну из служб доставки покупателю [25].

Особенности работы интернет-магазина в сравнении с обычным магазином:

• Существует разница во времени между заказом товара, оплатой товара и его получением.
• Вследствие отсутствия прямого доступа к товару, покупателю сложнее получить исчерпывающую информацию о нем. В большинстве случаев товар в интернет-магазине нельзя посмотреть в натуральную величину.
• В отличие от обычного магазина интернет-магазин может работать автономно, практически без обслуживания в режиме 24/7/365 (24 часа в сутки, 7 дней в неделю, 365 дней в году), без перерыва на обед, выходные и праздничные дни. Развитие мобильных устройств доступа в Интернет (мобильный телефон, КПК и т.д.) позволяет получить доступ к виртуальным витринам магазина из любой точки планеты, вне зависимости от месторасположения потенциального покупателя. Интернет-магазин позволяет общаться с клиентами, удаленными на любое расстояние, в режиме реального времени.
• Процесс создания интернет-магазина быстрее и дешевле, чем реального. Интернет-магазин не имеет ограничений на виртуальную площадь, поэтому на одном сайте можно разместить сколько угодно товаров или описать любое количество услуг. Для создания интернет-магазина не требуется получения многочисленных разрешений и лицензий.
• Интернет-магазин отличается от обычного магазина отношением к нему покупателей. Для российской аудитории характерно настороженное отношение к возможности приобретения товаров, особенно на крупные суммы, через интернет-магазин [20][24][25].